किसी अन्य को आपके मेल और कैलेंडर के प्रबंधन की अनुमति देना

ऐसे सहायक के समान, जो आपके आवक पेपर मेल का प्रबंध करने में मदद करता है, आप प्रतिनिधि के रूप में जाने जाने वाले अन्य व्यक्ति को अपनी ओर से ई-मेल संदेश और मीटिंग अनुरोध और प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करने और प्रतिसाद देने की अनुमति देने के लिए Microsoft Outlook का उपयोग कर सकते हैं. आप अपने प्रतिनिधि को अतिरिक्त अनुमतियाँ भी दे सकते हैं, जो आपके प्रतिनिधि को आपके Microsoft Exchange सर्वर मेलबॉक्स में आइटम्स को पढ़ने, बनाने या उसपर अधिक नियंत्रण रखने की अनुमति देती हैं.

नोट: Microsoft Exchange सर्वर खाते की आवश्यकता है.

इस आलेख में

प्रतिनिधि पहुँच के बारे में

प्रतिनिधि पहुँच चालू करना

आपके प्रतिनिधि के लिए अनुमतियाँ परिवर्तित करना

निजी आइटम्स तक प्रतिनिधि की पहुँच परिवर्तित करें

प्रतिनिधि पहुँच के बारे में

केवल Outlook फोल्डर्स को साझा करने से आगे, प्रतिनिधि पहुँच आपको अतिरिक्त अनुमतियाँ देने में सक्षम बनाता है, जैसे किसी प्रतिनिधि को अपने स्थान पर ई-मेल संदेश बनाने या आपकी ओर से मीटिंग अनुरोधों का प्रतिसाद देने की अनुमति देना.

नोट्स: 

  • प्रबंधक के रूप में, आपके मेल आपके Exchange सर्वर के मेलबॉक्स में वि‍तरि‍त होने चाहि‍ए, न कि आपके कंप्यूटर की किसी Outlook डेटा फ़ाइलव्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) में.

  • आपको और प्रतिनिधि को Outlook का समान संस्करण उपयोग करना चाहिए.

अनुमति देने वाले व्यक्ति के रूप में आप निर्धारित करते हैं, कि आपके प्रतिनिधि के पास आपके फ़ोल्डर्स के लिए किस स्तर की पहुँच होगी. आप अपने फ़ोल्डर्स में आइटम्स पढ़ने या आइटम्स पढ़ने, बनाने, परिवर्तित करने और हटाने की अनुमति प्रतिनिधि को दे सकते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप किसी प्रतिनिधि को जोड़ते हैं, तो प्रतिनिधि के पास आपके कैलेंडर और कार्य फ़ोल्डर्स तक पूर्ण पहुँच होती है. प्रतिनिधि आपकी ओर से मीटिंग अनुरोधों का प्रतिसाद भी दे सकता है.

प्रतिनिधि अनुमति स्तर क्या हैं?

  • समीक्षक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि प्रबंधक के फ़ोल्डर में आइटम्स को पढ़ सकता है.

  • लेखक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि आइटम्स पढ़ और बना सकता है और अपने द्वारा बनाए गए आइटम्स को परिवर्तित और हटा सकता है. उदाहरण के लिए, कोई प्रतिनिधि प्रबंधक के कार्य या कैलेंडर फ़ोल्डर में सीधे कार्य अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों को बना सकता है और तब आइटम को प्रबंधक की ओर से भेज सकता है.

  • संपादक     इस अनुमति के साथ, प्रतिनिधि वह सभी कार्य कर सकता है जिसकी अनुमित लेखक को होती है और इसके अतिरिक्त प्रबंधक के द्वारा बनाए गए आइटम्स परिवर्तित कर और हटा सकता है.

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प्रतिनिधि पहुँच चालू करना

प्रतिनिधि स्वचालित रूप से इसकी ओर से भेजें अनुमतियाँ प्राप्त करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिनिधि केवल प्रबंधक को भेजे गए मीटिंग अनुरोध और प्रतिसाद पढ़ सकता है. प्रतिनिधि को आपके इनबॉक्स में किसी अन्य संदेश को पढ़ने के लिए पहुँच नहीं होती.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. जोड़ें पर क्लिक करें.

    मुझे जोड़ें बटन नहीं दिख रहा

    • निम्न में से एक या अधिक कारणों से जोड़ें बटन शायद दिख न रहा हो:

    • Outlook और Exchange के बीच कोई सक्रिय कनेक्शन मौजूद नहीं है. Outlook स्थिति पट्टी को Microsoft Exchange पर कनेक्ट किया गया या ऑनलाइन प्रदर्शित करना चाहिए.

    • आपके संदेशों को आपके Exchange मेलबॉक्स में नहीं भेजा जाता. आपके ई-मेल का आपके Exchange मेलबॉक्स में भेजा जाना आवश्यक है, न कि आपकी हार्ड डिस्क पर किसी Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) पर.

  4. पाठ बॉक्स में, जिस व्यक्ति को आप आपके प्रतिनिधि के रूप में पदांकित करना चाहते हैं उसका नाम लिखें या खोजें और फिर खोज परिणाम सूची में नाम पर क्लिक करें.

    नोट:  प्रतिनिधि को आवश्यक रूप से आपके संगठन की Exchange वैश्विक पता सूची में होना चाहिए.

  5. जोड़ें पर क्लिक करें और तब ठीक पर क्लिक करें.

  6. प्रतिनिधि अनुमतियाँ संवाद बॉक्स में, आप डिफॉल्ट अनुमतियाँ सेटिंग्स स्वीकार कर सकते है या Exchange फ़ोल्डर के लिए कस्टम पहुँच स्तरों का चयन कर सकते हैं.

    यदि किसी प्रतिनिधि को केवल मीटिंग अनुरोधों और प्रतिसादों के साथ कार्य करने के लिए अनुमति की आवश्यकता हो, तो डिफ़ॉल्ट अनुमति सेटिंग्स, जिसमें प्रतिनिधि मुझे भेज गए मीटिंग-संबंधी संदेशों की प्रतिलिपि प्राप्त करता है भी शामिल है, पर्याप्त हैं. आप इनबॉक्स अनुमति सेटिंग को कोई नहीं पर छोड़ सकते हैं. मीटिंग अनुरोध और प्रतिसाद सीधे प्रतिनिधि के इनबॉक्स में जाएँगे.

    नोट:  डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिनिधि को आपको कैलेंडर फ़ोल्डर के लिए अनुमति संपादक (आइटम पढ़, बना और संशोधित कर सकता है) दे दी गई है. जब कोई प्रतिनिधि आपकी ओर से प्रतिसाद देता है, तो यह स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर फ़ोल्डर में जोड़ दिया जाता है.

  7. परिवर्तित अनुमतियों की सूचना प्रतिनिधि को देने हेतु संदेश भेजने के लिए, प्रतिनिधि को इन अनुमतियों को सारांशित करने वाला एक संदेश स्वचालित रूप से भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. यदि आप चाहें, तो प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

    महत्वपूर्ण:  यह एक वैश्विक सेटिंग है जो आपके सभी मेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्य, नोट्स, और जर्नल फ़ोल्डर सहित सभी Exchange फ़ोल्डर को प्रभावित करता है. आप केवल एक फ़ोल्डर में निजी आइटम्स तक पहुँच की अनुमति नहीं दे सकते.

  9. ठीक पर क्लिक करें.

    नोट:  इनकी ओर से भेजा गया अनुमति के साथ भेजे गए संदेश इसके द्वारा के आगे प्रतिनिधि और प्रबंधक दोनों के नाम को शामिल करते हैं. अनुमतियों के रूप में भेजें के साथ जब कोई संदेश भेजा जाता है, तो केवल प्रबंधक का नाम ही प्रकट होता है.

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आपके प्रतिनिधि के लिए अनुमतियाँ परिवर्तित करना

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. जिस प्रतिनिधि के लिए आप अनुमतियाँ परिवर्तित करना चाहते हैं उसके नाम पर क्लिक करें और तब अनुमतियाँ पर क्लिक करें.

    नोट:  यदि आप सभी प्रतिनिधि पहुँच अनुमतियाँ निकालना चाहते हैं, तो अनुमतियाँ क्लिक न करें इसके बजाय निकालें क्लिक करें और इन चरणों के शेष को छोड़ दें.

  4. किसी भी Outlook फ़ोल्डर की अनुमतियाँ परिवर्तित करें जिसके लिए प्रतिनिधि के पास पहुँच है.

  5. परिवर्तित अनुमतियों की सूचना प्रतिनिधि को देने हेतु संदेश भेजने के लिए, प्रतिनिधि को इन अनुमतियों को सारांशित करने वाला एक संदेश स्वचालित रूप से भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

नोट:  यदि आप प्राप्त होने वाले मीटिंग अनुरोधों और प्रतिसादों की प्रतियाँ किसी प्रतिनिधि को भेजना चाहते हैं, तो सुनिश्चित कर लें कि प्रति‍निधि को आपके कैलेंडर फ़ोल्डर के लिए संपादक (आइटम पढ़, बना, और संशोधित कर सकता है) अनुमति असाइन की गई है, और तब मुझे भेजे मीटिंग संबंधी संदेशों की प्रतिलिपियाँ प्रतिनिधि प्राप्त करता है चेक बॉक्स का चयन करें.

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निजी आइटम्स तक प्रतिनिधि की पहुँच परिवर्तित करें

यदि आपने किसी प्रतिनिधि को अनुमतियाँ असाइन की हैं, ताकि वह आपके Outlook फ़ोल्डर्स तक पहुँच सके, तो अपॉइंटमेंट्स, मीटिंग्स, कार्यों और संपर्कों में व्यक्तिगत जानकारी को छुपा सकते हैं. प्रत्येक व्यक्तिगत आइटम खोलें और टैग्स समूह में, कैलेंडर उपकरण टैब पर निजी पर क्लिक करें.

यदि आप किसी प्रतिनिधि को अपने निजी आइटम्स देखने के लिए पहुँच देना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें, और फिर प्रतिनिधि पहुँच पर क्लिक करें.

  3. उस प्रतिनिधि के नाम पर क्लिक करें, जिसे आप अपनी निजी अपॉइंटमेंट्स देखने की अनुमति देना चाहते हैं, और फिर अनुमतियाँ पर क्लिक करें.

  4. प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकता है चेक बॉक्स का चयन करें.

महत्वपूर्ण:  आप अपने अपॉइन्मेंट्स, संपर्कों, या कार्यों के विवरण तक अन्य लोगों की पहुंच रोकने के लिए निजी सुविधाओं पर भरोसा नहीं करना चाहिए. यह सुनिश्चित करने के लिए कि अन्य व्यक्ति उन आइटम्स को पढ़ नहीं सकते, जिन्हें आपने निजी के रूप में चिह्नित किया है, उन्हें समीक्षक (आइटम्स पढ़ सकते हैं) की अनुमति अपने कैलेंडर, संपर्क, या कार्य फ़ोल्डर पर नहीं दें.

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