किसी अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करना

अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी सूची या किसी लायब्रेरी में लोगों के किसी समूह के लिए अनुमोदन हेतु सहेजे गए किसी दस्तावेज़ या आइटम को रूट करता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुमोदन वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबद्ध रहता है और इसप्रकार स्वचालित रूप से दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में उपलब्ध रहता है.

इस आलेख में

अनुमोदन वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार के लिए कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना या परिवर्तित करना

किसी दस्तावेज़ या आइटम पर कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ करना

कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

अनुमोदन वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

अनुमोदन वर्कफ़्लो व्यापार प्रक्रिया का समर्थन करता है जिसमें सहकर्मियों या प्रबंधकों को अनुमोदन के लिए कोई दस्तावेज़ या आइटम भेजना शामिल होता है. अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी अनुमोदन व्यापार प्रक्रिया को प्रक्रिया में शामिल सभी मानवीय कार्यों को प्रबंधित और ट्रैक करके और प्रक्रिया समाप्त होने के बाद प्रक्रिया के अभिलेख प्रदान करके और अधिक कार्यकुशल बनाता है.

यदि वर्कफ़्लो उपलब्ध है, तो आप सूची या लायब्रेरी में किसी दस्तावेज़ या आइटम से सीधे कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ कर सकते हैं. कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए, आप उस वर्कफ़्लो का चयन करते हैं जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब आप कोई ऐसा वर्कफ़्लो आरंभ प्रपत्र भरते हैं जो वर्कफ़्लो सहभागी (अनुमोदक) , कोई नियत दिनांक, और अन्य संबंधित कार्य निर्देश निर्दिष्ट करता है. कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ होने के बाद, सर्वर सभी सहभागियों को कार्य असाइन करता है. यदि ई-मेल चेतावनियाँ सर्वर के लिए सक्षम हैं, तो सर्वर सभी सहभागियों को ई-मेल चेतावनियाँ भेजता है. अनुमोदित किए जाने वाले दस्तावेज़ या आइटम खोलने के लिए सहभागी ई-मेल कार्य चेतावनी में कोई लिंक क्लिक कर सकते हैं. सहभागी उनके अनुमोदन कार्य अनुमोदित, निरस्त, या पुन: असाइन करना चुन सकते हैं. वे अनुमोदित किए जाने वाले दस्तावेज़ या आइटम में किसी परिवर्तन का अनुरोध भी कर सकते हैं. सहभागियों के पास Microsoft Office SharePoint Server 2007 वेब साइट या वे निश्चित प्रोग्राम्स जो कि 2007 Microsoft Office सिस्टम के भाग हैं, से उनके वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करने का विकल्प है. जब वर्कफ़्लो प्रक्रिया में होता है, तब वर्कफ़्लो स्वामी या वर्कफ़्लो सहभागी अपने वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण कर चुके सहभागियों को देखने के लिए वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ देख सकते हैं. वर्कफ़्लो सहभागी जब उनके वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण कर लेते हैं, तो वर्कफ़्लो समाप्त हो जाता है, और वर्कफ़्लो स्वामी को स्वत: सूचना मिलती है कि वर्कफ़्लो पूर्ण हो गया है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुमोदन वर्कफ़्लो दस्तावेज़ सामग्री प्रकार से संबंद्ध होता है और इसलिए वह दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ में स्वत: उपलब्ध होता है. दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ के लिए डिफ़ॉल्ट अनुमोदन वर्कफ़्लो एक समानांतर वर्कफ़्लो है, जिसमें एक ही समय में सहभागियों को कार्य असाइन किए जाते हैं. अनुमोदन वर्कफ़्लो का कोई संस्करण डिफ़ॉल्ट रूप से किसी प्रकाशन साइट में पेज लायब्रेरीज़ से भी संबद्ध होता है, और वर्कफ़्लो वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए अनुमोदन प्रक्रिया प्रबंधित करने में उपयोग किया जा सकता है. आपके संगठन की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आप अनुमोदन वर्कफ़्लो के इस पूर्व संबद्ध संस्करण को अनुकूलित कर सकते हैं, या आप किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में अनुमोदन वर्कफ़्लो का कोई पूर्णत: नया संस्करण जोड़ सकते हैं.

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किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार के लिए कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना या परिवर्तित करना

कोई वर्कफ़्लो उपयोग किए जाने के पहले, उसे किसी विशिष्ट स्थान में दस्तावेज़ों या आइटम्स हेतु उपलब्ध बनाने के लिए किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में जोड़ा जाना चाहिए. कोई वर्कफ़्लो किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में जोड़ने के लिए आपके पास सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमति होना चाहिए. अधिकांश स्थितियों में, साइट व्यवस्थापक या विशिष्‍ट सूचियाँ या लायब्रेरीज़ प्रबंधित करने वाले लोग यह कार्य करते हैं.

किसी साइट में वर्कफ़्लो की उपलब्धता, वह कहाँ जोड़ी गई है इसके आधार पर भिन्न-भिन्न होती है:

  • यदि आप किसी सूची या लाइब्रेरी में सीधे कोई वर्कफ़्लो जोड़ते हैं, तो वह केवल उस सूची या लाइब्रेरी में केवल आइटम्स के लिए उपलब्ध होती है.

  • यदि आप किसी सूची सामग्री प्रकार (विशेष सूची या लाइब्रेरी में जोड़ा गया साइट सामग्री प्रकार की आवृत्ति) में कोई वर्कफ़्लो जोड़ते हैं, तो वह विशिष्ट सूची या लाइब्रेरी में केवल उसी सामग्री प्रकार के आइटम्स के लिए ही उपलब्ध होता है, जिस सामग्री प्रकार से वह संबद्ध होता है.

  • यदि आप साइट सामग्री प्रकार में कोई वर्कफ़्लो जोड़ते हैं, तो वह वर्कफ़्लो उस प्रत्येक सूची और लाइब्रेरी में उस साइट सामग्री प्रकार के किसी भी आइटम के लिए उपलब्ध होता है, जिसमें उस साइट सामग्री प्रकार की आवृत्ति जोड़ी गई थी. यदि आप किसी वर्कफ़्लो को विशिष्ट सामग्री प्रकार के आइटम्स के साइट संग्रह में सभी सूचियों या लाइब्रेरीज़ में उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो ऐसा परिणाम प्राप्त करने का सबसे कुशल तरीका उस वर्कफ़्लो को सीधे साइट सामग्री प्रकार में जोड़ना है.

यदि आप कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में जोड़ना चाहते हैं, या किसी सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार से पहले से ही संबद्ध कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो परिवर्तित करना चाहते हैं, तो आप समान चरणों का पालन करें.

जिसके लिए आप वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना चाहते हैं उस सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ या कोई वर्कफ़्लो बदलें पृष्ठ खोलने के लिए, निम्न में से एक कार्य करें:

  • किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए:

    1. वह सूची या लाइब्रेरी खोले जिसके लिए आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना चाहते हैं.

    2. सेटिंग्स मेनू Settings menu पर सूची सेटिंग्स क्लिक करें या जिस लाइब्रेरी के प्रकार को आप खोल रहे हैं, उसके लिए सेटिंग्स क्लिक करें.

      उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें

    3. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

  • किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए:

    1. सूची सामग्री प्रकार के उदाहरण वाली उस सूची या लाइब्रेरी को खोलें जिसके लिए आप वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना चाहते हैं.

    2. सेटिंग्स मेनू Settings menu पर सूची सेटिंग्स क्लिक करें या जिस लाइब्रेरी के प्रकार को आप खोल रहे हैं उसके लिए सेटिंग्स क्लिक करें.

      उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में, दस्तावेज़ लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

    3. सामग्री प्रकार के तहत, सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें.

      नोट: यदि सूची या लाइब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकार को अनुमति देने के लिए सेट अप नहीं है, तो सूची या लाइब्रेरी के लिए अनुकूलित करें पृष्ठ पर सामग्री प्रकार अनुभाग दिखाई नहीं देता है.

    4. सेटिंग्सके तहत वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

  • किसी साइट सामग्री प्रकार के लिए:

    1. साइट संग्रह के लिए मुख पृष्ठ पर, साइट क्रियाएँ मेनू साइट क्रियाएँ मेनू पर साइट सेटिंग्स इंगित करें और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

    2. गैलरी के तहत साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

    3. जिसके लिए आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना चाहते हैं उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें और तब वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

नोट: यदि इस सूची, लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार पर वर्कफ़्लो पहले से जोड़ा गया है, तो यह चरण आपको सीधे वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलें पृष्ठ पर ले जाता है और कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर जाने के लिए आपको कोई वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करने की आवश्यकता है. यदि इस सूची, लाइब्रेरी या सामग्री प्रकार पर वर्कफ़्लो नहीं जोड़ा गया है, तो यह चरण आपको सीधे कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पृष्ठ पर ले जाता है.

  1. वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलें पेज पर, कोई वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करें या उस वर्कफ़्लो का नाम क्लिक करें जिसके लिए आप सेटिंग्स बदलना चाहते हैं.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ रहे हैं, तो कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर, वर्कफ़्लो अनुभाग में, अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट क्लिक करें.

    • यदि आप वर्कफ़्लो की सेटिंग्स बदल रहे हैं, तो कोई वर्कफ़्लो बदलें पेज पर, सेटिंग्स को आने वाले चरणों के अनुसार बदलें.

  3. नाम अनुभाग में, वर्कफ़्लो के लिए कोई अनन्य नाम लिखें.

    कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    • आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या स्वयं की सूची बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग करते हैं, तो वर्कफ़्लो के प्रतिभागी कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग करके आसानी से अपने वर्कफ़्लो कार्य ढूँढने और देखने में सक्षम होंगे.

    • यदि इस वर्कफ़्लो के लिए कार्य संवेदनशील या गोपनीय डेटा प्रकट करते होंगे, जिन्हें आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते होंगे, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए.

    • यदि आपके संगठन को बहुत सारे वर्कफ़्लो रखने होंगे या यदि वर्कफ़्लोज़ से बहुत सारे कार्य जुड़े होंगे, तो आपको नई कार्य सूची बनानी चाहिए. इस आवृत्ति में, संभवतः आप हर वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूचियाँ बनाना चाहें.

  4. इतिहास सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए किसी इतिहास सूची का चयन करें. इतिहास सूची वर्कफ़्लो की प्रत्येक आवृत्ति के दौरान होने वाले सभी ईवेंट्स प्रदर्शित करती है.

    नोट: आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप कोई नई बना सकते हैं. यदि आपके संगठन में अनेक वर्कफ़्लो हैं, तो आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए अलग से इतिहास सूची बना सकते हैं.

  5. प्रारंभ विकल्प अनुभाग में, निर्दिष्ट करें कि कैसे, कब, या किसके द्वारा वर्कफ़्लो प्रारंभ किया जा सकता है.

    यदि आप किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन प्रबंधित करने हेतु इस अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करना चाहते हैं, तो, किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लों प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन करें. सामग्री अनुमोदन प्रबंधित करने के लिए किसी वर्कफ़्‍लो का उपयोग करने के बारे में और ‍अधिक जानकारी के लिए, किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन प्रबंधित करने हेतु किसी वर्कफ़्लो का उपयोग करना देख सकते हैं.

    नोट्स: 

    • यदि आपके चयनित विशेष विकल्प वर्कफ़्लो टेम्पलेट द्वारा समर्थित न हों, तो हो सकता है कि वे उपलब्ध न हों.

    • विकल्प किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें केवल तभी उपलब्ध होता है, जब लाइब्रेरी के प्रमुख और गौण संस्करण के लिए समर्थन हो और यदि आपके द्वारा चयनित वर्कफ़्लो टेम्पलेट को सामग्री अनुमोदन के लिए उपयोग किया जा सकता हो.

  6. यदि आप यह वर्कफ़्लो किसी साइट सामग्री प्रकार में जोड़ रहे हैं, तो यह निर्दिष्ट करें कि क्या आप इस वर्कफ़्लो को उन सभी सामग्री प्रकारों में जोड़ना चाहते हैं जो सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में इस सामग्री प्रकार से आते हैं.

    नोट: सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर केवल साइट सामग्री प्रकारों के लिए प्रकट होता है.

  7. अगला क्लिक करें.

  8. अनुकूलित करें वर्कफ़्लो पेज पर, कार्य कैसे रूट किए जाएँ, डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लो प्रारंभ मान, वर्कफ़्लो कैसे पूर्ण किया जाए, और वर्कफ़्लो के सफलतापूर्वक पूर्ण होने पर क्या कार्य होंगे, के लिए विकल्प निर्दिष्ट करें.

    निम्नलिखित अनुभागों से विकल्पों का चयन करें. प्रत्येक अनुभाग में आपको विकल्प निर्दिष्‍ट करने की आवश्यकता नहीं है:

    वर्कफ़्लो कार्य

    इसके लिए

    यह करें

    सभी सहभागियों को एक साथ (समानांतर वर्कफ़्लो) कार्य असाइन करें

    सभी सहभागियों को एक साथ (समानांतर) बटन का चयन करें.

    एक सहभागी को एक बार में कार्य असाइन करें (क्रमिक वर्कफ़्लो)

    यदि आप वर्कफ़्लो को कोई क्रमिक वर्कफ़्लो बनाते हैं, तो एक सहभागी को अगले सहभागी द्वारा कोई कार्य प्राप्त करने के पूर्व कार्य समाप्त करना चाहिए.

    एक बार में एक सहभागी को (क्रमिक) बटन का चयन करें.

    वर्कफ़्लो सहभा‍गियों को उनके कार्य अन्य लोगों को पुन: असाइन करने की अनुमति दें

    कार्य फिर से अन्य व्यक्ति को असाइन करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    कोई कार्य पूर्ण होने के पूर्व अनुमोदित किए जाने वाले दस्तावेज़ या आइटम में किसी परिवर्तन का अनुरोध करने के लिए वर्कफ़्लो सहभागियों को अनुमति दें

    कार्य पूरा करने से पहले परिवर्तन का अनुरोध करें चेक बॉक्स का चयन करें.

    डिफ़ॉल्ट वर्कफ़्लो के प्रारंभिक मान

    इसके लिए

    यह करें

    इस वर्कफ़्लो की सभी आवृत्तियों के लिए सहभागियों की कोई डिफ़ॉल्ट सूची निर्दिष्‍ट करें

    उन लोगों के ‍नाम लिखें जिनको आप वर्कफ़्लो प्रारंभ होने पर सहभागी बनाना चाहते हैं, या निर्देशिका सेवा से लोगों या समूह का चयन करने के लिए अनुमोदक क्लिक करें.

    नोट: यदि आप इस वर्कफ़्लो को किसी क्रमिक वर्कफ़्लो के रूप में सेट करते हैं, तो वर्कफ़्लो सहभागियों के नाम उस क्रम में जोड़ें जिस क्रम में आप कार्य असाइन करना चाहते हैं.

    समूहों को कोई एकल कार्य असाइन करें

    दर्ज किए गए प्रत्येक समूह को कोई एकल कार्य असाइन करें (समूह विस्तृत न करें) चेक बॉक्स का चयन करें.

    यदि आप समूहों को वर्कफ़्लो सहभागियों के रूप में निर्दिष्‍ट करना चाहते हैं, और आप प्रत्येक समूह सदस्य को अलग-अलग कार्य असाइन करने के बजाय समूह को केवल एक कार्य असाइन चाहते हैं, तो इस विकल्प का चयन करें.

    वर्कफ़्लो प्रारंभ करने वाले लोगों को सहभागी बदलने या जोड़ने दें

    यह वर्कफ़्लो प्रारंभ हो तब भी सहभागी सूची में परिवर्तन की अनुमति दें चेक बॉक्स का चयन करें.

    यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित होता है. यदि आप वर्कफ़्लो प्रारंभ करने वाले लोगों को सहभागी बदलने या जोड़ने से रोकना चाहते हैं, तो यह चेक बॉक्स रिक्त करें.

    प्रत्येक कार्य के साथ प्रकट होने वाला कोई डिफ़ॉल्ट संदेश निर्दिष्‍ट करें

    पाठ बॉक्स में कोई संदेश या निर्देश लिखें.

    समानांतर वर्कफ़्लो के लिए कोई नियत दिनांक निर्दिष्‍ट करें

    कार्य इस तक नियत हैं (समानांतर) के तहत कोई दिनांक लिखें या चयन करें.

    निर्दिष्‍ट करें कि क्रमिक वर्कफ़्लो सहभागियों को कितने समय में वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना चाहिए

    प्रत्येक व्यक्ति को उसका कार्य पूरा करने के लिए निम्नलिखित समय दें (क्रमिक) के तहत, कोई संख्या लिखें, और तब समय वृद्धि के रूप में दिन या सप्ताह का चयन करें.

    ऐसे लोगों की कोई सूची निर्दिष्ट करें जिन्हें वर्कफ़्लो प्रारंभ होने पर चेतावनियाँ (कार्य असाइनमेंट नहीं) प्राप्त होनी चाहिए

    अन्य लोगों को सूचित करें के तहत, उन लोगों के नाम लिखें जिन्हें आप सूचित करना चाहते हैं, या निर्देशिका सेवा से लोगों या समूहों का चयन करने के लिए प्रतिलिपि क्लिक करें.

    वर्कफ़्लो पूर्ण करें

    इसके लिए

    यह करें

    किसी विशिष्‍ट संख्या के सहभागियों द्वारा कार्य पूर्ण करने पर समानांतर वर्कफ़्लो पूर्ण होना निर्दिष्‍ट करें

    निम्नलिखित संख्या में कार्य समाप्त हो जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें, और तब कोई संख्या लिखें.

    नोट: यदि आपका वर्कफ़्लो क्रमिक वर्कफ़्लो है तो यह विकल्प उपलब्ध नहीं होता है.

    यह निर्दिष्‍ट करना कि दस्तावेज़ या आइटम के अस्वीकृत होने पर कोई वर्कफ़्लो पूर्ण हो गया है

    दस्तावेज़ अस्वीकृत कर दिया गया है चेक बॉक्स का चयन करें.

    यह निर्दिष्‍ट करना कि दस्तावेज़ या आइटम के बदले जाने पर वर्कफ़्लो पूर्ण हो गया है

    दस्तावेज़ में परिवर्तन होने पर चेक बॉक्स का चयन करें.

    समाप्ति के बाद वर्कफ़्लो गतिविधियाँ

    इसके लिए

    यह करें

    वर्कफ़्लो पूर्ण होने के बाद किसी दस्तावेज़ या आइटम के लिए अनुमोदन स्थिति अद्यतन करें

    अनुमोदन स्थिति अद्यतन करें (सामग्री अनुमोदन नियंत्रित करने के लिए इस वर्कफ़्लो का उपयोग करें) चेक बॉक्स का चयन करें.

    नोट्स: 

    • यदि आप किसी लायब्रेरी के लिए सामग्री अनुमोदन (सुधार) प्रबंधित करने के लिए यह अनुमोदन वर्कफ़्लो उपयोग कर रहे हैं, और आपने कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लों प्रारंभ करें का चयन किया है, तो यह विकल्प डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित हो जाता है.

    • यदि आपने कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लों प्रारंभ करें चेक बॉक्स का चयन ‍नहीं किया है क्योंकि आप इस वर्कफ़्लो को किसी लायब्रेरी के लिए डिफ़ॉल्ट अनुमोदन वर्कफ़्लो के रूप में नहीं चाहते हैं, तो इस वर्कफ़्लो को विशिष्ट उपयोगकर्ताओं द्वारा मैन्युअली प्रारंभ हो सकने वाला कोई द्वितीयक सामग्री अनुमोदन वर्कफ़्लो बनाने के लिए आप अनुमोदन स्थिति अद्यतन करें (सामग्री अनुमोदन नियंत्रित करने के लिए इस वर्कफ़्लो का उपयोग करें) चेक बॉक्स का चयन कर सकते हैं.

  9. ठीक क्लिक करें.

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किसी दस्तावेज़ या आइटम पर कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ करना

आप सूची या लायब्रेरी के सहेजे गए स्थान से सीधे ही किसी दस्तावेज़ या आइटम पर कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो मैन्युअली प्रारंभ कर सकते हैं. वर्कफ़्लो प्रारंभ होने पर आपके लिए उपलब्ध विकल्प, आइटम के लिए सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार में वर्कफ़्लो जोड़े जाते समय इसके अनुकूलित होने के आधार पर, अलग-अलग हो सकते हैं. कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आपके पास कम से कम आइटम संपादित करें अनुमति होनी चाहिए. कुछ वर्कफ़्‍लो में हो सकता है कि किसी दस्तावेज़ या आइटम पर कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आपके पास सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमति की आवश्यकता हो.

नोट: यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके द्वारा कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के बाद वर्कफ़्‍लो सहभागी उनके वर्कफ़्‍लो कार्यों के बारे ई-मेल चेतावनियाँ और अनुस्मारक प्राप्त करें, तो अपने सर्वर व्यवस्थापक को यह सत्यापित करने के लिए जाँचे कि आपकी साइट हेतु ई-मेल सक्षम है.

  1. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची या लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. उन दस्तावेज़ों या आइटम्स को इंगित करें जिनके लिए आप कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करना चाहते हैं, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो क्लिक करें.

  3. कोई नया कार्य प्रवाह प्रारंभ करें के तहत, उस अनुमोदन वर्कफ़्लो का नाम क्लिक करें जिसे आप प्रारंभ करना चाहते हैं.

  4. उन लोगों के नाम लिखें जिनके लिए आप अनुमोदक रेखा पर दस्तावेज़ या आइटम अनुमोदित करना चाहते हैं, या निर्देशिका सेवा से लोगों या समूहों का चयन करने के लिए अनुमोदक क्लिक करें.

    नोट: यदि आपका वर्कफ़्लो क्रमिक वर्कफ़्लो है, तो वर्कफ़्लो सहभागियों के नाम उस क्रम में लिखें या चयन करें जिस क्रम में आप उन्हें कार्य असाइन करना चाहते हैं.

  5. यदि आप समूहों को वर्कफ़्लो सहभागियों के रूप में शामिल कर रहे हैं, तो यदि आप प्रत्येक समूह सदस्य के लिए अलग-अलग कार्य सूचना असाइन करने के बजाय समूह को केवल एक ही कार्य सूचना असाइन करना चाहते हैं, तो दर्ज किए गए प्रत्येक समूह को कोई एकल कार्य असाइन करें (समूह विस्तृत न करें) चेक बॉक्स का चयन करें.

  6. यदि आप कोई संदेश या विशिष्ट कार्य निर्देश शामिल करना चाहते हैं, तो अपने अनुरोध में शामिल करने के लिए कोई संदेश लिखें के तहत पाठ बॉक्स में यह जानकारी लिखें.

  7. यह निर्दिष्‍ट करने के लिए क‍ि कार्य कब पूर्ण होना चाहिए, नियत दिनांक के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • किसी क्रमिक वर्कफ़्लो के लिए, कोई संख्या लिखें, और तब समय वृद्धि के रूप में दिन या सप्ताह का चयन करें.

    • किसी समानांतर वर्कफ़्लो के लिए, कार्य इस तक नियत हैं के तहत कोई दिनांक लिखें या चयन करें.

    • वर्कफ़्लो प्रारंभ होने पर यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग सूचनाएँ (कार्य असाइनमेंट्स नहीं) प्राप्त करें, प्रतिलिपि रेखा पर उनके नाम लिखें, या निर्देशिका सेवा से लोगों या समूहों का चयन करने के लिए प्रतिलिपि क्लिक करें.

  8. प्रारंभ क्लिक करें.

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कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

किसी अनुमोदन वर्कफ़्लो में सहभागी वर्कफ़्लो कार्य सूची या लायब्रेरी से जहाँ आइटम या दस्तावेज़ स्थित हैं या 2007 Office रिलीज़ के भाग कुछ प्रोग्राम्स से सीधे ही अपने वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण कर सकते हैं. किसी क्लायंट प्रोग्राम में कोई वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, उस प्रोग्राम के लिए मदद देखें.

सर्वर पर कोई अनुमोदन वर्कफ़्लो पूर्ण करना

  1. साइट के लिए कार्य सूची पर जाएँ, और तब आपके वर्कफ़्लो कार्य का पता करने के लिए दृश्य मेनू पर मेरे कार्य का चयन करें.

    नोट: यदि वर्कफ़्लो डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग नहीं करता है, तो हो सकता है कि कार्य सूची में आपका वर्कफ़्लो कार्य प्रकट नहीं हो. आपका वर्कफ़्लो कार्य ढूँढने के लिए, वह सूची या लायब्रेरी खोलें जहाँ वर्कफ़्लो आइटम सहेजा गया है. इच्छित आइटम इंगि‍त करें, दिखाई देने वाला तीर क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो क्लिक करें. वर्कफ़्‍लो स्थिति पेज पर, चल रही वर्कफ़्लोज़ के तहत, उस वर्कफ़्लो का नाम क्लिक करें जिसमें आप सहभागी हैं. वर्कफ़्लो स्थिति पृष्ठ पर, कार्य के तहत, आपका वर्कफ़्लो कार्य ढूँढें.

  2. उस कार्य का नाम इंगित करें जिसे आप पूर्ण करना चाहते हैं, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब आइटम संपादित करें क्लिक करें.

  3. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • आइटम अनुमोदित करने के लिए, वह टिप्पणी लिखें जिसे आप प्रदान किए गए पाठ बॉक्स में वर्कफ़्लो स्वामी को भेजना चाहते हैं, और तब अनुमोदित करें क्लिक करें.

    • आइटम अस्वीकृत करने के लिए, वह टिप्पणी लिखें जिसे आप प्रदान किए गए पाठ बॉक्स में वर्कफ़्लो स्वामी को भेजना चाहते हैं, और तब अस्वीकृत करें क्लिक करें.

    • किसी अन्य व्यक्ति को अनुमोदन कार्य पुन: असाइन करने के लिए, कार्य पुन: असाइन करें क्लिक करें, वह व्यक्ति निर्दिष्ट करें जिसे आप कार्य असाइन करना चाहते हैं, और तब भेजें क्लिक करें.

    • अनुमोदित किए जाने वाले आइटम में किसी परिवर्तन के लिए अनुरोध करने हेतु, परिवर्तन का अनुरोध करें क्लिक करें, निर्दिष्ट करें आप किसे परिवर्तन अनुरोध असाइन करना चाहते हैं, अनुरोधित परिवर्तन के बारे में जानकारी प्रदान करें, और तब भेजें क्लिक करें.

      नोट: इस आइटम की सूची, लायब्रेरी, या सामग्री प्रकार पर वर्कफ़्लो के जोड़े जाने के दौरान वर्कफ़्लो के अनुकूलित होने के आधार पर, कार्य पुन: असाइन करने का या परिवर्तन का अनुरोध के विकल्प उपलब्ध नहीं भी हो सकते हैं.

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