किसी अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करना

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी संगठन के अभिलेखों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. यह वर्कफ़्लो सहभागियों को ऐसे दस्तावेज़ या आइटम्स बनाए रखने या हटाने की अनुमति देकर दस्तावेज़ समय सीमा समाप्ति और अवधारण प्रक्रिया को प्रबंधित करता है.

इस आलेख में

कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना

किसी अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करके कोई समय सीमा समाप्ति नीति कॉन्फ़िगर करना

कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ करना

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कैसे कार्य करता है?

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो संगठनों को प्रक्रिया प्रबंधित करना और उनका ट्रैक रखने का तरीका प्रदान करके अभिलेख प्रबं‍धित करना और दस्तावेज़ प्रबंधित करना दोनों का समर्थन करता है जिससे समय सीमा समाप्त हो चुकी या पुरानी सामग्री का मूल्यांकन किया जाता है और हटाया जाता है. उपयोगकर्ता अलग-अलग दस्तावेज़ों या आइटम्स पर मैन्युअली अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ कर सकता है. समय सीमा समाप्त हो चुकी सामग्री में बेहतर एकरूपता प्रबंधित करने के लिए, संगठन अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो को किसी जानकारी प्रबंधन नीति की समय सीमा समाप्ति नीति के संयोजन के साथ कार्य करने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, ताकि किसी साइट पर दस्तावेज़ या आइटम्स की समय सीमा समाप्त होने पर वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से प्रारंभ हो. हालाँकि अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग Microsoft Office SharePoint Server 2007 साइट पर किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए किया जा सकता है, इसका उपयोग विशेष रूप से अभिलेख केंद्र साइट पर किसी संगठन के अभिलेख प्रबंधित करने और संगठन के दस्तावेज़ अवधारण नीतियों में सहायता के लिए किया जा सकता है.

जब कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ होता है, तो यह वर्कफ़्लो की कार्य सूची में निर्दिष्‍ट दस्तावेज़ों और आइटम्स के लिए अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य बनाता है. ये कार्य किसी विशिष्‍ट व्यक्तियों को नहीं असाइन किए जाते, लेकिन इनमें से कुछ कार्य वर्कफ़्लो की कार्य सूची में रिकॉर्ड किए जाते हैं. ऐसे व्यक्ति जिन्हें इन कार्य सूची (उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड प्रबंधक) तक पहुँचने की अनुमति है वे कार्य सूची में जा सकते हैं और आइटम्स का हटाना अनुमोदित या अस्वीकार कर इन कार्यों को पूर्ण कर सकते हैं. चूँकि ऐसा संभव है कि अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो अधिकार अनुमोदन कार्य का उच्च मान जनरेट करे, विशेष रूप से तब जब यह आइटम्स की समय सीमा समाप्त होने पर स्वचालित रूप से प्रारंभ होने के लिए कॉन्फ़िगर हो, अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो बड़ी मात्रा में कार्य पूर्ण करने का समर्थन करता है, ताकि रिकॉर्ड प्रबंधक या अन्य अधिकृत व्यक्ति एक ही बार में बड़ी संख्वा में आइटम्स निकाल सके.

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किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना

कोई वर्कफ़्लो उपयोग करने से पहले, दस्तावेज़ या आइटम्स के लिए किसी निर्दिष्‍ट स्थान पर उपलब्ध कराने के लिए उसका किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार से जुड़ा होना आवश्यक है. कोई वर्कफ़्लो किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार से जोड़ने के लिए आपके पास सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमतियाँ होनी चाहिए. अधिकांश स्थितियों में, साइट व्यवस्थापक या ऐसे व्यक्ति जो विशिष्‍ट सूची या लायब्रेरीज़ प्रबंधित करते हैं, यह कार्य करते हैं. किसी साइट पर वर्कफ़्लो की उपलब्धता इस बात पर निर्भर करते हुए भिन्न हो सकती है कि इसे कहाँ जोड़ा गया है:

  • यदि आप किसी सूची या लायब्रेरी में सीधे वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं, तो यह केवल उस सूची या लायब्रेरी के आइटम्स के लिए उपलब्ध होता है.

  • यदि आप कोई वर्कफ़्लो किसी समग्री प्रकार (साइट सामग्री प्रकार का कोई उदाहरण जिसे विशिष्ट सूची या लायब्रेरी में जोड़ा गया है) में जोड़ते हैं, तो यह केवल विशिष्‍ट सूची या लायब्रेरी में संबद्ध सामग्री प्रकार के साथ सामग्री प्रकार के आइटम्स के लिए उपलब्ध होता है.

  • यदि आप कोई वर्कफ़्लो किसी साइट प्रकार में जोड़ते हैं, तो वह वर्कफ़्लो प्रत्येक सूची और लायब्रेरी में सामग्री प्रकार के आइटम्स के लिए उपलब्ध होता है जिसमें उस साइट के सामग्री प्रकार की कोई आवृत्ति जोड़ी गई है. यदि आप चाहते हैं कि कोई वर्कफ़्लो ज़्यादा मात्रा में किसी साइट संग्रह में विशिष्‍ट सामग्री प्रकार के आइटम्स के लिए सूचियों या लायब्रेरीज़ में उपलब्ध हो, तो ऐसा करने का सबसे प्रभावी तरीका उस वर्कफ़्लो को सीधे किसी साइट संग्रह में जोड़ना है.

कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना या बदलना

यदि आप कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में जोड़ना चाहते हैं, या आप सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में पहले से संबद्ध कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं, तो आप उन्हीं चरणों का पालन करें.

  1. उस सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए जिसमें आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं, कोई वर्कफ़्लो पेज जोड़ें खोलने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें.

किसी सूची या लायब्रेरी के लिए

  1. वह सूची या लायब्रेरी खोलें जिसमें आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए

  1. वह सूची या लायब्रेरी खोलें जिसमें उस सूची सामग्री प्रकार की आवृत्ति है जिसमें आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामग्री प्रकार के तहत, उस सामग्री प्रकार को क्लिक करें जिससे आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

    नोट: यदि सूची या लायब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकार की अनुमति देने के लिए सेट नहीं है, तो सूची या लायब्रेरी के अनुकूलित करें पेज पर सामग्री प्रकार अनुभाग प्रकट नहीं होता है.

  3. सेटिंग्स के तहत, वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

किसी सामग्री प्रकार के लिए

  1. साइट संग्रह पेज पर, साइट क्रियाएँ मेनू पर साइट क्रियाएँ मेनू , साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  2. गैलरीज़ के तहत, साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

  3. उस साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसमें आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं, और तब वर्कफ़्लो सेटिंग्स क्लिक करें.

नोट: यदि वर्कफ़्लो इस सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में पहले से ही जुड़े हैं, तो यह चरण आपको सीधे वर्कफ़्लो सेटिंग्स बदलें पेज पर ले जाता है. कोई वर्कफ़्लो पेज जोड़ें पर जाने के लिए कोई वर्कफ़्लो जोड़ें क्लिक करें. यदि इस सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में पहले से कोई वर्कफ़्लो नहीं जुड़े हैं, तो यह चरण आपको सीधे कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर ले जाता है.

  1. वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर, वर्कफ़्लो अनुभाग में, अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो टेम्पलेट क्लिक करें.

  2. नाम अनुभाग में, वर्कफ़्लो के लिए कोई अनन्य नाम लिखें.

  3. कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कार्य सूची निर्दिष्ट करें.

    नोट्स: 

    1. आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप कोई नई बना सकते हैं. यदि आप डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग करते हैं, वर्कफ़्लो के सहभागी कार्य सूची के मेरे कार्य दृश्य का उपयोग कर उनके वर्कफ़्लो कार्य को आसानी से ढूँढ सकते हैं और देख सकते हैं.

    2. यदि इस वर्कफ़्लो के कार्य में ऐसा संवेदनशील या गोपनीय डेटा शामिल या प्रदर्शित होगा जिसे आप सामान्य कार्य सूची से अलग रखना चाहते हैं, तो नई कार्य सूची बनाएँ.

    3. जब आप किसी अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो के लिए कोई कार्य सूची बनाते हैं, तो आपके संगठन के ऐसे लोगों के लिए जो आइटम वितरित करना अनुमोदित करने के लिए अधिकृत हैं इस कार्य की अनुमतियाँ सीमित करना एक अच्छा विचार है, उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड प्रबंधक.

    4. यदि आपके संगठन में कई प्रकार के वर्कफ़्लो हैं या वर्कफ़्लो में कई तरह के कार्य शामिल हैं, तो कोई नई कार्य सूची बनाएँ. इस उदाहरण में, आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूचियाँ बनाना चाहते हैं.

  4. कार्य सूची अनुभाग में, इस वर्कफ़्लो के साथ उपयोग करने के लिए कोई कार्य सूची निर्दिष्ट करें. इतिहास सूची वर्कफ़्लो के किसी विशिष्‍ट आवृत्ति के दौरान आने वाली सभी ईवेंट्‍स को प्रदर्शित करती है.

    नोट: आप डिफ़ॉल्ट इतिहास सूची का उपयोग कर सकते हैं या आप कोई नई बना सकते हैं. यदि आपके संगठन में अनेक वर्कफ़्लो हों, तो आप प्रत्येक वर्कफ़्लो के लिए अलग इतिहास सूची बना सकते हैं.

  5. प्रारंभ विकल्प अनुभाग में, निर्दिष्ट करें कि कैसे, कब, या किसके द्वारा वर्कफ़्लो प्रारंभ होगा.

    नोट्स: 

    1. यदि विशिष्‍ट विकल्प चयनित वर्कफ़्लो टेम्पलेट द्वारा समर्थित नहीं हैं, तो वे उपलब्ध नहीं होते.

    2. किसी आइटम के मुख्य संस्करण के प्रकाशन के अनुमोदन के लिए यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें विकल्प केवल तभी उपलब्ध होता है यदि लायब्रेरी का मुख्य और लघु संस्करण सक्षम है और चयनित वर्कफ़्लो टेम्पलेट का उपयोग ‍सामग्री अनुमोदन के लिए किया गया हो.

  6. यदि आप इस वर्कफ़्लो को किसी साइट सामग्री प्रकार से जोड़ रहे हैं, तो निर्दिष्ट करें कि क्या आप इस वर्कफ़्लो को उन सभी सामग्री प्रकार में जोड़ना चाहते हैं जो सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग में इस सामग्री प्रकार से आते हैं.

    नोट: सूची और साइट सामग्री प्रकार अद्यतन करें अनुभाग कोई वर्कफ़्लो जोड़ें पेज पर केवल साइट सामग्री प्रकारों के लिए प्रदर्शित होता है.

  7. ठीक क्लिक करें.

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किसी अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग करके कोई समय सीमा समाप्ति नीति कॉन्फ़िगर करना

यदि आप चाहते हैं कि दस्तावेज़ या आइटम्स की समय सीमा समाप्त होने पर कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से प्रारंभ हो, तो आपको जानकारी प्रबंधन नीति में संबंधित सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार के लिए कोई समय सीमा समा‍प्ति नीति कॉन्फ़िगर करना चाहिए.

  1. यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो उस सूची, लायब्रेरी या सामग्री प्रकार में जिसमें आप कोई समय सीमा समाप्त नीति कॉन्फ़िगर कर रहे हैं कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो जोड़ें .

  2. किसी सूची, लायब्रेरी या सामग्री के लिए कोई जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स पेज खोलने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

किसी सूची या लायब्रेरी के लिए

  1. वह सूची या लायब्रेरी खोलें जिसमें आप कोई समय सीमा समाप्त नीति कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. अनुमतियाँ और प्रबंधन के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स क्लिक करें.

किसी सूची सामग्री प्रकार के लिए

  1. वह सूची या लायब्रेरी खोलें जिसमें सूची सामग्री प्रकार की आवृत्ति है जिसमें आप कोई समय सीमा नीति कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं.

    सेटिंग्स मेनू Settings menu पर, सूची सेटिंग्स क्लिक करें, या खोली जा रही लायब्रेरी के प्रकार की सेटिंग्स क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी में, दस्तावेज़ लायब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  2. सामग्री प्रकार के तहत, उस सामग्री प्रकार को क्लिक करें जिससे आप कोई वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं.

    नोट: यदि सूची या लायब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकार की अनुमति देने के लिए सेट नहीं है, तो सूची या लायब्रेरी के अनुकूलित करें पेज पर सामग्री प्रकार अनुभाग प्रकट नहीं होता है.

  3. सेटिंग्स के तहत, जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स क्लिक करें.

किसी सामग्री प्रकार के लिए

  1. साइट संग्रह पेज पर, साइट क्रियाएँ मेनू पर साइट क्रियाएँ मेनू , साइट सेटिंग्स इंगित करें, और तब सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करें.

  2. गैलेरीज़ के तहत, साइट सामग्री प्रकार क्लिक करें.

  3. साइट सामग्री प्रकार का नाम क्लिक करें जिसमें आप कोई समय सीमा समाप्ति नीति कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं, और तब जानकारी प्रबंधन नीति सेटिंग्स क्लिक करें.

नोट: यदि आप किसी सूची या लायब्रेरी में कोई समय समाप्ति नीति कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं और वह सूची या लायब्रेरी एकाधिक सामग्री प्रकारों को प्रबंधित करना समर्थित करती है, तो उस सामग्री प्रकार का चयन करें जिसके लिए आप कोई जानकारी प्रबंधन नीति निर्दिष्‍ट करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

  1. नीति नि‍र्दि‍ष्‍ट करें अनुभाग में, कोई नीति नि‍र्धारि‍त करें क्लिक करें.

  2. ठीक क्लिक करें.

  3. नीति संपादन पेज पर, नाम और व्‍यवस्‍थापकीय वर्णन अनुभाग में, बनाई जाने वाली नीति का संक्षेप में वर्णन लिखें.

    नोट: आप केवल उन जानकारी प्रबंधन नीतियों का नाम निर्धारित कर सकते हैं जो साइट संग्रह नीतियाँ सूची में निर्दिष्ट की गई हैं.

  4. नीति कथन अनुभाग में, ऐसा विवरणात्मक कथन लिखें जो उपयोगकर्ताओं को नीति का प्रयोजन बताता है. यह कथन तब प्रदर्शित होता है जब उपयोगकर्ता नीति के अधीन दस्तावेज़ों या आइटम्स को खोलते हैं. इससे यह स्पष्ट होगा कि सामग्री पर कौन सी सुवधाएँ लागू होती हैं या सामग्री के लिए क्या विशेष संचालन आवश्यक है. नीति कथन 512 वर्ण का हो सकता है.

  5. इस नीति के अंतर्गत आने वाले दस्तावेज़ों और आइटम्स के लिए अवधारण समय निर्दिष्‍ट करने के लिए, समय सीमा समाप्ति सक्षम करें क्लिक करें, और तब आइटम्स की समय सीमा समाप्त होने पर प्रकट होने वाला अवधारण समय और क्रियाएँ निर्दिष्‍ट करें.

  6. दस्तावेज़ों या आइटम्स की समय सीमा निर्धारित करने के लिए अवधारण अवधि विकल्प का चयन करें.

    1. किसी दिनांक गुण के आधार पर समय सीमा समाप्ति दिनांक सेट करने के लिए, आइटम के गुणों पर आधारित समय सीमा क्लिक करें, और तब दस्तावेज़ या आइटम क्रिया (उदाहरण के लिए, बनाया गया या संशोधित) क्लिक करें, और इस क्रिया के बाद (उदाहरण के लिए, दिन, माह, या वर्षों की संख्या) समय बढ़ाएँ का चयन करें जब आप आइटम की समय सीमा समाप्त करना चाहते हैं.

    2. समय सीमा निर्धारित करने के लिए वर्कफ़्लो या कस्टम अवधारण सूत्र का उपयोग करने हेतु, प्रोग्रामेटिकली सेट करें क्लिक करें.

  7. जब आइटम की समय सीमा समाप्त हो के तहत, निर्दिष्ट करें कि दस्तावेज़ या आइटम की समय सीमा समाप्त होने पर आप क्या करना चाहते हैं. दस्तावेज़ या आइटम पर कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए, यह वर्कफ़्लो प्रारंभ करें क्लिक करें, और तब इच्छित अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो के नाम का चयन करें.

  8. ठीक क्लिक करें.

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कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो प्रारंभ करना

कई स्थितियों में, कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो आइटम्स की समय सीमा समाप्त होने पर स्वचालित रूप से प्रारंभ होने के लिए सेट होता है. यदि कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो उपयोगकर्ताओं को इसे मैन्युअली प्रारंभ करने की अनुमति के लिए कॉन्फ़िगर है, तो आप इस वर्कफ़्लो को सीधे दस्तावेज़ या लायब्रेरी पर प्रारंभ कर सकते हैं जहाँ इसे सहेजा गया है. कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आपके पास कम से कम आइटम संपादित करने की अनुम‍ति होनी चाहिए. कुछ वर्कफ़्लोज़ में यह आवश्यक हो सकता है कि कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करने के लिए आपके पास सूचियाँ प्रबंधित करें अनुमति होनी चाहिए.

  1. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम दिखाई नहीं देता, तो पूरी साइट की सामग्री देखें क्लिक करें, और तब अपनी सूची या लाइब्रेरी का नाम क्लिक करें.

  2. उन दस्तावेज़ों या आइटम्स को इंगित करें जिनके लिए आप कोई वर्कफ़्लो प्रारंभ करना चाहते हैं, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो क्लिक करें.

  3. कोई नया वर्कफ़्लो प्रारंभ करें के तहत, उस अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो का नाम क्लिक करें जिसे आप प्रारंभ करना चाहते हैं. .

    अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो तुरंत प्रारंभ होता है और वर्कफ़्लो के लिए कार्य सूची में कोई अधिकार अनुमोदन कार्य बनाता है.

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अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

कोई अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो दस्तावेज़ या आइटम्स के लिए अधिकार अनुमोदन कार्य बनाने के लिए डिज़ाइन किया जाता है. ये कार्य किसी विशिष्‍ट व्यक्तियों को नहीं असाइन किए जाते, लेकिन इनमें से कुछ कार्य वर्कफ़्लो की कार्य सूची में रिकॉर्ड किए जाते हैं. ऐसे व्यक्ति जिन्हें इन कार्य सूची (उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड प्रबंधक) तक पहुँचने की अनुमति है वे कार्य सूची में जा सकते हैं और आइटम्स का हटाना अनुमोदित या अस्वीकार कर इन कार्यों को पूर्ण कर सकते हैं.

अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य अलग-अलग या एक साथ पूर्ण किए जा सकते हैं. चूँकि ऐसा संभव है कि अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो अधिकार अनुमोदन कार्य का उच्च मान एक बार में ही जनरेट करे, तो यह एक साथ वर्कफ़्लो कार्य करने में आपके लिए मददगार हो सकता है.

कोई एकल अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य पूर्ण करना

  1. जिस अधिकार अनुमोदन कार्य को आप पूर्ण करना चाहते हैं उसका पता लागाने के लिए साइट के कार्य सूची में जाएँ.

    नोट: यदि वर्कफ़्लो डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग नहीं करता है, तो वर्कफ़्लो कार्य कार्य सूची में प्रकट नहीं होता है. आपके वर्कफ़्लो कार्य का पता लगाने के लिए, उस सूची या लायब्रेरी पर जाएँ जहाँ पर वर्कफ़्लो आइटम सहजा गया है. आपका इच्छित आइटम इंगित करें, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो क्लिक करें. वर्कफ़्लो स्थिति पेज पर, कार्य के तहत, वर्कफ़्लो की कार्य सूची की लिंक क्लिक करें.

  2. उस कार्य का नाम इंगित करें जिसे आप पूर्ण करना चाहते हैं, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब आइटम संपादित करें क्लिक करें.

  3. अधिकार के लिए सबमिट किया गया आइटम देखने के लिए, कृपया इसका अधिकार अधिकार अनुमोदित करें के आगे वाली लिंक क्लिक करें.

  4. अनुमोदन के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • आइटम हटाने के लिए, यह आइटम हटाएँ क्लिक करें, और तब यह निर्दिष्ट करें कि क्या आप ऑडिट लॉग में आइटम के मेटाडेटा की कोई प्रति बनाए रखना चाहते हैं.

    • आइटम बनाए रखने के लिए, यह आइटम न हटाएँ क्लिक करें.

  5. टिप्पणियों के तहत, आपके द्वारा किए गए कार्य के बारे में टिप्पणियाँ लिखें.

  6. ठीक क्लिक करें.

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एकाधिक अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो कार्य एक बार में ही पूर्ण करना

  1. अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो की कार्य सूची खोलें जिसके लिए आप एकाधिक कार्य एक साथ पूर्ण करना चाहते हैं.

    नोट: यदि वर्कफ़्लो डिफ़ॉल्ट कार्य सूची का उपयोग नहीं करता है, तो वर्कफ़्लो कार्य कार्य सूची में प्रकट नहीं होता है. आपके वर्कफ़्लो कार्य का पता लगाने के लिए, उस सूची या लायब्रेरी पर जाएँ जहाँ पर वर्कफ़्लो आइटम सहजा गया है. आपका इच्छित आइटम इंगित करें, प्रकट होने वाला तीर क्लिक करें, और तब वर्कफ़्लो क्लिक करें. वर्कफ़्लो स्थिति पेज पर, कार्य के तहत, वर्कफ़्लो की कार्य सूची की लिंक क्लिक करें.

  2. वर्कफ़्लो की कार्य सूची में, क्रियाएँ मेनू पर मेन्‍यू छवि‍ , सभी कार्य संसाधित करें क्लिक करें.

  3. एकमुश्त कार्य चयन अनुभाग में, उस कार्य का चयन करें जिसे आप एकमुश्त करना चाहते हैं.

  4. यदि आप कार्य सूची में अधिकार अनुमोदन कार्य का सबसेट प्रदर्शित करने के लिए ‍फ़िल्टर लागू करते हैं, तो कार्य जानकारी अनुभाग में, यह सुनिश्चित करें कि आपने इच्छित कार्यों को फ़िल्टर कर लिया है.

  5. ठीक क्लिक करें.

  6. अधिकार के तहत, निम्न में से कोई कार्य करें:

    • अधिकार के आइटम्स का अनुमोदन करने के लिए, ये आइटम हटाएँ क्लिक करें. यदि आप यदि आप इन आइटम्स के लिए मेटाडेटा की प्रतियाँ रखना चाहते हैं, तो ऑडिट लॉग में आइटम के मेटाडेटा की प्रतिलिपियाँ रखें चेक बॉक्स का चयन करें.

    • अधिकार के इन आइटम्स को निरस्त करने के लिए, ये आइटम्स न हटाएँ क्लिक करें.

  7. आपकी अधिकार क्रियाएँ के बारे में आपकी इच्छित टिप्पणियाँ टिप्पणियाँ के तहत लिखें.

  8. ठीक क्लिक करें.

  9. परिणाम अनुभाग में, एकमुश्त कार्य संसाधन कार्रवाई के परिणाम देखें, और तब ठीक क्लिक करें.

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