कार्यपत्रक सूत्रों में PivotTable कक्षों को कनवर्ट करना

PivotTable रिपोर्ट में अनेक लेआउट्स हैं जो रिपोर्ट के लिए पूर्वनिर्धारित संरचना प्रदान करते हैं, लेकिन आप इन लेआउट्स को अनुकूलित नहीं कर सकते. यदि आपको PivotTable रिपोर्ट का लेआउट बनाने में अधिक सुविधा चाहिए, आप कार्यपत्रक सूत्रों में कक्षों को कनवर्ट कर सकते हैं, और तब कार्यपत्रक में सभी उपलब्ध सुविधाओं का पूर्ण लाभ लेकर इन कक्षों के लेआउट को बदल सकते हैं. आप या तो कक्षों को Cube फ़ंक्शन का उपयोग करने वाले सूत्रों में बदल सकते हैं या GETPIVOTDATA फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं. कक्षों को सूत्र में बदलने से इन अनुकूलित PivotTable रिपोर्ट्स को बनाने, अद्यतन करने, और प्रबंधित करने की प्रक्रिया आसान बन जाती है.

जब आप कक्षों को सूत्रों में कनवर्ट करते हैं, तो ये सूत्र समान डेटा पर PivotTable रिपोर्ट के रूप में पहुँच पाते हैं और अद्यतन किए गए परिणाम देखने के लिए ताज़ा किए जा सकते हैं. यद्यपि, रिपोर्ट फ़िल्टर्स पर संभावित अपवाद सहित, आप PivotTable रिपोर्ट की सहभागी सुविधाओं, जैसे फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग, या स्तर विस्तृत करने और संक्षिप्त करने में पहुँच नहीं पा सकते.

नोट:  जब आप Online Analytical Processing (OLAP) PivotTable रिपोर्ट कनवर्ट करते हैं, तो आप अद्यतन किए गए माप मान पाने के लिए डेटा ताज़ा करना जारी रख सकते हैं, लेकिन आप रिपोर्ट में प्रदर्शित वास्तविक सदस्यों को अद्यतन नहीं कर सकते.

आप क्या करना चाहते हैं?

PivotTable रिपोर्ट्स को कार्यपत्रक सूत्रों में कनवर्ट करने के लिए सामान्य परिदृश्यों को जानना

कक्षों को Cube फ़ंक्शंस का उपयोग करने वाले सूत्रों में कनवर्ट करना

GETPIVOTDATA फ़ंक्शन का उपयोग करके कक्ष कनवर्ट करना

PivotTable रिपोर्ट्स को कार्यपत्रक सूत्रों में कनवर्ट करने के लिए सामान्य परिदृश्यों को जानना

कनवर्ट किए गए कक्षों का लेआउट अनुकूलित करने के लिए PivotTable कक्षों को कार्यपत्रक सूत्रों में कनवर्ट करने के बाद आप क्या कर सकते हैं इस पर विशेष तौर से निम्न उदाहरण हैं.

कक्षों को पुनर्व्यवस्थित करना और हटाना    

मान लें कि आपके पास आवर्ती रिपोर्ट है जिसे आपको अपने स्टाफ़ के लिए प्रति माह बनाना पड़ता है. आपको रिपोर्ट जानकारी का केवल सबसेट चाहिए और आप डेटा का अनुकूलित तरीके से लेआउट बनाना चाहेंगे. आप इच्छित कक्षों को डिज़ाइन लेआउट में केवल ले जा सकते हैं और व्यवस्थित कर सकते हैं, उन कक्षों को हटा सकते हैं जो आवश्यक रूप से मासिक स्टाफ़ रिपोर्ट के लिए नहीं है, और तब आवश्यकता अनुसार कक्षों और कार्यपत्रक को स्वरूपित कर सकते हैं.

पंक्तियाँ और स्तंभ सम्मिलित करना    

मान लें कि आप क्षेत्र और उत्पाद समूह की पिछले दो वर्षों की विक्रय जानकारी दिखाना चाहते हैं, और आप अतिरिक्त पंक्तियों में विस्तृत उल्लेख सम्मिलित करना चाहते हैं. केवल पंक्ति सम्मिलित करें और पाठ दर्ज करें. इसके अलावा, आप उस क्षेत्र और उत्पाद समूह का विक्रय दिखाने वाला कोई स्तंभ जोड़ना चाहते हैं जो मूल PivotTable रिपोर्ट में नहीं है. केवल कोई स्तंभ सम्मिलित करें, इच्छित परिणाम पाने के लिए कोई सूत्र जोड़ें, और तब प्रत्येक पंक्ति के लिए परिणाम पाने हेतु स्तंभ को भरें.

एकाधिक डेटा स्रोतों का उपयोग करना    

मान लें आप, यह सुनिश्चित करने के लिए कि परीक्षण डेटाबेस अपेक्षित परिणाम देता है या नहीं, आप उत्पादन और परीक्षण डेटाबेस के परिणामों की तुलना करना चाहते हैं. आप आसान‍ी से कक्ष सूत्रों की प्रतिलिपि बना सकते हैं और तब इन परिणामों की तुलना करने के लिए परीक्षण डेटाबेस इंगित करने के लिए कनेक्शन तर्क बदल सकते हैं.

उपयोगकर्ता इनपुट भिन्न रखने के लिए कक्ष संदर्भों का उपयोग करना    

मान लें कि आप उपयोगकर्ता इनपुट के आधार पर संपूर्ण रिपोर्ट बदलना चाहते हैं. आप Cube सूत्रों के तर्कों को कार्यपत्रक के कक्ष संदर्भों में बदल सकते हैं, और तब विभिन्न परिणाम प्राप्त करने के लिए इन कक्षों में विभिन्न मान दर्ज कर सकते हैं.

असमान पंक्ति या स्तंभ लेआउट (जो असमान रिपोर्टिंग भी कहलाते हैं) बनाना    

मान लें कि आपको वो 2008 स्तंभ वाली रिपोर्ट जो वास्तविक विक्रय कहलाती है, 2009 स्तंभ वाली रिपोर्ट, जो प्रोजेक्टेड विक्रय कहलाती है, बनाने की आवश्यकता है, लेकिन आपको अन्य स्तंभों की आवश्यकता नहीं है. आप PivotTable रिपोर्ट, जिसके लिए सममित रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है, से भिन्न केवल उन स्तंभों वाली कोई रिपोर्ट बना सकते हैं.

अपने स्वयं के Cube सूत्र और MDX व्यंजकों को बनाना    

मान लें कि आप तीन विशिष्ट विक्रय प्रतिनिधियों द्वारा जुलाई माह के लिए किसी विशेष उत्पाद हेतु विक्रय दिखाने वाली कोई रिपोर्ट बनाना चाहते हैं. यदि आप MDX व्यंजक और OLAP क्वेरीज़ के बारे में जानते हैं, तो आप स्वयं Cube फ़ंक्शन दर्ज कर सकते हैं. यद्यपि यह सूत्र विस्तृत हो सकते हैं, लेकिन आप सूत्र स्वत: समाप्त का उपयोग कर इन सूत्रों को बेहतर बना सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, सूत्र स्वत: समाप्त का उपयोग करें.

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कक्षों को Cube फ़ंक्शंस का उपयोग करने वाले सूत्रों में कनवर्ट करना

नोट: आप इस कार्यविधि का उपयोग कर केवल ऑनलाइन ऐनालिटिकल प्रोसेसिंग (OLAP) PivotTable रिपोर्ट कनवर्ट कर सकते हैं.

  1. भविष्य में उपयोग करने हेतु PivotTable रिपोर्ट सहेजने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस रूप में सहेजें आदेश का Microsoft Office बटन बटन छवि पर उपयोग कर PivotTable कनवर्ट करने से पहले कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि बनाएँ. अधिक जानकारी के लिए, कोई फ़ाइल सहेजें.

  2. PivotTable रिपोर्ट बनाएँ जिससे कि आप कनवर्ज़न के बाद निम्न करके कक्षों की पुनर्व्यवस्था कम कर सकते हैं:

    • लेआउट को बदलें जिससे कि यह इच्छित लेआउट में बदल जाए.

    • रिपोर्ट पर आदान-प्रदान करें, जैसे कि इच्छित परिणाम पाने के लिए रिपोर्ट फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग, और पुन: डिज़ाइन करना.

  3. PivotTable रिपोर्ट क्लिक करें.

  4. विकल्प टैब पर, उपकरण समूह में, OLAP उपकरण क्लिक करें, और तब सूत्रों में कनवर्ट करें क्लिक करें.

    यदि कोई रिपोर्ट फ़िल्टर नहीं है, तो कनवर्ज़न प्रक्रिया पूरी हो जाती है. यदि एक या अधिक रिपोर्ट फ़िल्टर हों, तो सूत्रों में कनवर्ट करें संवाद बॉक्स दिखाई देता है.

  5. यह तय करें कि आप PivotTable रिपोर्ट कैसे कनवर्ट करना चाहते हैं:

    संपूर्ण PivotTable रिपोर्ट कनवर्ट करना    

    • रिपोर्ट फ़िल्टर्स कनवर्ट करें चेक बॉक्स का चयन करें.

      यह सभी कक्षों को कार्यपत्रक सूत्रों में कनवर्ट करता है और संपूर्ण PivotTable रिपोर्ट हटाता है.

      केवल PivotTable पंक्ति लेबल्स, स्तंभ लेबल्स, और मान क्षेत्र कनवर्ट करना, लेकिन रिपोर्ट फ़िल्टर्स रखना    

    • सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट फ़िल्टर्स कनवर्ट करें चेक बॉक्स साफ़ है. (यह डिफ़ॉल्ट है.)

      इससे सभी पंक्ति लेबल, स्तंभ लेबल, और मान क्षेत्र कक्ष कार्यपत्रक सूत्र में कनवर्ट होते हैं, और मूल PivotTable रिपोर्ट रह जाती है, लेकिन यह केवल रिपोर्ट फ़िल्टर्स के साथ हो सकता है, जिससे कि आप रिपोर्ट फ़िल्टर्स का उपयोग कर फ़िल्टर करना जारी रख सकते हैं.

      नोट:  यदि PivotTable स्वरूप 2000-2003 या पिछले संस्करण का है, तो आप केवल संपूर्ण PivotTable रिपोर्ट को कनवर्ट कर सकते हैं.

  6. कनवर्ट करें क्लिक करें.

    कनवर्ज़न कार्रवाई सबसे पहले यह सुनिश्चित करने के लिए PivotTable रिपोर्ट ताज़ा करती है कि अद्यतन किए गए डेटा का उपयोग किया जा रहा है या नहीं.

    कनवर्ज़न कार्रवाई होने के दौरान संदेश स्थिति पट्टी में प्रदर्शित होता है. यदि कार्रवाई के लिए अधिक समय लगता है और आप और कभी कनवर्ट करना चाहें, तो कार्रवाई रद्द करने के लिए ESC दबाएँ.

    नोट्स: 

    • आप छुपे हुए स्तरों पर लागू फ़िल्टर्स सहित कक्षों को कनवर्ट नहीं कर सकते.

    • आप उन कक्षों को कनवर्ट नहीं कर सकते जिसके फ़ील्ड्स में कस्टम परिकलन होते हैं जो मान फ़ील्ड सेटिंग संवाद बॉक्स के मान इस रूप में दिखाएँ टैब द्वारा बनाए गए. (विकल्प टैब पर, सक्रिय फ़ील्ड समूह में, सक्रिय फ़ील्ड क्लिक करें, और तब मान फ़ील्ड सेटिंग क्लिक करें.)

    • कनवर्ट किए गए कक्षों के लिए, कक्ष स्वरूपण सु‍रक्षित रखा जाता है, लेकिन PivotTable शैलियाँ हटाई जाती हैं क्योंकि यह शैलियाँ केवल PivotTables पर लागू की जा सकती हैं.

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GETPIVOTDATA फ़ंक्शन का उपयोग करके कक्ष कनवर्ट करना

कक्षों को कार्यपत्रक सूत्रों में गैर-OLAP डेटा स्रोतों पर कार्य करते समय, या जब आप PivotTable संस्करण 2007 स्वरूप में नवीनीकरण न करना चाहें, या जब आप Cube फ़ंक्शंस की जटिलता से बचना चाहें, तब PivotTable रिपोर्ट में कनवर्ट करने के लिए किसी सू‍त्र में GETPIVOTDATA फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं.

  1. यह सुनिश्चित करें कि PivotTable समूह में Options टैब पर Generate GETPIVOTDATA आदेश चालू है.

    नोट: बनाएँ पिवट डेटा प्राप्त करें आदेश Excel विकल्प में सूत्र के साथ कार्य कर रहा अनुभाग की सूत्र श्रेणी में PivotTable संदर्भों के लिए GETPIVOTTABLE फ़ंक्शंस उपयोग करें सेट या रिक्त करता है.

  2. PivotTable रिपोर्ट में, यह सुनिश्चित करें कि आप जिस कक्ष का प्रत्येक सूत्र में उपयोग करना चाहते हैं वह दृश्यमान है.

  3. कार्यपत्रक कक्ष में PivotTable रिपोर्ट के बाहर, वह सूत्र लिखें जिसे आप उस बिंदु तक चाहते हैं जहाँ आप रिपोर्ट से डेटा शामिल करना चाहते हैं.

  4. PivotTable रिपोर्ट में उस कक्ष को क्लिक करें जिसका आप PivotTable रिपोर्ट में अपने सूत्र में उपयोग करना चाहते हैं. GETPIVOTDATA कार्यपत्रक फ़ंक्शन आपके उस सूत्र में जोड़ा जाता है जो PivotTable रिपोर्ट से डेटा प्राप्त करता है. यदि रिपोर्ट लेआउट बदलता है या आप डेटा ताज़ा करते हैं, तो यह फ़ंक्शन सही डेटा को प्राप्त करना जारी रखता है.

  5. अपना सूत्र लिखना समाप्त करें और ENTER दबाएँ.

नोट: यदि आप रिपोर्ट से GETPIVOTDATA सूत्र में संदर्भित कोई भी कक्ष निकालते हैं, तो सूत्र #REF! देता है.

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