कक्ष और उपकरण मेलबॉक्सेस

यदि आपके पास कॉन्फ़्रेंस कक्ष, कंपनी की कार या वे उपकरण हैं, जो प्रत्येक व्यक्ति को उपयोग करना होते हैं, तो आपको उन संसाधनों को सभी के लिए आरक्षित रखने के तरीके पर काम करना होगा. इसे करने का सर्वश्रेष्ठ तरीका है प्रत्येक संसाधन के लिए Office 365 में कक्ष या उपकरण मेलबॉक्स बनाना. आप अपने प्रथम तल कॉन्फ़्रेंस कक्ष, मीडिया उपकरण या चलते-फिरते ट्रक के लिए इसे बना सकते हैं.

आपके द्वारा कक्ष या उपकरण मेलबॉक्स बनाने के बाद, कंपनी में प्रत्येक व्यक्ति Outlook का उपयोग करके मीटिंग या ईवेंट के लिए इसे आरक्षित कर सकता है. अगले दो टैब में इसे उपयोग करने का तरीका और इसे सेट करने का तरीका जानें. कक्ष और उपकरण मेलबॉक्स के बारे में कुछ अन्य सामान्य प्रश्न यहाँ दिए गए हैं.

Outlook खोलें और नई मीटिंग बनाएँ. मीटिंग में कक्ष या उपकरण को किसी व्यक्ति के रूप में जोड़ें और कक्ष या उपकरण की उपलब्धता का लाइव कैलेंडर दृश्य देखने के लिए शेड्यूलिंग सहायक चुनें. यदि घंटा स्लॉट साफ़ है, तो यह उपलब्ध है; यदि यह नीला है, तो यह आरक्षित है.

Outlook में आपके द्वारा शेड्यूल की गई मीटिंग खोलें और फिर किसी सहभागी की तरह मीटिंग से कक्ष या उपकरण को निकाल दें. ऐसा करने से अन्य लोगों को आरक्षित करने के लिए स्थान खाली हो जाएगा.

नहीं, आपको अनुरोधों को स्वीकार या अस्वीकार करने की आवश्यकता नहीं है. आप निर्णय ले सकते हैं कि आप कक्ष या उपकरण को स्वचालित रूप से बुक करना चाहते हैं या अपनी कंपनी में किसी के द्वारा प्रबंधित करना चाहते हैं.

नहीं. हालाँकि आपके संगठन में अधिकांश लोगों को Office 365 का उपयोग करने के लिए लायसेंस की आवश्यकता होती है, आपको कक्ष मेलबॉक्स या उपकरण मेलबॉक्स के लिए कोई लायसेंस असाइन करने की आवश्यकता नहीं है.

नहीं, आपको कक्ष मेलबॉक्स या उपकरण मेलबॉक्स के लिए प्रभारी की आवश्यकता नहीं है.

कक्ष या उपकरण मेलबॉक्सेस का उपयोग करने के लिए, अपने कंप्यूटर से Outlook खोलें या वेब पर Outlook में साइन इन करें. कोई नई मीटिंग शेड्यूल करें और मीटिंग में कक्ष या उपकरण जोड़ें जैसे आप अन्य कर्मचारियों या ग्राहकों को आमंत्रित करते समय करते हैं. अब आपने इसे आरक्षित कर लिया है.

  1. अपने कंप्यूटर पर Outlook खोलें.

  2. मुख पृष्ठ टैब पर नए आइटम > मीटिंग चुनें.

    मीटिंग शेड्यूल करने के लिए, मुख पृष्ठ टैब पर, नए समूह में, नए आइटम और फिर मीटिंग चुनें.

    या, अपने कैलेंडर से, बस नई मीटिंग चुनें.

  3. प्रति फ़ील्ड में, जिस प्रतिभागी को आप आमंत्रित करना चाहते हैं, उसके साथ ही उस कॉन्फ़्रेंस कक्ष या उपकरण का नाम लिखें जिसे आप आरक्षित करना चाहते हैं,

    या, प्रति क्लिक करें फिर सूची में से कॉन्फ्रेंस कक्ष या उपकरण पर डबल-क्लिक करें. ठीक क्लिक करें.

    Outlook में कक्ष मेलबॉक्स आरक्षित करें
  4. विषय पंक्ति में, उस आरक्षण या मीटिंग का उद्देश्य लिखें.

  5. स्थान मान बदलें या ऐसे ही रहने दें.

  6. प्रारंभ समय और समाप्ति समय बदलें. या, चुनें दिन भर के ईवेंट चुनें. मीटिंग या आरक्षण को दोहराने के लिए, शीर्ष पर पुनरावर्तन चुनें.

    आरक्षित मीटिंग समय

  7. उद्देश्य बताता हुआ संदेश लिखें और यदि आवश्यक हो, तो फ़ाइलें अनुलग्न करें.

  8. अन्य लोगों को ऑनलाइन शामिल करने या मीटिंग में कॉल करने देने के लिए, Skype मीटिंग पर क्लिक करें.

  9. यह सुनिश्चित करने के लिए कक्ष, उपकरण और आपके द्वारा आमंत्रित लोग उपलब्ध हैं या नहीं, शीर्ष पर शेड्यूलिंग सहायक पर क्लिक करें. फिर कैलेंडर में उपलब्ध समय चुनें.

    देखें कि कक्ष उपकरण उपलब्ध है या नहीं

    युक्ति: शेड्यूलिंग कैलेंडर में, नीले रंग का अर्थ है कक्ष या उपकरण आरक्षित या व्यस्त है. कैलेंडर में सफ़ेद, या खाली चुनें.

  10. समाप्त कर लेने पर, भेजें चुनें.

कोई कक्ष या उपकरण मेलबॉक्स सेट करने के लिए, Office 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाएँ. (ऐसा करने के लिए आपको व्यवस्थापन अनुमति की आवश्यकता होगी.) मेलबॉक्स बनाएँ और प्रत्येक व्यक्ति को बताएँ कि वे मीटिंग और ईवेंट के लिए इसे आरक्षित करना प्रारंभ कर सकते हैं.

  1. अपनी कार्यालय या विद्यालय खाता के साथ Office 365 में साइन इन करें.

  2. Office 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाएँ.

  3. कक्ष या उपकरण की खोज करें या संसाधन > कक्ष और उपकरण पर नेविगेट करें.

    Office 365 संसाधनों पर जाएँ और कक्ष और उपकरण चुनें
  4. जोड़ें पर क्लिक करें.

  5. कक्ष या उपकरण फ़ील्ड भरें:

    Office 365 में कक्ष मेलबॉक्स जोड़ें
    • कक्ष या उपकरण: मेलबॉक्स का प्रकार जो आप बनाना चाहते हैं.

    • नाम: कोई मित्रवत् नाम या संक्षिप्त वर्णन.

    • ईमेल: कक्ष या उपकरण का ईमेल उपनाम. कक्ष या उपकरण के लिए मीटिंग अनुरोध भेजने के लिए यह आवश्यक है.

    • क्षमता: उन लोगों की संख्या जो कक्ष में फ़िट हो सकते हैं या एक ही समय पर उपकरण का उपयोग कर सकते हैं.

    • स्थान: किसी भवन या क्षेत्र में कक्ष की संख्या या कक्ष का स्थान.

    • फ़ोन नंबर: उस कक्ष का नंबर. यह व्यवसाय के लिए Skype का उपयोग करते समय जेनरेट किए गए मीटिंग फ़ोन नंबर से अलग होता है.

  6. जोड़ें चुनें.

  7. आपके द्वारा बनाए गए कक्ष या उपकरण मेलबॉक्स को देखने के लिए विवरण देखें चुनें.

    या, अनुमत मीटिंग समय, बुकिंग विंडो और इत्यादि बदलने के लिए शेड्यूलिंग विकल्प सेट करें चुनें.

    कक्ष और उपकरण बुकिंग विकल्पों को संपादित करें

  8. फिर सहेजें और बंद करें.

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