कक्षों पर डेटा सत्यापन लागू करना

आप डेटा सत्‍यापन का उपयोग उपयोगकर्ताओं द्वारा कक्ष में दर्ज किए जाने वाले डेटा के प्रकार या मानों को नियंत्रित करने के लिए करते हैं. उदाहरण के लिए, आप डेटा प्रविष्टि को दिनांकों की किसी निश्चित श्रेणी के लिए प्रतिबंधित करना, किसी सूची का उपयोग कर पसंदों को सीमित करना चाह सकते हैं या सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल धनात्‍मक पूर्णांक संख्‍याएँ ही दर्ज की जाएँ.

यह आलेख, डेटा सत्‍यापन Excel में कार्य करने के तरीकों का वर्णन करता है और आपके लिए उपलब्‍ध भिन्‍न डेटा सत्‍यापन तकनीकों की रूपरेखा तैयार करता है. इसमें कक्ष सुरक्षा शामिल नहीं होती, जो एक ऐसी सुविधा है जो आपको किसी कार्यपत्रक में निश्चित कक्षों को "अवरोधित‍" करने या छुपाने देती है ताकि उन्हें संपादित या अधिलेखित नहीं किया जा सके.

महत्वपूर्ण: If you save worksheet data to Excel Services and want to use data validation to restrict data entry, you need to create the data validation in Excel before you save it to Excel Services. Excel Services supports data entry, but you won’t be able to create data validation.

इस आलेख में

डेटा सत्यापन का ओवरव्यू

डेटा सत्यापन सूचना प्रबंधित करना

किसी कक्ष या रेंज में डेटा सत्यापन जोड़ना

डेटा सत्यापन के अन्य प्रकार जोड़ना

डेटा सत्यापन का ओवरव्यू

डेटा सत्यापन क्या है?

डेटा सत्यापन Excel की एक सुविधा है जिसका उपयोग आप यह प्रतिबंध निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि किसी कक्ष में कौन सा डेटा दर्ज किया जा सकता है या किया जाना चाहिए. अमान्य डेटा को उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज करने से रोकने के लिए आप डेटा सत्यापन कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. यदि आप चाहते हैं, तो आप उपयोगकर्ताओं को अमान्य डेटा को दर्ज करने की अनुमति दे सकते हैं परंतु जब वे कक्ष में लिखने का प्रयास करें तो उन्हें चेतावनी दें. आप कक्ष के लिए किस इनपुट की अपेक्षा करते हैं, यह निर्धारित करने के लिए संदेश, और सभी त्रुटियों को सही करने में उपयोगकर्ताओं की मदद के लिए निर्देश भी उपलब्ध करा सकते हैं.

उदाहरण के लिए, किसी विपणन कार्यपुस्तिका में, आप किसी कक्ष को केवल उन खाता संख्याओं को ही अनुमति देने के लिए सेट कर सकते हैं जो ठीक तीन वर्णों की लंबाई वाले हों. जब उपयोगकर्ता कक्ष का चयन करते हैं, तो आप इस प्रकार का एक संदेश उन्हें दिखा सकते हैं:

यदि उपयोगकर्ता इस संदेश पर ध्यान नहीं देते हैं और कक्ष में अमान्य डेटा लिखते हैं, जैसे दो अंकीय या पाँच अंकीय संख्या, तो आप उन्हें वास्तविक त्रुटि संदेश दिखा सकते हैं.

थोड़े अधिक उन्नत परिदृश्य में, डेटा सत्यापन का उपयोग आप कार्यपुस्तिका में अन्यत्र मौजूद मान के आधार पर किसी कक्ष में अधिकतम अनुमत मान का परिकलन करने के लिए कर सकते हैं. निम्न उदाहरण में, उपयोगकर्ता ने कक्ष E7 में $4,000 लिखा है, जो कमीशन और बोनस के लिए निर्दिष्ट की गई अधिकतम सीमा से अधिक है.

भुगतान बजट के बढ़ने या घटने के साथ ही E7 में अधिकतम अनुमत मान स्वचालित रूप से बढ़ता या घटता है.

डेटा सत्यापन आदेश डेटा टैब पर, डेटा उपकरण समूह में स्थित होते हैं.

आप डेटा सत्यापन को डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में कॉन्फ़िगर करते हैं.

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डेटा सत्यापन कब उपयोगी होता है?

जब आप अपने संगठन में किसी कार्यपुस्तिका को दूसरों के साथ साझा करना चाहते हैं और कार्यपुस्तिका में दर्ज डेटा को सटीक और स्थिर चाहते हैं, तो डेटा सत्यापन बहुत ही महत्वपूर्ण होता है.

अन्य बातों के साथ, आप निम्न कार्य करने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग कर सकते हैं:

  • सूची में पूर्वपरिभाषित आइटम्स के लिए डेटा प्रतिबंधित करना    उदाहरण के लिए, आप विभागों के प्रकार को विक्रय, वित्तीय, शोध एवं विकास, और सूचना प्रौद्योगिकी तक सीमित कर सकते हैं. इसी प्रकार, आप कार्यपत्रक में किसी अन्य जगह पर कक्षों की किसी श्रेणी से मानों की सूची बना सकते हैं.

  • निर्दिष्ट श्रेणी की सीमा से बाहर की संख्याओं को प्रतिबंधित करना    उदाहरण के लिए, आप कटौतियों की निम्न सीमा को किसी विशिष्ट कक्ष में बच्चों की संख्या का दो गुना निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  • किसी निश्चित समय सीमा के बाहर की दिनांक प्रतिबंधित करना    उदाहरण के लिए, आप आज की दिनांक और इससे 3 दिनों बाद के बीच की समय सीमा निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  • किसी निश्चित समय सीमा के बाहर का समय प्रतिबंधित करना    उदाहरण के लिए, रेस्तराँ खुलने के समय और रेस्तराँ खुलने के 5 घंटों के बीच नाश्ता परोसने के लिए समय सीमा निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  • पाठ वर्णों की संख्या सीमित करना    उदाहरण के लिए, आप किसी कक्ष में अनुमानित पाठ को 10 या उससे कम वर्णों के लिए सीमित कर सकते हैं. इसी प्रकार, आप किसी पूर्ण नाम फ़ील्ड (C1) के लिए विशिष्ट लंबाई को किसी प्रथम नाम फ़ील्ड (A1) और अंतिम नाम फ़ील्ड (B1) की वर्तमान लंबाई के साथ 10 वर्णों के लिए सेट कर सकते हैं.

  • सूत्रों या अन्य कक्षों में मान के आधार पर डेटा का सत्यापन करना    उदाहरण के लिए, आप कुल प्रस्तावित भुगतान के मान के आधार पर, कमीशन और बोनस के लिए $3,600 की अधिकतम सीमा सेट करने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग कर सकते हैं. यदि उपयोगकर्ता कक्ष में $3,600 से अधिक दर्ज करते हैं, तो उन्हें एक सत्यापन संदेश दिखाई देगा.

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डेटा सत्यापन संदेश

किसी कक्ष में उपयोगकर्ताओं द्वारा अमान्य डेटा दर्ज करने पर उन्हें जो दिखाई देता है, वह इस पर आधारित होता है कि आपने डेटा सत्यापन को कैसे कॉन्फ़िगर किया है. उपयोगकर्ता द्वारा कक्ष का चयन करने पर आप किसी इनपुट संदेश को दिखाना चुन सकते हैं. आप जिस प्रकार का डेटा कक्ष में दर्ज करना चाहते हैं उस बारे में उपयोगकर्ताओं को दिशानिर्देश प्रदान करने के लिए आमतौर पर इनपुट संदेशों का उपयोग किया जाता है. इस प्रकार का संदेश कक्ष के समीप दिखाई देता है. यदि आप चाहें, तो आप इस संदेश को ले जा सकते हैं और यह तब तक वहीं रहता है जब तक आप इसे किसी अन्य कक्ष में नहीं ले जाते या Esc नहीं दबाते.

आप त्रुटि सूचना दिखाना भी चुन सकते हैं जो केवल तब प्रकट होता है जब उपयोगकर्ता अमान्य डेटा दर्ज करते हैं.

आप तीन प्रकार की त्रुटि सूचनाओं में से चयन कर सकते हैं:

चिह्न

प्रकार

इसके लिए उपयोग करें

रोकें

उपयोगकर्ताओं को किसी कक्ष में अमान्य डेटा दर्ज करने से रोकें. किसी रोकें सूचना संदेश के दो विकल्प होते हैं: पुनर्प्रयास करें या रद्द करें.

चेतावनी

उपयोगकर्ताओं को डेटा दर्ज करने से रोके बिना ही उन्हें चेतावनी दें कि उनके द्वारा दर्ज किया गया डेटा अमान्य है. जब कोई चेतावनी सूचना संदेश दिखाई देता है, तो उपयोगकर्ता अमान्य प्रविष्टि को स्वीकार करने के लिए हाँ, अमान्य प्रविष्टि को संपादित करने के लिए नहीं, या अमान्य प्रविष्टि को निकालने के लिए रद्द करें क्लिक कर सकते हैं.

जानकारी

उपयोगकर्ताओं को डेटा दर्ज करने से रोके बिना ही उन्हें चेतावनी दें कि उनके द्वारा दर्ज किया गया डेटा अमान्य है. इस प्रकार की त्रुटि सूचना सर्वाधिक परिवर्तनीय होती है. जब कोई जानकारी सूचना संदेश दिखाई देता है, तो उपयोगकर्ता अमान्य मान को स्वीकार करने के लिए ठीक या उसे अस्वीकार करने के लिए रद्द करें क्लिक कर सकते हैं.

आप उस पाठ को अनुकूलित कर सकते हैं जिसे उपयोगकर्ता किसी त्रुटि सूचना संदेश में देखते हैं. यदि आप ऐसा नहीं करना चुनते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को डिफ़ॉल्ट संदेश दिखाई देता है.

इनपुट संदेश और त्रुटि सूचना केवल तब ही दिखाई देते हैं जब डेटा सीधे कक्षों में ही लिखा गया हो. वे निम्न शर्तों के अंतर्गत दिखाई नहीं देते:

  • उपयोगकर्ता कक्ष में डेटा को प्रतिलिपि बनाकर या भरण के द्वारा दर्ज करता है.

  • कक्ष में सूत्र उस परिणाम को परिकलित करता है जो मान्य नहीं है.

  • मैक्रो अमान्य डेटा को कक्ष में प्रविष्ट करता है.

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डेटा सत्यापन के साथ कार्य करने की युक्तियाँ

इन युक्तियों और तरकीबों का उपयोग Excel में डेटा सत्यापन के साथ कार्य करने के लिए करें.

  • यदि आपने कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को सुरक्षित करना करने की योजना बनाई है, तो किसी भी सत्यापन सेटिंग को निर्दिष्ट करने के बाद इसे रक्षित करें. सुनिश्चित करें कि कार्यपत्रक को रक्षित करने से पहले आपने सभी सत्यापित कक्षों को अनलॉक कर लिया है. अन्‍यथा, उपयोगकर्ता कक्षों में किसी भी डेटा को लिखने में समर्थ नहीं होंगे.

  • यदि आप कार्यपुस्तिका को साझा करने की योजना बनाते हैं, तो डेटा सत्यापन और सुरक्षा सेटिंग्स को निर्दिष्ट करने के बाद ही इसे साझा करें. आपके द्वारा किसी कार्यपुस्तिका को साझा करने के बाद, जब तक आप साझा किए जाने को रोकते नहीं हैं तब तक आप सत्यापन सेटिंग्स को नहीं बदल सकेंगे. हालाँकि, कार्यपुस्तिका के साझा रहने के दौरान आपके द्वारा निर्दिष्ट कक्षों को Excel सत्यापित करना जारी रखेगा.

  • आप उन कक्षों में डेटा सत्यापन लागू कर सकते हैं जिनमें पहले से ही डेटा दर्ज है. हालाँकि, Excel स्वचालित रूप से आपको यह सूचित नहीं करता कि मौजूदा कक्षों में अमान्य डेटा है. इस स्थिति में, आप Excel को कार्यपत्रक पर अमान्य डेटा पर वृत्त बनाने का निर्देश देकर उसको हाइलाइट कर सकते हैं. एक बार जब आप अमान्य डेटा को पहचान लें, तो आप वृत्तों को दोबारा छुपा भी सकते हैं. यदि आप किसी अमान्य प्रविष्टि को सही कर देते हैं, तो वृत्त अपने आप अदृश्य हो जाता है.

  • किसी कक्ष के लिए डेटा सत्यापन को शीघ्रता से निकालने के लिए, उसका चयन करें, और फिर डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स (डेटा टैब, डेटा उपकरण समूह) को खोलें. सेटिंग्स टैब पर, सब साफ़ करें क्लिक करें.

  • कार्यपत्रक पर डेटा सत्यापन वाले कक्षों को ढूँढने के लिए, मुख पृष्ठ टैब पर, संपादन समूह में, ढूँढें और चयन करें पर क्लिक करें और फिर डेटा सत्यापन पर क्लिक करें. डेटा सत्यापन वाले कक्षों को ढूँढने के बाद, आप सत्यापन सेटिंग्स को बदल सकते हैं, प्रतिलिपि बना सकते हैं या निकाल सकते हैं.

  • ड्रॉप-डाउन सूची बनाते समय, आप नाम निर्धारित करें आदेश (सूत्र टैब, निर्धारित नाम समूह) का उपयोग सूची शामिल करने वाली श्रेणी के नाम निर्धारण के लिए कर सकते हैं. आपके द्वारा किसी दूसरे कार्यपत्रक पर सूची बनाने के बाद, आप सूची वाला कार्यपत्रक छुपा सकते हैं और फिर कार्यपुस्तिका को रक्षित कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ताओं को सूची में पहुँच प्राप्त न हो.

यदि डेटा सत्यापन कार्य नहीं कर रहा हो, तो सुनिश्चित करें कि:

  • उपयोगकर्ता डेटा की प्रतिलिपि न बना रहे हों या उसे भर न रहे हों     डेटा सत्यापन को केवल तब संदेश दिखाने और अमान्य प्रविष्टियों को रोकने के लिए डिज़ाइन किया गया है जब उपयोगकर्ता सीधे कक्ष में डेटा लिखते हैं. जब डेटा की प्रतिलिपि बनाई जाती है या उसे भरा जाता है, तो संदेश दिखाई नहीं देते. उपयोगकर्ताओं को डेटा की प्रतिलिपि बनाने या कक्षों को खींचकर और छोड़कर भरने से रोकने के लिए, Excel विकल्प संवाद बॉक्स (फ़ाइल टैब, विकल्प आदेश) में उन्नत श्रेणी में भरण हैंडल और कक्ष खींचना और छोड़ना सक्षम करें चेक बॉक्स साफ़ करें, और फिर कार्यपत्रक को रक्षित करें.

  • मैन्युअल पुनर्परिकलन बंद है     यदि मैन्युअल पुनर्परिकलन चालू है, तो अपरिकलित कक्ष डेटा को सही प्रकार से सत्यापित होने से रोक सकते हैं. मैन्युअल पुनर्परिकलन को बंद करने के लिए, सूत्र टैब पर, परिकलन समूह में, परिकलन विकल्प पर क्लिक करें और फिर स्वचालित पर क्लिक करें.

  • सूत्र त्रुटि मुक्त हैं     सुनिश्चित करें कि सत्यापित कक्षों में सूत्र, त्रुटियाँ उत्पन्न न करें, जैसे कि #REF! या #DIV/0!. जब तक कि आप त्रुटि को सही नहीं कर लेते तब तक Excel डेटा सत्यापन पर ध्यान नहीं देता.

  • सूत्र में संदर्भित कक्ष सही हैं     यदि संदर्भित कक्ष परिवर्तित होते हैं जिससे कि सत्यापित किए गए कक्ष में सूत्र अमान्य परिणाम का परिकलन करता है, तो कक्ष के लिए सत्यापन संदेश प्रकट नहीं होगा.

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किसी डेटा सत्यापन सूचना को प्रबंधित करना

यदि आप किसी डेटा सत्यापन सूचना को तब देखते हैं, जब आप किसी कक्ष में डेटा दर्ज करने या परिवर्तित करने का प्रयास करते हैं, और आप इस बारे में स्पष्ट नहीं हैं कि आप क्या दर्ज कर सकते हैं, तो कार्यपुस्तिका के स्वामी से संपर्क करें.

यदि आपने कार्यपुस्तिका इनहेरिट की हो, तो आप डेटा सत्यापन को तब तक संशोधित नहीं कर सकते या निकाल नहीं सकते जब तक कि किसी पासवर्ड से रक्षित कार्यपत्रक का पासवर्ड आप न जानते हों. यदि संभव हो, तो आप कार्यपत्रक को अरक्षित करने में मदद के लिए पिछले स्वामी से संपर्क कर सकते हैं. आप किसी अन्य कार्यपत्रक पर भी डेटा की प्रतिलिपि बना सकते हैं और फिर डेटा सत्यापन को निकाल सकते हैं.

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किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा सत्यापन जोड़ना

तो आइए कुछ डेटा सत्यापन जोड़ें. इस अनुभाग में चरण यह बताते हैं कि एक प्रकार के सत्यापन को कैसे लागू करें—एक ड्रॉप डाउन सूची को प्रदान करके डेटा प्रविष्टि को प्रतिबंधित करके—और इसका अनुसरण करने वाली तालिका बताती है कि Excel द्वारा प्रदान किए जाने वाले सत्यपान के कुछ अन्य प्रकारों को कैसे जोड़ें.

किसी भी प्रकार का डेटा सत्यापन जोड़ने के लिए इस अनुभाग के पहले तीन चरणों का अनुसरण करें.

  1. सत्यापन करने के लिए एक या अधिक कक्षों का चयन करें.

  2. डेटा टैब पर, डेटा उपकरण समूह में, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें.

  3. यदि यह पहले से चयनित नहीं है, तो डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें.

  4. अनुमति दें बॉक्स में, सूची का चयन करें.

  5. स्रोत बॉक्स पर क्लिक करें और फिर सूची मानों को अपने Microsoft Windows सूची विभाजक वर्ण (डिफ़ॉल्ट रूप से अल्पविराम) द्वारा विभाजित करके लिखें. उदाहरण के लिए:

    • उत्तर को दो विकल्पों (उदाहरण के लिए "क्या आपके बच्चे हैं?") तक सीमित करने के लिए, हाँ, नहीं लिखें.

    • किसी विक्रेता की गुणवत्ता प्रतिष्ठा को तीन रेटिंग तक सीमित करने के लिए, निम्न, औसत, उच्च लिखें.

    • आप कार्यपुस्तिका में अन्यत्र मौजूद कक्षों की श्रेणी को संदर्भित करके भी सूची प्रविष्टियाँ बना सकते हैं.

      नोट: ड्रॉप-डाउन सूची की चौड़ाई डेटा सत्यापन वाले कक्ष की चौड़ाई से निर्धारित की जाती है. आपको उस कक्ष की चौड़ाई को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि उन मान्य प्रविष्टियों की चौड़ाई को ट्रंकेट होने से रोका जा सके जो ड्रॉप-डाउन सूची की चौड़ाई से अधिक चौड़ी हैं.

  6. सुनिश्चित करें कि कक्ष में ड्रॉपडाउन चेक बॉक्स चयनित किया गया है. अन्‍यथा, आप कक्ष के अगले ड्रॉप-डाउन तीर को देखने में समर्थ नहीं हो पाएँगे.

  7. आप रिक्त (शून्य) मानों को किस प्रकार प्रबंधित करना चाहते हैं यह निर्दिष्ट करने के लिए, रिक्ति पर ध्यान न दें चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें.

    नोट: यदि आपके अनुमत मान किसी निर्धारित नाम वाली कक्ष श्रेणी पर आधारित हैं और यदि उस श्रेणी में कहीं भी कोई रिक्त कक्ष है, तो रिक्ति पर ध्यान न दें चेक बॉक्स का चयन करने से किसी भी मान को सत्यापित कक्ष में दर्ज किया जा सकता है. यह सत्यापन सूत्रों से संदर्भित होने वाले सभी कक्षों के लिए भी सही है: यदि कोई भी संदर्भित कक्ष रिक्त है, तो रिक्ति पर ध्यान न दें चेक बॉक्स का चयन करने से किसी भी मान को सत्यापित कक्ष में दर्ज किया जा सकता है.

    युक्ति: यदि आप किसी कक्ष के लिए सत्यापन सेटिंग्स को बदलते हैं, तो आप समान सेटिंग्स वाले अन्य कक्षों पर अपने बदलावों को स्वचालित रूप से लागू कर सकते हैं. ऐसा करने के लिए, सेटिंग्स टैब पर, इन परिवर्तनों को समान सेटिंग्स वाले अन्य सभी कक्षों पर लागू करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. डेटा सत्यापन सही तरीके से काम कर रहा है, यह सुनिश्चित करने के लिए इसकी जाँच करें. आपकी सेटिंग्स उद्देश्य के अनुरूप कार्य कर रही है और आपके संदेश आपकी अपेक्षा के अनुरूप प्रकट हो रहे हैं यह सुनिश्चित करने के लिए कक्षों में मान्य और अमान्य दोनों प्रकार का डेटा दर्ज करके देखें.

मदद! डेटा सत्यापन आदेश अनुपलब्ध है.

  • कोई Excel तालिका किसी SharePoint साइट से लिंक हो सकती है     आप उस Excel तालिका में डेटा सत्यापन नहीं जोड़ सकते जो SharePoint साइट से लिंक है. डेटा सत्यापन जोड़ने के लिए, आपको Excel तालिका को अनलिंक करना होगा या Excel तालिका को किसी श्रेणी में कनवर्ट करना होगा.

  • आप वर्तमान में डेटा दर्ज कर रहे हो सकते हैं     आपके द्वारा कक्ष में डेटा दर्ज करने के दौरान डेटा टैब पर डेटा सत्यापन आदेश उपलब्ध नहीं होता है. डेटा दर्ज करना समाप्त करने के लिए, Enter या ESC दबाएँ.

  • कार्यपत्रक रक्षित या साझा हो सकता है     यदि कार्यपुस्तिका रक्षित है या साझा की गई है तो आप डेटा सत्यापन सेटिंग्स परिवर्तित नहीं कर सकते.

    वैकल्पिक इनपुट संदेश प्रदर्शित करें

  • इनपुट संदेश टैब (डेटा टैब > डेटा उपकरण > डेटा सत्यापन) क्लिक करें.

  • सुनिश्चित करें कि जब कक्ष चयनित हो, तो इनपुट संदेश दिखाएँ चेक बॉक्स चयनित है.

  • संदेश के लिए शीर्षक और पाठ भरें.

    अमान्य डेटा दर्ज किए जाने पर वैकल्पिक चेतावनी या त्रुटि संदेश निर्दिष्ट करें.

  • त्रुटि सूचना टैब (डेटा टैब > डेटा उपकरण > डेटा सत्यापन) क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि अमान्य डेटा दर्ज किए जाने पर त्रुटि सूचना दिखाएँ चेक बॉक्स चयनित है. यदि आप उपयोगकर्ताओं को उन प्रविष्टियों को लिखने की अनुमति देना चाहते हैं जो सूची में नहीं हैं, तो इसके बदले अमान्य डेटा दर्ज किए जाने पर त्रुटि सूचना दिखाएँ चेक बॉक्स साफ़ करें.

  • शैली बॉक्स के लिए निम्न विकल्पों में से किसी एक का चयन करें:

  • जानकारी संदेश, जो अमान्य डेटा प्रविष्टि को न रोके, प्रदर्शित करने के लिए, जानकारी का चयन करें.

  • चेतावनी संदेश, जो अमान्य डेटा प्रविष्टि को न रोके, प्रदर्शित करने के लिए, चेतावनी का चयन करें.

  • अमान्य डेटा प्रविष्टि को रोकने के लिए, रोकें का चयन करें.

  • संदेश के लिए शीर्षक और पाठ भरें (225 वर्णों तक). यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो Excel एक सामान्य चेतावनी संदेश प्रदर्शित करेगा.

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डेटा सत्यापन के अन्य प्रकारों को जोड़ना

निम्न तालिका अन्य प्रकार के डेटा सत्यापन को सूचीबद्ध करती है और उसे आपके कार्यपत्रकों में जोड़ने के लिए तरीके बताती है.

यह करने के लिए:

इन चरणों का अनुसरण करें:

सीमाओं के अंतर्गत पूर्णांक के लिए डेटा प्रविष्टि को प्रतिबंधित करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा सत्यापन जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें सूची से, पूर्णांक का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें. उदाहरण के लिए, ऊपरी और निचली सीमाओं को सेट करने के लिए, इनके बीच का चयन करें.

  4. अनुमति के लिए न्यूनतम, अधिकतम, या निर्दिष्ट मान दर्ज करें. आप ऐसा सूत्र भी दर्ज कर सकते हैं जो कोई संख्या मान लौटाता हो.

    उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप कक्ष F1 में डेटा सत्यापित कर रहे हैं. उस कक्ष में बच्चों की संख्या को दोगुने तक घटाने की न्यूनतम सीमा को सेट करने के लिए, डेटा बॉक्स में इससे बड़ा या इसके बराबर का चयन करें और न्यूनतम बॉक्स में, सूत्र =2*F1, दर्ज करें.

सीमाओं में किसी दशमलव संख्या के लिए डेटा प्रविष्टि को प्रतिबंधित करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा सत्यापन जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें बॉक्स में, दशमलव का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें. उदाहरण के लिए, ऊपरी और निचली सीमाओं को सेट करने के लिए, इनके बीच का चयन करें.

  4. अनुमति के लिए न्यूनतम, अधिकतम, या निर्दिष्ट मान दर्ज करें. आप ऐसा सूत्र भी दर्ज कर सकते हैं जो कोई संख्या मान लौटाता हो.

    उदाहरण के लिए, E1 कक्ष में कमीशन और बोनस के लिए अधिकतम सीमा के रूप में विक्रय प्रतिनिधि के वेतन का 6% सेट करने के लिए, डेटा बॉक्स में इससे छोटा या इसके बराबर चयन करें और सूत्र =E1*6% को अधिकतम बॉक्स में दर्ज करें.

    नोट: किसी उपयोगकर्ता को प्रतिशत दर्ज करने देने के लिए, उदाहरण के लिए 20%, अनुमति दें बॉक्स में दशमलव का चयन करें, डेटा बॉक्स में अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें, दशमलव के रूप में न्यूनतम, अधिकतम, या निर्दिष्ट मान दर्ज करें, उदाहरण के लिए .2 और फिर मुख पृष्ठ टैब पर संख्या समूह में कक्ष का चयन करके और प्रतिशत शैली बटन छवि पर क्लिक करके प्रतिशत के रूप में डेटा सत्यापन कक्ष प्रदर्शित करें.

डेटा प्रविष्टि को किसी दिनांक में समय सीमा के अंदर प्रतिबंधित करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा प्रमाणीकरण जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें बॉक्स में, दिनांक का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें. उदाहरण के लिए, किसी निश्चित दिन के बाद के दिनांकों को अनुमति देने के लिए, इससे बड़ा का चयन करें.

  4. अनुमति के लिए प्रारंभ, समाप्ति, या निर्दिष्ट दिनांक दर्ज करें. आप ऐसा सूत्र भी दर्ज कर सकते हैं जो कोई संख्या मान लौटाता हो.

    उदाहरण के लिए, आज के दिनांक और आज के दिनांक से 3 दिन के मध्य समयावधि सेट करने के लिए, डेटा बॉक्स में इनके बीच का चयन करें, प्रारंभ दिनांक बॉक्स में =TODAY() दर्ज करें, और समाप्ति दिनांक बॉक्स में =TODAY()+3 दर्ज करें.

डेटा प्रविष्टि को किसी समय सीमा के अंदर प्रतिबंधित करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा प्रमाणीकरण जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें बॉक्स में, समय का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें. उदाहरण के लिए, दिन के किसी निश्चित समय से पहले के समय की अनुमति देने के लिए, इससे कम का चयन करें.

  4. अनुमति के लिए प्रारंभ, समाप्ति, या निर्दिष्ट समय दर्ज करें. यदि आप विशेष समय दर्ज करना चाहते हैं, तो hh:mm समय स्वरूप का उपयोग करें.

    उदाहरण के लिए, मान लीजिए आपके पास नाश्ता परोसने के लिए कक्ष G1 में दर्ज कोई समय मान है. यदि आप रेस्तराँ के खुलने (कक्ष G1 में मान) से प्रारंभ होने वाली और उसके पाँच घंटे बाद तक के लिए समय प्रविष्टियों को प्रतिबंधित करना चाहते हैं, तो डेटा बॉक्स में इनके बीच का चयन करें, प्रारंभ समय बॉक्स में =G1 दर्ज करें और फिर समाप्ति समय बॉक्स में =G1+"5:00" दर्ज करें.

निर्दिष्ट लंबाई के पाठ के लिए डेटा प्रविष्टि प्रतिबंधित करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा प्रमाणीकरण जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें बॉक्स में, पाठ की लंबाई का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें. उदाहरण के लिए, वर्णों की किसी निश्चित संख्या की अनुमति देने के लिए, इससे कम या इसके बराबर का चयन करें.

  4. पाठ के लिए न्यूनतम, अधिकतम या निर्दिष्ट लंबाई दर्ज करें. आप ऐसा सूत्र भी दर्ज कर सकते हैं जो कोई संख्या मान लौटाता हो.

    उदाहरण के लिए, किसी पूर्ण नाम फ़ील्ड (C1) के लिए प्रथम नाम फ़ील्ड (A1) और अंतिम नाम फ़ील्ड (B1) की वर्तमान लंबाई के साथ 10 वर्णों की निर्दिष्ट लंबाई सेट करने के लिए, डेटा बॉक्स में इससे छोटा या इसके बराबर का चयन करें और अधिकतम बॉक्स में =SUM(LEN(A1),LEN(B1),10) दर्ज करें.

क्या अनुमत है इसका परिकलन अन्य कक्ष की सामग्री के आधार पर करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा सत्यापन जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें. अनुमति दें बॉक्स में, अपने इच्छित डेटा प्रकार चयन करें.

  2. डेटा बॉक्स में, अपने इच्छित प्रतिबंध प्रकार का चयन करें.

  3. डेटा बॉक्स के नीचे बॉक्स या बॉक्सेज़ में, वह कक्ष क्लिक करें जिसका उपयोग आप यह निर्दिष्ट करने के लिए करना चाहते हैं कि क्या अनुमत है.

    उदाहरण के लिए, यदि कक्ष E4 में परिणाम बजट से अधिक नहीं जाए तो किसी खाते के लिए प्रविष्टियों की अनुमति देने के लिए, अनुमति दें के लिए दशमलव का चयन करें, डेटा के लिए इससे छोटा या इसके बराबर का चयन करें और अधिकतम बॉक्स में =E4 दर्ज करें.

क्या अनुमत है इसका परिकलन करने के लिए सूत्र का उपयोग करना

  1. ऊपर किसी कक्ष या श्रेणी में डेटा प्रमाणीकरण जोड़ना में 1-3 चरणों का अनुसरण करें.

  2. अनुमति दें बॉक्स में, कस्टम का चयन करें.

  3. सूत्र बॉक्स में, वह सूत्र दर्ज करें जो किसी तार्किक मान को परिकलित करता है (मान्य प्रविष्टियों के लिए TRUE या अमान्य के लिए FALSE).

निम्न तालिका उदाहरण प्रदान करती है.

डेटा सत्यापन में सूत्रों के उदाहरण

यह सुनिश्चित करने के लिए

यह सूत्र दर्ज करें

पिकनिक खाते (B1) का कक्ष केवल तब अद्यतन किया जा सकता है जबकि यदि विचाराधीन खाते (D1) के लिए कुछ भी बजट नहीं किया गया है और कुल बजट (D2) आबंटित $40,000 से कम है.

=AND(D1=0,D2<40000)

उत्पाद विवरण वाले कक्ष (B2) में केवल पाठ होता है.

=ISTEXT(B2)

किसी प्रस्तावित विज्ञापन बजट वाले कक्ष (B3) के लिए, सबकॉन्ट्रेक्टर्स और सर्विसेस के लिए उप-योग (E1) $800 से कम या बराबर होना चाहिए और कुल बजट राशि (E2) भी $97,000 से कम या बराबर होनी चाहिए.

=AND(E1<=800,E2<=97000)

किसी कर्मचारी की उम्र वाला कक्ष (B4) हमेशा रोज़गार के पूर्ण वर्षों की संख्या (F1) और 18 (रोज़गार की न्यूनतम उम्र) के योग से अधिक होना चाहिए.

=IF(B4>F1+18,TRUE,FALSE)

कक्ष श्रेणी A1:A20 में सभी डेटा में अनन्य मान हैं.

=COUNTIF($A$1:$A$20,A1)=1

आपको कक्ष A1 के लिए डेटा सत्यापन में सूत्र दर्ज करना होगा और फिर कक्ष A2 से A20 तक को भरना होगा ताकि श्रेणी में प्रत्येक कक्ष के लिए डेटा सत्यापन हेतु एक समान सूत्र हो, लेकिन COUNTIF के लिए दूसरे तर्क का मिलान वर्तमान कक्ष से होगा.

उत्पाद कोड नाम वाला कक्ष (B5) हमेशा मानक ID- उपसर्ग से साथ शुरू होता है और कम से कम 10 वर्णों का होता है.

=AND(LEFT(B5, 3) ="ID-",LEN(B5) > 9)

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