कई आइटम्स के साथ सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करना

सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ चाहे कितनी भी बड़ी या छोटी हों, SharePoint 2010 के आपके उपयोग के लिए कई तरीकों से महत्वपूर्ण हैं. किंतु जब किसी सूची या लाइब्रेरी में बड़ी संख्या में आइटम्स हों, तो इसके लिए आपको सावधानी से योजना बनाना, व्यवस्थित करना होगा और डेटा तक कैसे पहुँच प्राप्त करें, उसके लिए खाता बनाना होगा. प्रमुख सूची और लाइब्रेरी सुविधाओं की योजना बनाकर और उनका उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप और दूसरे उपयोगकर्ता अपनी साइट की शेष कार्यक्षमता पर विपरीत प्रभाव डाले बिना तुरंत जानकारी प्राप्त कर सकते हैं.

नोट: किसी भी SharePoint साइट की कार्यक्षमता, विशेषकर वह जिसमें अनेक आइटम्स के साथ सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ हैं, किसी SharePoint साइट की सेटिंग और योजना बनाते समय लिए गए निर्णयों द्वारा सीधे प्रभावित होती है. SharePoint कार्यक्षमता और Microsoft Technet पर क्षमता योजना के बारे में अधिक जानकारी ढूँढें..

इस आलेख में

अनेक आइटम्स के साथ सूचियों और लाइब्रेरीज़ का ओवरव्यू

कई आइटम्स वाली सूचियों और लाइब्रेरीज़ का प्रबंध करने के तरीके

दृश्यों को कैसे अनुक्रमणित और फ़िल्टर करें

अनेक आइटम्स के साथ सूचियों और लाइब्रेरीज़ का ओवरव्यू

SharePoint 2010 बहुत बड़ी सूचियों और लाइब्रेरीज़ का समर्थन करता है. निम्न तालिका कई आइटम्स वाली सूचियों और लाइब्रेरीज़ की विशिष्टताओं और सीमाओं का सारांश उपलब्ध कराती है.

सुविधा

अधिकतम सीमा

किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स की संख्या

50 लाख मिलियन

किसी एक फ़ाइल आइटम या आइटम अनुलग्नक का आकार

2 गीगाबाइट्स

जैसा कि आप देख सकते हैं, आप सूचियों और लाइब्रेरीज़ में ढेर सारा डेटा और फ़ाइलें संग्रहीत कर सकते हैं. किंतु यदि कोई क्वेरी या डेटाबेस कार्रवाई किसी संसाधन अवरोध का कारण बनती है या सीमा से आगे बढ़ती है, तो आपको यह कार्रवाई करने से रोका जा सकता है क्योंकि उन कई आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करना साइट के दूसरे उपयोगकर्ताओं पर विपरीत रूप से प्रभाव डाल सकता है. सौभाग्य से, यहाँ स्पष्ट रणनीतियों और मूलभूत सुविधाओं का ऐसा सेट है, जिनका उपयोग आप इस सीमा से आगे बढ़ने से रोकने, इच्छित परिणाम प्राप्त करने में कर सकते हैं. सभी उपयोगकर्ता दिए गए किसी समय विंडो के दौरान सीमा तक सीमित हो सकते हैं, और उपयुक्त अनुमति के साथ आप कोड के माध्यम से किसी उच्च सीमा का उपयोग भी कर सकते हैं.

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5,000 एक मैजिक नंबर क्यों है?

डेटाबेस के प्रतिरोध को कम करने के लिए, SQL सर्वर दूसरी पंक्तियों तक पहुँच प्राप्त करने वाले अन्य उपयोगकर्ताओं पर विपरीत प्रभाव डाले बिना एकदम सही ढंग से अद्यतन को सुनिश्चित करने के लिए एक रणनीति के रूप में प्रायः पंक्ति-स्तर अवरोध का उपयोग करता है. हालाँकि, यदि डेटाबेस पठन या लेखन कार्रवाई, जैसे कोई क्वेरी, एक बार में 5000 से अधिक पंक्तियों को अवरोधित करने का कारण बन सकती है, तब डेटाबेस की कार्रवाई पूर्ण हो जाने तक SQL सर्वर द्वारा अस्थायी रूप से अवरोध को संपूर्ण तालिका तक बढ़ा देना अधिक दक्षतापूर्ण कार्य है. ध्यान रखें कि वास्तविक संख्या हमेशा 5000 न हो, और बहुत कुछ आपकी साइट, डेटाबेस में गतिविधि राशि, और आपके साइट की कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर हो सकता है. जब यह अवरोध वृद्धि होती है, तो यह तालिका तक पहुँचने से अन्य उपयोगकर्ताओं को रोकता है. यदि यह अक्सर होता है, तो सभी उपयोगकर्ताओं को सिस्टम प्रदर्शन के ह्रास का अनुभव होगा. इसलिए, संसाधन-गहनता डेटाबेस कार्रवाई और सभी उपयोगकर्ताओं के शेष आवश्यकताओं के प्रभाव को कम करने में मदद के लिए थ्रेशोल्‍ड्स और सीमाएँ अनिवार्य है.

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जब आप किसी सूची या लाइब्रेरी में अनेक आइटम्स तक पहुँचते हैं, तो दृश्यों के पीछे क्या होता है?

निम्न आरेख इस बारे में मुख्य बिंदुओं को सारांशित करता है कि जब आप किसी सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स पर पहुँचते हैं तो दृश्यों के पीछे क्या होता है.

बड़ी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़

1. सूचना कर्मी पृष्ठ पर डेटा के प्रदर्शन को गति प्रदान करने के लिए उपयुक्त दृश्यों, शैलियों और पृष्ठ सीमाओं का उपयोग कर सकते है.

2. स्तंभ अनुक्रमणिकाओं के साथ फ़िल्टर किए गए दृश्य (और अन्‍य कार्रवाइयाँ) डेटाबेस क्वेरीज़ बनाते हैं जो स्तंभों तथा पंक्तियों के एक सबसेट की पहचान करते हैं और यह सबसेट आपके कंप्यूटर को देते हैं.

3. फ़ार्म व्यवस्थापक समयबाह्य समय के दौरान असीमित कार्रवाइयाँ करने के लिए सभी उपयोगकर्ताओं को समर्पित समय विंडोज़ निर्दिष्ट कर सकते हैं.

4. विशेषाधिकार डेवलपर्स कस्टम अनुप्रयोगों के लिए थ्रेशोल्ड्स और सीमाओं को अस्थाई रूप बढ़ाने के लिए ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड्स का उपयोग कर सकते हैं.

5. थ्रेशोल्ड्स और सीमाएँ बहुत से समानांतर उपयोगकर्ताओं के लिए कार्रवाई थ्रोटल करने और संसाधन संतुलन करने में मदद करता है.

6. किसी साइट संग्रह में सूची या लाइब्रेरी डेटा SQL सर्वर डेटाबेस तालिका में संग्रहीत किया जाता है, जो कुल कार्यक्षमता, साझा करने तथा शुद्धता के लिए क्वेरीज़, अनुक्रमणिकाओं और अवरोधों का उपयोग करता है.

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संसाधन थ्रॉटल्स और सीमाएँ

निम्न तालिका उन संसाधन अवरोधों और सीमाओं के बारे में संक्षिप्त जानकारी देती है जिनके बारे में आपको जानना आवश्यक है. ये अवरोध और सीमाएँ केंद्रीय व्यवस्थापन में संसाधन अवरोध पृष्ठ पर सेट हैं. आपकी साइट के लिए विशिष्ट सीमाओं और अनुरोधों के लिए अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें.

नोट: केंद्रीय व्यवस्थापन सहायता के लिए, फ्रंट- एंड कंप्यूटर का कंप्यूटर व्यवस्थापक और कई आइटम्स वाली किसी सूची या लाइब्रेरी तक पहुँच प्राप्त करने वाले केंद्रीय व्यवस्थापक साइट स्वामी निम्न संसाधन अवरोधों और सीमाओं के तहत नहीं होते हैं.

थ्रेशोल्ड
या सीमा

डिफ़ॉल्ट
मान

वर्णन

सूची दृश्य थ्रेशोल्ड

5,000

सूची या लाइब्रेरी की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है जिसमें कोई डेटाबेस कार्रवाई, जैसे कोई प्रश्न, एक ही समय में पुनर्प्राप्त कर सकते हैं. कार्रवाई जो सीमा से अधिक है अवरोधित की गई है.

आपको वैकल्पिक योजनाएँ बनाने हेतु समय देने के लिए, जब आपकी सूची 3,000 आइटम्स से अधिक हो जाती है, तो SharePoint 2010 सूची सेटिंग्स पृष्ठ पर चेतावनी देता है. चेतावनी इस विषय के लिए कोई मदद लिंक शामिल करता है.

अद्वितीय अनुमतियाँ सीमा

50,000

किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए अनुमत अद्वितीय अनुमतियों की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करती है.

हर बार जब आप किसी आइटम या फ़ोल्डर के लिए अनुमति की इनहेरिटेंस भंग करते हैं, तो यह सीमा की ओर 1 अद्वितीय अनुमति के रूप में गणना की जाती है. यदि आप कोई आइटम जोड़ने की कोशिश करते हैं जो इस सीमा से अधिक आगे बढ़ेगा, तो आपको ऐसा करने से रोका जाएगा.

पंक्ति आकार सीमा

6

सूची या लाइब्रेरी आइटम मे लिए उपयोग किए गए डेटाबेस के लिए आंतरिक पंक्तियों की तालिका की अधिकतम संख्या निर्दि्ष्ट करता है. कई स्तंभों वाली विस्तृत सूचियों को समायोजित करने के लिए, हर आइटम को कुल 8,000 बाइट्‍स की 6 पंक्तियों तक, कई आंतरिक तालिका पंक्तियों में रैप किया जाता है.

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सैकड़ों हाँ/नहीं के स्तंभों वाली कई छोटे स्तंभों वाली कोई सूची हो, तो आप इस सीमा से अधिक बढ़ सकते हैं, इस मामले में आप सूची में और हाँ/नहीं स्तंभों को जोड़ने में सक्षम नहीं होंगे, किंतु आपको अभी भी किसी भिन्न प्रकार के स्तंभों को जोड़ने की अनुमति मिल सकती है.

नोट: फ़ार्म व्यवस्थापक इस सीमा को उपयोगकर्ता इंटरफेस के ज़रिए नहीं, बल्कि ऑब्जेक्ट मॉडल उपयोग करके ही सेट कर सकते हैं.

सूची दृश्य लुकअप थ्रेशोल्ड

8

संयुक्त कार्रवाइयों की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है, जैसे लुकअप, व्यक्ति/समूह, या वर्कफ़्लो स्थिति स्तंभों पर आधारित.

यदि क्वेरी में आठ से अधिक स्तंभों का उपयोग किया जाता है, तो कार्रवाई अवरोधित कर दी जाती है. हालाँकि, प्रोग्राम के रूप में यह चयन करना संभव है कि अधिकतम दृश्य का उपयोग करके किन स्तंभों का उपयोग करना है, जिसे ऑब्जेक्ट मॉडल के माध्यम से सेट किया जा सकता है.

ऑडिटर्स और व्यवस्थापकों के लिए सूची दृश्य थ्रेशोल्ड आकार

20,000

सूची या लाइब्रेरी आइटम्स की अधिकतम संख्या निर्दिष्ट करता है जिसे उपयुक्त अनुमतियों वाले किसी ऑडिटर या व्यवस्थापक द्वारा किए जाने पर कोई डेटाबेस कार्रवाई एक समय में पुनर्प्राप्त कर सकती है, जैसे कोई क्वेरी. यह सेटिंग ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड की अनुमति दें के साथ कार्य करती है.

ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड की अनुमति दें

Y

निर्दिष्ट करती है कि क्या डेवलपर्स डेटाबेस कार्रवाइयों को कर सकते हैं अथवा नहीं, जैसे कि क्वेरीज़, जो ऑडिटर्स और व्यवस्थापकों के लिए सूची दृश्य थ्रेशोल्ड द्वारा निर्दिष्ट उच्चतर सीमा तक सूची दृश्य थ्रेशोल्ड के ओवरराइड का अनुरोध कर सकती है. किसी फ़ार्म व्यवस्थापक को कोई ऑब्जेक्ट मॉडल ओवरराइड सक्षम करना चाहिए, और तब उपयुक्त अनुमतियों वाले डेवलपर्स प्रोग्राम के रूप में अनुरोध कर सकते हैं कि उनकी क्वेरी उसका लाभ लेने के लिए उच्चतर सूची दृश्य थ्रेशोल्ड का उपयोग करती है.

दैनिक समय विंडो

कोई नहीं

किसी समय अवधि के दौरान जिसमें संसाधन और सीमाओं पर ध्यान नहीं दिया जाता है निर्दिष्ट करता है. कोई फ़ार्म व्यवस्थापक 15 मिनट के इंक्रीमेंट्‍स में और 24 घंटों तक "ऑफ़-पीक" घंटों के दौरान कोई समय विंडो कॉन्फ़िगर कर सकता है, जैसे 1:30 AM से 5:15 AM या 6:00 PM से 10:00 PM.

नोट: दैनिक समय विंडो में प्रारंभ की गई कोई डेटाबेस कार्रवाई या क्वेरी पूर्ण होने तक (या विफलता) तक जारी रहती है, भले ही वह निर्दिष्ट समय विंडो में समाप्त नहीं होती.

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कई आइटम्स वाली सूचियों और लाइब्रेरीज़ का प्रबंध करने के तरीके

निम्न अनुभाग यह सुनिश्चित करने के लिए अनुशंसाएँ, तकनीक और युक्तियाँ प्रदान करते हैं कि आप और अन्य उपयोगकर्ता किसी सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स को त्‍वरित रूप से तीव्रता से पहुँच कर सकते हैं और आपकी साइट के सुचारू संचालन को बनाए रखने में मदद कर सकते हैं.

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SharePoint अनुक्रमणित स्तंभ बनाना

किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी के प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, आप 20 स्तंभों तक अनुक्रमणिका बना सकते हैं. सामान्य तौर पर, किसी स्तंभ पर कोई अनुक्रमणिका आपको उस स्तंभ में डेटा तक तेज़ी से पहुँचने में सक्षम बनाता है, भले ही लाखों आइटम्स में कार्य किया जा रहा हो. जब आप ‍फ़िल्टर किए गए दृश्यों के साथ अनुक्रमणिका जोड़ते हैं, तो आप तुरंत इच्छित आइटम्स को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं.

अनुक्रमणिका वाले स्तंभ बनाने और उपयोग करने पर निम्नलिखित पर विचार करना महत्वपूर्ण है. डेटाबेस में हर अतिरिक्त स्तंभ अनुक्रमणिका अतिरिक्त संसाधन का उपयोग करता है और अनुक्रमणिका का रखरखाव करने के लिए हर कार्रवाई में कुछ ओवरहेड जोड़ता है. अतः, आपको केवल उन स्तंभों में अनुक्रमणिका जोड़ने चाहिए, जिनका उपयोग सूची या लाइब्रेरी पर दृश्यों में सक्रिय रूप से उपयोग किया जाएगा. सभी दृश्यों को देख लेना और यह देख लेना एक अच्छा विचार है कि अनुक्रमणिका बनाए जाने के लिए सही स्तंभों को चुनने में मदद करने हेतु फ़िल्टर करने के लिए विभिन्न दृश्यों में सामान्य रूप से कौन से स्तंभ उपयोग किए जाने वाले हैं. ध्यान दें कि कोई भी ऐसा स्तंभ, जिसे आप अनन्य मान होने के लिए परिभाषित करते हैं, उसके लिए एक अनुक्रमणिका की आवश्यकता होती है.

निम्न तालिका सारांशित करती है कि कौन से स्तंभ अनुक्रमित किए जा सकते हैं और कौन से नहीं.

समर्थित स्तंभ प्रकार

असमर्थित स्तंभ प्रकार

पाठ की एकल पंक्ति

पाठ की एकाधिक पंक्तियाँ

पसंद (एकल मान)

पसंद (एकाधिक मान)

Number

परिकलित

मुद्रा

हाइपरलिंक या चित्र

तिथि और समय

कस्टम स्तंभ

लुकअप (एकल मान)

नोट: अन्य सूची या लाइब्रेरी में स्तंभ अनुक्रमणिका करने से लुकअप कार्रवाइयों का प्रदर्शन सुधरता नहीं है.

लुकअप (एकाधिक मान)

व्यक्ति या समूह (एकल मान)

व्यक्ति या समूह (एकाधिक-मान)

हाँ/नहीं

बाह्य डेटा

प्रबंधित मेटाडेटा

कोई अनुक्रमणित स्तंभ कैसे बनाया जाए पर चरणों के लिए, इस विषय में एक सरल या संयुक्त अनुक्रमणिका बनाएँ अनुभाग देखें.

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स्तंभ अनुक्रमणिकाओं पर आधारित फ़िल्टर किए गए दृश्यों को बनाना

आइटम्स की किसी बड़ी संख्या के माध्यम से तेज़ी से फ़िल्टर करने हेतु किसी दृश्य के लिए, फ़िल्टर में आपके द्वारा निर्दिष्ट किए जाने वाले पहले स्तंभ के लिए अनुक्रमणिका बनाना आवश्यक है. दृश्य फ़िल्टर में आपके द्वारा निर्दिष्ट किए जाने वाले अन्य स्तंभों का अनुक्रमणिका बनाया जा सकता है और नहीं भी, किंतु दृश्य उन अनुक्रमणिका का उपयोग नहीं करता. आपको यह सुनिश्चित करना भी आवश्यक है कि फ़िल्टर का पहला स्तंभ सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स नहीं लौटाता, भले ही फ़िल्टर किए गए दृश्य का अंतिम परिणाम सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से कम आइटम्स लौटाता हो.

यदि फ़िल्टर का पहला स्तंभ सूची दृश्य थ्रेशोल्ड की अपेक्षा अधिक आइटम्स लौटाता है, तो आप दो या उससे अधिक स्तंभों में किसी फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं. जब आप किसी ऐसे फ़िल्टर्ड दृश्य को निर्धारित करते हैं, जो दो या दो से अधिक स्तंभों का उपयोग करता है, तो किसी AND ऑपरेटर का उपयोग करना सामान्य तौर पर लौटाए गए आइटम्स की कुल संख्या को सीमित करेगा. किंतु इस मामले में भी, आपको अभी भी उस स्तंभ को फ़िल्टर में प्रथम स्तंभ के रूप में निर्दिष्ट करना आवश्यक होगा, जो सबसे संभावित रूप से कम मात्रा में डेटा लौटाता हो. ध्यान दें कि किसी OR फ़िल्टर का उपयोग करना लगभग हमेशा लौटाए गए आइटम्स की संख्या को बढ़ाता है और इन परिस्थितियों के अंतर्गत प्रभावी नहीं होगा.

नोट: यदि आप डेवलपर है, तो आप प्रोग्राम के रूप में प्रथम स्तंभ पर किसी संयुक्त अनुक्रमणिका का उपयोग कर सकते हैं. संयुक्त अनुक्रमणिका दो स्तंभों, प्राथमिक या द्वितीयक, पर आधारित होता है, और त्‍वरित रूप से डेटा पर पहुँचने के लिए किसी भी स्तंभ का उपयोग कर सकता है.

निम्न उन विशेष दृश्यों के लिए कुछ सुझाव हैं जो अनुक्रमणित स्तंभों के साथ अच्छी तरह काम करेंगे:

इसके द्वारा फ़िल्टर के लिए:

इसे अनुक्रमणित करना:

उदाहरण के लिए:

हाल ही में परिवर्तित आइटम्स

संशोधित स्तंभ

केवल उन आइटम्स को देखने के लिए जिन्हें पिछले सप्ताह परिवर्तित किया गया है, फिल्टर संशोधित बड़ा है [आज]-7 से लागू करें

नए आइटम्स

बनाए गए स्तंभ

केवल उन आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए जिन्हें पिछले सप्ताह जोड़ा गया था, फ़िल्टर बनाया गया बड़ा है [आज]-7 से लागू करें

मेरे आइटम्स

द्वारा बनाए गए स्तंभ

केवल उन आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए जिन्हें आपने जोड़ा था, फ़िल्टर द्वारा बनाया गया बराबर है [मुझे] लागू करें

आज नियत आइटम्स

नियत दिनांक स्तंभ (किसी सूची या लाइब्रेरी में आपके द्वारा बनाए गए)

केवल आज की नियत दिनांक वाले आइटम्स के लिए दृश्य बनाने के लिए, फ़िल्टर नियत दिनांक बराबर है [आज] लागू करें

चर्चा बोर्ड अद्यतित करता है

अंतिम अद्यतित स्तंभ

केवल उन चर्चाओं का दृश्य बनाने के लिए जिनका अद्यतन पिछले माह किया गया था, फ़िल्टर अंतिम अद्यतन बड़ा है [आज]-30 से लागू करें.

किसी दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ाइल्स संग्रह करें

संशोधित दिनांक

किसी दस्तावेज़ का दृश्य जो वर्ष 2006 से परिवर्तित नहीं हुआ है, का दृश्य बनाने के लिए (जिसे आप तब संग्रह करना चाहते हैं), फ़िल्टर संशोधित दिनांक 31 दिसंबर 2006 से कम है लागू करें

वित्तीय डेटा का सबसेट ढूँढें

क्षेत्र, वर्ष (दो सरल अनुक्रमणिकाओं के रूप में)

2008 में उत्तर पूर्व क्षेत्र के लिए वित्तीय डेटा का दृश्य बनाने के लिए, फिल्टर क्षेत्र "NE" के बराबर है AND वर्ष 2008 के बराबर है लागू करें क्योंकि क्षेत्र स्तंभ में वर्ष स्तंभ की तुलना में कम मान होने की संभावना है

दृश्य बनाने और परिवर्तित करने के बारे में और सूत्र और फ़ंक्शन के बारे में अधिक जानकारी के लिए लिंक ढूँढ़ें जिसे आप इसे भी देखें अनुभाग में दृश्य फ़िल्टर करने के लिए उपयोग कर सकते हैं.

नोट: भले ही जब आप स्तंभ अनुक्रमणिका पर आधारित कोई फ़िल्टर्ड दृश्य बनाते हैं, किंतु कुछ निश्चित अतिरिक्त कार्रवाइयाँ संभवतः अभी भी अवरोधित हों, क्योंकि उन्हें संपूर्ण सूची या लाइब्रेरी में पहुँच की आवश्यकता होती है. इन कार्रवाइयों में निम्नलिखित शामिल हैं: कोई अनुक्रमणिका जोड़ना या हटाना, दृश्य निर्धारण में कोई सॉर्ट बनाना; एक कुल स्तंभ प्रदर्शित करना; और परिकलित फ़ील्ड्‍स जोड़ना, अद्यतन करना या हटाना.

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फ़ोल्डर में से आइटम संगठि‍त करना

भले ही फ़ोल्डर्स (जिन्हें कंटेनर्स भी कहा जाता है) के लिए बड़ी सूचियों या लाइब्रेरीज़ का उपयोग करने की आवश्यकता न हो, किंतु आप अभी भी अपने डेटा को व्यवस्थित करने और अपने डेटा तक पहुँच की दक्षता को बेहतर बनाने में उनका अभी भी उपयोग कर सकते हैं. जब आप कोई फ़ोल्डर बनाते हैं, तो परदे के पीछे आप कोई आंतरिक अनुक्रमणिका बना रहे होते हैं. यह आंतरिक अनुक्रमणिका रूट फ़ोल्डर के लिए या शीर्ष- स्तर की सूची या लाइब्रेरी के लिए भी बनाया जाता है. जब आप किसी फ़ोल्डर में आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करते हैं, तो आप डेटा तक पहुँच प्राप्त करने के लिए इस आंतरिक अनुक्रमणिका का प्रभावी रूप से उपयोग कर रहे होते हैं. यह बात ध्यान में रखें कि यदि किसी फ़ोल्डर में सबफ़ोल्डर हो, तो हर सबफ़ोल्डर की गणना एक आइटम के रूप में की जाती है (किंतु उस सबफ़ोल्डर किसी भी आइटम को नहीं).

चाहे जब किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स की कुल संख्या बहुत बड़ी हो, किसी एकल फ़ोल्डर का दृश्य उतना ही तीव्र होता है जितना कि उस दृश्य का जो किसी अनुक्रमणित स्तंभ का उपयोग करके आइटम्स की कुल संख्या फिल्टर करता है. कुछ परिदृश्यों में, किसी सूची या लाइब्रेरी में सभी आइटम्स का बंटन एकाधिक फ़ोल्डर्स में करना इस तरह संभव है कि किसी फ़ोल्डर में पाँच हजार आइटम्स से ज्यादा न हों.

निम्नलिखित उपयोग करने के लिए महत्वपूर्ण है कि जब किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी को संगठित करने के लिए फ़ोल्डर उपयोग हो रहा हो:

  • किसी फ़ोल्डर में सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हो सकती हैं, किंतु SharePoint 2010 द्वारा ब्लॉक किए जाने से बचने के लिए, आपको अब भी स्तंभ अनुक्रमणिका पर आधारित एक फ़िल्टर किया गया दृश्य उपयोग करने की ज़रूरत हो सकती है.

  • जब आप इस सूची या लाइब्रेरी में कोई दृश्य बनाते या संशोधित करते हैं, तो यदि आप फ़ोल्डर्स के बिना सभी आइटम्स दिखाएँ विकल्प को फ़ोल्डर्स अनुभाग में चुनते हैं, तब आप सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पर न पहुँचें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको ऐसा फ़िल्टर उपयोग करना चाहिए जो किसी अनुक्रमणिका पर आधारित हो.

  • किसी भी फ़िल्टर के बिना सभी उपलब्ध फ़ोल्डर्स का डिफ़ॉल्ट दृश्य दिखाना प्रायः उपयोगी होता है ताकि उपयोगकर्ता नए आइटम्स सम्मिलित करने पर उचित फ़ोल्डर चुन सकें. सभी फ़ोल्डर्स दिखाना इसकी संभावना को भी कम करता है कि आइटम्स सूची या लाइब्रेरी में फ़ोल्डर्स के बाहर ग़लत रूप से जोड़े जाएँगे. ध्यान दें कि लाइब्रेरीज़ के विपरीत, किसी सूची में फ़ोल्डर्स के बीच आइटम्स को ले जाने के लिए कोई भी स्वचालित तरीका नहीं है.

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पृष्ठ पर डेटा का प्रदर्शन नियंत्रित करना

डेटा के सबसेट को आपके कंप्यूटर पर स्थानांतरित करने के बाद, अतिरिक्त रणनीतियाँ हैं जिन्हें आप अपने ब्राउज़र में डेटा के प्रदर्शन को गतिमान करने के लिए उपयोग कर सकते हैं.

आपके द्वारा किसी वेब पेज के पीछे HTML स्रोत कोड का आकार बढ़ाते ही, सामान्य तौर पर पेज रैंडर करने के समय में संगत वृद्धि होती है. पेज जितना बड़ा होता है, उसके प्रदर्शन में उतना ही समय लगता है. उदाहरण के लिए, किसी सूची या लाइब्रेरी की डिफ़ॉल्ट शैली तालिका शैली होती है, जो सभी डेटा को एक पेज पर एक आइटम, प्रति तालिका पंक्ति के रूप में दिखाती है. इसलिए आप जितनी अधिक पंक्तियाँ दिखाते हैं, डेटा को प्रदर्शित करने में उतना ही समय लगता है.

किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करना

पृष्ठ आइटम्स किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करके, आप सीधे यह नियंत्रित कर सकते हैं कि एक विशिष्ट संख्या का उपयोग करके एक समय में कितनी आइटम्स प्रदर्शित की जाएँ, डिफ़ॉल्ट 30 है.

किसी पृष्ठ पर एक आइटम सीमा सेट करते समय आप दो विकल्पों का चयन कर सकते हैं:

  • यदि आप निर्दिष्ट आकार के टुकड़ों में आइटम्स प्रदर्शित करें (पेज़िंग के लिए) का चयन करते हैं, तो आप डेटा का पृष्ठ-दर-पृष्ठ प्रदर्शन बना रहे होते हैं जो किसी असहभागी तरीके में आइटम्स ब्राउज़ करते समय उपयोगी है.

  • यदि आप निर्दिष्ट मात्रा में दी गई आइटम्स की कुल संख्या को सीमित करें का चयन करते हैं, तो आप सख्त सीमा बना रहे होते हैं जो आपकी फ़िल्टर कार्रवाई के संपूर्ण परिणाम दे या नहीं दे सकती है, किंतु आपके दृश्य की जाँच, प्रोटोटाइप बनाते समय उपयोगी है या जब आप दृश्य में केवल शीर्ष मान पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं.

पूर्वावलोकन फलक दृश्य शैली उपयोग करना

पूर्वावलोकन फलक अपनी सूची में आइटम्स की सभी जानकारी को अनुलंब फलक स्वरूप में देखने के लिए, पूर्वावलोकन फलक शैली का उपयोग करें. पृष्ठ के दाएँ ओर अनुलंब रूप में सूचीबद्ध वर्तमान आइटम के सभी स्तंभ मान देखने के लिए, पृष्ठ के बाएँ ओर स्क्रॉलिंग क्षेत्र में आइटम के शीर्षक पर हॉवर करके आप डेटा और तेज़ी से नेविगेट कर सकते हैं. आरंभिक डेटा कम दिखाया जाता है, और यह दृश्य को तेज़ी से दिखाने में मदद करता है. यह शैली उस समय भी बहुत उपयोगी होती है जब आपकी सूची चौड़ी होती है या उसमें कई स्तंभ होते हैं और डेटा को देखने के लिए क्षैतिज रूप से स्क्रॉल करने की आवश्यकता होगी.

दृश्य शैली द्वारा समूह उपयोग करना

शैली के द्वारा समूहीकृत करना इसके द्वारा समूहन दृश्य शैली किसी श्रेणी द्वारा (दो स्तरों तक) उस डेटा को समूहीकृत करती है, जिसे आप किसी ऐसे दृश्य को परिभाषित करने पर चुनते हैं, जो समूची दृश्य के आरंभिक प्रदर्शन को थोड़ा छोटा बनाता हो. आप किसी डेटा के विशिष्ट समूह को विस्तृत/संक्षिप्त करने के लिए धन/ऋण बटन को क्लिक करते हैं और केवल ऊस डेटा के सबसेट को लोड करते हैं, जिसकी आवश्यकता वर्तमान पृष्ठ पर होती है. यह दृश्य शैली न केवल डेटा के प्रदर्शन को सीमित करती है, बल्कि डेटा पुनर्प्राप्ति को भी सीमित करती है. सुनिश्चित करें कि डिफ़ॉल्ट समूहन दिखाएँ विकल्प संक्षिप्त पर सेट हो. आप समूहीकृत डेटा की पेजिंग को भी उसी तरह नियंत्रित कर सकते हैं, जैसे डेटा को समूहीकृत न किया गया हो. कुछ स्थितियों में, जैसे सरल रिपोर्टिंग या डेटा को ढूँढने या अद्यतन करने के लिए ड्रिल डाउन या ड्रिल अप करना, यह दृश्य शैली उपयोगकर्ताओं को उपयोग करने के लिए अधिक कार्यक्षम हो सकती है.

डेटापत्रक दृश्य उपयोग करना

डेटापत्रक दृश्य ActiveX नियंत्रण पर आधारित होती है और विशेष रूप से डेटा को एसिंक्रॉनस रूप से पुनर्प्राप्त करके और अद्यतन करके डेटा को तेज़ी से लोड करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है. यह दृश्य ढेर सारे डेटा को अधिक प्रभावी रूप से स्क्रॉल करने, संपादित करने, और कार्य करने की सुविधा देता है और विशेष रूप से बार बार आपके डेटा को जोड़ने, अद्यतन करने और तुलना करने के लिए उपयोगी होता है. आपके कार्य में बाधा डाले बिना, आपके परिवर्तन सर्वर पर भेजे जाते हैं, चिह्नों का उपयोग करके स्थिति की सूचना प्रेषित की जाती है, आपके परिवर्तन दक्ष तरीके से सर्वर पर सिंक्रनाइज़ किए जाते हैं और आप समय समय पर आने वाले विरोधों को तुरंत हल कर सकते हैं. डेटापत्रक दृश्य दृश्य फ़िल्टर, सॉर्ट और फ़ोल्डर सेटिंग्स का अनुसरण करता है, किंतु वह पृष्ठ सीमाओं, डायनामिक फ़िल्टर्स और सॉर्ट्‍स या अन्य ग़ैर- टैब्यूलर दृश्य शैलियों के साथ कार्य करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है, जैसे इस आधार पर समूहन और पूर्वावलोकन फलक.

डेटा पत्रक दृश्य

युक्ति: यदि आपकी सूची फ़ोल्डर के आधार पर समूहीकृत है और आप फ़ोल्डर्स के बिना डेटापत्रक दृश्य (किसी "फ़्लैट बनाए गए" दृश्य) में सभी डेटा देखना चाहेंगे, तो आप दृश्य को सभी आइटम्स फ़ोल्डर्स के बिना देखें पर सेट कर सकते हैं. हालाँकि, सूची दृश्य थ्रेशोल्ड तक पहुँचने से बचने के लिए आपको किसी ऐसे फ़िल्टर का उपयोग करने की आवश्यकता पड़ सकती है, जो अनुक्रमणिका बनाए गए स्तंभों पर आधारित हो.

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दैनिक समय विंडो का उपयोग करना

दैनिक समय विंडो फ़ार्म व्यवस्थापकों के लिए 06:00 अपराह्नसे 10:00 अपराह्न जैसे पीक-ऑफ़ घंटों के दौरान असीमित कार्रवाइयाँ करने के लिए सभी उपयोगकर्ताओं को कोई समर्पित समयावधि निर्दिष्ट करने का एक तरीका है.

यद्यपि दृश्य किसी सूची या लाइब्रेरी से आइटम्स पुनर्प्राप्त करने के लिए एक प्रारंभिक तरीका है, किंतु अन्य SharePoint आदेशों और कार्रवाइयों के लिए भी किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स तक पहुँच प्राप्त करने की आवश्यकता है, जैसे: किसी सूची स्तंभ को जोड़ना या संशोधित करना, फ़ोल्डर्स हटाना और प्रतिलिप बनाना, किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए सुरक्षा सेटिंग्स परिवर्तित करना, किसी सूची में उसकी सामग्री को टेम्पलेट के रूप में सहेजना, कोई वेब या साइट हटाना, और रिसायकल बिन से आइटम्स पुनर्स्थापित करना या हटाना. यदि सूची डेटा पुनर्प्राप्त करने पर साइट थ्रेशोल्ड्‍स और सीमाओं से अधिक बढ़ जाते हैं, तो ये आदेश और कार्रवाई विफल भी हो सकते हैं.

यदि आप प्रोग्रामर नहीं हैं या आपको ये कार्रवाइयाँ करने के लिए प्रोग्रामिंग संसाधनों तक सुविधाजनक पहुँच न हो, तो आप दैनिक समय विंडो में इस प्रकार की कार्रवाइयों को लंबित कर सकते हैं. यदि नियमित दैनिक समय विंडो अवधि सामान्य निष्क्रिय घंटों के दौरान सेटअप हो, तो आप फ़ार्म व्यवस्थापक से समयावधि को प्रातःकाल ज़ल्दी या शा‍म के देर के घंटे पर ले जाने के लिए कह सकते हैं.

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ऑफ़लाइन सिंक्रनाइज़ेशन का उपयोग करना

डेटा को ऑफ़लाइन लेना प्रायः आपके लिए अधिक सुविधाजनक है. आप अपने डेस्कटॉप या लैपटॉप कंप्यूटर पर परिवर्तन कर सकते हैं, और तब डेटा को वापस ऑनलाइन लाने पर परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करता है और सहज एवं कुशल तरीके से विरोधों को हल करता है. डेटा को "स्क्रब" करने, विश्लेषण करने या डेटा रिपोर्ट के लिए ऑफ़लाइन सिंक्रनाइज़ेशन का उपयोग करके बड़ी सूचियों में कार्य करना ऑफ़-लोड गतिविधि में मदद करता है और SharePoint संसाधनों के उपयोग को कम करता है.

जब आप चार Microsoft Office उत्पादों का उपयोग करके वापस ऑनलाइन लौटते हैं, तो आप सूची डेटा ऑफ़लाइन ले सकते हैं और परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं. Microsoft Office Access 2010 और Microsoft SharePoint Workspace 2010, ये दो उत्पाद स्वचालित रूप से सूची या लाइब्रेरी डेटा को छोटे बैचेस में स्वचालित रूप से पुनर्प्राप्त करते हैं और तब डेटा को फिर से जोड़ते हैं, यह ऐसी तकनीक है, जो सूची दृश्य थ्रेशोल्ड की अपेक्षा डेटा में अधिक वास्तविक रूप से कार्य करने में और SharePoint साइट पर दूसरे उपयोगकर्ताओं पर विपरीत प्रभाव डाले बिना कार्य करने में सक्षम बनाती है.

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010     Office SharePoint Workspace 2010 का उपयोग करके आप दक्षतापूर्वक सूचियाँ और (मूल और बाहरी दोनों) लाइब्रेरीज़ को ऑफ़लाइन ले सकते हैं, क्लायंट या सर्वर पर कोई परिवर्तन होने पर स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं, और अपने क्लायंट कंप्यूटर या लैपटॉप पर अधिक समृद्ध, सुविधाजनक और प्रतिसाद देने वाला यूज़र इंटरफ़ेस का लाभ ले सकते हैं. परदे के पीछे, Office SharePoint Workspace 2010 एक ही समय में 100 आइटम्स के बैचेज़ में स्वचालित रूप से डेटा पुनर्प्राप्त करता है और तब डेटा को पुनः जोड़ता है, इसका अर्थ यह है कि आप अपनी साइट के सूची दृश्य थ्रेशोल्ड की अपेक्षा अधिक आइटम्स, अधिकतम 30,000 आइटम्स तक में कार्य कर सकते हैं. यदि किसी सूची या लाइब्रेरी में 30,000 से ज्यादा आइटम्स है, तो क्लायंट कंप्यूटर सिंक्रनाइज़ करना रोक देता है.

Microsoft Office Access 2010     आप उन्हें लिंक करने के द्वारा Office Access 2010 से बहुत सी मूल सूचियाँ पढ़ और लिख सकते हैं, और Office Access 2010 अच्छी तरह से सभी SharePoint प्रकार के साथ कार्य करता है. लिंक करने से आप किसी SharePoint सूची में डेटा को कनेक्ट करने की सुविधा प्राप्त कर सकते हैं, ताकि आप SharePoint सूची और आपके Access डेटाबेस दोनों में नवीनतम डेटा देखने और संपादित करने के लिए दो-प्रकार का कनेक्शन बना सकें. Access किसी Access तालिका में SharePoint सूची की एक प्रतिलिपि बनाता है (या प्रतिकृति बनाता है). एक बार Access तालिका बना लेने पर, आप Access में सूची डेटा में Access की दो गीगाबाइट्‍स (कोई भी ऐसे अनुलग्नक छोड़कऱ, जो स्थानीय रूप से संग्रहीत न किए गए हों) तक में कार्य कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, Office Access 2010, क्लायंट पर सूची डेटा कैश करता है, जो इन-मेमोरी, राइट-थ्रू कैश का उपयोग करता है, और केवल बदले गए सूची आइटम्स को ही स्थानांतरित करता है, इनमें सभी क्वेरीज़ बनाते हैं और बहुत तेज़ी से अद्यतनों को कार्यान्वित करते हैं. विरोध का समाधान करने वाला एक संवाद बॉक्स सहज तरीके से विरोधों के अद्यतन प्रबंधित करने में मदद भी करता है.

Microsoft Office Excel 2010     आप Excel तालिका में SharePoint सूचियाँ निर्यात कर सकते हैं जो Excel तालिका और SharePoint सूची के बीच में वन-वे डेटा कनेक्शन बनाता है. जब आप अपना डेटा SharePoint सूची से अद्यतन करते हैं और Excel तालिका ताज़ा करते हैं, तो उस Excel तालिका में आपने जो परिवर्तन किए हैं, उन्हें अधिलेखित करके Office Excel 2010 Excel डेटा को नवीनतम SharePoint सूची डेटा से बदलता है. एक बार Excel तालिका में डेटा आने के बाद, आप Office Excel 2010 की अनेक डेटा विश्लेषण सुविधाओं का लाभ ले सकते हैं, जैसे सक्षम और बहुत से विकल्प वाली कार्यपुस्तिकाएँ, PivotTable रिपोर्ट्स, पेशेवर दिखाई देने वाले चार्ट्स और आकर्षक पंक्तियाँ, चिह्नों के साथ सशर्त स्वरूपण, डेटा पट्‍टियाँ और रंग स्केल तथा what-if विश्लेषण कार्रवाइयाँ.

Microsoft Office Outlook 2010     Office Outlook 2010 से, आप संपर्क, कार्य, कैलेंडर और चर्चा सूचियाँ पढ़ और लिख सकते हैं, साथ ही दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप मानक कार्य सूचियों और प्रोजेक्ट कार्य सूचियों दोनों के साथ कार्य सूचियों को ऑफलाइन लेकर, देखकर, अद्यतन कर, और नए कार्य साइन कर, उन्हें वापस ऑनलाइन लाकर और Office Outlook 2010 छोड़े बिना उन्हें सिंक्रनाइज़ कर कार्य कर सकते हैं; आप Office Outlook 2010 में SharePoint संपर्कों को और अधिक दक्षता से संग्रहीत, साझा और प्रबंधित कर सकते हैं.

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किसी सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स की संख्या

बड़ी लाइब्रेरी या सूची में दस्तावेज़ या आइटम्स ढूँढने का वैकल्पिक तरीका खोज का उपयोग करना है. चूँकि खोज की अपनी अनुक्रमणिकािंग व्यवस्था होती है, यह सूची दृश्य थ्रेशोल्ड या अन्य संबंधित सीमाओं के अधीन नहीं होता है. जब आप खोज का उपयोग करते हैं, तो आप आसानी से खोज का किसी विशिष्ट सूची या लाइब्रेरी में क्षेत्र (या सीमा) बना सकते हैं. आप कीवर्ड या वाक्यांश द्वारा खोज सकते हैं, और फिर आइटम गुण जैसे दस्तावेज़ का लेखक या सूची आइटम की निर्माण दिनांक का उपयोग करके परिणामों की संख्या कम कर सकते हैं. आप और अधिक विस्तृत क्वेरी को सूत्र रूप में बनाने के लिए बूलियन सिन्टैक्स और तार्किक ऑपरेटर्स का उपयोग भी कर सकते हैं. जब आप उन परिणामों की पहचान कर लें जिनके साथ आप कार्य करना चाहते हैं, तो आप परिशोधन फलक का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, अपनी आवश्यकतानुसार परिणाम सॉर्ट करना और फिल्टर करना.

यह भी देखें अनुभाग में खोज के उपयोग के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए लिंक्स ढूँढें.

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सामान्य रूप से उपयोग की जाने वाली SharePoint सुविधाओं के बारे में

सकल सिस्टम निष्पादन में मदद करने और किसी संसाधन थ्रेशोल्ड या सीमा पर पहुँचने से बचने के लिए, कुछ सामान्यतः उपयोग की जाने वाली निम्न SharePoint सुविधाओं पर विचार करें:

व्यक्तिगत दृश्य    चूँकि स्तंभ अनुक्रमणिका का सही रूप से उपयोग करने वाले दृश्य बनाना किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी के लिए अधिक जटिल है, इसलिए संभवतः आप किसी बड़ी सूची या लाइब्रेरी के लिए सहयोगियों से व्यक्तिगत दृश्य प्रबंधित करें अनुमति निकालना चाहें. इस अनुमति को निकालने से, आप किसी दृश्य को बनाने से उपयोगकर्ता को रोक सकते हैं जो सभी आइटम को विभाजित करता है और जो कि शेष साइट के प्रदर्शन को प्रतिकूल रूप से प्रभावित कर सकता है.

आनुपातिक सूचियाँ     जब आप लुकअप स्तंभों, अद्वितीय स्तंभों और लागू आनुपातिक व्यवहारों (संदर्भिक एकीकरण भी कहा जाता है) का उपयोग करके सूची संबंध बनाते हैं, तब आप सूची दृश्य थ्रेशोल्ड पर पहुँच सकते हैं परिस्थितियों में अवरोधित किए जा सकते हैं:

  • यदि आप किसी मौजूदा सूची में एक अद्वितीय स्तंभ बनाते हैं जिसमें सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हैं (लेकिन नोट करें कि सूची में एक और आइटम जोड़ने पर सूची दृश्य थ्रेशोल्ड को सीमा से अधिक बढ़ा देती है यह ऐसी कार्रवाई है जिसे आम तौर पर अवरोधित नहीं किया जाता है).

  • यदि किसी सूची में सूची दृश्य थ्रेशोल्ड से अधिक आइटम्स हैं और तब आप कैस्केड हटाना या प्रतिबंध हटाना) को उस सूची में किसी लुकअप फ़ील्ड के लिए चालू कर देते हैं.

RSS फ़ीड्स     केंद्रीय व्यवस्थापन में RSS समर्थन सक्षम किए जाने के बाद और साइट संग्रह स्तर पर, आप कई प्रकार की सूचियों और लायब्रयेरीज़ के लिए RSS समर्थन सक्षम और कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. जब उपयोगकर्ता किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए RSS फ़ीड तक पहुँच प्राप्त करते हैं, तो डेटा को सूची से पुनर्प्राप्त किया जाता है. डिफ़ॉल्ट RSS दृश्य संशोधित स्तंभ पर फ़िल्टर का उपयोग करके उस दिनांक के आधार पर, जब वह आइटम अंतिम बार संशोधित किया गया था, लौटाए जाने वाले आइटम्स की संख्या को सीमित करता है. यदि सूची या लाइब्रेरी में कई आइटम्स हैं, और उपयोगकर्ता RSS फ़ीड तक पहुँच प्राप्त करता है, तो संशोधित स्तंभ का अनुक्रमणिका बनाना एक अच्छा विचार है. आप आइटम्स की संख्या और दिनों की संख्या को बदल कर पुनर्प्राप्त किए जाने वाले आइटम्स की संख्या को कम भी कर सकते हैं, जिसके परिवर्तनों को किसी RSS फ़ीड में शामिल किया जाता है.

RSS फ़ीड्स का प्रबंध करने के बारे में अधिक जानकारी इसे भी देखें अनुभाग में ढूँढें

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बाह्य सूचियों का उपयोग करना

बिजनेस कनेक्टिविटी सर्विसेस (BCS), जो बिजनेस डेटा कैटेलॉग (BDC) के शीर्ष पर बना है, वह मौजूदा व्यावसायिक अनुप्रयोग डेटा, प्रक्रियाएँ और अनुप्रयोगों के लिए मानकीकृत इंटरफ़ेस उपलब्ध कराता है. BCS का उपयोग करके, आप बाह्य सामग्री प्रकारों को परिभाषित कर सकते हैं और डेटा स्रोतों जैसे SAP, वेब सेवाएँ, SEIBEL और SQL सर्वर को कनेक्ट कर सकते हैं. एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो BCS इस बाह्य डेटा के SharePoint एकीकरण को बाह्य सूचियों द्वारा सक्षम करता है. कोई बाह्य सूची कुछ मामलों में मूल SharePoint सूची की तरह व्यवहार करती है. SharePoint छोड़े बिना, आप इन डेटा स्त्रोतों से डेटा बना सकते हैं, पढ़ सकते हैं, अद्यतन कर सकते हैं, और हटा सकते हैं, और SharePoint सुविधाओं से संबंधित सूची का सबसेट उपयोग कर सकते हैं.

क्योंकि कोई बाह्य सूची डेटा संग्रह और पुनर्प्राप्त करने के लिए SharePoint SQL Server बैकएंड डेटाबेस उपयोग नहीं करती है, इसलिए कोई बाह्य सूची किसी मूल सूची या लाइब्रेरी के रूप में उसी संसाधन अवरोध और सीमाओं के अधीन नहीं होता है (हालाँकि बाह्य सूचियों का भिन्न संसाधन अवरोध और सीमाएँ होती हैं). कुछ स्थितियों में, आप पा सकते हैं कि कोई बाह्य सूची आपके डेटा और अनुप्रयोग आवश्यकताओं के लिए ज्यादा व्यावहारिक है.

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Access सेवाएँ उपयोग करना

आप कॉन्फ़िगर की गई Access सेवाओं के साथ Office Access 2010 और SharePoint Server 2010 का उपयोग करके कोई वेब डेटाबेस बना सकते है. Access 2010 तालिकाएँ, क्वेरीज़, प्रपत्र, रिपोर्ट्स, और मैक्रोज़ बनाने, किसी SharePoint साइट में प्रकाशित करने, SharePoint पृष्ठों और कार्यक्षमता में इन ऑब्जेक्ट्स को स्वचालित रूप से कनवर्ट करने और कोई सशक्त, वेब-आधारित अनुप्रयोग बनाने में इसे आसान बनाता है.

Access सेवाएँ उपयोग करके, सूची दृश्य थ्रेशोल्ड अवरोधित किए बगैर आप काफी अधिक डेटा के साथ कार्य कर सकते हैं. Access सेवाएँ एक ही समय में 2000 आइटम्स के बैचेस में स्वचालित रूप से डेटा पुनर्प्राप्त करता है और तब डेटा को पुन: जोड़ता है. डिफ़ॉल्ट सीमा 50,000 है हालाँकि यह फ़ार्म व्यवस्थापक द्वारा परिवर्तित किया जा सकता है. ध्यान रखें कि Access सेवाओं का सीमाओं और थ्रेशहोल्ड्स का अपना सेट होता है.

यह भी देखें अनुभाग में Access सेवाओं के बारे में और अधिक जानकारी ढूँढें.

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दस्तावेज़ केंद्र साइट उपयोग करना

जब आप बड़ी संख्‍या में दस्तावेज़ बनाना, प्रबंधित करना और संग्रहीत करना चाहें, तो आप किसी दस्तावेज़ केंद्र साइट का उपयोग कर सकते हैं. कोई दस्तावेज़ केंद्र किसी साइट टेम्पलेट पर आधारित होता है और कई दस्तावेज़ प्रबंधित करने के लिए केंद्रीयकृत संग्रह के रूप में कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है. सुविधाएँ, जैसे मेटाडेटा ट्री दृश्य नेविगेशन, सामग्री प्रकार और वेब पार्ट्स, आपके उपयोगकर्ता के लिए सुविधाजनक और अर्थपूर्ण तरीके से दस्तावेज़ संगठित और पुनर्प्राप्त करने में मदद करते है.

सामग्री स्टीवार्ड्स स्पष्ट रूप से अनुक्रमणिकाएँ बनाए बिना अधिकांश लाइब्रेरीज़ के लिए निष्पादन हेतु तीव्रता से मेटाडेटा-संचालित नेविगेशन को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, किंतु फ़िल्टर्स और दृश्यों की व्यापक श्रेणी पर निष्पादन को बढ़ाने के लिए अतिरिक्त अनुक्रमणिकाएँ बनाते समय भी सहायता कर सकते हैं.

आप किसी दस्तावेज़ केंद्र को एक अधिकृत वातावरण या एक सामग्री संग्रह के रूप में उपयोग कर सकते हैं:

  • किसी अधिकृत वातावरण में, उपयोगकर्ता सक्रिय रूप से अंदर और बाहर फ़ाइल की जाँच करते हैं उन फ़ाइलों के लिए फ़ोल्डर संरचना बनाते हैं. संस्करण सक्षम किए गए हैं, और प्रत्येक दस्तावेज़ के 10 या अधिक पुराने संस्करण मौजूद हो सकते हैं. उपयोगकर्ता लगातार अंदर और बाहर दस्तावेज़ की जाँच करते हैं, और वर्कफ़्लोज दस्तावेज़ों पर स्वचालित कार्रवाइयों के लिए मदद सकते हैं.

  • किसी सामग्री (या नॉलेज बेस) संग्रह में, कनट्रास्ट द्वारा, बहुत छोटी ऑथरिंग आती है. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ केवल देखते या अपलोड करते हैं. विशेष रूप से, सामग्री संग्रह में दस्तावेज़ का एकल संस्करण होता है, और कोई साइट लाखों फ़ाइल्स माप सकती है. किसी विशेष परिदृश्य में, किसी बड़े संगठन के लिए तकनीकी सहायता केंद्र जैसे, इसे पढ़ने के लिए 10,000 उपयोगकर्ता सामग्री तक पहुँच सकते हैं. 3,000 से 4,000 उपयोगकर्ताओं का कोई सबसेट साइट के लिए नई सामग्री अपलोड कर सकता है.

दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में अधिक जानकारी के लिए इसे भी देखें अनुभाग में नए लिंक्स ढूँढें.

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दृश्यों को कैसे अनुक्रमणित और फ़िल्टर करें

निम्न अनुभाग फ़िल्टर किए गए दृश्यों में अनुक्रमणिकाएँ बनाने और इन अनुक्रमणिकाओं का उपयोग करने के लिए कदम-दर-कदम प्रक्रियाएँ प्रदान करते हैं.

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एक सरल या संयुक्त अनुक्रमणिका बनाना

बड़ी सूची या लाइब्रेरी के प्रदर्शन में सुधार करने के लिए, आप साधारण या संयुक्त अनुक्रमणिका बना सकते हैं. फिर आप अनुक्रमणिका वाले स्तंभ का उपयोग कर सकते हैं जब आप स्तंभ अनुक्रमणिका पर आधारित एक फ़िल्टर किया गया दृश्य बनाएँ या संशोधित करें तब आप अनुक्रमणित स्तंभ का उपयोग कर सकते हैं.

महत्वपूर्ण: चूंकि अनुक्रमणिका के निर्माण में सूची के सभी आइटम्‍स में पहुँचने की आवश्‍यकता होती है, यह संभव है किसी स्‍तंभ के लिए एक अनुक्रमणिका का निर्माण करने के लिए आपको रोका जा सकता है यदि संपूर्ण सूची List View Threshol से अधिक हो जाती है. यदि ऐसा होता है, दैनिक समय विंडो के दौरान कार्रवाई करें, या अपने व्यवस्थापक से संपर्क करें अधिक जानकारी के लिए, देखें SharePoint अनुक्रमणिका वाले स्तंभ बनाना

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जिसमें वह सूची या लाइब्रेरी है जिसके लिए आप अनुक्रमणिका बनाना चाहते हैं.

  2. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम प्रदर्शित नहीं होता, तो साइट कार्रवाइयाँ साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें, सभी साइट सामग्री देखें पर क्लिक करें और फिर अपनी सूची या लाइब्रेरी के नाम पर क्लिक करें.

  3. रिबन में सूची उपकरण या लाइब्रेरी उपकरण के तहत, सूची या लाइब्रेरी टैब क्लिक करें और फिर सेटिंग्स समूह में, सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी सेटिंग्स क्लिक करें.

  4. स्तंभ अनुभाग के तहत, अनुक्रमणिका स्तंभ क्लिक करें.

  5. अनुक्रमणित स्तंभ पृष्ठ पर, एक नई अनुक्रमणिका बनाएँ पर क्लिक करें.

  6. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    एक सरल अनुक्रमणिका बनाने के लिए:

    1. प्राथमिक स्तंभ अनुभाग में, इस अनुक्रमणिका के लिए प्राथमिक स्तंभ के तहत, स्तंभ चुनें.

    2. बनाएँ पर क्लिक करें.

      एक संयुक्त अनुक्रमणिका बनाने के लिए:

    3. प्राथमिक स्तंभ अनुभाग में, इस अनुक्रमणिका के लिए प्राथमिक स्तंभ के तहत, स्तंभ चुनें.

    4. द्वितीयक स्तंभ अनुभाग में, इस अनुक्रमणिका के लिए द्वितीय स्तंभ के तहत, एक भिन्न स्तंभ चुनें.

    5. बनाएँ पर क्लिक करें.

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स्तंभ अनुक्रमणिकाओं पर आधारित एक फ़िल्टर किया गया दृश्य बनाएँ या संशोधित करें

किसी स्तंभ का अनुक्रमणिका बनाने के बाद, आप किसी दृश्य को बनाने या संशोधित करने पर उसमें कोई दृश्य जोड़ सकते हैं, और तब दृश्य को फ़िल्टर करने के लिए अनुक्रमणिका वाले स्तंभ का उपयोग कर सकते हैं. कोई दृश्य बनाने से पहले, आप सॉर्ट करने, समूहीकृत करने और फ़िल्टर करने के लिए हो सकता है कि अधिक विकल्पों को सक्षम करने के लिए अधिक स्तंभ जोड़ना चाहें.

स्तंभ और दृश्य बनाने के बारे में यह भी देखें अनुभाग में अधिक जानकारी ढूँढें.

  1. उस साइट पर नेविगेट करें जिसमें वह सूची या लाइब्रेरी है जिसके लिए आप अनुक्रमणिका बनाना चाहते हैं.

  2. यदि सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो उसके नाम को त्वरित लॉन्च पर क्लिक करें.

    यदि आपकी सूची या लाइब्रेरी का नाम प्रदर्शित नहीं होता है, तो साइट क्रियाएँ साइट क्रियाएँ मेनू पर क्लिक करें, पूरी साइट की सामग्री देखें पर क्लिक करें और फिर अपनी सूची या लाइब्रेरी के नाम पर क्लिक करें.

  3. रिबन में, सूची उपकरण या लाइब्रेरी उपकरण के तहत, सूची या लाइब्रेरी टैब क्लिक करें.

  4. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    एक दृश्य बनाने के लिए:    

    1. प्रबंधित दृश्य समूह में, दृश्य बनाएँ क्लिक करें.

    2. विकल्प पर क्लिक करें, जैसे मानक दृश्य या एक मौजूदा दृश्य, जिसे आप अपना दृश्य बनाने के लिए उपयोग करना चाहते हैं.

    3. दृश्य नाम बॉक्स में, अपने दृश्य का नाम लिखें.

      यदि आप सूची या लाइब्रेरी के लिए इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाना चाहते हैं, तो इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाएँ का चयन करें. केवल किसी सार्वजनिक दृश्य को ही सूची या लाइब्रेरी के लिए डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाया जा सकता है.

      किसी दृश्य को संशोधित करने के लिए:    

    4. प्रबंधित दृश्य समूह में, वर्तमान दृश्य ड्रॉप-डाउन सूची से उस दृश्य का चयन करें, जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं.

    5. प्रबंधित दृश्य समूह में, इस दृश्य को संशोधित करें क्लिक करें.

  5. फ़िल्टर अनुभाग में, केवल तभी आइटम्स दिखाएँ जब निम्न सही हो पर क्लिक करें और फिर चुनें कि आप किस तरह किसी स्तंभ पर आधारित आइटम्स को फ़िल्टर करना चाहते हैं जो अनुक्रमणित है.

    उदाहरण के लिए, केवल उन्हीं आइटम्स का दृश्य बनाने के लिए जो आज परिवर्तित की गई हैं, संशोधित (अनुक्रमणित) स्तंभ और बराबर है शर्त चुनें और फिर [आज] लिखें.

    नोट: यदि आपको कोई ऐसा स्तंभ नहीं दिखाई देता जो नाम के बाद (अनुक्रमणित) नहीं बताता, तो आपके पास उस सूची या लाइब्रेरी के लिए कोई भी अनुक्रमणित स्तंभ नहीं होता. आपको सबसे पहले एक सरल या संयुक्त अनुक्रमणिका बनाएँ.

  6. कोई अन्य विकल्प चुनें जो आप अपने दृश्य के लिए चाहते हैं, जैसे कि जो स्तंभ आप दिखाना और छुपाना चाहते हैं और आप आइटम शॉर्ट करना चाहते हैं.

  7. ठीक क्लिक करें.

दृश्य बनाने के बारे में अधि‍क जानकारी, यह भी देखें अनुभाग में ढूँढें.

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