ओवरव्यू: अपनी टीम साइट लोगों को कैसे उपयोग प्रबंधित करने के लिए श्रेष्ठ अभ्यास

ओवरव्यू: अपनी टीम साइट लोगों को कैसे उपयोग प्रबंधित करने के लिए श्रेष्ठ अभ्यास

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

आप किसी टीम साइट के स्वामी हैं, तो इसे संचालन मॉडल - है, जो कि बनाने के लिए एक अच्छा विचार आपकी साइट की नीतियों, प्रक्रियाओं, भूमिकाओं और उत्तरदायित्व पता करने के लिए किसी मॉडल है। इस तरह किसी मॉडल में मदद मिलेगी आप लोग आपकी साइट का उपयोग कैसे नियंत्रित। उदाहरण के लिए, आप फ़ाइलों का चेक-आउट की आवश्यकता होती है ताकि के एकाधिक लोगों को एक ही समय में किसी फ़ाइल को संपादित करने का प्रयास करें नहीं करना चाहते हैं हो सकता है। या, यदि आप सब-साइट्स बनाने के लिए केवल कुछ निश्चित लोगों की अनुमति देने के लिए कर सकते हैं। इस आलेख के बारे में किसी ऐसे मॉडल बनाते समय विचार करने के लिए विचारों और श्रेष्ठ अभ्यास का एक ओवरव्यू प्रदान करता है।

नोट: यदि आप कोई साइट बनाने के तरीके पर चरणों के लिए खोज रहे हैं, तो किसी SharePoint साइट बनानादेखें।

इस आलेख में

संचालन क्या है?

संचालन मॉडल के तत्व

सब-साइट निर्माण

अनुमति प्रबंधन

जानकारी संरचना

फ़ाइलों का चेक-आउट की आवश्यकता होती है

संस्करणों को ट्रैक करना

दस्तावेज़ अनुमोदन आवश्यक

परिवर्तनों के बारे में सूचित रहना

वर्कफ़्लोज़ बनाना

सामग्री प्रकार निर्धारित करना

अंकेक्षण ट्रैकिंग

साइट का जीवनचक्र और सेवानिवृत्ति

संग्रहण सीमाएँ

अनुकूलन

नेविगेशन

खोज

भूमिकाएँ और उत्तरदायित्व साइट का समर्थन करने के लिए

डेटा सुरक्षा

संचालन क्या है?

किसी भी साइट का महत्वपूर्ण लेकिन अक्सर छुपा हुआ भाग उसकासंचालन मॉडल होता है—जो कि ऐसी नीतियों, उत्तरदायित्वों, और प्रक्रियाओं का सेट होता है जो आप अपने समूह के लोगों द्वारा SharePoint के उपयोग का तरीका निर्धारित करने के लिए स्थापित करते हैं.

अनेक संगठनों में साइट्स के लिए केंद्रीय व्यवस्थापन या साइट संग्रहण स्तर पर संचालन मॉडल निर्धारित होता है, जिसका निर्माण और रखरखाव संभवतः सूचना प्रौद्योगिकी (IT) विभाग या टीम द्वारा किया जाता है.

यदि आप टीम साइट जैसे किसी साइट संग्रहण की सब-साइट के साइट स्वामी हैं, तो अपनी विशिष्ट समस्याओं के प्रबंधन के लिए स्वयं अपना अतिरिक्त संचालन मॉडल बनाना एक अच्छा विचार है.

संचालन मॉडल से निम्न कार्य आसान हो जाते हैं:

  • साइट उपयोगकर्ताओं को यह बताना कि कोई सूची या अन्य साइट सामग्री बनाने के बजाय उन्हें कब एक नई सब-साइट बनानी चाहिए.

  • आपके संग्रहण स्थान को भरने और आपके खोज परिणामों को कमज़ोर करने के बजाय सब-साइटों और सामग्री के अप्रचलित होने पर उनका उपयोग समाप्त करना सुनिश्चित करना.

  • सही लोगों की सही सामग्री पर पहुँच सुनिश्चित करना.

  • सब-साइट स्वामियों को उनके द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले टेम्पलेट और विषयवस्तुओं के बारे में बताना.

  • एक व्यक्ति से अन्य व्यक्ति तक एक साइट के स्वामित्व का आसान स्थानांतरण.

संचालन मॉडल के तत्व

आपका संचालन मॉडल निम्न समस्याओं पर ध्यान देने में सक्षम होना चाहिए:

  • साइट निर्माण

  • अनुमति प्रबंधन

  • जानकारी संरचना

  • साइट का जीवनचक्र और सेवानिवृत्ति

  • संग्रहण सीमाएँ

  • सूचना का वर्गीकरण

  • अनुकूलन

  • डेटा सुरक्षा

  • नेविगेशन

  • खोज

  • साइट के समर्थन के लिए भूमिकाएँ और उत्तरदायित्व

साइट-संग्रहण या संगठन-स्तर संचालन मॉडल द्वारा इनमें से कुछ प्रश्न आपके लिए पहले से निर्धारित हो सकते हैं, जैसे आपके पास अपनी साइट के लिए कितना संग्रहण स्थान है और साइट की दिखावट में आप किस प्रकार के अनुकूलन कर सकते हैं. आपकी टीम साइट की जटिलता और इसका उपयोग करने के लिए आपके पास मौजूद लोगों की संख्या के आधार पर संभवतः अन्य प्रश्न प्रासंगिक नहीं होंगे. लेकिन अगर आपको इन विषयों के बारे में निर्णय नहीं लेना है, तो भी लिए गए निर्णयों की जानकारी रखना एक अच्छा विचार है, ताकि आप अपने साइट उपयोगकर्ताओं को सूचित करके नीतियों को उपयुक्त तरीके से लागू कर सकें.

आपके द्वारा एक नई साइट सेट अप करते समय ध्यान देने योग्य कुछ बातें यहाँ दी गई हैं.

सब-साइट निर्माण

संभव है कि आप अपनी टीम के सदस्यों को विशिष्ट प्रोजेक्ट्स पर उपयोग के लिए टीम साइट के अंतर्गत सब-साइटें बनाने में सक्षम करना चाहें.

स्वाभाविक रूप से नई सब-साइटें बनाने में सक्षम होना समूह के लिए बेहतरीन रूप से लाभकारी हो सकता है, लेकिन अप्रतिबंधित साइट बनाना नियंत्रण से बाहर हो सकता है. सब-साइटें मुक्त रूप से बनाए जाने पर, समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं. उदाहरण के लिए:

  • उपयोगकर्ताओं के लिए सही सब-साइट ढूँढना या उनकी साइट सुरक्षित है यह सुनिश्चित करना कठिन है.

  • जानकारी अनेक सब-साइटों में डुप्लिकेट की गई हो सकती है, जिसके कारण बहुमूल्य संग्रहण स्थान भर जाता है और इसके रखरखाव के लिए दोहरे प्रयास की आवश्यकता होती है.

  • पुरानी जानकारी सब-साइटों पर संभवतः कई वर्षों तक मौजूद हो सकती है और यह खोज परिणामों में दिखाई जा सकती है. यह बताना कठिन हो सकता है कि जानकारी का सही संस्करण कौन-सा है.

  • अनेक सब-साइट्स के लिए अनुमतियों का प्रबंधन प्रमुख काम बन सकता है और संभवतः उपयोगकर्ता उस जानकारी तक पहुँच बना लें, जो वास्तव में उनके पास नहीं होनी चाहिए.

  • कर्मचारियों द्वारा समूह छोड़ने पर उनके द्वारा बनाई गई सब-साइट्स समाप्त की जा सकती हैं, जिनके कारण साइट के शेष उपयोगकर्ताओं के लिए भ्रम और व्यर्थ खोज परिणाम वाली स्थिति उत्पन्न हो सकती है.

आप साइट निर्माण के लिए निम्न क्षेत्रों के प्रबंधन वाली कुछ नीतियाँ सेट करके समय और ऊर्जा की बचत कर सकते हैं:

  • सब-साइट्स बनाने की अनुमति किसके पास है?

  • क्या नई सब-साइट्स को पहले से अनुमोदित करने की आवश्यकता है? यदि ऐसा है, तो अनुमोदन के मापदंड क्या हैं, और अनुमोदन कौन प्रदान करता है?

  • क्या नई सब-साइट्स को स्थापित टेम्पलेट और विषय-वस्तुओं का उपयोग करना चाहिए?

  • किसी साइट पर कितनी जानकारी संग्रहीत की जा सकती है? यानि, यह सर्वर पर कितने डिस्क स्थान का उपयोग कर सकती है?

  • साइट पर नेविगेशन रणनीतियाँ सम्मिलित करने के क्या नियम हैं?

  • सब-साइट्स से जानकारी हटाए जाने या संग्रहीत किए जाने से पहले उसे उनपर कितनी देर संग्रहीत किया जाना चाहिए?

अधिक जानकारी के लिए किसी साइट या सबसाइट बनाना देखें।

अनुमति प्रबंधन

आपके संगठन की मिशन-महत्वपूर्ण जानकारी की अखंडता और गोपनीयता इस बात पर निर्भर करती है कि आपने अपनी साइट को कितना सुरक्षित बनाया है — विशिष्ट रूप से, उन लोगों पर, जिन्हें आपने अपनी साइट पर पहुँच प्रदान करने के लिए चुना है.

अपनी साइट पर पहुँच प्रदान और प्रतिबंधित करना अनुमतियाँ प्रबंधित करना कहलाता है, और साइट स्वामी के रूप में यह आपके सर्वाधिक महत्वपूर्ण उत्तरदायित्वों में से एक है.

आपके द्वारा अनुमति की रणनीति बनाते समय ध्यान रखने योग्य कुछ युक्तियाँ यहाँ दी गई हैं.

  • कम से कम विशेषाधिकार के सिद्धांत का पालन करें: लोगों को उन्हें असाइन किए गए कार्य करने के लिए आवश्यक न्यूनतम अनुमति स्तर दें.

  • लोगों को मानक, डिफ़ॉल्ट समूह (जैसे सदस्य, आगंतुक और स्वामी) में जोड़ कर पहुँच प्रदान करें. अधिक-से-अधिक लोगों को सदस्य या आगंतुक समूह के सदस्य बनाएँ, और स्वामी समूह में लोगों की संख्या सीमित करें.

  • एक साफ़, विज़ुआलाइज़ करने में आसान पदानुक्रम बनाने के लिए अनुमतियाँ इनहेरिटेंस का उपयोग करें. यानि, लोगों को अनुमतियाँ प्रदान करने से बचें और इसके बजाय समूहों के साथ कार्य करें. जहाँ संभव हो, सब-साइट्स को अनन्य अनुमतियाँ देने के बजाय, सामान्यतः अपनी टीम साइट से अनुमतियाँ प्राप्त करने दें.

  • अपनी सामग्री को अनुमति इनहेरिटेंस का लाभ लेने के लिए व्यवस्थित करें: अपनी सामग्री को सुरक्षा स्तर द्वारा विभाजित करने पर विचार करें – संवेदनशील दस्तावेज़ों को एक बड़ी लाइब्रेरी के बीच रखकर उन्हें अनन्य अनुमतियों से सुरक्षित करने के बजाय उनके लिए विशेष रूप से एक साइट या एक लाइब्रेरी बनाएँ.

अनुमतियाँ सेट करने पर जानकारी के लिए किसी सूची, लाइब्रेरी, या व्यक्तिगत आइटम के लिए अनुमतियाँ संपादित करें या SharePoint में अनुमति स्तरों को समझना देखें।

जानकारी संरचना

किसी पुस्तिका के लिए सामग्री तालिका जैसे किसी साइट की जानकारी आर्किटेक्चर है: यह निर्धारित करता है कि कैसे उस साइट में जानकारी — इसके वेब पेजेज़, दस्तावेज़ों, सूचियों और डेटा — व्यवस्थित और साइट के उपयोगकर्ताओं के लिए प्रस्तुत किया गया है। जानकारी संरचना अक्सर साइट सामग्री, खोज कीवर्ड्स, डेटा प्रकार और अन्य अवधारणाएँ की पदानुक्रमिक सूची के रूप में रिकॉर्ड किया गया है।

जानकारी संरचना बनाने के लिए, आपको साइट पर प्रस्तुत की जाने वाली जानकारी का विश्लेषण करना आवश्यक है. जानकारी संरचना विकसित करने के लिए आपके द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले कुछ प्रश्न यहाँ दिए गए हैं:

  • आपकी साइट पर किस प्रकार की सामग्री होगी? वे सब-साइट्स, सूचियों, लाइब्रेरियों आदि में कैसे बदलेंगी?

  • साइट पर जानकारी कैसे प्रस्तुत की जाएगी?

  • साइट उपयोगकर्ता साइट में कैसे नेविगेट करेंगे?

  • विशिष्ट श्रोताओं के लिए जानकारी कैसे लक्षित की जाएगी?

  • खोज कॉन्फ़िगर और ऑप्टिमाइज़ कैसे की जाएगी?

आपकी जानकारी संरचना के भाग में जानकारी का वर्गीकरण शामिल हो सकता है.

यदि आप कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण, विशेष सुरक्षा की आवश्यकता वाली या विनियामक अनुपालन नियमों के दायरे के अंतर्गत आने वाली जानकारी पर कार्य कर रहे हैं, तो सावधानीपूर्वक प्रबंधित की जाने वाली विशिष्ट प्रकार की सामग्री की पहचान के लिए आप एक वर्गीकरण योजना सेट अप कर सकते हैं.

जानकारी को विशिष्ट सूचियों और लाइब्रेरियों में व्यवस्थित करने के बाद, आप सामग्री के प्रबंधन का तरीका प्रबंधित करने के लिए संचालन सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. उदाहरण के लिए:

फ़ाइल का चेक-आउट आवश्यक है

जब आप किसी फ़ाइल का चेक-आउट की आवश्यकता होती है, तो आप सुनिश्चित करें कि केवल एक ही व्यक्ति तक इसे चेक किया गया है फ़ाइल संपादित कर सकते हैं। चेक आउट करने के लिए दस्तावेज़ की आवश्यकता के एकाधिक लोगों को संपादन विरोध बना सकते हैं और भ्रम पैदा करने के लिए लीड जो समान समय पर, परिवर्तन करने से रोकता है। जब वे किसी फ़ाइल में, चेक करें ताकि आप अधिक आसानी से प्रत्येक संस्करण में क्या परिवर्तित हो गया है को ट्रैक कर सकते हैं किसी टिप्पणी जोड़ने के लिए टीम के सदस्य याद दिलाने के लिए चेक-आउट की आवश्यकता भी मदद कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए, फ़ाइल का चेक-आउट की आवश्यकता के लिए कोई लाइब्रेरी सेट करनादेखें।

संस्करणों को ट्रैक करना

आप फ़ाइलों के पिछले संस्करण को रखने के लिए की आवश्यकता है, तो लाइब्रेरीज़ को ट्रैक, संग्रहीत करें, और फ़ाइलों को पुनर्स् थापित करने में मदद कर सकते हैं। आप सभी संस्करणों में उसी तरीके से ट्रैक करने के लिए चुन सकते हैं। या आप कुछ संस्करणों प्रमुख, जैसे कि कोई मैन्युअल और लघु, जैसे कि कोई वर्तनी त्रुटि ठीक करने के रूप में कुछ संस्करणों के लिए कोई नया अध्याय जोड़ना के रूप में नामित करना चुन सकते हैं। संग्रहण स्थान प्रबंधित करने में मदद करने के लिए, आप संस्करण जिसे आप संग्रहीत करना चाहते हैं के प्रत्येक प्रकार की संख्या चुन सकते हैं। वर्ज़निंग पर अधिक जानकारी के लिए, देखें कैसे कार्य करता है वर्ज़निंग किसी सूची या लाइब्रेरी में?.

आपके द्वारा निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किसी दस्तावेज़ के लिए अनुमोदन आवश्यक है। वे अनुमोदित या अस्वीकृत ऐसा करने के लिए अनुमति वाले किसी व्यक्ति द्वारा हैं जब तक कि दस्तावेज़ लंबित स्थिति में रहते हैं। आप कौन से समूह उपयोगकर्ताओं के अनुमोदित होने से पहले दस्तावेज़ देख सकते हैं नियंत्रित कर सकते हैं। यह सुविधा अपनी लाइब्रेरी महत्वपूर्ण दिशानिर्देश या उन्हें अन्य लोगों के देखने से पहले अंतिम होने की आवश्यकता है प्रक्रियाएँ दी गई हैं तो मददगार हो सकते हैं। दस्तावेज़ अनुमोदन पर अधिक जानकारी के लिए, किसी साइट सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स के अनुमोदन की आवश्यकता हैदेखें।

लाइब्रेरीज़ RSS तकनीक, ताकि आपके कार्यसमूह का सदस्य स्वचालित रूप से प्राप्त होता है और देख सकते हैं, या अद्यतनों फ़ीड्स, समाचार और समेकित स् थान में जानकारी के समर्थन करते हैं। आप जब परिवर्तित फ़ाइलों को लाइब्रेरी में संग्रहीत होते हैं जैसे किसी लाइब्रेरी, करने के लिए कोई भी परिवर्तन की चेतावनी देने के लिए आप RSS तकनीक का उपयोग कर सकते हैं। RSS फ़ीड्स समेकित परिवर्तित की गई फ़ाइलों की सूची देखने के लिए आपके कार्यसमूह का सदस्य सक्षम करें। फ़ाइलें परिवर्तित होने पर आपको सूचित हैं ताकि आप ई-मेल सूचनाएँ, भी बना सकते हैं। RSS फ़ीड्स पर अधिक जानकारी के लिए, किसी साइट या साइट संग्रह के लिए प्रबंधित करें RSS फ़ीड्सदेखें।

किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी या सामग्री प्रकार, दस्तावेज़ अनुमोदन प्रबंधित करने जैसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए जो आपके संगठन परिभाषित है वर्कफ़्लोज़ का उपयोग कर सकते हैं या की समीक्षा करें। अपने समूह व्यावसायिक प्रक्रियाओं के रूप में निर्दिष्ट अनुमोदित या दस्तावेज़ों का अनुवाद करने जैसे किसी क्रम, में ले जाया जा करने की आवश्यकता है क्रियाएँ वर्कफ़्लोज़, ज्ञात उसके दस्तावेज़ों, लागू कर सकते हैं। किसी वर्कफ़्लो दस्तावेज़ या क्रियाएँ या कार्यों का एक अनुक्रम के माध्यम से आइटम्स ले जाने की एक स्वचालित तरीका है। तीन वर्कफ़्लोज़ लाइब्रेरीज़ डिफ़ॉल्ट रूप से करने के लिए उपलब्ध हैं:; अनुमोदन के लिए लोगों का एक समूह के लिए कोई दस्तावेज़ रूट करता अनुमोदन, प्रतिक्रिया जो प्रतिक्रिया के लिए लोगों का एक समूह के लिए कोई दस्तावेज़ रूट करता और संकलन के रूप में वर्कफ़्लो प्रारंभ करने वाले व्यक्ति को दस्तावेज़ देता है, एकत्रित करें; और हस्ताक्षर एकत्रित जो उनके डिजिटल हस्ताक्षर एकत्रित करने के लिए लोगों का एक समूह के लिए कोई दस्तावेज़ रूट करता करें। वर्कफ़्लोज़ पर अधिक जानकारी के लिए, SharePoint के साथ शामिल वर्कफ़्लोज़ का ओवरव्यू देखें

कई प्रकार की फ़ाइलें, जैसे कि कार्यपत्रकों, प्रस्तुतियों, और, दस्तावेज़ों के साथ अपने समूह कार्य करता है, तो आप अपनी लाइब्रेरी की कार्यक्षमता को सक्षम करना और एकाधिक सामग्री प्रकारों को परिभाषित करना बढ़ा सकते हैं। सामग्री प्रकारों और संगतता लचीलापन एकाधिक लाइब्रेरीज़ पर जोड़ें। किसी टेम्पलेट और यहाँ तक कि वर्कफ़्लो प्रक्रियाएँ प्रत्येक सामग्री प्रकार निर्दिष्ट कर सकते हैं। टेम्पलेट्स और विभाग नाम या अनुबंध नंबर जैसे उस प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू होने वाले गुणों के लिए स्वरूपण के लिए किसी प्रारंभिक बिंदु, और कोई भी बॉयलरप्लेट पाठ के रूप में काम करते हैं। सामग्री प्रकार पर अधिक जानकारी के लिए, सामग्री प्रकार और सामग्री प्रकार प्रकाशन का परिचय देखें

यदि आपके पास संवेदनशील फ़ाइलों का समूह है, और दस्तावेज़ कैसे उपयोग किया जा रहा थे जानना आपके लिए मददगार होना चाहते हैं, तो आप की अनुमति देता है 'अंकेक्षण' ईवेंट्स, जैसे कि फ़ाइल परिवर्तन, प्रतिलिपियाँ या हटाने की ट्रैकिंग सक्षम करने के लिए आप कोई नीति निर्धारित कर सकते हैं। अंकेक्षण अप सेट करने पर जानकारी के लिए, किसी साइट संग्रह के लिए अंकेक्षण सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें देखें

साइट का जीवनचक्र और सेवानिवृत्ति

मूल्यवान संग्रहण स्थान और अनुपयोगी खोज परिणामों के उपयोग से, दस्तावेज़ कार्य साइट्स और चर्चा साइट्स जैसी साइट्स उपयोगी नहीं रहने पर भी बने रहती हैं. यह देखने के लिए कि साइट्स और उनकी सामग्री लाभकारी हैं या नहीं, उनके लिए एक शेड्यूल (कम से कम वर्ष में एक बार) सेट करना अच्छा विचार है.

आपके संगठन की बड़ी संचालन मॉडल पर lookout पुराने साइट्स के लिए भी हो सकता है कि यह ध्यान में, बहुत, रखने के लिए अच्छा है। उदाहरण के लिए, किसी व्यवस्थापक स्वचालित रूप से साइट्स के लिए 90 दिन अनछुआ किए गए हटाएँ हो सकता है। किसी साइट स्वामी के रूप में, आप यह उत्पन्न करने के लिए जा रहा था चेतावनी ई-मेल प्राप्त करेंगे। साइट समापन नीतियाँका जीवनचक्र और सेवानिवृत्ति नीतियाँ पर अधिक जानकारी के लिए, देखें।

संग्रहण सीमाएँ

व्यवस्थापक ने उस डिस्क संग्रहण की मात्रा सेट की हो सकती है, जिसे आपका समूह उपयोग कर सकता है. यदि इसमें कोई सीमा है, तो आपको ढूँढने की आवश्यकता हो सकती है, यदि ऐसा है, तो निर्धारित करें कि आप साइट्स, पृष्ठों और लाइब्रेरियों के बीच इसे किस तरह बाँटेंगे.

डिफ़ॉल्ट रूप से, SharePoint Server दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अपलोड किए जा सकने वाले एकल दस्तावेज़ के आकार को 50 MB तक सीमित करता है. इसके अलावा, डिफ़ॉल्ट रूप से, संग्रहण भाग का 90% उपयोग होने पर टीम साइट स्वामी चेतावनि‍याँ प्राप्त करते हैं.

आप जानते हैं कि क्या आपके सीमाएँ हैं करने के बाद, आप संस्करण जैसी सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं या ऑडिट ट्रैकिंग आपकी साइट उन सीमाओं बनी रहती है, यह सुनिश्चित करने के लिए। अधिक जानकारी के लिए, साइट संग्रह संग्रहण सीमाएँ प्रबंधित करेंदेखें।

अनुकूलन

संभावना है कि आपके संगठन में कुछ मानकीकृत ब्रांडिंग, साइट टेम्पलेट या साइट लेआउट होंगे, जो पसंद किए जाते हैं और आवश्यक हैं. उपयोगकर्ता अपनी साइट्स और पृष्ठों के प्रकटन को कहाँ तक अनुकूलित कर सकते हैं?

अनुकूलन नियंत्रित करने के लिए, हो सकता आप अपनी टीम में अनुकूलन की अनुमति वाले व्यक्ति को निर्धारित करने का निर्णय लें या हो सकता है आप यह सुनिश्चित करने के लिए मानकीकृत पृष्ठ लेआउट उपयोग करना चुनें कि कुछ आवश्यकताएँ पूरी हो गई हैं, जैसे साइट स्वामी को सभी साइट के ऊपर बाएँ कोने में प्रदर्शित करना.

हो सकता है आप उस कार्यक्षमता के बारे में दिशा-निर्देश भी सेट करना चाहें, जिसे लोग अपनी सब-साइट्स पर उपयोग कर सकें. उदाहरण के लिए, आप यह कह सकते हैं कि लोग उन वेब पार्ट्स का उपयोग न करें, जिसके लिए किसी कस्टम कोडिंग की आवश्यकता होगी.

दूसरी ओर, आप अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य को SharePoint Designer प्रदान कर सकते हैं, ताकि वे अपने वांछित परिवर्तन कर सकें.

अधिक जानकारी के लिए साइट अनुकूलन पर, अपनी टीम साइट अनुकूलित करें या साइट्स और पृष्ठों को अनुकूलित करने का परिचयदेखें।

नेविगेशन

लोगों को जिस सामग्री की आवश्यकता है उस पर ब्राउज़ करने में नेविगेशन तत्व उनकी मदद करते हैं. शीर्ष लिंक पट्टी और त्वरित लॉन्च ऐसे दो नेविगेशन आइटम हैं जिन्हें आप अनुकूलित कर सकते हैं.

प्रत्येक सूची या लाइब्रेरी के सेटिंग्स पृष्ठों का उपयोग करके, आप चुन सकते हैं कि त्वरित लॉन्च पर कौन-सी सूचियाँ और लाइब्रेरीज़ प्रकट हों. आप लिंक्स का क्रम भी बदल सकते हैं, लिंक्स जोड़ या हटा सकते हैं या उन अनुभागों को जोड़ या हटा सकते हैं जिनमें लिंक्स व्यवस्थित हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास सू‍ची अनुभाग में बहुत अधिक सूचियाँ हैं, तो आप कार्य सूचियाँ के लिए एक नया अनुभाग जोड़ सकते हैं जहाँ आप अपनी कार्य सूचियों की लिंक्स शामिल कर सकते हैं.

शीर्ष लिंक पट्टी, साइट में प्रत्येक पृष्ठ के शीर्ष पर टैब्स की पंक्ति प्रदर्शित कर, आपकी साइट के उपयोगकर्ताओं को साइट संग्रहण की अन्य साइट्स प्राप्त करने का एक तरीका प्रदान करती है. जब आप कोई नई साइट बनाते हैं, तो आप यह चुन सकते हैं कि साइट को पेरेंट साइट की शीर्ष लिंक पट्टी पर शामिल किया जाए या नहीं और पेरेंट साइट से शीर्ष लिंक पट्टी का उपयोग किया जाए या नहीं.

अधिक जानकारी के लिए साइट नेविगेशन पर, साइट नेवि गेशन का परिचय या अपनी टीम साइट पर नेविगेशन को अनुकूलित करना देखें

खोज

साइट्स, सूचियाँ, लाइब्रेरीज़, वेब पार्ट्स और स्तंभ सहित सामग्री कई स्थानों पर दिखाई देती है. डिफ़ॉल्ट रूप से, जब कोई आपकी साइट पर खोज करता है, तो साइट की सब-साइट्स की संपूर्ण सामग्री खोज परिणामों में प्रकट होती है.

साइट स्वामी के रूप में, आप चुन सकते हैं कि आपकी साइट पर सामग्री खोज परिणाम में दिखाई देगी या नहीं. जब आप किसी साइट की सामग्री को खोज परिणामों में दिखाई देने से रोकते हैं, तो सभी सबसाइट्स की नीचे दी गई सामग्री भी खोज परिणामों में दिखाई देने से रोकी जाती है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रतिबंधित अनुमतियों वाली सामग्री उन उपयोगकर्ताओं के लिए खोज परिणामों में प्रकट नहीं होती है, जिनके पास वह सामग्री पढ़ने की अनुमतियाँ नहीं होती हैं. आप इसे परिवर्तित कर सकते हैं, ताकि प्रतिबंधित सामग्री खोज परिणामों में प्रदर्शित न हो, लेकिन उपयोगकर्ता उस सामग्री को खोलने में सक्षम नहीं होंगे, जिसकी उनको अनुमति नहीं है.

खोज पर अधिक जानकारी के लिए SharePoint Online खोज व्यवस्थापन ओवरव्यू या SharePoint में किसी सामग्री खोज वेब पार्ट कॉन्फ़िगर करें देखें।

साइट के समर्थन के लिए भूमिकाएँ और उत्तरदायित्व

भूमिकाओं और उत्तरदायित्वों को निर्धारित करना अच्छा विचार है ताकि किसी साइट पर स्टाफ़ सदस्यों के टीम में या टीम से बाहर आने-जाने पर होने वाली अव्यवस्था कम कर की जा सके. आपकी साइट पर कौन क्या करता है, उसके बारे लिखना अच्छा है, जिसके लिए यहाँ कुछ चीजें हैं:

  • प्रशिक्षण: मूल नेविगेशन, खोज और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रशिक्षण, उत्पाद के लिए नए लोगों के लिए बहुत उपयोगी हो सकते हैं.

  • समर्थन: हो सकता है आप अपनी टीम में समस्याओं का निवारण करने और व्यवस्थापक का एक संपर्क बनाने के लिए, एक निर्दिष्ट विशेषज्ञ चाहें.

  • कानूनी या संगठनात्मक मार्गदर्शिकाएँ: कभी-कभी यह केवल उपयुक्त मार्गदर्शिकाओं के लिए नवीनतम लिंक्स का रख-रखाव करने का मामला हो सकता है, लेकिन एक उत्तरदायी व्यक्ति होना अच्छा विचार है.

अधिक पर भूमिकाओं के लिए साइट्स की योजना बनाना और उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करना या किसी साइट संग्रह के लिए व्यवस्थापक को प्रबंधित करना देखें।

डेटा सुरक्षा

बैकअप और पुनर्प्राप्ति सुविधाएँ आपके डेटा को आकस्मिक हानि की स्थिति से सुरक्षित करें। आवृत्ति का बैकअप लेना और गति और पुनर्प्राप्ति के स्तर हैं सेट किसी व्यवस्थापक द्वारा। बैकअप और पुनर्प्राप्ति में SharePoint का ओवरव्यूया किसी SharePoint Online साइट संग्रह का रीसायकल बिन प्रबंधित करें देखें

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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