ऑफ़लाइन उपयोग के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिजाइन करें

इस आलेख में

ऑफ़लाइन प्रपत्रों को समझना

ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी SQL डेटाबेस से डेटा कनेक्शन बनाएँ

ऑफ़लाइन उपयोग के लिए Access डषटाबेस में डेटा कनेक्शन बनाएँ

ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी में डेटा कनेक्शन बनाता है

डेटा उपलब्धता कॉन्फ़िगर करें

ऑफ़लाइन उपयोग अक्षम करें

ऑफ़लाइन प्रपत्रों को समझना

संभवतः आपको किसी ऐसे Microsoft Office InfoPath प्रपत्र को डिज़ाइन करने की आवश्यकता हो, जिसे उपयोगकर्ता अपने कंप्यूटर्स के नेटवर्क्स से डिस्कनेक्टेड होने के दौरान भर सकते हों. उदाहरण के लिए, आप ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं, जिसे बीमा समायोजक किसी दावे की छानबीन करने के दौरान फ़ील्ड में उपयोग कर सके. प्रपत्र टेम्पलेट में वह द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स होते हैं, जो किसी बाहरी डेटाबेस से प्रपत्र में डेटा उपलब्ध कराते हैं. प्रपत्र को भरने के लिए समायोजक को इस डेटा की आवश्यकता होती है. कार्यालय में और नेटवर्क से कनेक्टेड होने के दौरान, बीमा समायोजक इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र बना सकते हैं, और तब अपने कंप्यूटर पर प्रपत्र सहेज सकते हैं. तब फ़ील्ड में, समायोजक नेटवर्क से कनेक्ट हुए बिना प्रपत्र खोल और भर सकते हैं. कार्यालय में लौटने पर नेटवर्क से रीकनेक्ट होने के बाद, समायोजक तब प्रपत्र सबमिट कर सकते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप से, कंप्यूटर पर सहेजा गया प्रपत्र नेटवर्क कनेक्शन के बिना कार्य कर सकता है. जब उपयोगकर्ता किसी प्रपत्र टेम्पलेट पर आ‍धारित प्रपत्र बनाता है, तो InfoPath उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर उस प्रपत्र टेम्पलेट के एक प्रतिलिपि डाउनलोड और संग्रहीत करता है. उपयोगकर्ता जब भी उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र खोलता है, तो InfoPath पहले यह जाँच करता है कि क्या कंप्यूटर में नेटवर्क कनेक्शन है. यदि नेटवर्क कनेक्शन मौजूद हो, तो InfoPath जहाँ से प्रपत्र टेम्पलेट डाउनलोड किया गया था, वहाँ उस स्थान की यह निर्धारित करने के लिए जाँच करता है, कि क्या प्रपत्र टेम्पलेट का कोई अद्यतन किया गया संस्करण है. यदि कोई अद्यतन किया गया संस्करण हो, तो InfoPath उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर प्रपत्र टेम्पलेट को अद्यतन करता है. यदि नेटवर्क कनेक्शन मौजूद न हो, तो InfoPath उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर संग्रहीत प्रपत्र टेम्पलेट के संस्करण का उपयोग करता है.

ऑफ़लाइन उपयोग के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट को उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर संग्रहीत होना आवश्यक है, और प्रपत्र को पूर्ण करने के लिए उपयोगकर्ता के लिए आवश्यक कोई भी डेटा, जैसे सूची बॉक्स में आइटम्स, उपयोगकर्ता को उपलब्ध होना आवश्यक है, भले ही कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड न हो. इन नियंत्रणों में डेटा को किसी द्वितीयक डेटा कनेक्शन से किसी बाह्य डेटा स्रोत में दिया जाता है. इस डेटा को उपयोगकर्ता के कंप्यूटर में या तो प्रपत्र टेम्पलेट में या विशेष संग्रहण स्थान पर संग्रहीत किया जा सकता है, जिसे कैश कहा जाता है.

जब आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट में द्वितीयक ऐसा द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ते हैं, जो बाह्य डेटा स्रोत से डेटा क्वेरी करता है, तो InfoPath उस बाह्य डेटा स्रोत से क्वेरी भेजता है. तब क्वेरी के परिणाम प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत किए जाते हैं. जब उपयोगकर्ता इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित नया प्रपत्र बनाता है, तो उपयोगकर्ता को प्रपत्र टेम्पलेट में सहेजा गया डेटा उपलब्ध होता है.

जब प्रपत्र बाह्य डेटा स्रोत के नवीनतम डेटा के साथ सूची बॉक्स या कॉम्बो बॉक्स नियंत्रण की सामग्री को अद्यतन करने के लिए इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करता है, तो यदि कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड हो, तब InfoPath कैश नामक विशेष संग्रहण स्थान पर इस क्वेरी के परिणाम संग्रहीत करता है. InfoPath उन नियंत्रणों को डेटा देने के लिए इस कैश में डेटा का उपयोग करता है.

भले ही उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड न हों, तो भी उनको द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा उपलब्ध कराने के लिए, आप निम्न में से एक या दोनों कार्य कर सकते हैं:

  • प्रपत्र टेम्पलेट में बाह्य डेटा स्रोत से डेटा संग्रहीत करें.

  • प्रपत्र के खुलने पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करें.

उपयोगकर्ता का कंप्यूटर ऑफ़लाइन होने के दौरान कार्य करने के लिए द्वितीयक डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. आप नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए (प्रपत्र में मौजूदा डेटा की उपलब्धता को दिनों की निर्दिष्ट संख्या में सीमित करके) और तब नवीनतम डेटा प्राप्त करने के लिए बटन जोड़कर प्रपत्र टेम्पलेट को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.

प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा संग्रहीत करें

द्वितीयक डेटा कनेक्शन बनाते समय आप डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा की प्रतिलिपि संग्रहीत करें चेक बॉक्स का चयन करके प्रपत्र टेम्पलेट में द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा संग्रहीत कर सकते हैं.

डेटा कनेक्शन विज़ार्ड संवाद बॉक्स

जब आप इस चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए डेटा कनेक्शन का उपयोग करता है. तब वह इस डेटा को प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत करता है. जब कोई उपयोगकर्ता कोई प्रपत्र बनाता है या आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मौजूदा प्रपत्र खोलता है, तो संग्रहीत डेटा के साथ प्रपत्र टेम्पलेट की एक प्रतिलिपि, उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर डाउनलोड की जाती है. यदि प्रपत्र बनाए जाते समय उपयोगकर्ता का कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड हो, तो जब भी प्रपत्र इस डेटा कनेक्शन का उपयोग करता है, तो InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करता है. यदि प्रपत्र बनाए जाते समय उपयोगकर्ता नेटवर्क से कनेक्टेड न हो, तो InfoPath उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत डेटा का उपयोग करता है.

चूँकि डेटा को उस समय पुनर्प्राप्त किया गया था जब डेटा कनेक्शन बनाया गया था, इसलिए हो सकता है कि उपयोगकर्ता द्वारा इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र बनाते समय तक बाह्य डेटा स्रोत को अद्यतन किया गया हो. यदि आप चाहते हैं कि आपके उपयोगकर्ता नया प्रपत्र बनाने पर या आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मौजूदा प्रपत्र खोलने पर नवीनतम डेटा प्राप्त करें, तो आपको पहली बार प्रपत्र खोलने पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करने के लिए अपना प्रपत्र डिज़ाइन करना चाहिए.

प्रपत्र खोलने पर द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करें

यदि आप चाहते हैं कि आपके उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत डेटा का उपयोग करने के स्थान पर बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा प्राप्त करें, तो द्वितीयक डेटा कनेक्शन बनाने पर डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में प्रपत्र खोले जाने पर स्वचालित रूप से डेटा पुनर्प्राप्त करें चेक बॉक्स का चयन करें. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड संवाद बॉक्स का अंतिम पृष्ठ

जब उपयोगकर्ता नेटवर्क से कनेक्टेड रहने के दौरान कोई नया प्रपत्र बनाता है, तो InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करता है. यह डेटा कैश में संग्रहीत किया जाता है. यदि उपयोगकर्ता उनके कंप्यूटर पर सहेजा गया मौजूदा प्रपत्र खोलता है, तो InfoPath जाँच करता है कि क्या कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड है. यदि कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्ट हो, तो InfoPath इस डेटा कनेक्शन का उपयोग करके बाह्य डेटा स्रोत से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करता है. यदि उपयोगकर्ता ऑफ़लाइन कार्य कर रहे हों, तो InfoPath कैश में या प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत डेटा का उपयोग करता है.

सुरक्षा नोट : द्वितीयक डेटा स्रोत से पुनर्प्राप्त डेटा सादे पाठ के रूप में कंप्यूटर में संग्रहीत किया जाता है. यदि आप बाह्य डेटा स्रोत से संवेदनशील डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग कर रहे हों, तो हो सकता है कि कंप्यूटर के खोने या चोरी होने की स्थिति में डेटा को अनधिकृत उपयोग से सुरक्षित रखने में मदद के लिए आप इस सुविधा को अक्षम करना चाहें. यदि आप यह सुविधा अक्षम करते हैं, तो उपयोगकर्ता के केवल नेटवर्क से कनेक्टेड होने पर ही डेटा उपलब्ध होगा.

नवीनतम डेटा प्राप्त करें

यदि बाह्य डेटा स्रोत को नियमित रूप से अद्यतन किया जाता है, तो आप उपयोगकर्ताओं को द्वितीयक डेटा कनेक्शन से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. ऐसा करने के लिए, आप कैश में संग्रहीत मौजूदा डेटा की उपलब्धता को दिनों की निर्दिष्ट संख्या में सीमित कर सकते हैं, और तब आप प्रपत्र में सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स का उपयोग करके किसी भी बाह्य डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए बटन जोड़ सकते हैं. ऐसा करने से आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि उपयोगकर्ता सबसे ताज़ा डेटा के साथ कार्य कर रहे हैं.

वैकल्पिक रूप से आप किसी उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर कितने दिनों तक संग्रहीत करना चाहते हैं, इसकी एक समय सीमा समाप्ति दिनांक सेट करके द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा की उपलब्धता को सीमित कर सकते हैं. प्रपत्र विकल्प संवाद बॉक्स

जब आप इस विकल्प का उपयोग करते हैं, तो InfoPath केवल निर्दिष्ट दिनों की संख्या के लिए प्रपत्र में सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन्स से डेटा उपलब्ध कराता है. दिनों की वह संख्या बीत जाने के बाद, डेटा प्रपत्र में दिखाई नहीं देगा. तब आप अपने प्रपत्र में ऐसा बटन जोड़ सकते हैं, जिसे उपयोगकर्ता डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए किसी विशेष द्वितीयक डेटा कनेक्शन या प्रपत्र में सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन क्लिक कर सकते हैं.

सुरक्षा नोट : भले ही डेटा प्रपत्र पर उपलब्ध न हो, किंतु डेटा दिनों की सेट संख्या के बीत जाने के बाद भी उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर रहता है. डेटा को केवल तब ही अधिलेखित किया जाएगा, जब औपरेटिंग सिस्टम इस स्थान का उपयोग कुछ और संग्रहीत करने में करता है.

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ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी SQL डेटाबेस से डेटा कनेक्शन बनाएँ

अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर Microsoft SQL Server डेटाबेस में द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ने से पहले, आपको अपने डेटाबेस व्यवस्थापक से निम्न जानकारी की आवश्यकता होगी.

  • उस सर्वर का नाम, जहाँ इस प्रपत्र टेम्पलेट के साथ उपयोग किए जाने वाला डेटाबेस संग्रहीत है.

  • उस डेटाबेस का नाम, जिसे आप इस प्रपत्र टेम्पलेट के साथ उपयोग करेंगे.

  • डेटाबेस द्वारा प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है. उपयोगकर्ता किस प्रकार डेटाबेस में पहुँच प्राप्त कर सकते हैं, यह निर्धारित करने के लिए डेटाबेस या तो Microsoft Windows प्रमाणीकरण या SQL Server प्रमाणीकरण का उपयोग कर सकता है.

  • उस तालिका का नाम, जिसमें वह डेटा हो, जिसे आप प्रपत्र में भेजना चाहते हैं. यह प्राथमिक तालिका है. यदि आप डेटाबेस में एक से अधिक तालिका के उपयोग की योजना बनाते हैं, तो आपको उन दूसरी, चाइल्ड तालिकाओं के नाम की भी आवश्यकता होगी. आपको उन चाइल्ड तालिकाओं के फ़ील्ड नामों की भी आवश्यकता होती है, जो प्राथमिक तालिका में फ़ील्ड्‍स से संबंध रखते हों.

  • आप ऑफ़लाइन उपयोग के लिए प्रपत्र में क्वेरी परिणामों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं.

एक बार जब आप यह जानकारी प्राप्त कर लेते हैं, तो आप ऑफ़लाइन उपयोग के लिए SQL डेटाबेस से डेटा कनेक्शन बनाने के लिए निम्न कार्यविधि का उपयोग कर सकते हैं.

  1. उपकरण मेनू पर, डेटा कनेक्शन क्लिक करें.

  2. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  3. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में इस से नया कनेक्शन बनाएँ क्लिक करें, डेटा प्राप्त करें क्लिक करें और तब अगला क्लिक करें.

  4. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, डेटाबेस (केवल Microsoft SQL Server या Microsoft Office Access) क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर डेटाबेस का चयन करें क्लिक करें.

  6. डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, नया स्रोत क्लिक करें.

  7. आप किस प्रकार के डेटा से कनेक्ट करना चाहते हैं सूची में, Microsoft SQL Server क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  8. सर्वर नाम बॉक्स में, उस सर्वर का नाम लिखें, जहाँ डेटाबेस संग्रहीत है.

  9. लॉग ऑन क्रेडेंशियल्स के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • यदि डेटाबेस यह निर्धारित करता है कि Microsoft Windows नेटवर्क में उपयोग किए गए क्रेडेंशियल पर आधारित सर्वर पर किसकी पहुँच है, तो Windows प्रमाणीकरण का उपयोग करें क्लिक करें.

    • यदि डेटाबेस यह निर्धारित करता है कि डेटाबेस व्यवस्थापक से आपके द्वारा प्राप्त किए गए निर्दिष्ट उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड पर आधारित सर्वर पर किसकी पहुँच है, तो निम्न उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड का उपयोग करें क्लिक करें, और तब उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड बक्सों में वह उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड लिखें.

  10. अगला क्लिक करें.

  11. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, उस डेटाबेस का चयन करें जिसमें आपका चाहा डेटा उपलब्ध हो सूची में, वह डेटाबेस क्लिक करें, जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं, किसी निर्दिष्ट तालिका से कनेक्ट करें चेक बॉक्स का चयन करें, प्राथमिक तालिका का नाम क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  12. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, फ़ाइल नाम बॉक्स में, उस फ़ाइल का नाम लिखें, जिसमें डेटा कनेक्शन जानकारी संग्रहीत हो.

  13. इन सेटिंग्स को सहेजने के लिए, समाप्त करें क्लिक करें.

  14. कोई भ‍ी ऐसी तालिका जोड़ें, जिसे आप क्वेरी डेटा कनेक्शन में उपयोग करना चाहते हैं.

    कैसे?

  15. अगला क्लिक करें.

  16. भले ही उपयोगकर्ता का कंप्यूटर नेटवर्क से न कनेक्ट हो, तो भी यदि आप इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा उपलब्ध कराना चाहते हैं, तो प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा की प्रतिलिपि संग्रहीत करें चेक बॉक्स का चयन करें. जब आप इस चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से क्वेरी करता है और प्रपत्र टेम्पलेट में परिणाम संग्रहीत करता है.

    सुरक्षा नोट : इस चेक बॉक्स को चयनित करने से प्रपत्र टेम्पलेट में क्वेरी परिणाम संग्रहीत होता है. चूँकि डेटा को प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत किया जाता है, इसलिए यह उपयोगकर्ताओं द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों में उपलब्ध होता है, भले ही उनके कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड न हों. यदि आप इस डेटा कनेक्शन से संवेदनशील डेटा प्राप्त कर रहे हैं, तो कंप्यूटर के खो जाने या चोरी होने की स्थिति में डेटा सुरक्षित रखने में मदद के लिए आप इस सुविधा को अक्षम करना चाह सकते हैं.

  17. अगला क्लिक करें.

  18. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन के लिए कोई विवरणात्मक नाम लिखें. सत्यापित करें कि सारांश अनुभाग में जानकारी सही है. अपने उपयोगकर्ताओं को उनके द्वारा कोई नया प्रपत्र बनाते समय या इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई मौजूदा प्रपत्र खोलते समय इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करने की अनुमति देने के लिए, जब प्रपत्र खुला हो तो स्वत: डेटा निकालें चेक बॉक्स का चयन करें.

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ऑफ़लाइन उपयोग के लिए Access डषटाबेस में डेटा कनेक्शन बनाएँ

अपने प्रपत्र टेम्पलेट में किसी Access डेटाबेस में द्वितीयक डेटा कनेक्शन जोड़ने से पहले, आपको अपने डेटाबेस व्यवस्थापक से निम्न जानकारी की आवश्यकता होती है.

  • डेटाबेस का नाम और स्थान.

    नोट: आपको यह भी जानने की आवश्यकता होगी कि क्या नेटवर्क स्थान में निहित डेटाबेस आपके उपयोगकर्ताओं तक पहुँच योग्य है. नेटवर्क पर अन्य उपयोगकर्ता इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र बनाएँगे, तो आपके डेटाबेस को उस नेटवर्क स्थान में स्थित होना आवश्यक है, जो आपके उपयोगकर्ताओं के लिए पहुँच योग्य हो.

  • यदि आपका प्रपत्र टेम्पलेट डेटाबेस से केवल क्वेरी करेगा, तो आपको उस तालिका का नाम आवश्यक होगा, जो डेटाबेस में भेजी गई क्वेरी के परिणाम देता हो. जब आप क्वेरी डेटा कनेक्शन कॉन्फ़िगर करते हैं, तो यह तालिका प्राथमिक तालिका होगी.

  • किन्हीं भी अन्य तालिकाओं के नाम, जिनसे प्राथमिक तालिका को डेटा की आवश्यकता हो सकती है. अधिकांश मामलों में, तालिका के संबंध पहले ही डेटा में स्थापित कर दिए गए हैं. यदि आपको प्राथमिक तालिका और दूसरी तालिका के बीच संबंध स्थापित करना आवश्यक हो, तो आपको दोनों तालिकाओं में संबंधित फ़ील्ड नामों की आवश्यकता होगी.

एक बार यह जानकारी प्राप्त होने पर, ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी Access डेटाबेस पर डेटा कनेक्शन बनाने के लिए आप निम्न प्रक्रिया उपयोग कर सकते हैं.

  1. उपकरण मेनू पर, डेटा कनेक्शन क्लिक करें.

  2. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  3. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में इस से नया कनेक्शन बनाएँ क्लिक करें, डेटा प्राप्त करें क्लिक करें और तब अगला क्लिक करें.

  4. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, डेटाबेस (केवल Microsoft SQL Server या Microsoft Office Access) क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, डेटाबेस का चयन करें क्लिक करें.

  6. डेटास्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, अपने डेटाबेस का स्थान ब्राउज़ करें.

    नोट: यदि आपका डेटाबेस किसी नेटवर्क स्थान पर संग्रहीत हो, तो स्थान का यूनिवर्सल नेमिंग कन्वेंशन (UNC) पथ ब्राउज़ करें. किसी मैप्ड नेटवर्क ड्राइव से नेटवर्क स्थान ब्राउज़ न करें. यदि आप मैप्ड नेटवर्क ड्राइव का उपयोग करते हैं, तो इस प्रपत्र टेम्पलेट के आधार पर बनाए गए प्रपत्र किसी मैप्ड नेटवर्क ड्राइव से डेटाबेस की खोज करेंगे. यदि उपयोगकर्ता के पास मैप्ड नेटवर्क ड्राइव न हो, तो प्रपत्र डेटाबेस नहीं ढूँढ सकेगा.

  7. अपने डेटाबेस का नाम क्लिक करें, और तब खोलें क्लिक करें.

  8. तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स में, उस प्राथमिक तालिका का नाम क्लिक करें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

  9. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, तालिका स्तंभ दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, तालिका में आपकी सभी फ़ील्ड्‍स को प्रपत्र टेम्पलेट के मुख्य डेटा स्रोत में जोड़ा जाएगा.

  10. डेटा स्रोत संरचना के तहत, उन फ़ील्ड्‍स के लिए चेक बक्सों को साफ़ करें, जिन्हें आप मुख्य डेटा स्रोत में शामिल नहीं करना चाहते.

    किसी भी अन्य तालिका या क्वेरीज़ को जोड़ें, जिसे आप इस डेटा कनेक्शन में उपयोग करना चाहते हैं.

    कैसे?

    1. तालिका जोड़ें क्लिक करें.

    2. तालिका या क्वेरी जोड़ें संवाद बॉक्स में, चाइल्ड तालिका का नाम क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें. InfoPath दोनों तालिकाओं में फ़ील्ड नाम मिलाकर संबंध सेट करने का प्रयास करता है. यदि आप सुझाया गया संबंध उपयोग नहीं करना चाहते, तो संबंध का चयन करें, और तब संबंध निकालें क्लिक करें. संबंध जोड़ने के लिए, संबंध जोड़ें क्लिक करें. संबंध जोड़ें संवाद बॉक्स में, संबंधित स्तंभ में हर संबद्ध फ़ील्ड का नाम क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    3. समाप्त करें क्लिक करें.

    4. अतिरिक्त चाइल्ड तालिकाएँ जोड़ने के लिए, ये चरण दोहराएँ.

  11. अगला क्लिक करें.

  12. भले ही उपयोगकर्ता का कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्ट न हो, फिर भी इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा उपलब्ध कराने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा की प्रतिलिपि संग्रहीत करें चेक बॉक्स का चयन करें. जब आप इस चेक बौक्स का चयन करते हैं, तो InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से क्वेरी करता है और टेम्पलेट में क्वेरी परिणाम संग्रहीत करता है.

    सुरक्षा नोट : इस चेक बॉक्स को चयनित करने से प्रपत्र टेम्पलेट में क्वेरी परिणाम संग्रहीत होता है. चूँकि डेटा को प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत किया जाता है, इसलिए यह उपयोगकर्ताओं द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों में उपलब्ध होता है, भले ही उनके कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड न हों. यदि आप इस डेटा कनेक्शन से संवेदनशील डेटा प्राप्त कर रहे हैं, तो कंप्यूटर के खो जाने या चोरी होने की स्थिति में डेटा सुरक्षित रखने में मदद के लिए आप इस सुविधा को अक्षम करना चाह सकते हैं.

  13. अगला क्लिक करें.

  14. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन के लिए कोई विवरणात्मक नाम लिखें. सत्यापित करें कि सारांश अनुभाग में जानकारी सही है. अपने उपयोगकर्ताओं को उनके द्वारा कोई नया प्रपत्र बनाते समय या इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई मौजूदा प्रपत्र खोलते समय इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करने की अनुमति देने के लिए, जब प्रपत्र खुला हो तो स्वत: डेटा निकालें चेक बॉक्स का चयन करें.

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ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी SharePoint दस्तावेज़ लायब्रेरी में डेटा कनेक्शन बनाता है

अपना प्रपत्र टेम्पलेट किसी द्वितीयक डेटा कनेक्शन में जोड़ने से पहले, आपको अपने साइट व्यवस्थापक से निम्न जानकारी की आवश्यकता होगी.

  • Microsoft Windows SharePoint Services साइट का स्थान और उस तक पहुँचने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ.

  • यह सत्यापन कि साइट को इसलिए कॉन्फ़िगर किया गया है, ताकि आपके उपयोगकर्ता दस्तावेज़ लायब्रेरी या सूची से डेटा तक पहुँच प्राप्त कर सकें.

  • सत्यापन कि आप ऑफ़लाइन उपयोग के लिए अपने उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर दस्तावेज़ लायब्रेरी या सूची से डेटा संग्रहीत कर सकते हैं.

एक बार यह जानकारी प्राप्त होने पर, ऑफ़लाइन उपयोग के लिए किसी Access डेटाबेस पर डेटा कनेक्शन बनाने के लिए आप निम्न प्रक्रिया उपयोग कर सकते हैं.

  1. उपकरण मेनू पर, डेटा कनेक्शन क्लिक करें.

  2. डेटा कनेक्शन संवाद बॉक्स में, जोड़ें क्लिक करें.

  3. डेटा कनेक्शन विज़ार्ड में इस से नया कनेक्शन बनाएँ क्लिक करें, डेटा प्राप्त करें क्लिक करें और तब अगला क्लिक करें.

  4. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, SharePoint लायब्रेरी या सूची क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  5. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, दस्तावेज़ लायब्रेरी या सूची के साथ SharePoint साइट का URL लिखें, और तब अगला क्लिक करें.

  6. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, सूची या लायब्रेरी का चयन करें सूची में, उस सूची या लायब्रेरी का को क्लिक करें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और तब अगला क्लिक करें.

  7. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, उन फ़ील्ड्‍स के पास वाले चेक बक्सों का चयन करें, जो प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा उपलब्ध कराएँगे. यदि प्रपत्र टेम्पलेट को दस्तावेज़ लायब्रेरी में प्रकाशित किया जाएगा और आप चाहते हैं कि इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र उस प्रपत्र के बारे में मेटाडेटा पुनर्प्राप्त करें, तो केवल सक्रिय प्रपत्र के लिए डेटा शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  8. अगला क्लिक करें.

  9. भले ही उपयोगकर्ता का कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्ट न हो, किंतु इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा उपलब्ध कराने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट में डेटा की एक प्रतिलिपि संग्रहीत करें चेक बॉक्स का चयन करें. इस चेक बॉक्स का चयन करने पर, InfoPath बाह्य डेटा स्रोत से क्वेरी करता है और प्रपत्र टेम्पलेट में क्वेरी परिणाम संग्रहीत करता है.

    सुरक्षा नोट : इस चेक बॉक्स को चयनित करने से प्रपत्र टेम्पलेट में क्वेरी परिणाम संग्रहीत होता है. चूँकि डेटा को प्रपत्र टेम्पलेट में संग्रहीत किया जाता है, इसलिए यह उपयोगकर्ताओं द्वारा भरे जाने वाले प्रपत्रों में उपलब्ध होता है, भले ही उनके कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड न हों. यदि आप इस डेटा कनेक्शन से संवेदनशील डेटा प्राप्त कर रहे हैं, तो कंप्यूटर के खो जाने या चोरी होने की स्थिति में डेटा सुरक्षित रखने में मदद के लिए आप इस सुविधा को अक्षम करना चाह सकते हैं.

  10. अगला क्लिक करें.

  11. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन के लिए कोई वर्णनात्मक नाम लिखें, और तब सत्यापित करें कि सारांश अनुभाग की जानकारी सही है.

  12. अपने उपयोगकर्ताओं कोई नया प्रपत्र बनाने पर या इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मौजूदा प्रपत्र खोलने पर इस द्वितीयक डेटा कनेक्शन का उपयोग करने की अनुमति देने के लिए, जब प्रपत्र खुला हो स्वत: डेटा निकालें चेक बॉक्स का चयन करें.

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डेटा उपलब्धता कॉन्फ़िगर करें

यदि आपका बाह्य डेटा स्रोत नियमित रूप से नए डेटा से अद्यतन किया जाता है, तो आप कोई भी कैश्ड डेटा उपलब्ध कराने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. यह डेटा दिनों की एक सीमित संख्या के लिए इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों के लिए उपलब्ध होता है, जो बाह्य डेटा स्रोत के अद्यतन शेड्यूल से संगत होता है. इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र को उपलब्ध डेटा के दिनों की संख्या को सीमित करके आपको इस बात की आवश्यकता हो सकती है कि आपके उपयोगकर्ता नियमित आधार पर बाह्य डेटा स्रोत से डेटा अद्यतन करें.

डेटा अद्यतन करने के लिए, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट में एक बटन जोड़ सकते हैं, जिसे उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्पलेट में उपयोग किए जाने वाले सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन से डेटा अद्यतन करने के लिए क्लिक कर सकें.

नोट: यदि आप डेटा कनेक्शन को ताज़ा करने के लिए बटन का उपयोग करते हैं, तो अपने उपयोगकर्ताओं को केवल तभी यह बटन क्लिक करने के लिए कहें, जब वे नेटवर्क से कनेक्ट हों.

कैश्ड डेटा के उपलब्ध होने के दिनों की संख्या को निर्दिष्ट करें

यह सेटिंग प्रपत्र टेम्पलेट में सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन पर लागू होती है.

  1. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र विकल्प क्लिक करें.

  2. श्रेणी सूची में, प्रपत्र विकल्प संवाद बॉक्स में, ऑफ़लाइन क्लिक करें.

  3. ऑफ़लाइन के तहत, संग्रहीत डेटा क्वेरी से लौटाया गया जिससे इसे ऑफ़लाइन मोड में उपयोग किया जा सके. चेक बॉक्स का चयन करें.

  4. इतने दिनों के बाद संग्रहीत क्वेरीज़ की समय सीमा समाप्त हो जाएगी क्लिक करें.

  5. सूची में, दिनों की उस संख्या का चयन करें, जिसमें प्रपत्र के लिए आप कैश्ड डेटा उपलब्ध कराना चाहते हैं.

डेटा कनेक्शन ताज़ा करने के लिए बटन जोड़ें

  1. यदि प्रपत्र टेम्पलेट में एकाधिक दृश्य हों, तो जहाँ आप द्वितीयक डेटा स्रोत से डेटा प्रदर्शित करना चाहते हैं, वहाँ नियंत्रण के साथ दृश्य में जाने के लिए दृश्य मेनू पर नाम दिखाएँ क्लिक करें.

  2. यदि नियंत्रण कार्यफलक दृश्यमान नहीं है, तो सम्मिलित करें मेनू पर और नियंत्रण क्लिक करें, या ALT+I, C दबाएँ.

  3. अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर बटन नियंत्रण खींचें.

  4. हाल ही में प्रपत्र टेम्पलेट पर जोड़े गए बटन नियंत्रण को डबल-क्लिक करें.

  5. सामान्य टैब क्लिक करें.

  6. क्रिया सूची में, ताज़ा करें क्लिक करें.

  7. लेबल बॉक्स में, वह पाठ लिखें, जो आप बटन पर दिखाना चाहते हैं.

  8. सेटिंग्स क्लिक करें.

  9. ताज़ा करें स्वरूप संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • इस डेटा कनेक्शन के माध्यम से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए बटन कॉन्फ़िगर करने के लिए, एक द्वितीयक डेटा स्रोत क्लिक करें.

    • सभी द्वितीयक डेटा कनेक्शन के माध्यम से नवीनतम डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए बटन कॉन्फ़िगर करने के लिए, सभी द्वितीयक डेटा स्रोत क्लिक करें.

  10. द्वितीयक डेटा स्रोत का चयन करें सूची में, क्वेरी डेटा कनेक्शन से संबद्ध डेटा स्रोत क्लिक करें.

  11. सभी खुले संवाद बक्सों को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  12. अपने परिवर्तनों का परीक्षण करने के लिए, मानक उपकरण पट्‍टी पर पूर्वावलोकन क्लिक करें, या CTRL+SHIFT+B दबाएँ.

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ऑफ़लाइन उपयोग अक्षम करें

कुछ मामलों में, आप उपयोगकर्ताओं को केवल नेटवर्क से कनेक्‍ट होने पर ही प्रपत्र भरने की अनुमति देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट को डिज़ाइन करना चाहते होंगे. उदाहरण के लिए, यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में संवेदनशील या गोपनीय डेटा वाले बाह्य डेटा स्रोत के लिए डेटा कनेक्शन हो, तो हो सकता है कि आप प्रपत्रों को केवल कनेक्टेड स्थिति में ही भरने की अनुमति देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करना चाहें. इस तरीके से प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करके, आप कंप्यूटर के खो जाने या चोरी हो जाने की स्थिति में डेटा को सुरक्षित रखने में मदद कर सकते हैं, चूँकि डेटा उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर संग्रहीत नहीं किया जा रहा है.

यदि उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर नेटवर्क से कनेक्टेड हों, केवल तभी उन्हें प्रपत्र भरने की अनुमति देने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट कॉन्फ़िगर करने के लिए निम्न चरण पूर्ण करें.

  1. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र विकल्प क्लिक करें.

  2. श्रेणी सूची में, प्रपत्र विकल्प संवाद बॉक्स में, ऑफ़लाइन क्लिक करें.

  3. ऑफ़लाइन के तहत, यदि डेटा अनुपलब्ध हो तो उपयोगकर्ताओं को यह प्रपत्र भरने की अनुमति दें चेक बॉक्स रिक्त करें.

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