एक प्रस्तुतकर्ता के रूप में मीटिंग को संचालित करना

Lync Online सहभागी और सामग्री प्रबंधन विकल्प का उपयोग, किसी उत्पादक और बाधा-मुक्त मीटिंग के लिए करें.

महत्वपूर्ण:  यदि आप मीटिंग आयोजक या लीड प्रस्तुतकर्ता नहीं हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि इनमें से कई विकल्प, अन्य लोग मीटिंग में क्या देखने, सुनने या करने में सक्षम हैं, इस बात को प्रभावित करते हैं. प्रस्तुतकर्ता के विवेकानुसार परामर्श दिया जाता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

सहभागियों का प्रबंधन

सहभागी सूची दिखाना या छुपाना

सहभागियों को म्यूट या अनम्यूट करना

मीटिंग के दौरान प्रस्तुतकर्ता या सहभागी विशेषाधिकार परिवर्तित करना

लॉबी में लोगों की पहुँच स्वीकृत या अस्वीकृत करना

एक या अधिक सहभागियों के साथ एक अलग वार्तालाप प्रारंभ करना

अन्य लोगों को मीटिंग में आमंत्रित करना

मीटिंग सामग्री के साथ कार्य करना

मीटिंग से पहले सामग्री अपलोड या तैयार करना

पहले ही अपलोड की जा चुकी मीटिंग सामग्री दिखाना

कोई प्रोग्राम या अपना डेस्कटॉप साझा करना

प्रस्तुति के लिए कोई PowerPoint फ़ाइल अपलोड करना

सहभागियों के लिए अनुलग्नकों को देखने और सहेजने हेतु अपलोड करना

किसी PowerPoint प्रस्तुति या व्हाइटबोर्ड को ऐनोटेट करना

मीटिंग में व्हाइटबोर्ड या मत जोड़ना

स्टेज दिखाना या छुपाना

सामग्री अनुमतियाँ संशोधित करना

कौन PowerPoint प्रस्तुतियों को एनोटेट कर सकता है, यह परिवर्तित करना

कौन मीटिंग सामग्री को व्यक्तिगत रूप से देख सकता है, यह नियंत्रित करना

मीटिंग सामग्री तक किसे पहुँच प्राप्त है यह परिवर्तित करना

अनुलग्नकों को कौन देख और सहेज सकता है यह परिवर्तित करना

मीटिंग में वीडियो जोड़ना

मीटिंग को समाप्त करना या उससे बाहर निकलना

मीटिंग से बाहर निकलना और उसे समाप्त करना

मीटिंग छोड़ना लेकिन इसे जारी रखना

सहभागियों का प्रबंधन

आप सहभागी सूची में एक या एक से अधिक लोगों पर राइट-क्लिक करके या लोग विकल्प मेनू Lync लोग विकल्प बटन का उपयोग करके अधिकांश मीटिंग प्रबंधन कार्यों को कर सकते हैं.

सहभागी सूची दिखाना या छुपाना

  • वार्तालाप विंडो में, लोग विकल्प मेनू पर क्लिक करें और फिर सहभागी सूची दिखाएँ पर क्लिक करें.

मीटिंग के दौरान सहभागी सूची को दृश्य में रखना श्रेष्ठ है, ताकि आप वहाँ कौन है, कौन बोल रहा है और किसे ऑडियो या साझाकरण में समस्या हो रही है, इसे ट्रैक कर सकें. हालाँकि, आपको सहभागी सूची को छुपाने की आवश्यकता हो सकती है, उदाहरण के लिए, किसी दीर्घ तत्काल संदेश (IM) वार्तालाप की समीक्षा करें.

सहभागियों को म्यूट या अनम्यूट करना

  • एक या एक से अधिक व्यक्तियों के लिए ऑडियो को प्रबंधित करने हेतु, सहभागी सूची में नाम या नामों पर राइट-क्लिक करें और फिर म्यूट करें या अनम्यूट करें पर क्लिक करें.

    महत्वपूर्ण:  आप ऑडियो के लिए Lync का उपयोग करने वाले सहभागियों को म्यूट और अनम्यूट कर सकते हैं. आप उन सहभागियों को म्यूट या अनम्यूट नहीं कर सकते जो मीटिंग के ऑडियो से किसी फ़ोन के साथ कनेक्टेड हैं, जो कि, वे सहभागी हैं जिन लोगों ने किसी फ़ोन नंबर से या डायल इन करके Lync मीटिंग कॉल करने के लिए Lync की मुझे कॉल करें सुविधा का उपयोग किया है. (किसी फ़ोन के साथ कनेक्ट करने वाले लोग म्यूट और अनम्यूट करने सहित ऑडियो सुविधाओं के लिए टच-टोन आदेशों पर पहुँच प्राप्त करने हेतु अपने फ़ोन के कीपैड पर *1 दबा सकते हैं.)

मीटिंग के दौरान प्रस्तुतकर्ता या सहभागी विशेषाधिकार परिवर्तित करना

  • निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • सहभागी सूची में, एक या अधिक सहभागियों पर राइट-क्लिक करें और फिर एक प्रस्तुतकर्ता बनाएँ या एक सहभागी बनाएँ, जो उपयुक्त हो उस पर क्लिक करें.

    • लोग विकल्प मेनू पर क्लिक करें और फिर , प्रत्येक को एक सहभागी बनाएँ पर क्लिक करें.

      युक्ति:  यह विकल्प तब चुनें जब ऐसे कई प्रस्तुतकर्ता हों जिनके कारण मीटिंग में बाधा उत्पन्न हो रही हो.

लॉबी में लोगों की पहुँच स्वीकृत या अस्वीकृत करना

मीटिंग लॉबी केवल ऐसे सहभागियों के लिए कार्य करती है जो VoIP का उपयोग करके मीटिंग से कनेक्ट होते हैं. अपने फ़ोन के उपयोग से मीटिंग में डायल करने वाले सहभागी मीटिंग लॉबी को बायपास करेंगे.

  • लोगों की पहुँच लॉबी में स्वीकृत या अस्वीकृत करने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • सहभागी सूची में, लॉबी के अंतर्गत, सभी को स्वीकृत करें या सभी को अस्वीकृत करें पर क्लिक करें.

    • सहभागी सूची में, प्रत्येक व्यक्ति के नाम के आगे, उचित रूप में, स्वीकृत करें या अस्वीकृत करें पर क्लिक करें.

एक या अधिक सहभागियों के साथ एक अलग वार्तालाप प्रारंभ करना

  • सहभागी सूची में, एक या एक से अधिक लोगों का चयन करें, चयनित नामों पर राइट-क्लिक करें और फिर इच्छित संपर्क विकल्प पर क्लिक करें.

अन्य लोगों को मीटिंग में आमंत्रित करना

Lync Online का उपयोग करके अन्य लोगों को आमंत्रित करने हेतु, निम्न कार्य करें.

  1. (वैकल्पिक) जिन लोगों को आप आमंत्रित करना चाहते हैं उनके लिए पहुँच या प्रस्तुतकर्ता विकल्प परिवर्तित करने हेतु, निम्न कार्य करें:

    • Lync Online मीटिंग या समूह वार्तालाप विंडो में, जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों पर क्लिक करें.

    • जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों संवाद बॉक्स में, मीटिंग विकल्प बटन पर क्लिक करें.

    • मीटिंग विकल्पों को आवश्यकतानुसार परिवर्तित करें. विवरण के लिए, मीटिंग के दौरान मीटिंग विकल्पों को परिवर्तित करना देखें.

  2. लोग विकल्प मेनू पर क्लिक करें और फिर नाम या फ़ोन नंबर द्वारा आमंत्रित करें पर क्लिक करें.

एक ईमेल संदेश भेजकर दूसरों को आमंत्रित करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. लोग विकल्प मेनू पर क्लिक करें और फिर ईमेल द्वारा आमंत्रित करें पर क्लिक करें.

  2. (वैकल्पिक) जिन लोगों को आप आमंत्रित करना चाहते हैं, उनके लिए मीटिंग आमंत्रण में पहुँच या प्रस्तुतकर्ता विकल्प परिवर्तित करने हेतु, मीटिंग विकल्प पर क्लिक करें. विवरण के लिए, ऑनलाइन मीटिंग विकल्प सेट करना देखें.

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मीटिंग सामग्री के साथ कार्य करना

Lync Online में, मीटिंग सामग्री को किसी स्टेज नामक क्षेत्र में सहभागी सूची के दाईं ओर प्रदर्शित किया जाता है. यदि आप सक्रिय प्रस्तुतकर्ता हैं, तो आप इस क्षेत्र में Microsoft PowerPoint प्रस्तुतियों, व्हाइटबोर्ड और मीटिंग मतदान के साथ कार्य करते हैं. जब आप किसी प्रोग्राम या अपने डेस्कटॉप को साझा करते हैं, तो मीटिंग में अन्य सभी लोग भी यह देखते हैं कि आप स्टेज पर क्या साझा कर रहे हैं.

मीटिंग से पहले सामग्री अपलोड या तैयार करना

मीटिंग के प्रारंभ होने से पहले, निम्न कार्य करें:

  1. Microsoft Office Outlook मैसेजिंग और सहयोग क्लाइंट कैलेंडर में, उस मीटिंग के लिए आमंत्रण खोलें जिसे आपने शेड्यूल किया है और फिर ऑनलाइन मीटिंग में शामिल हों पर क्लिक करें.

  2. वार्तालाप विंडो में, निम्न में से कोई एक या दोनों कार्य करें:

    • अपना डेस्कटॉप या कोई प्रोग्राम साझा करने, किसी PowerPoint प्रस्तुति को अपलोड करने, किसी व्हाइटबोर्ड को जोड़ने या किसी नए मत का निर्माण करने के लिए, साझा करें मेनू पर क्लिक करें.

    • किसी फ़ाइल को अपलोड करने के लिए अनुलग्नक जोड़ें या देखें बटन पर क्लिक करें.

विवरण के लिए, इस विषय में बाद में उचित प्रक्रियाओं को देखें.

पहले ही अपलोड की जा चुकी मीटिंग सामग्री दिखाना

  • मीटिंग विंडो में, साझा करें पर क्लिक करें, नवीनतम सामग्री को इंगित करें और फिर प्रदर्शित करने के लिए इच्छित सामग्री पर क्लिक करें.

कोई प्रोग्राम या अपना डेस्कटॉप साझा करना

प्रस्तुति के लिए कोई PowerPoint फ़ाइल अपलोड करना

  1. मीटिंग विंडो में, साझा करें पर क्लिक करें और फिर PowerPoint प्रस्तुति पर क्लिक करें.

  2. जोड़ने के लिए फ़ाइल का चयन करें और फिर अपलोड करें पर क्लिक करें. विवरण के लिए, PowerPoint प्रस्तुति देना देखें.

सहभागियों के लिए अनुलग्नकों को देखने और सहेजने हेतु अपलोड करना

किसी दस्तावेज़ को अपलोड करने के लिए ताकि सहभागी एक प्रतिलिपि अपने कंप्यूटर पर सहेज सकें, निम्न कार्य करें:

  1. वार्तालाप विंडो में, अनुलग्नक जोड़ें या देखें बटन पर क्लिक करें.

  2. अनुलग्नक संवाद में, अनुलग्नक जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. जोड़ने के लिए इच्छित फ़ाइल का चयन करें और फिर अपलोड करें पर क्लि‍क करें.

किसी PowerPoint प्रस्तुति या व्हाइटबोर्ड को ऐनोटेट करना

  • मीटिंग स्टेज में, निचले-बाएँ कोने में एनोटेशन उपकरण पट्टी पर, इच्छित एनोटेशन उपकरण पर क्लिक करें.

आप या मीटिंग में कोई भी किसी व्हाइटबोर्ड या PowerPoint स्लाइड को निम्न तरीकों से एनोटेट कर सकता है:

  • लेज़र सूचक, आपके नाम के लेबल वाले एक रंगीन डॉट का उपयोग करना

  • पंक्तियाँ या आकृतियाँ सम्मिलित करना

  • पाठ जोड़ना

  • पेन के साथ आरेखित या हाइलाइट करना

  • एक तीर स्टैम्प, चेक स्टैम्प या X स्टैम्प जोड़ना

  • किसी ग्राफ़िक्स फ़ाइल को सम्मिलित करना

एनोटेशन उपकरण के बारे में विवरण के लिए, किसी व्हाइटबोर्ड पर सहयोग करना देखें.

नोट:  ऐनोटेशन उपकरण, साझा की गई सामग्री के लिए उपलब्ध नहीं हैं. यदि आप अपना डेस्कटॉप या कोई प्रोग्राम साझा कर रहे हैं, तो जिस सामग्री को आप साझा कर रहे हैं उसमें अन्य लोगों द्वारा परिवर्तन करने से पहले उन्हें अनुमति का अनुरोध करना आवश्यक है.

मीटिंग में व्हाइटबोर्ड या मत जोड़ना

  • मीटिंग विंडो में, साझा करें पर क्लिक करें और फिर नया व्हाइटबोर्ड या नया पोल पर क्लिक करें.

विवरण के लिए, किसी व्हाइटबोर्ड पर सहयोग करना और कोई मत संचालित करना देखें.

स्टेज दिखाना या छुपाना

  • वार्तालाप विंडो में, साझा करें पर क्लिक करें और फिर स्टेज दिखाएँ पर क्लिक करें.

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सामग्री अनुमतियाँ संशोधित करना

साझा की गई सामग्री के साथ कौन क्या कर सकता है, आप यह परिवर्तित कर सकते हैं.

कौन PowerPoint प्रस्तुतियों को एनोटेट कर सकता है, यह परिवर्तित करना

  1. वार्तालाप विंडो में, जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों पर क्लिक करें.

  2. जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों संवाद बॉक्स में, मीटिंग विकल्प बटन पर क्लिक करें.

  3. ऑनलाइन मीटिंग विकल्प संवाद बॉक्स में, विशेषाधिकार के अंतर्गत, प्रस्तुतियाँ ऐनोटेट करें को केवल प्रस्तुतकर्ता, सभी या कोई नहीं में परिवर्तित करें.

कौन मीटिंग सामग्री को व्यक्तिगत रूप से देख सकता है, यह नियंत्रित करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, अन्य प्रस्तुतकर्ता मीटिंग में अन्य लोग क्या देखते हैं इसे प्रभावित किए बिना मीटिंग सामग्री को व्यक्तिगत रूप से देख सकते हैं. अन्य प्रस्तुतकर्ता आपके द्वारा दिखाई जा रही PowerPoint स्लाइड्स के माध्यम से पृष्ठों पर अपनी स्वयं की गति से जा सकते हैं या सामग्री सूची में किसी दूसरे आइटम पर स्विच कर सकते हैं.

मीटिंग सामग्री के लिए व्यक्तिगत दृश्यता विकल्प परिवर्तित करने हेतु, निम्न कार्य करें:

  1. वार्तालाप विंडो में, जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों पर क्लिक करें.

  2. जानकारी और मीटिंग विकल्पों में शामिल हों संवाद बॉक्स में, मीटिंग विकल्प बटन पर क्लिक करें.

  3. ऑनलाइन मीटिंग विकल्प संवाद बॉक्स में, विशेषाधिकार के अंतर्गत, व्यक्तिगत रूप से देखें को केवल प्रस्तुतकर्ता, सभी या कोई नहीं में परिवर्तित करें.

नोट:  साझा किया गया डेस्कटॉप या प्रोग्राम व्यक्तिगत रूप से नहीं देखा जा सकता.

मीटिंग सामग्री तक किसे पहुँच प्राप्त है यह परिवर्तित करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल प्रस्तुतकर्ता मीटिंग सामग्री के लिए पहुँच को विस्तृत करते हैं. इसे परिवर्तित करने के लि‍ए, नि‍म्न कार्य करें:

  • सामग्री सूची में, परिवर्तित करने के लिए इच्छित आइटम के आगे के तीर पर क्लिक करें, इसके लिए उपलब्ध बनाएँ को इंगित करें और फिर आयोजक, प्रस्तुतकर्ता या सभी पर क्लिक करें.

आपके द्वारा प्रस्तुतकर्ता या प्रत्येक व्यक्ति चुनने पर, उस श्रेणी के लोग निम्नलिखित तरीकों से PowerPoint प्रस्तुतियाँ, व्हाइटबोर्ड्स और मत को नियंत्रित कर सकते हैं:

  • एनोटेशन के साथ या इनके बिना किसी स्थानीय प्रतिलिपि को सहेजना

  • मीटिंग स्टेज में जो देखा जा रहा है उसे परिवर्तित करना

  • सामग्री का नाम बदलना या उसे निकालना

  • सभी को मीटिंग सामग्री तक विस्तृत पहुँच प्रदान करना

अनुलग्नकों को कौन देख और सहेज सकता है यह परिवर्तित करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, मीटिंग का प्रत्येक व्यक्ति, मीटिंग अनुलग्नकों को सहेज और देख सकता है. इसे परिवर्तित करने के लि‍ए, नि‍म्न कार्य करें:

  1. वार्तालाप विंडो में, अनुलग्नक जोड़ें या देखें बटन पर क्लिक करें.

  2. परिवर्तित करने के लिए इच्छित सामग्री के दाईं ओर वाले तीर पर क्लिक करें, इनके लिए उपलब्ध करें पर इंगित करें और फिर आयोजक, प्रस्तुतकर्ता या सभी पर क्लिक करें.

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मीटिंग में वीडियो जोड़ना

मीटिंग में वीडियो जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:

  • वार्तालाप विंडो में, वीडियो पर क्लिक करें.

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मीटिंग को समाप्त करना या उससे बाहर निकलना

आप या तो मीटिंग समाप्त करके प्रत्येक व्यक्ति को डिस्कनेक्ट कर सकते हैं या केवल विंडो को बंद करके दूसरों को मीटिंग जारी रखने दे सकते हैं.

मीटिंग से बाहर निकलना और उसे समाप्त करना

  • मीटिंग विंडो में, लोग विकल्प पर क्लिक करें और फिर प्रत्येक को निकालें और मीटिंग समाप्त करें पर क्लिक करें. यह विंडो बंद करता है और उन सहभागियों सहित प्रत्येक व्यक्ति को मीटिंग से डिस्कनेक्ट करता है, जो इसमें बुलाए गए हों.

मीटिंग समाप्त करें बटन का स्क्रीन शॉट

मीटिंग छोड़ना लेकिन इसे जारी रखना

  • बस वार्तालाप या मीटिंग विंडो को बंद करें. अन्य लोग कनेक्टेड रह सकते हैं और मीटिंग जारी रख सकते हैं.

    महत्वपूर्ण:  हम अनुशंसा करते हैं कि आप प्रत्येक को निकालें और मीटिंग समाप्त करें विकल्प का उपयोग लोगों के द्वारा अपना ऑडियो डिस्कनेक्ट करना भूल जाने की स्थिति में अपने ऑडियो कॉन्फ़्रेंसिंग प्रदाता द्वारा लगाए जाने वाले शुल्क से बचने के लिए करें. इसका एकमात्र अपवाद है जब आप सहभागियों को अपनी अनुपस्थिति में Lync मीटिंग जारी रखने की अनुमति देना चाहते हैं.

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