उपयोगकर्ता भूमिकाओं का परिचय

इस आलेख में

उपयोगकर्ता भूमिकाओं का ओवरव्यू

उपयोगकर्ता भूमिकाओं का उपयोग करने के परिदृश्य

उपयोगकर्ता भूमिकाएँ बनाना और असाइन करना

उपयोगकर्ता भूमिकाओं का ओवरव्यू

उपयोगकर्ता भूमिका एक पूर्वनिर्धारित श्रेणी है, जिसे उपयोगकर्ताओं के कार्य शीर्षक या किसी अन्य मापदंड के आधार पर उनको असाइन किया जा सकता है. भूमिकाएँ सामान्यत: विभिन्न प्रकार के उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट के अनुकूलित संस्करण या दृश्य को प्रस्तुत करने के लिए उपयोग की जाती हैं. आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र खोलने पर उपयोगकर्ता क्या देख सकते हैं यह नियंत्रित करने के लिए आपके प्रपत्र टेम्पलेट में उपयोगकर्ता भूमिकाएँ जोड़कर आप आपकी व्यवसाय प्रक्रियाएँ बेहतर बना सकते हैं और डेटा एकत्रित करना ऑप्टिमाइज़ कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, मान लें कि आप किसी परमिट आवेदन के लिए प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर रहे हैं जिसके प्रपत्र निम्न प्रकार के उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किए जाएँगे:

  • वे इलेक्ट्रॉनिक अनुबंधकर्ता जिनको किसी परमिट के लिए आवेदन करने की आवश्यकता होती है

  • वे प्राप्तकर्ता जो यह सत्यापित करते हैं कि अनुबंधकर्ता के आवेदन में आवश्यक जानकारी है

  • वे व्यवस्थापक जो सबमिट किए गए परमिट आवेदनों के अनुमोदन के लिए समीक्षा करते हैं

प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता के लिए तीन प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन करने और उन सभी प्रपत्रों का डेटा प्रबंधित करने के बजाय, आप एक ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं जिसके प्रपत्र सभी डेटा एकत्र करते हों और प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता के लिए एक उपयोगकर्ता भूमिका जोड़ते हों. उपयोगकर्ता भूमिका यह निर्धारित करती है कि प्रत्येक प्रकार के उपयोगकर्ता पर आधारित अनुकूलित दृश्यों से कौनसा डेटा प्रदर्शित किया जाए.

सुरक्षा नोट : उपयोगकर्ता की भूमिकाओं का उपयोग प्रपत्र में संवेदनशील डेटा में पहुँच प्रतिबंधित करने में नहीं ‍किया जाना चाहिए. भले ही आप केवल-पढ़ने के लिए प्रपत्र टेम्पलेट बनाते या उपयोगकर्ता भूमिकाओं पर आधारित कुछ निश्चित नियंत्रण छुपाते हैं, उपयोगकर्ता संभावित रूप से प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn) फ़ाइल देखने या संशोधित करने के लिए और उस डेटा तक पहुँचने के लिए Microsoft नोटपैड जैसे पाठ-संपादन प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं.

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उपयोगकर्ता भूमिकाओं का उपयोग करने के परिदृश्य

कई ऐसे परिदृश्य हैं, जिनमें उपयोगकर्ता भूमिकाएँ आपके उपयोगकर्ताओं के लिए एक लाभ सिद्ध होती हैं. उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता भूमिकाओं के साथ, आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

  • प्रत्येक उपयोगकर्ता भूमिका के लिए एक अनन्य दृश्य दिखाएँ    आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि उसे कौन भर रहा है इस आधार पर, उस प्रपत्र टेम्पलेट के विभिन्न दृश्य प्रदर्शित किए जाएँ. उदाहरण के लिए, आप एक दृश्य परमिट के लिए आवेदन करने वाले इलेक्ट्रीकल अनुबंधकर्ताओं, एक दृश्य परमिट आवेदन प्राप्त करने वाले एजेंट्स, और एक दृश्य सभी जानकारी की समीक्षा करने वाले व्यवस्थापकों के लिए डिज़ाइन कर सकते हैं. प्रत्येक दृश्य केवल वही डेटा प्रदर्शित करता है जो प्रत्येक उपयोगकर्ता भूमिका के लिए उपयुक्त है.

  • प्रत्येक उपयोगकर्ता भूमिका के लिए एक भिन्न अनुभाग दिखाएँ    आप कोई ऐसा प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं जो प्रपत्र कौन भर रहा है इस आधार पर विभिन्न अनुभाग प्रदर्शित करेगा. उदाहरण के लिए, किसी व्यय रिपोर्टिंग प्रपत्र टेम्पलेट में केवल कर्मचारियों पर लागू होने वाला कोई अनुभाग प्रपत्र को किसी कर्मचारी द्वारा खोले जाने पर पर प्रदर्शित किया जा सकता है. केवल व्यय रिपोर्ट अनुमोदित करने वाले प्रबंधकों पर लागू होने वाला एक अन्य अनुभाग प्रपत्र को किसी प्रबंधक द्वारा खोले जाने पर प्रदर्शित किया जा सकता है.

  • प्रत्येक उपयोगकर्ता भूमिका पर आधारित किसी फ़ील्ड के लिए डेटा मान्यता सेट करें    आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट को ऐसे डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि प्रपत्र भरने वाले व्यक्ति की उपयोगकर्ता भूमिका के आधार पर, किसी विशिष्ट फ़ील्ड से बाउंड नियंत्रण में विभिन्न डेटा मान्यता लागू हो. उदाहरण के लिए, आप किसी प्रबंधक के लिए एक सीमा पर अधिकतम व्यय मान सेट कर सकते हैं और किसी व्यवस्थापक के समान पाठ बॉक्स के लिए उससे भी अधिकतम मान सेट कर सकते हैं. यदि प्रबंधक प्रपत्र भरता है और राशि से अधिक भर देता है, तो एक संवाद बॉक्स दिखाई देता है. यदि कोई व्यवस्थापक प्रपत्र भरता है, तो पाठ बॉक्स ऐसे मान को स्वीकार कर लेगा जो प्रपत्र को किसी प्रबंधक द्वारा भरे जाने पर अस्वीकृत कर दी जाती.

  • प्रपत्र डेटा प्रत्येक उपयोगकर्ता भूमिका पर आधारित किसी बाह्य डेटा स्रोत में सबमिट करें    उदाहरण के लिए, आप आपके प्रपत्र टेम्पलेट को इस प्रकार से डिज़ाइन कर सकते हैं ताकि किसी परमिट के लिए आवेदन करने वाल इलेक्ट्रीकल अनुबंधकर्ता उनके पूर्ण प्रपत्र केवल किसी वेब सेवा को सबमिट कर सकें, और प्राप्त करने वाले एजेंट्स उनके प्रपत्रों को केवल किसी SQL डेटाबेस को सबमिट कर सकें. यदि आवेदन अनुमोदित हो गया है तो व्यवस्थापक उनका प्रपत्र डेटा किसी डेटाबेस और किसी ई-मेल संदेश में सबमिट कर सकते हैं, या यदि आवेदन अस्वीकृत कर दिया गया है तो वे उनके प्रपत्र डेटा केवल किसी डेटाबेस में सबमिट कर सकते हैं.

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उपयोगकर्ता भूमिकाएँ बनाना और असाइन करना

जब आप नई उपयोगकर्ता भूमिका बनाते हैं, तो आप निम्न तरीकों से इसमें उपयोगकर्ताओं को असाइन कर सकते हैं:

  • Microsoft सक्रिय निर्देशिका, निर्देशिका सेवा से उपयोगकर्ता नाम निर्दिष्ट करके (उदाहरण के लिए, "sales\andrew"). सक्रिय निर्देशिका, निर्देशिका सेवा में उपयोगकर्ता नाम निर्दिष्ट करने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट को सक्रिय निर्देशिका का उपयोग करने वाले Microsoft Windows नेटवर्क मे बनाना और उसमें प्रकाशित करना आवश्यक है.

  • सक्रिय निर्देशिका, निर्देशिका सेवा से समूहों को निर्दिष्ट करके. उदाहरण के लिए, आप कोई ई-मेल वितरण सूची निर्दिष्ट कर सकते हैं, जिसमें विपणन समूह के सभी सदस्यों के नाम हों. सक्रिय निर्देशिका, निर्देशिका सेवा में किसी समूह को निर्दिष्ट करने के लिए, प्रपत्र टेम्पलेट को सक्रिय निर्देशिका का उपयोग करने वाले Microsoft Windows नेटवर्क में बनाना और प्रकाशित करना आवश्यक है.

  • प्रपत्र में सीधे किसी फ़ील्ड से आने वाला मान निर्दिष्ट करके. फ़ील्ड सक्रिय निर्देशिका से डेटा ले सकता है, या उपयोगकर्ता उस नियंत्रण में डेटा दर्ज कर सकता है, जो इस फ़ील्ड से बाइंड करें हो. उदाहरण के लिए, यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में व्यवस्थापक पाठ बॉक्स हो, तो उस फ़ील्ड से विशेष उपयोगकर्ता भूमिका संबद्ध कर सकते हैं, जिसमें वह पाठ बॉक्स संबद्ध है.

उपयोगकर्ता भूमिका जोड़ने के बाद, आप निम्न में से किसी एक के रूप में उसे सेट कर सकते हैं:

डिफ़ॉल्ट भूमिका    जो उपयोगकर्ता मौजूदा उपयोगकर्ता भूमिका में असाइन नहीं किए गए हैं, वे अपने आप डिफ़ॉल्ट भूमिका के रूप में निर्दिष्ट उपयोगकर्ता भूमिका में असाइन किए जाते हैं. डिफ़ॉल्ट भूमिका का उपयोग उन उपयोगकर्ताओं के लिए भी किया जाता है, जो समूह के भाग हैं, किंतु ऑफ़लाइन कार्य कर रहे हैं. एक उपयोगकर्ता भूमिका हमेशा डिफ़ॉल्ट रूप में सेट की जाती है.

प्रारंभक भूमिका    यदि आप अपने प्रपत्र को पहली बार खोलने वाले उपयोगकर्ताओं पर कोई विशेष उपयोगकर्ता भूमिका लागू करना चाहते हैं, तो आप प्रारंभक भूमिका निर्दिष्ट कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप "कॉन्ट्रैक्टर" नामक प्रारंभक भूमिका निर्धारित कर सकते हैं, जो नया अनुमति आवेदन प्रपत्र भरने वाले उपयोगकर्ताओं पर लागू होता है. भिन्न उपयोगकर्ता भूमिका में असाइन किया गया उपयोगकर्ता अपने आप कॉन्ट्रैक्टर भूमिका के लिए रीअसाइन किया जाता है, जब वह नया अनुमति आवेदन प्रपत्र खोलता या खोलती है. हालाँकि, अगली बार उस उपयोगकर्ता द्वारा वही प्रपत्र खोलने पर, Microsoft Office InfoPath प्रारंभक भूमिका के बजाय व्यक्ति के असाइन उपयोगकर्ता भूमिका का उपयोग करता है.

यदि आपको उपयोगकर्ता नाम, समूह या किसी फ़ील्ड के मानों के किसी भी संयोजन के आधार पर उपयोगकर्ता की भूमिकाएँ असाइन की गई हैं, तो उपयोगकर्ता द्वारा आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र खोलने पर, InfoPath निम्न क्रम का उपयोग करके उस उपयोगकर्ता को असाइन करने के लिए भूमिका निर्धारित करता है:

  1. प्रपत्र टेम्पलेट में उपयोगकर्ता का नाम फ़ील्ड का मान है.

  2. उपयोगकर्ता का नाम सक्रिय निर्देशिका में है.

  3. उपयोगकर्ता सक्रिय निर्देशिका समूह का सदस्य है.

    नोट: यदि उपयोगकर्ता कई समूहों का सदस्य है और आप किसी समूह के आधार पर उपयोगकर्ता भूमिकाएँ असाइन कर रहे हैं, तो InfoPath उपयोगकर्ता भूमिकाएँ प्रबंधित करें संवाद बॉक्स में सूचीबद्ध समूह के क्रम में हर समूह की सदस्य सूची की जाँच करता है. उदाहरण के लिए, यदि उपयोगकर्ता प्राप्त करने वाले एजेंट समूह और व्यवस्थापक समूह, दोनों का सदस्य हो, और व्यवस्थापक समूह को प्राप्त करने वाले एजेंट समूह से पहले सूचीबद्ध किया गया हो, तो उपयोगकर्ता को व्यवस्थापक समूह के लिए उपयोगकर्ता भूमिका असाइन की जाएगी.

  4. यदि उपरोक्त में से कोई भी सत्य न हो, तो डिफ़ॉल्ट भूमिका का उपयोग किया जाता है.

अपने प्रपत्र टेम्पलेट के लिए उपयोगकर्ता भूमिकाएँ निर्धारित करने के बाद, आप कोई नियम सेट कर सकते हैं, जो उपयोगकर्ता भूमिका के आधार पर अपने आप दृश्यों में स्विच करता हो. उदाहरण के लिए, आप प्रबंधक उपयोगकर्ता भूमिका बना सकते हैं, और तब प्रबंधक भूमिका असाइन किए गए उपयोगकर्ता द्वारा प्रपत्र खोलने पर अपने आप प्रबंधक दृश्य में स्विच करने का नियम बना सकते हैं. वैकल्पिक रूप से, आप पहले नियम बना सकते हैं, और तब नियम बनाने की प्रक्रिया के भाग के रूप में उपयोगकर्ता भूमिकाएँ निर्धारित कर सकते हैं.

किसी उपयोगकर्ता भूमिका के आधार पर आप किसी नियंत्रण का व्यवहार भी बदल सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी नियंत्रण को केवल किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता भूमिका के लिए सक्षम कर सकते हैं, जबकि अन्य उपयोगकर्ता भूमिकाएँ नियंत्रण का डेटा देख सकते हैं, परंतु वे उसे संशोधित नहीं कर सकते. उपयोगकर्ता भूमिकाओं पर आधारित किसी नियंत्रण में कौन डेटा दर्ज कर सकता है यह प्रतिबंधित करने की क्षमता यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि किसी नियंत्रण में दर्ज किया गया डेटा सही स्रोत से आया है. उदाहरण के लिए, किसी परमिट आवेदन प्रपत्र टेम्पलेट में आप अनुमोदन चेक बॉक्स रख सकते हैं जिसका चयन परमिट का अनुमोदित होना दर्शाने के लिए केवल व्यवस्थापक उपयोगकर्ता भूमिका के सदस्य ही कर सकते हैं. किसी अन्य उपयोगकर्ता भूमिका में असाइन उपयोगकर्ताओं, जैसे कि आवेदन सबमिट करने वाले अनुबंधकर्ता को चेक बॉक्स केवल दिखाई देगा, परंतु वे उसका चयन या उसे रिक्त नहीं कर सकेंगे.

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