उन ई-मेल संदेशों को ट्रैक करना जिन्हें कार्यवाई की आवश्यकता है

उन ई-मेल संदेशों को ट्रैक करना जिन्हें कार्यवाई की आवश्यकता है

ई-मेल संदेश फ़्लैग करके, आप भेजे गए संदेशों के लिए प्रतिसाद ट्रैक कर सकते हैं. आप यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप प्राप्त संदेशों को फ़ॉलो-अप करते हैं. दोनों प्रकरणों में आप कोई अनुस्मारक चेतावनी शामिल कर सकते हैं.

इस आलेख में

कार्यवाई हेतु ई-मेल संदेश ट्रैक करने के बारे में

प्राप्तकर्ताओं को फॉलो-अप के लिए याद दिलाने हेतु कोई संदेश ध्वजांकित करना

अपने द्वारा भेजे किसी संदेश को ध्वजांकित करें जो आपको बाद में संदेश प्रत्युत्तरों के लिए याद दिलाए

प्राप्तकर्ताओं को फॉलो-अप के लिए याद दिलाने हेतु कोई संदेश ध्वजांकित करना

आपके द्वारा ध्वजांकित भेजे गए संदेशों के लिए प्रतिसाद ढूढ़ना

कोई ई-मेल वार्तालाप ट्रैक करना रोकना

आपके द्वारा प्राप्त संदेश फ़्लैग करना

कार्यवाई हेतु ई-मेल संदेश ट्रैक करने के बारे में

फ़्लैग किए गए ई-मेल संदेश आपके मेल को प्रबंधिक करने में अधिक सहायक होंगे. फ़्लैग किए गए संदेश करने के लिए आइटम केवल आपके या ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं के लिए बनाते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी ई-मेल संदेश को ध्वजांकित कर सकते हैं जिसमें एक निश्चित दिनांक तक जानकारी माँगी गई है. प्राप्तकर्ता के संदेश प्राप्त करने पर, उसके साथ कोई ध्वजा प्रकट होती है और Outlook मे खुलने पर संदेश के ऊपर पठन फलक में जानकारी पट्टी पर कोई विशेष संदेश प्रकट होता है.

आपके लि‍ए कोई ध्‍वजांकि‍त संदेश आपके संदेश का उत्तर कौन देता है, यह ट्रैक करने में मदद करता है. पि‍छले परि‍दृश्‍य में, आपने नि‍श्चि‍त दि‍नांक तक जानकारी का अनुरोध करते हुए ध्वजांकित ई-मेल संदेश भेजा है. स्‍वयं के लि‍ए संदेश ध्‍वजांकि‍त कर, आपको उत्तरों की जाँच करने के लि‍ए याद दि‍लाया जाता है. Outlook आपकी मूल ध्वजांकित संदेश के उत्तरों को स्वचालित रूप से ढूँढने में भी मदद करता है..

ध्वजांकित किए गए संदेश करने के लिए पट्टी, कार्यो में, और कैलेंडर में प्रतिदिन कार्य सूची में दिखाए जाते हैं.

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प्राप्तकर्ताओं को फॉलो-अप के लिए याद दिलाने हेतु कोई संदेश ध्वजांकित करना

आपको भेजे जाने वाले ई-संदेशों के लिए प्रतिसादों की आवश्‍यकता है. अपने प्राप्तकर्ताओं को प्रतिसाद के लिए याद दिलाने के लिए, आप कोई अपने संदेश के साथ कोई अनुस्मारक भेजने के लिए ध्वज उपयोग कर सकते हैं.

युक्ति: इस सुविधा का उपयोग विवेक के साथ करें. कुछ प्राप्तकर्ता संभवत: अपने Microsoft Outlook में अनुस्मारक जोड़ना पसंद नहीं करेंगे.

  1. किसी नए ई-मेल संदेश में, संदेश टैब पर, विकल्प समूह में, कार्रवाई हेतु बटन छवि क्लिक करें .

  2. प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज क्लिक करें.

  3. प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज के तहत, इस पर ध्वजांकित करें सूची में ध्वजा प्रकार क्लिक करें.

  4. डिफ़ॉल्ट द्वारा, कोई अनुस्मारक कार्य का साथ देगा. यदि आप फ़्लैग को बिना अनुस्मारक चेतावनी के चाहते हैं, अनुस्मारक चेक बॉक्स साफ़ करें.

    आपके ठीक क्लिक करने के बाद, जानकारी पट्टी आपके द्वारा चयनित विकल्प प्रदर्शित करती है.

    Outlook जानकारी पट्टी

नोट: प्राप्त ध्वजांकित ई-मेल संदेश कार्य, करने के लिए पट्टी, या प्रतिदिन कार्य सूची में स्वचालित रूप से नहीं जोड़े जाते. यदि कोई अनुस्मारक शामिल हो, तो अनुस्मारक चेतावनी निर्दिष्ट समय पर सक्रिय हो जाएगी जब तक आइटम खुला न हो और अनुस्मारक बंद न हो.

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अपने द्वारा भेजे किसी संदेश को ध्वजांकित करें जो आपको बाद में संदेश प्रत्युत्तरों के लिए याद दिलाए

कभी कभी आप यह जानते हैं कि आपको ई-मेल संदेशों के लिए प्रतिसाद की आवश्यकता है जिन्हें आप भेजने वाले हैं. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप प्राप्तकर्ता प्रतिसाद के लिए जाँच करना याद रखते हैं, निम्न कार्य करें:

  1. किसी नए ई-मेल संदेश में, संदेश टैब पर, विकल्प समूह में, कार्रवाई हेतु बटन छवि क्लिक करें.

  2. इंगित करें कब आपको इस संदेश के बारे में अनुस्मारक प्राप्त हो.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, निम्न ध्वज की प्रारंभ दिनांक, नियत दिनांक और अनुस्मारक उपलब्ध हैं.

ध्वज

प्रारंभ दिनांक

नियत दिनांक

अनुस्मारक

आज

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

आज के कार्य दिवस के समाप्ति समय के एक घंटे पहले

आने वाला कल

वर्तमान दिनांक धन एक दिन

वर्तमान दिनांक धन एक दिन

वर्तमान दिन का प्रारंभ समय धन एक कार्य दिवस

यह सप्ताह

वर्तमान दिनांक धन दो दिन, लेकिन इस सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस के बाद नहीं

इस सप्ताह का अंतिम कार्य दिवस

वर्तमान दिन का प्रारंभ समय धन दो कार्य दिवस

अगला सप्ताह

अगले सप्ताह का प्रथम कार्य दिवस

अगले सप्ताह का अंतिम कार्य दिवस

अगले सप्ताह के प्रथम कार्य दिवस का प्रारंभ समय

कोई दिनांक नहीं

कोई दिनांक नहीं

कोई दिनांक नहीं

वर्तमान दिनांक

कस्‍टम

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

वैकल्पिक रूप से, कोई प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक जो सूची पर प्रकट नहीं होती हैं बनाने के लिए कस्टम क्लिक करें. संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

जानकारी पट्टी आपके द्वारा चुनी गए विकल्प प्रदर्शित करता है.

नोट: यदि आप अपने ध्वज को प्रारंभ और नियत दिनांक निर्दिष्ट करके आगे अनुकूलित करना चाहते हैं या किसी अनुस्मारक चेतावनी के प्रकट होने पर परिवर्तित करना चाहते हैं, संदेशों को स्वयं के लिए और अन्य लोगों के लिए ध्वजांकित करें अनुभाग में चरणों का पालन करें. केवल स्वयं के लिए ध्वज अनुकूलित करने के लिए आप हमेशा प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज साफ़ करते हैं.

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प्राप्तकर्ताओं को फॉलो-अप के लिए याद दिलाने हेतु कोई संदेश ध्वजांकित करना

स्वयं एवं प्राप्तकर्ता दोनों के लिए एक साथ संदेश फ़्लैग करने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. किसी नए ई-मेल संदेश में, संदेश टैब पर, विकल्प समूह में, कार्रवाई हेतु बटन छवि क्लिक करें.

  2. प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज क्लिक करें.

    प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज और अनुस्मारक प्राप्तकर्ता चेक बक्सों चयनित हैं. यदि आप प्राप्तकर्ता को कोई ध्वज प्राप्त कराना चाहते हैं, किंतु कोई अनुस्मारक सूचना नहीं है, अनुस्मारक चेक बॉक्स साफ़ करें.

  3. मेरे लिए ध्वज चेक बॉक्स चयन करें, और यदि आप, अनुस्मारक चेक बॉक्स चयन करते हैं.

  4. आप मेरे लिए ध्वज के लिए कोई प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक‍ निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  5. अपने या प्राप्तकर्ताओं के लिए, आप प्रदर्शित किया जाने वाला इच्छित ध्वज पाठ दर्ज कर सकते हैं. यदि the इसे ध्वजांकित करें सूची में इच्छित पाठ नहीं है, पाठ बॉक्स में कोई नई प्रविष्टि दर्ज करें, और तब ENTER दबाएँ.

  6. यदि अनुस्मारक चेक बॉक्स मेरे लिए ध्वज या प्राप्तकर्ताओं के लिए ध्वज चयनित है, तो आप अनुस्मारक को सक्रिय करने के लिए कोई समय निर्दिष्ट कर सकते हैं.

  7. ठीक क्लिक करें.

    जानकारी पट्टी आपके द्वारा चयनित विकल्प प्रदर्शित करता है.

    Outlook जानकारी पट्टी

नोट: यदि आप IMAP ई-मेल खाते का उपयोग कर रहे हैं तो आप ध्वजांकित दिनांक या सेट की गई प्रारंभ दिनांक परिवर्तित नहीं कर सकते.

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आपके द्वारा ध्वजांकित भेजे गए संदेशों के लिए प्रतिसाद ढूढ़ना

इस सुविधा में आपके ई-मेल संदेशों को सहेजने की आवश्यकता है. डिफ़ॉल्ट द्वारा, भेजे गए संदेश भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में सहेजे गए हैं. यदि आपका डिफ़ॉल्ट वितरण स्‍थान — वह जगह जहाँ आनेवाले मेल सहेजे गए हैं — Microsoft Exchange चलाने वाला सवर्र है, तो यह सुनिश्चित करें कि आप मैन्युअली या स्वत: संग्रह द्वारा भेजे गए संदेशों को अपने कंप्यूटर पर व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) फ़ाइल में नहीं भेजेंगे. इससे सुविधा कार्य नहीं करेगी.

  1. निम्न मे से कोई एक कार्य करें:

    • मूल संदेश को भेजे गए आइटम फ़ोल्‍डर में खोलें.

    • ध्‍वजांकि‍त भेजे गए संदेश को करने के लिए पट्‍टी में खोलें.

    • कोई ई-मेल संदेश जो मूल संदेश का प्रतिसाद है, जानकारी उपकरण पट्टी क्लिक करें, और तब मूल ध्वजांकित संदेश खोलें क्लिक करें.

  2. सूचना पट्टी क्‍लि‍क करें, और तब संबंधित संदेश ढूँढें क्‍लि‍क करें.

    उन्नत ढूँढें संवाद बॉक्स संबंधित ई-मेल संदेशों के लिए खोलना और ढूँढ़ना प्रारंभ कर देगा.

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कोई ई-मेल वार्तालाप ट्रैक करना रोकना

आप किसी भी समय संदेश पर ट्रैकिंग ध्वज बंद करना चुन सकते हैं.

निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • आपने कोई ई-मेल संदेश लिखा और ध्वज चयन किया, किंतु अब ध्वजा निकालना चाहते हैं    

    1. संदेश प्रारूप में, संदेश टैब पर, विकल्प समूह में, कार्रवाई हेतु बटन छवि क्लिक करें.

    2. ध्वज साफ़ करें क्लिक करें.

  • आपने कोई ई-मेल संदेश भेजा है जिसे आपने अपने या दूसरों के लिए फ़्लैग किया है, किंतु अब फ़्लैग निकालना चाहते हैं    

    निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    1. करने के लिए पट्टी से मूल ध्वजांकित ई-मेल संदेश हटाएँ.

      यह आपके मेल फ़ोल्डर से ई-मेल संदेश भी हटाता है.

    2. कहीं भी प्रकट होने पर संदेश पर राइट-क्लिक करें और तब पूर्ण चिह्नित करें या ध्वज साफ़ करें क्लिक करें.

      नोट: आपके ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ता अभी भी ध्वज देख सकते हैं. ध्वज निकालना केवल आप जो देखते हैं उसे प्रभावित करेगा.

  • कोई ध्वज अनुस्मारक प्रकट होता है, और आप ध्वज निकालना चाहते हैं    

    1. अनुस्मारक चेतावनी के प्रकट होने पर, उसे राइट-क्लिक करें, और तब पूर्ण चिह्नित करें या ध्वज साफ़ करें क्लिक करें.

      पूर्ण चिह्नित करें और ध्वज साफ़ करें कैसे ‍भिन्न हैं जानने के लिए यहाँ क्लिक करें

      पूर्ण चि‍ह्नि‍त करना     आइटम किसी कार्यवाई हेतु ध्वज के साथ आइटम चिह्नित रहता है, हालाँकि, अब यह स्ट्राइकथ्रू के साथ प्रदर्शित है. यदि करने के लिए या कार्य सभी दिखाने के लिए कॉन्फ़िगर किए गए हैं इसके बिना कि वे संपूर्ण हैं या नहीं, आप तब भी संदेश देखेंगे जब तक आप उसे संदेश फ़ोल्डर से हटा नहीं देते.

      ध्‍वज हटाएँ     ई-मेल संदेश से ध्वज निकाल दिया गया है और दृश्य में संदेश प्रकट होने का कोई रिकॉर्ड नहीं है जैसे करने के लिए पट्टी और कार्य.

      यदि आप संपूर्ण आइटम्स का कोई रिकॉर्ड रखना चाहते हैं, ध्वजा पूर्ण उपयोग करें. हालाँकि, एक बार ई-मेल संदेश हटाने के बाद आइटम सभी Outlook दृश्यों से अदृश्य हो जाएगा.

  • किसी ध्वजांकित संदेश के आने पर कोई ई-मेल संदेश प्रतिसाद देता है, और आप ध्वज निकालना चाहते हैं    

    1. पठन फलक या खुले हुए संदेश में, जानकारी पट्टी क्लिक करें, और तब मूल ध्वजांकित संदेश खोलें क्लिक करें.

    2. संदेश टैब पर, ट्रैक किया जा रहा है समूह में, कार्रवाई हेतु बटन छवि क्लिक करें.

    3. ध्वज साफ़ करें क्लिक करें.

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आपके द्वारा प्राप्त संदेश फ़्लैग करना

अपने आपको किसी कार्यवाई हेतु या बाद में कार्य करना याद दिलाने के लिए किसी प्राप्त ई-मेल संदेश को ध्वजांकित कर सकते हैं. किसी प्राप्त संदेश को ध्वजांकित करने के लिए, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  1. संदेश सूची में, ध्वजांकित स्तंभ में संदेश के बाद डिफ़ॉल्ट फ़्लैग के साथ संदेश फ़्लैग करने के लिए क्लिक करें.

    डिफ़ॉल्ट फ़्लैग परिवर्तित करने तक, इसमें कोई प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक दोनों है.

  2. संदेश सूची में, संदेश के बाद ध्वजा स्तंभ राइट-क्लिक करें

  3. कार्य के लिए नियत दिनांक चयन करें. उदाहरण के लिए, अगला सप्ताह चयन करना अगले सोमवार की प्रारंभ दिनांक और आने वाले शुक्रवार की नियत दिनांक निर्दिष्ट करता है. ‍कोई प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक बनाने के लिए जो सूची में प्रकट न हो के लिए कस्टम क्लिक करें

    ठीक क्लिक करने के बाद, जानकारी पट्टी आपके द्वारा चुने गए विकल्प प्रदर्शित करेगी.

    आपके द्वारा ध्वजांकित किए गए संदेश करने के लिए पट्टी, कार्यो में, और कैलेंडर प्रतिदिन कार्यसूची में प्रकट होंगे.

    डिफ़ॉल्ट द्वारा, निम्न ध्वज प्रारंभ दिनांक, नियत दिनांक, और अनुस्मारक उपलब्ध है.

ध्वज

प्रारंभ दिनांक

नियत दिनांक

अनुस्मारक

आज

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

आज के कार्य दिवस के समाप्ति समय के एक घंटे पहले

आने वाला कल

वर्तमान दिनांक धन एक दिन

वर्तमान दिनांक धन एक दिन

वर्तमान दिन का प्रारंभ समय धन एक कार्य दिवस

यह सप्ताह

वर्तमान दिनांक धन दो दिन, लेकिन इस सप्ताह के अंतिम कार्य दिवस के बाद नहीं

इस सप्ताह का अंतिम कार्य दिवस

वर्तमान दिन का प्रारंभ समय धन दो कार्य दिवस

अगला सप्ताह

अगले सप्ताह का प्रथम कार्य दिवस

अगले सप्ताह का अंतिम कार्य दिवस

अगले सप्ताह के प्रथम कार्य दिवस का प्रारंभ समय

कोई दिनांक नहीं

कोई दिनांक नहीं

कोई दिनांक नहीं

वर्तमान दिनांक

कस्‍टम

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

वर्तमान दिनांक

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