ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं को सभी को उत्तर दें या अग्रेषित करें का उपयोग करने से रोकना

इस सुवि‍धा के लि‍ए प्रेषक और प्राप्‍तकर्ता दोनों को Microsoft Outlook का उपयोग करना आवश्‍यक है. अपने ई-मेल संदेशों को पुनर्प्राप्‍त करने के लि‍ए Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Outlook Web Access , या अन्य अनुप्रयोगों का उपयोग करने वाले प्राप्‍तकर्ता सभी को उत्तर दें या अग्रेषि‍त करें का उपयोग कर सकते हैं.

Microsoft Office 2003 इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) प्रस्‍तुत करता है जो प्राप्‍तकर्ता को ई-मेल संदेशों की प्रति‍लि‍पि‍ बनाने, मुद्रि‍त करने, या उन्‍हें अग्रेषि‍त करने से रोकने में मदद के लि‍ए कोई तरीका प्रदान करता है. आप Outlook मदद में IRM के बारे में और जानें. यदि‍ IRM आपके संगठन में उपलब्‍ध नहीं है, तो आप कस्‍टम Outlook प्रपत्रों का उपयोग कर समान कार्य क्षमता प्राप्‍त कर सकते हैं.

महत्वपूर्ण: कस्टम प्रपत्र वह मूल तरीका है जिसके उपयोग से आप यह प्रतिबंधित कर सकते हैं कि ई-मेल प्राप्तकर्ता किसी संदेश के साथ क्या कर सकते हैं. हालाँकि, कस्टम प्रपत्र IRM के समान सुरक्षित नहीं हैं. संदेश को किसी अन्य ई-मेल अनुप्रयोग के साथ खोलने या किसी भिन्न प्रकार के खाते का उपयोग करने से भी प्राप्तकर्ता को किसी संदेश को अग्रेषित करने या सभी को उत्तर देने की अनुमति मिल सकती है.

कोई कस्टम ई-मेल संदेश प्रपत्र बनाएँ

  1. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र को इंगित करें, और तब कोई प्रपत्र डिज़ाइन करें क्लिक करें.

  2. मानक प्रपत्र लायब्रेरी में, संदेश का चयन करें, और तब खोलें क्लिक करें.

  3. (क्रियाएँ) टैब क्लिक करें.

    कस्टम संदेश प्रपत्र

    1. प्राप्तकर्ताओं के लिए सभी को उत्तर दें और अग्रेषित करें आदेश कॉन्फ़िगर करने के लिए (क्रियाएँ) टैब का उपयोग करें.

    2. सक्षम के तहत, सभी को उत्तर दें क्रिया को नहीं में बदलें.

    3. सक्षम के तहत, अग्रेषित करें क्रिया को नहीं में बदलें.

  4. क्रिया नाम के तहत, अग्रेषित करें को डबल-क्लिक करें.

  5. प्रपत्र क्रिया गुण संवाद बॉक्स में, सक्षम चेक बॉक्स रिक्त करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  6. क्रिया नाम के तहत, सभी को अग्रेषित करें डबल-क्लिक करें.

  7. प्रपत्र क्रिया गुण संवाद बॉक्स में, सक्षम चेक बॉक्स रिक्त करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  8. (गुण) टैब क्लिक करें.

    अनामांकित प्रपत्र

    1. प्रपत्र परिभाषाएँ कॉन्फ़िगर करने के लिए (गुण) टैब का उपयोग करें.

    2. आइटम के साथ प्रपत्र निर्धारण भेजें चेक बॉक्स का चयन करें. जब आप अपना ई-मेल संदेश भेजते हैं, तो आपके द्वारा क्रियाएँ टैब पर अनुकूलित की जाने वाली क्रियाएँ प्राप्तकर्ताओं को भेजी जाएँगी, जो उन्हें सभी को उत्तर दें या अग्रेषित करें का उपयोग करने से रोकती हैं.

  9. आइटम के साथ प्रपत्र निर्धारण भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

    एक संवाद बॉक्स यह सुझाव देता प्रकट होता है कि प्रपत्र परिभाषा को भेजना कोई अनुशंसित कार्य नहीं है. इस प्रक्रिया के लिए, आप ठीक क्लिक कर सकते है और जारी रख सकते है.

  10. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र को इंगित करें, और तब प्रपत्र इस रूप में प्रकाशित करें क्लिक करें.

  11. प्रपत्र इस रूप में प्रकाशित करें संवाद बॉक्स में, इसमें देखें बॉक्स में, व्यक्तिगत प्रपत्र लायब्रेरी क्लिक करें.

  12. प्रदर्शन नाम बॉक्स में, वह नाम लिखें जिसे आप आसानी से पहचान सकें, जैसे कोई सभी को उत्तर दें या अग्रेषित करें नहीं.

  13. प्रपत्र नाम बॉक्स में, बिना रिक्ति के कोई अनन्य नाम लिखें, जैसे NoReplyAllNoForward.

  14. प्रकाशित करें क्लिक करें.

  15. प्रपत्र डिज़ाइन विंडो पर, फ़ाइल मेनू पर, बंद करें क्लिक करें.

    जब परिवर्तन सहेजने के लिए संकेत दिया जाए, तो नहीं क्लिक करें. आपका कस्टम प्रपत्र पहले ही सहेजा जा चुका है. यह संकेत आपसे यह पूछने के लिए है कि क्या आप Outlook डिफ़ॉल्ट संदेश प्रपत्र में परिवर्तन सहेजना चाहते हैं. आपको केवल इस प्रपत्र में परिवर्तन सहेजना चाहिए.

किसी कस्टम ई-मेल संदेश प्रपत्र का उपयोग करके संदेश भेजें

  1. उपकरण मेनू पर, प्रपत्र को इंगित करें, और तब प्रपत्र चुनें क्लिक करें.

  2. इसमें देखें बॉक्स में, व्यक्तिगत प्रपत्र लायब्रेरी क्लिक करें.

  3. आपके द्वारा बनाए गए कस्टम प्रपत्र के नाम का चयन करें, और तब खोलें क्लिक करें.

    एक नया ई-मेल संदेश दिखाई देता है.

  4. संदेश उसी तरह लिखें और भेजें जैसा आप आमतौर पर करते हैं.

प्राप्तकर्ता के लिए ई-मेल संदेश में उपकरण पट्‍टी पर सभी को उत्तर दें और अग्रेषित करें बटन उपलब्ध नहीं होंगे. इसी प्रकार, कुंजीपटल शॉर्टकट्‍स, जैसे CTRL+F, या मानक उपकरण पट्‍टी पर उत्तर दें को क्लिक करना कार्य नहीं करेगा. प्राप्तकर्ता जो Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Outlook Web Access, या अन्य अनुप्रयोगों का उपयोग अपने ई-मेल संदेशों की पुन: प्राप्ति के लिए करते है वे तब भी सभी को उत्तर दें या अग्रेषित करें का उपयोग कर सकते है.

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