ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

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ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

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आप कोई Microsoft Office InfoPath 2007 प्रपत्र टेम्पलेट अपने उपयोगकर्ताओं को किसी ई-मेल संदेश में वितरित कर प्रकाशित कर सकते हैं. प्रकाशन विज़ार्ड एक ई-मेल संदेश बनाता है जिसमें प्रपत्र टेम्पलेट और प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र की एक प्रतिलिपि होती है. उपयोगकर्ता जब Microsoft Office Outlook 2007 के साथ ई-मेल संदेश खोलते हैं, तो वे सीधे ई-मेल संदेश के मुख्य भाग में प्रपत्र भर सकते हैं. Outlook के पिछले संस्करणों या अन्य ई-मेल अनुप्रयोगों का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ता ऐसे ई-मेल प्राप्त करते हैं जिसमें प्रपत्र टेम्पलेट और उस पर आधारित प्रपत्र दोनों ही अनुलग्नकों के रूप में होते हैं. इन उपयोकर्ताओं को अपने कंप्यूटर पर प्रपत्र टेम्पलेट स्थापित करने के लिए पहले प्रपत्र टेम्पलेट अनुलग्नक खोलना आवश्यक है. इसके बाद वे प्रपत्र अनुलग्नक खोल सकते हैं, जो प्रपत्र को Microsoft Office InfoPath में खोलता है, जहाँ वे उसे भर सकते हैं.

सुरक्षा नोट : अपने उपयोगकर्ताओं को ध्यान दिलाएँ कि उनको केवल विश्वसनीय स्रोतों से आने वाले ई-मेल संदेशों के अनुलग्नक ही खोलना चाहिए.

नोट: प्रपत्र टेम्पलेट का प्रकाशन किसी प्रपत्र टेम्पलेट को सहेजने के समान नहीं है. जब आप प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तो प्रकाशन विज़ार्ड प्रपत्र टेम्पलेट में प्रकाशन स्थान और संसाधन निर्देश जोड़ता है, ताकि उपयोगकर्ता इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र खोल सकें. जब आप कोई प्रपत्र टेम्पलेट सहेजते हैं, तो आप प्रपत्र टेम्पलेट की प्रतिलिपि सहेज रहे हैं, ठीक जैसे आप अपने कंप्यूटर पर कोई फ़ाइल सहेजते हैं. जब आप अपने उपयोगकर्ताओं के लिए प्रपत्र टेम्पलेट भरने के लिए उपलब्ध कराना चाहते हैं, तब आपको हमेशा प्रकाशन विज़ार्ड का उपयोग करना चाहिए.

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शुरू करने से पहले

अपना प्रपत्र टेम्पलेट ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को प्रकाशित करने के पहले, आपको निम्न कार्य करना आवश्यक है:

  • अपने कंप्यूटर पर Office Outlook 2007 स्थापित करें, यदि वह पहले से स्थापि‍त नहीं है.

  • सत्यापित करें कि प्रपत्र टेम्पलेट किसी प्रतिबंधित या पूर्ण विश्वास सुरक्षा स्तर के साथ कॉन्फ़िगर किया गया है. प्रतिबंधित सुरक्षा स्तर के साथ कॉन्फ़िगर किए गए किसी प्रपत्र टेम्पलेट का अर्थ है कि इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर के सिस्टम संसाधनों तक नहीं पहुँच सकते हैं. इस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं के कंप्यूटर के सिस्टम संसाधनों तक पहुँच सके इसके लिए, आपको प्रपत्र टेम्पलेट को पूर्ण सुरक्षा स्तर के साथ कॉन्फ़िगर करना और किसी विश्वसनीय प्रमाणपत्र प्राधिकारी के प्रमाणपत्र द्वारा डिजिटली हस्ताक्षरित करना आवश्यक है. ई-मेल प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को आप डोमेन सुरक्षा स्तर वाला कोई प्रपत्र टेम्पलेट नहीं प्रकाशित कर सकते.

  • सत्यापित करें कि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में कोई क्वेरी डेटा कनेक्शन नहीं है. यदि आपके प्रपत्र टेम्पलेट में कोई क्वेरी डेटा कनेक्शन है तो आप उसे ई-मेल प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को नहीं प्रकाशित कर सकते. यदि आपको किसी बाह्य डेटा स्रोत से कोई डेटा प्रदर्शित करने की आवश्यकता हो, तो बाह्य डेटा स्रोत का डेटा किसी संसाधन फ़ाइल में संग्रहीत करें. इसके बाद इस संसाधन फ़ाइल को प्रपत्र टेम्पलेट के साथ शामिल कर सकते हैं.

  • सत्यापित करें कि आपके उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर Office InfoPath 2007 स्थापित है.

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ई-मेल संदेश प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची को कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना

  1. फ़ाइल मेनू पर, Access विकल्प क्लिक करें.

  2. प्रकाशन विज़ार्ड में, ई-मेल प्राप्तकर्ताओं की किसी सूची पर क्लिक करें, और तब अगला क्लिक करें.

  3. विज़ार्ड के अगले पृष्ठ पर, प्रपत्र टेम्पलेट नाम बॉक्स में, प्रपत्र टेम्पलेट के लिए कोई नाम लिखें, और तब अगला क्लिक करें. आपके ई-मेल प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए संदेश के विषय शीर्षक में प्रपत्र टेम्पलेट का नाम दिखाई देगा.

  4. अगला क्लिक करें.

  5. प्रकाशित करें क्लिक करें.

प्रकाशन विज़ार्ड द्वारा प्रपत्र टेम्लपेट प्रकाशित करना समाप्त करने के बाद, प्रपत्र के साथ एक ई-मेल संदेश खुलेगा. आप इस संदेश की पूर्ति कर इसे भेज सकते हैं.

युक्ति: ई-मेल संदेश के परिचय बॉक्स में, अपने उपयोगकर्ताओं को यह ध्यान दिलाने के लिए एक अनुस्मारक लिखें कि उनको केवल विश्वसनीय स्रोतों से आने वाले ई-मेल संदेशों के अनुलग्नक ही खोलना चाहिए.

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