ई-मेल संदेशों को संग्रह नीति असाइन करना

जब आप Microsoft Exchange Server 2010 खाते के साथ Microsoft Outlook 2010 का उपयोग करते हैं, तो आप ऑनलाइन संग्रह का उपयोग वैकल्पिक संग्रहण के रूप में कर सकते हैं, जिसमें ऐतिहासिक ई-मेल संदेशों को सहेज सकते हैं. ऑनलाइन संग्रह में आइटम्स आपके Exchange Server खाते संग्रहण कोटे के लिए गिने नहीं जाते हैं और संगठनों के लिए कम दाम पर संग्रहण समाधान प्रदान करते हैं.

नोट:  ऑनलाइन संग्रहण नीतियाँ केवल तभी उपलब्ध होती हैं, जब Microsoft Outlook 2010 या Outlook 2007, Exchange Standard या Enterprise Client Access License (CAL) वाले Microsoft Exchange Server 2010 खाते के विशिष्ट लाइसेंस का उपयोग किया जा रहा हो और आपके Exchange व्यवस्थापक ने ऑनलाइन संग्रह को सक्षम कर रखा हो. अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख का लाइसेंस आवश्यकताएँ अनुभाग देखें.

इस आलेख में

ऑनलाइन संग्रह के बारे में

संग्रह नीतियों के बारे में

ई-मेल फ़ोल्डर को कोई संग्रह नीति असाइन करना

कोई संग्रह नीति असाइन करना

संग्रह नीति निकालना

ई-मेल संदेशों को कोई संग्रह नीति असाइन करना

कोई संग्रह नीति असाइन करना

संग्रह नीति निकालना

मेलबॉक्स संग्रह नीति देखना

लाइसेंस आवश्यकताएँ

Exchange Server

Outlook रीटेल लाइसेंस

Outlook वॉल्यूम लाइसेंस

ऑनलाइन संग्रह के बारे में

ऑनलाइन संग्रह आपको आपके कंप्यूटर पर Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) पर संग्रह करने वाले आइटम्स के मुकाबले विशेष लाभ प्रदान कराता है. Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) केवल Outlook के अंतर्गत और कंप्यूटर पर केवल वहाँ, जहाँ पर फ़ाइल सहेजी गई है, पहुँच योग्य है. ऑनलाइन संग्रह के साथ, आपके पास किसी भी कंप्यूटर से Microsoft Outlook 2010 या Outlook Web App (OWA) से संग्रहित आइटमों पर पूर्ण पहुँच है.

आप अपने प्राथमिक Exchange Server मेलबॉक्स और ऑनलाइन संग्रह के बीच से संदेशों को ले जा सकते हैं या उनकी प्रतिलिपि बना सकते हैं, हालाँकि, आइटम्स को ले जाने का पसंदीदा तरीका संग्रह नीतियों के साथ हैं. जब आइटम्स को आपके Exchange Server मेलबॉक्स से ऑनलाइन संग्रह पर ले जाया जाता है, तो संग्रह नीतियाँ स्वचालित प्रबंधन को सक्षम करती हैं.

संग्रह नीतियों के बारे में

संग्रह नीतियाँ आपके Exchange Server व्यवस्थापक द्वारा बनाई जाती हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, Exchange Server खाता एक मेलबॉक्स संग्रह नीति और उन पाँच संग्रह नीतियों को शामिल करता है, जो फ़ोल्डर्स या व्यक्तिगत संदेशों पर लागू की जा सकती हैं.

नीति

वर्णन

मेलबॉक्स — 2 वर्ष के मेल संग्रह

2 वर्ष बाद संदेश, स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में चले जाते हैं. संपूर्ण मेलबॉक्स में आइटम्स पर लागू होते हैं, जिनके पास स्पष्ट रूप से लागू नहीं की गई या फ़ोल्डर से इनहेरिट की गई संग्रह नीति हैं.

6 वर्ष के मेल संग्रह

6 वर्ष बाद संदेश, स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में चले जाते हैं.

1 वर्ष के मेल संग्रह

365 दिनों बाद संदेश, स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में चले जाते हैं.

2 वर्ष के मेल संग्रह

2 वर्ष बाद संदेश, स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में चले जाते हैं.

5 वर्ष के मेल संग्रह

5 वर्ष बाद संदेश, स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह में चले जाते हैं.

संग्रह में कभी न ले जाएँ

संदेश, ऑनलाइन संग्रह में कभी नहीं जाते हैं.

हो सकता है कि आपके संगठन ने अतिरिक्त संग्रह नीतियाँ प्रदान की हों, जिन्हें आप फ़ोल्डर्स या व्यक्तिगत संदेशों पर मैन्युअल रूप से लागू कर सकते हैं.

महत्वपूर्ण:  यदि आपको अपने संगठन की संग्रह नीतियों के बारे में कुछ पूछना है, तो आपको अपने संगठन की दिशानिर्देशों का पुनरवलोकन करना चाहिए.

प्रत्येक फ़ोल्डर को व्यक्तिगत रूप से संग्रह नीति असाइन करने की बजाए प्रति-फ़ोल्डर के आधार पर असाइन करना आसान है. हालाँकि, जब फ़ोल्डर या इसके संदेशों को भी संग्रह नीति असाइन की जाती है, तो आप एक या एकाधिक संदेशों का चयन कर सकते हैं और फिर केवल उन संदेशों को ही भिन्न नीति असाइन कर सकते हैं. किसी संदेश को असाइन की गई नीति, मेलबॉक्स नीति के किसी भी इनहेरिट किए गए फ़ोल्डर पर अग्रता रखती है.

ई-मेल फ़ोल्डर को कोई संग्रह नीति असाइन करना

कोई संग्रह नीति असाइन करना

  1. नेविगेशन फलक में, मेल फ़ोल्डर पर क्लिक करें.

  2. फ़ोल्डर टैब पर, गुण समूह में, नीति पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति आदेश

रिबन पर नीति बटन गुम है.

यदि रिबन पर नीति आदेश गुम है, तो आपके Exchange Server व्यवस्थापक ने आपके खाते के लिए अवरोधन और संग्रह नीति को सक्षम नहीं किया है या आप Outlook लाइसेंस का उपयोग नहीं कर रहे हैं, जो इस सुविधा के लिए आवश्यक है. अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख का लाइसेंस आवश्यकताएँ अनुभाग देखें.

  1. नीति टैब पर, ऑनलाइन संग्रह के तहत, आइटम्स को संग्रह में ले जाएँ जब वे इससे पुराने हो जाएँ सूची में, आपके संगठन की दिशानिर्देशों पर आधारित प्रविष्टि पर क्लिक करें.

संग्रह नीति निकालना

जब आप कोई संग्रह नीति निकालते हैं, तो आइटम पर फ़ोल्डर नीति लागू होती हैं, यदि एक असाइन की गई है तो.

  1. नेविगेशन फलक में, मेल फ़ोल्डर पर क्लिक करें.

  2. फ़ोल्डर टैब पर, गुण समूह में, नीति पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति आदेश

  1. ऑनलाइन संग्रह के तहत, आइटम्स को संग्रह में ले जाएँ जब वे इससे पुराने हो जाएँ सूची में, पेरेंट फ़ोल्डर नीति का उपयोग करें पर क्लिक करें.

पृष्ठ का शीर्ष

ई-मेल संदेशों को कोई संग्रह नीति असाइन करना

कोई संग्रह नीति असाइन करना

  1. संदेश सूची में, संदेश पर क्लिक करें.

युक्ति:  एक से अधिक संदेश का चयन करने के लिए, प्रत्येक संदेश पर क्लिक करते समय CTRL को दबा कर रखें.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, नीति असाइन करें पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश गुम है.

यदि रिबन पर असाइन नीति आदेश गुम है, तो आपके Exchange Server व्यवस्थापक ने आपके खाते के लिए अवरोधन और संग्रह नीति को सक्षम नहीं किया है या आप Outlook लाइसेंस का उपयोग नहीं कर रहे हैं, जो इस सुविधा के लिए आवश्यक है. अधिक जानकारी के लिए, इस आलेख का लाइसेंस आवश्यकताएँ अनुभाग देखें.

  1. संग्रह नीति के तहत, आपके संगठन की दिशानिर्देशों पर आधारित प्रविष्टि पर क्लिक करें.

जब संदेश खुला हुआ होता है, तो यदि संदेश पर संग्रह दिनांक लागू होती है, तो संग्रह दिनांक, संदेश के मुख्य अनुभाग के बाद संदेश विंडो के नीचे की तरफ़ प्रकट होती है.

संग्रह नीति निकालना

जब आप किसी ई-मेल संदेश से कोई संग्रह नीति निकालते हैं, तो आइटम पर फ़ोल्डर नीति लागू होती हैं, यदि एक असाइन की गई है तो.

  1. संदेश सूची में, संदेश पर क्लिक करें.

युक्ति:  एक से अधिक संदेश का चयन करने के लिए, प्रत्येक संदेश पर क्लिक करते समय CTRL को दबा कर रखें.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, नीति असाइन करें पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश.

  1. फ़ोल्डर नीति का उपयोग करें पर क्लिक करें.

जब संदेश खुला हुआ होता है, तो यदि संदेश पर संग्रह दिनांक लागू होती है, तो संग्रह दिनांक, संदेश के मुख्य अनुभाग के बाद संदेश विंडो के नीचे की तरफ़ प्रकट होती है.

पृष्ठ का शीर्ष

मेलबॉक्स संग्रह नीति देखना

आपका Exchange Server व्यवस्थापक, आपके Exchange Server मेलबॉक्स में सभी ई-मेल संदेशों को संग्रह नीति असाइन कर सकता है.

आपके Exchange मेलबॉक्स में कोई भी संदेश जिसके पास असाइन की गई संग्रह नीति नहीं है, वह मेलबॉक्स नीति को इनहेरिट करता है.

मेलबॉक्स नीति देखने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. खाता जानकारी के तहत, सुनिश्चित करें कि आपका Exchange Server खाता चयनित है. यदि आपकी Outlook प्रोफ़ाइल में, आपके पास कॉन्फ़िगर किए गए एक से अधिक खाते हैं, तो नीचे तीर पर क्लिक करें और फिर Exchange खाते पर क्लिक करें.

  3. खाता सेटिंग्स के तहत, आपके Exchange खाते के साथ Outlook Web Access (OWA) तक पहुँचने में उपयोग करने के लिए और जब ई-मेल संदेश स्वचालित रूप से ऑनलाइन संग्रह पर चले जाते हैं, तो वेब पते के साथ जानकारी प्रकट होती है.

OWA और ऑनलाइन संग्रह जानकारी सहित बैकस्टेज दृश्य में Exchange खाता सेटिंग्स

नोट:  यदि आपके Exchange व्यवस्थापक ने OWA या ऑनलाइन संग्रह को सेट अप नहीं किया है, तो एक या दोनों आइटम्स प्रकट नहीं होते हैं.

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लाइसेंस आवश्यकताएँ

ऑनलाइन संग्रह का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित में से एक Microsoft Exchange Server 2010 लाइसेंस की आवश्यकता होती है:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard Client Access License (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard Client Access License (CAL)

ऑनलाइन संग्रह का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित में से एक Outlook लाइसेंस की आवश्यकता भी होती है:

Outlook रीटेल लाइसेंस

  • Outlook 2010

  • Office 2010 Professional के भाग के रूप में Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Office 2007 Ultimate के भाग के रूप में Outlook 2007

Outlook वॉल्यूम लाइसेंस

नोट:  ये लाइसेंस केवल वॉल्यूम लायसेंसिंग के माध्यम से उपलब्ध हैं. अधिक जानकारी के लिए, Microsoft वॉल्यूम लायसेंसिंग प्रोग्राम्स देखें.

  • Outlook 2010

  • Office 2010 Professional Plus के भाग के रूप में Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Office 2007 Professional Plus के भाग के रूप में Outlook 2007

  • Office 2007 Enterprise के भाग के रूप में Outlook 2007

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