ई-मेल संदेशों के लिए IRM के उपयोग से परिचय

यह आलेख यह बताता है कि Microsoft Office Outlook 2007 में ई-मेल संदेशों के अनुमति को इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) जो 2007 Microsoft Office सिस्टम में उपलब्‍ध है, का उपयोग करते हुए आप किस तरह प्रतिबंधित कर सकते है. दस्‍तावेजों, कार्यपुस्‍ितकाओं, और प्रस्‍तुतियों के अनुमति पर आपके द्वारा प्रतिबंध लगाने से सम्‍बंधित जानकारी के लिए, ऑफिस फ़ाइल की गोपनीय जानकारी के अनुमति प्रतिबंधित करें देखें.

इस आलेख में

IRM के उद्देश्‍य और इसके सीमाएँ

IRM का उपयोग करने के लिए अपने कंप्‍यूटर को कान्‍फ़िगर करें

अनुमतियाँ डाउनलोड करें

IRM की उपलब्‍धता के बिना संदेशों को देखना

IRM नीतियों में शामिल फ़ाइल प्रकार जब उन्‍हें संदेशों में अनुलग्‍न किया जाता है.

IRM के उद्देश्‍य और इसके सीमाएँ

इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) प्रत्‍येक व्‍यक्‍ित को ई-मेल संदेश के लिए पहुँच अनुमति निर्दिष्‍ट करने की अनुमति देता है. IRM का उपयोग करने से संवेदनशील जानकारी को मुद्रित होने, अग्रसित होने, या अनअधिकृत लोगों द्वारा प्रतिलिपि बनाने से रोकने में मदद मिलती है. IRM का उपयोग कर किसी संदेश के लिए अनुमति प्रतिबंधित हो जाने पर, पहुँच और उपयोग प्रतिबंध इस बात की परवाह किए बगैर कि जानकारी कहाँ है, लागू हो जाता है, क्‍योकि किसी ई-मेल संदेश की पहुँच की अनुमति संदेश फ़ाइल में ही संग्रहित होता है.

IRM लोगों को वयक्‍ितगत और निजी जानकारी के ट्रांसमिशन से संबंधित उनके व्‍यक्‍ितगत प्राथमिकताओं को लागू करने में मदद करता है. IRM गोपनीय या स्‍वामित्‍व जानकारी के नियंत्रण एवं फैलाव के संचालान करने वाले कॉर्पोरेट नीति को लागू करने में भी संगठन की मदद करता है.

IRM निम्‍नलिखित कार्यो को करने मे मदद करता है:

  • अनधिकृत उपयोग के लिए सामाग्री को अग्रेषित करने, उसकी प्रतिलिपि बनाने, संशोधन करने, मुद्रित करने, फैक्‍स करने, या उसे हटाने एवं चिपकाने में प्रतिबंधित सामा्ग्री के अनधिकृत प्राप्‍तकर्ता को रोकता है.

  • Microsoft Windows में मुद्रण स्‍क्रीन सुविधा का उपयोग कर प्रतिबंधित सामाग्री की प्रतिलिपि बनाने से रोकता है.

  • सामग्री को जहाँ भी भेजा गया हो वहाँ प्रतिबंधित करें.

  • ई-मेल अनुलंग्‍नक में तब तक समान स्‍तर का प्रतिबंध प्रदान करें जब तक अनुलंग्‍नक दूसरे Microsoft Office प्रोग्रामों द्वारा बनाएँ गए फ़ाइल हैं, जैसे Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, या Microsoft Office PowerPoint 2007

  • फ़ाइल समाप्‍ती का समर्थन करें ताकि दस्‍तावेज और ई-मेल संदेशों को निर्दिष्‍ट समयावधि के बाद नहीं देखा जा सके.

  • कंपनी मे सामग्री के उपयोग एवं प्रसार को नियंत्रित करने वाले कॉर्पोरेट नीतियों को लागू करें.

IRM निम्‍न को नहीं रोक सकता है:

  • सामग्री को दुर्भावनापूर्ण प्रोग्राम जैसे ट्रोजन होर्सेस, कीस्‍ट्रोक लॉगर्स, और कुछ प्रकार के स्‍पायवेयर, द्वारा मिटाने, चुराने, या कैप्‍चर और भेजने

  • कंप्‍यूटर वाइरस के क्रिया के कारण सामग्री का नष्‍ट या दूषित हो जाना

  • सामग्री को हैंड-कॉपी होने या किसी प्राप्तकर्ता की स्क्रीन पर प्रदर्शन द्वारा रीटाइप होने से प्रतिबंधित करें

  • किसी प्राप्‍तकर्ता द्वारा स्‍क्रीन पर प्रदर्शित प्रतिबंधित सामग्री की डिजीटल फ़ोटोग्राफ़ लेने से

  • तृतीय पक्ष स्‍क्रीन-कैप्‍चर प्रोग्राम्‍स का उपयोग कर सामग्री की प्रतिलिपि बनाने से प्रतिबंधित करना

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IRM का उपयोग करने के लिए अपने कंप्‍यूटर को कान्‍फ़िगर करें

यदि आप Windows Vista चलाने वाले किसी कंप्‍यूटर का उपयोग करते हैं, तो Windows राइट मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लाइंट पहले से स्‍थापित होता है. यदि आप Microsoft Windows XP चलाने वाले किसी कंप्‍यूटर का उपयोग करते हैं, तो Windows राइट मैनेजमेंट सर्विसेज (RMS) क्‍लाइंट सर्विस पैक 1 (SP1) आपके कंप्‍यूटर पर आपके या आपके RMS व्यवस्थापक द्वारा अवश्‍य स्‍थापित होना चाहिए.

RMS व्यवस्थापक कंपनी-निर्दिष्‍ट IRM नीतियों को कॉन्‍िफ़गर कर सकता है जो यह परिभाषित करता है कि कौन जानकारी तक पहुँच सकता है और किसी ई-मेल संदेश के लिए किस स्‍त्‍ार का संपादन की अनुमति दी जा सकती है. उदाहरण के लिए, कोई कंपनी व्यवस्थापक कोई राइट्स टेम्‍पलेट "कम्‍पनी गोपनीय," परिभाषित कर सकता है, जो यह निर्दिष्‍ट करता है कि कोई ई-मेल संदेश जो उस नीति का उपयोग करता है, को सिर्फ कंपनी डोमेन के अंदर के उपयोगकर्ता खोल सकते है.

Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लाइंट स्‍थापित

नोट: यदि आप Windows Vista चलाने वाले किसी कंप्‍यूटर का उपयोग कर रहे हैं, तो Windows राइट मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लाइंट पहले से स्‍थापित होता है.

  1. Windows XP में,प्रारंभ बटन क्‍िलक करें, और फिर नियंत्रण कक्ष क्‍िलक करें.

  2. प्रोग्राम्‍स जोड़ें या निकालें क्‍िलक करें, और फिर प्रोग्राम्‍स जोड़ें या निकालें क्‍िलक करें.

  3. नए प्रोग्राम्‍स जोड़ें क्‍िलक करें.

  4. प्रोग्राम्‍स की सूची मे राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लाइंट क्‍िलक करें, और फिर जोड़े क्‍िलक करें.

    नोट: उत्कृष्ट दृश्य में, प्रोग्राम जोड़ें या निकालें डबल-क्लिक करें, और तब बाएँ फलक में, नए प्रोग्राम्स जोड़ें क्लिक करें. प्रोग्राम सूची से, Windows Rights Management Services Client क्लिक करें, और तब जोड़ें क्लिक करें.

वैकल्‍पि‍क रूप से, जब आप पहली बार IRM का उपयोग से अधिकार-प्रबंधित फ़ाइल को खोलने का प्रयास करते है, तो 2007 Office रिलीज़ आपको Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लाइंट डाउनलोड करने का संकेत देता है यदि आप किसी कंप्‍यूटर को बिना सॉफ़्टवेयर के चला रहे हैं. Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लाइंट संबंधी और जानकारी के लिए, Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ वेब साइट पर जाएँ.

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अनुमतियाँ डाउनलोड करें

पहली बार जब आप प्रतिबंधित अनुमति का उपयोग करने वाले किसी ई-मेल संदेश को खोलने का प्रयास करते है, तो आपको अपने क्रेंडिशियल की जाँच करने और किसी उपयोग किए हुए लाइसेंस को डाउनलोड करने के लिए किसी लायसेंसिंग सर्वर से अवश्‍य जुड़े. उपयोग किए हुआ लाइसेंस किसी फ़ाइल पर आपकी पहुँच के स्‍तर को परिभाषित करता है. प्रतिबंधित अनुमति का उपयोग करने वाले प्रत्‍येक फ़ाइल के लिए इस प्रक्रिया की आवश्‍यकता होती है. दूसरे शब्‍दों में, प्रतिबंधित अनुमति वाले सामग्री बिना उपयोग किए हुए लाइसेंस खुल नहीं सकता है. अनुमतियों को डाउनलोड करने के लिए यह जरूरी है कि Microsoft Office आपके क्रैडेंशियल (जिसमें आपका ई-मेल पता शामिल है) और आपके अनुमति अधिकार संबंधि जानकारी सर्वर को भेजे. ई-मेल संदेश में रखी जानकारी को लायसेंसिंग सर्वर को नहीं भेजा जाता है. और जानकारी के लिए, tगोपनीयता कथन पढ़े.

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IRM की उपलब्‍धता के बिना संदेशों को देखना

यदि आप प्रतिबंधित अनुमति वाले सामग्री को पढ़ना या खोलना चाहते है परंतु 2007 Office रिलीज़ आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे कंप्‍यूटर पर उपलब्‍ध नहीं है, तो आप Internal Explorer के लिए अधिकार प्रबंधन ऐड-ऑन डाउनलोड कर सकते हैं, जो आपको Microsoft Windows Internet Explorer पर संदेशों को देखने में सक्षम बनाता हैं. इस एड-ऑन के साथ, प्राप्‍तकर्ता सिर्फ संदेशों को देख सकते है. प्राप्‍तकर्ता संदेश का जवाब, उसे अग्रेषित करने, उसकी प्रतिलिपि बनाना,या उसे मुद्रित नहीं कर सकता है.

नोट: संदेशों को देखने के लिए अधिकार प्रबंधन ऐड-ऑन का उपयोग करने पर, संदेश के साथ भेजे जा सकने वाले अनुलग्नक नहीं देखे जा सकते हैं.

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IRM नीतियों में शामिल फ़ाइल प्रकार जब उन्‍हें संदेशों में अनुलग्‍न किया जाता है.

जब निम्‍न फ़ाइल प्रकार Office Outlook 2007 के किसी अधिकार प्रबंधित ई-मेल संदेश में अनुलग्‍न किया जाता है, तो वे स्‍वत: अधिकार प्रबंधित हो जाते हैं.

नोट: जब आप किसी संदेश (.msg) फ़ाइल को किसी अधिकार-प्रबंधित ई-मेल संदेश से अनुलग्‍न करते है, तो अनुलग्‍न संदेश अधिकार- प्रबंधित नहीं होता है. IRM अधिकार प्रबंधित msg फ़ाइल प्रकार नहीं है.

Word फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

दस्‍तावेज़

.doc

दस्‍तावेज़

.docx

मैक्रो-सक्षम दस्तावेज़

.docm

टेम्‍पलेट

.dot

टेम्‍पलेट

.dotx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.dotm

Excel फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

कार्यपुस्तिका

.xls

कार्यपुस्तिका

.xlsx

मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका

.xlsm

टेम्‍पलेट

.xlt

टेम्‍पलेट

.xltx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.xltm

गैर-XML बाइनरी

.xlsb

मैक्रो-सक्षम ऐड-इन

.xla

मैक्रो-सक्षम ऐड-इन

.xlam

PowerPoint फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

प्रस्‍तुतिकरण

.ppt

प्रस्‍तुतिकरण

.pptx

मैक्रो-सक्षम प्रस्‍तुति

.pptm

टेम्‍पलेट

.pot

टेम्‍पलेट

.potx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.potm

दिखाएँ

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दिखाएँ

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मैक्रो-सक्षम शो

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Office विषयवस्तु

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