ई-मेल संदेशों के लिए IRM के उपयोग का परिचय

आप Microsoft Outlook 2010 में इन्‍फ़ॉरमेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) का उपयोग कर ई-मेल संदेशों में सामग्री के लिए अनुमति प्रतिबंधित कर सकते हैं, ठीक वैसे ही, जैसे आप अन्‍य Microsoft Office फ़ाइलों में अनुमति प्रतिबंधित कर सकते हैं.

इस आलेख में

IRM क्‍या है?

IRM का उपयोग करने के लिए अपना कंप्‍यूटर कॉन्‍फ़िगर करना

अनुमतियाँ डाउनलोड करें

IRM के उपलब्‍ध न होने पर संदेश देखना

ऐसे फ़ाइल प्रकार, जो संदेशों से अनुलग्‍न किए जाने पर, IRM नीतियों के दायरे में आते हैं

IRM क्‍या है?

इन्‍फ़ॉरमेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) आपको ई-मेल संदेशों के लिए पहुँच अनुमतियाँ निर्दिष्ट करने की सुविधा देता है. IRM, अनधिकृत लोगों द्वारा संवेदनशील जानकारी को मुद्रित करने, अग्रेषित करने, या प्रतिलिपि बनाने से रोकने में मदद करता है. IRM का उपयोग कर किसी संदेश की अनुमति प्रतिबंधित कर दिए जाने पर, इस बात पर ध्यान दिए बिना कि जानकारी कहाँ है, पहुँच और उपयोग प्रतिबंध लागू हो जाते हैं, क्‍योंकि किसी ई-मेल संदेश के लिए पहुँच की अनुमतियाँ संदेश फ़ाइल में ही संग्रहीत होती हैं.

IRM, व्यक्तिगत या निजी जानकारी का ट्रांसमिशन प्रतिबंधित करने में आपकी मदद करता है. IRM, संगठनों को संगठन के अंदर और ग्राहकों और पार्टनरों के साथ गोपनीय या स्‍वामित्‍व वाली सूचना के नियंत्रण और वितरण का संचालन करने वाली कॉरपोरेट नीति लागू करने में भी सहायता करता है.

नोट: IRM, दुर्भावनापूर्ण प्रोग्राम या कंप्‍यूटर वायरस द्वारा सामग्री को मिटाने, चुराने, दूषित करने या कैप्‍चर और ट्रांसमिट करने से नहीं रोक सकता है. यह प्रतिबंधित सामग्री की हस्‍त-प्रतिलिपि बनाने या उसे पुन: लिखे जाने से भी नहीं रोक सकता, या प्रतिबंधित सामग्री का डिजिटल फ़ोटोग्राफ़ या स्‍क्रीन कैप्‍चर लेने से भी नहीं रोक सकता.

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IRM का उपयोग करने के लिए अपना कंप्‍यूटर कॉन्‍फ़िगर करना

यदि आप ऐसे कंप्‍यूटर का उपयोग करते हैं, जिस पर Windows 7 या Windows Vista चल रहा हो, तो Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लायंट पहले से ही स्‍थापित होगा. यदि आप ऐसे कंप्‍यूटर का उपयोग करते हैं जिस पर Microsoft Windows XP चल रहा हो, तो आपके कंप्‍यूटर पर Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लायंट सर्विस पैक 1 (SP1) या बाद का संस्‍करण, या तो आपके द्वारा या आपके संगठन के RMS व्यवस्थापक द्वारा अवश्‍य स्‍थापित होना चाहिए.

RMS व्यवस्थापक, कंपनी की उन विशेष IRM नीतियों को कॉन्‍िफ़गर कर सकता है, जो यह परिभाषित करती हैं कि कौन जानकारी तक पहुँच सकता है और किसी ई-मेल संदेश के लिए किस स्‍त्‍ार के संपादन की अनुमति है.

Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ (RMS) क्‍लाइंट स्‍थापित

  1. Windows XP में,प्रारंभ बटन क्‍िलक करें, और फिर नियंत्रण कक्ष क्‍िलक करें.

  2. प्रोग्राम्‍स जोड़ें या निकालें क्‍िलक करें, और फिर प्रोग्राम्‍स जोड़ें या निकालें क्‍िलक करें.

  3. नए प्रोग्राम्‍स जोड़ें क्‍िलक करें.

  4. प्रोग्राम्‍स की सूची में से, Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लायंट क्‍िलक करें, और तब जोड़ें क्‍िलक करें.

    नोट: उत्‍कृष्ट दृश्‍य में, प्रोग्राम जोड़ें या निकालें डबल क्‍लिक करें, और तब बाएँ फलक में नए प्रोग्राम्स जोड़ें क्‍लिक करें. प्रोग्राम्‍स की सूची मे राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लाइंट क्‍िलक करें, और फिर जोड़े क्‍िलक करें.

वैकल्‍पि‍क रूप से, जब आप पहली बार IRM द्वारा अधिकार-प्रबंधित फ़ाइलों को खोलने का प्रयास करते हैं, तो यदि आप Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लायंट के बिना कंप्‍यूटर चला रहे हैं, तो Microsoft Office आपको वह सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करने का संकेत देता है. Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ क्‍लायंट के बारे में अधिक जानकारी या इसे डाउनलोड करने के लिए Windows राइट्स मैनेजमेंट सर्विसेज़ पेज पर जाएँ.

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अनुमतियाँ डाउनलोड करें

जब आप पहली बार प्रतिबंधित अनुमति के उपयोग वाले किसी ई-मेल संदेश को खोलने का प्रयास करते हैं, तब आप किसी लायसेंसिंग सर्वर से कनेक्‍ट हो जाते हैं. यदि लायसेंसिंग सर्वर आपके क्रेडेंशियल्‍स की जाँच करता है, तो यह एक उपयोग लायसेंस जारी करता है जो किसी फ़ाइल के लिए आपकी पहुँच का स्‍तर निर्धारित करता है. यह प्रक्रिया प्रतिबंधित अनुमति का उपयोग करने वाली प्रत्‍येक फ़ाइल के लिए आवश्‍यक है. दूसरे शब्‍दों में, यदि लायसेंसिंग सर्वर ने आपको उस सामग्री के लिए कोई उपयोग लायसेंस जारी नहीं किया है, तो प्रतिबंधित अनुमति वाली सामग्री को नहीं खोला जा सकता.

डाउनलोडिंग अनुमतियों के लिए आवश्‍यक है कि Microsoft Office आपके क्रेडेंशियल्‍स (जिसमें आपका ई-मेल पता भी शामिल है) और अनुमति अधिकारों के बारे में लायसेंसिंग सर्वर को जानकारी भेजे. ई-मेल संदेश की जानकारी लायसेंसिंग सर्वर पर नहीं भेजी जाती. अधिक जानकारी के लिए, गोपनीयता कथन पढ़ें.

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IRM के उपलब्‍ध न होने पर संदेश देखना

यदि आपको प्रतिबंधित अनुमति वाली सामग्री को पढ़ना या खोलना ही है, लेकिन जिस कंप्‍यूटर का आप उपयोग कर रहे हैं, उसमें Microsoft Office 2010 उपलब्‍ध नहीं है, तो आप किसी वेब ब्राउज़र का उपयोग कर सकते हैं. यदि आप Outlook Web Access (OWA) का उपयोग करते हैं, तो आप किसी भी ब्राउज़र पर प्रतिबंधित संदेशों को देख सकते हैं.

या यदि आप Internet Explorer के लिए राइट्स मैनेजमेंट ऐड-ऑन डाउनलोड करते हैं, तो आप संदेशों को Windows Internet Explorer में देख सकते हैं. हालाँकि, इससे आप संदेशों का प्रत्‍युत्तर नहीं दे सकते, अग्रेषित नहीं कर सकते, प्रतिलिपि नहीं बना सकते या मुद्रित नहीं कर सकते. संदेशों को देखने के लिए अधिकार प्रबंधन ऐड-ऑन का उपयोग करने पर, संदेश के साथ भेजे जा सकने वाले अनुलग्नक नहीं देखे जा सकते हैं.

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ऐसे फ़ाइल प्रकार, जो संदेशों से अनुलग्‍न किए जाने पर, IRM नीतियों के दायरे में आते हैं

जब निम्‍न फ़ाइल प्रकार Outlook में किसी अधिकार प्रबंधित ई-मेल संदेश से अनुलग्‍न किए जाते हैं, तो वे स्‍वचालित रूप से अधिकार प्रबंधित हो जाते हैं.

नोट: जब आप किसी संदेश (.msg) फ़ाइल को किसी अधिकार-प्रबंधित ई-मेल संदेश से अनुलग्‍न करते हैं, तो अनुलग्‍न संदेश अधिकार-प्रबंधित नहीं होता है. .msg फ़ाइल प्रकारों पर IRM लागू नहीं होता.

Word फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

दस्‍तावेज़

.doc

दस्‍तावेज़

.docx

मैक्रो-सक्षम दस्तावेज़

.docm

टेम्‍पलेट

.dot

टेम्‍पलेट

.dotx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.dotm

Excel फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

कार्यपुस्तिका

.xls

कार्यपुस्तिका

.xlsx

मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका

.xlsm

टेम्‍पलेट

.xlt

टेम्‍पलेट

.xltx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.xltm

गैर-XML बाइनरी

.xlsb

मैक्रो-सक्षम ऐड-इन

.xla

मैक्रो-सक्षम ऐड-इन

.xlam

PowerPoint फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

प्रस्‍तुतिकरण

.ppt

प्रस्‍तुतिकरण

.pptx

मैक्रो-सक्षम प्रस्‍तुति

.pptm

टेम्‍पलेट

.pot

टेम्‍पलेट

.potx

मैक्रो-सक्षम टेम्‍पलेट

.potm

दिखाएँ

.pps

दिखाएँ

.ppsx

मैक्रो-सक्षम शो

.ppsm

Office विषयवस्तु

.thmx

InfoPath फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

Dynamic Form/Template

.xsn

XPS फ़ाइलें

फ़ाइल प्रकार

एक्सटेंशन

XML पेपर स्पेसिफ़िकेशन

.xps

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