ई-मेल संदेशों के लिए पुन: उपयोग करने योग्‍य पाठ खंड बनाएँ

Microsoft Office Outlook 2007 क्‍विक पार्ट्स सुविधा से हमें ‍बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स, सामग्री के पुन: उपयोग किए जाने योग्‍य भाग या गैलरियों में संग्रहीत अन्‍य ई-मेल संदेश के भाग प्राप्‍त होते हैं. आप किसी भी समय ‍बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स तक पहुंच सकते हैं या उनका पुन: उपयोग कर सकते हैं. आप ‍बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स को सहेजते हुए उन्‍हें टेम्‍पलेट्स के साथ वितरित भी कर सकते हैं ताकि अन्‍य उपयोगकर्ता भी आपके द्वारा बनाए गए ‍बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स का उपयोग कर सकें.

आप क्‍या करना चाहते हैं?

पुन: उपयोग किए जाने योग्‍य बिल्डिंग ब्‍लॉक बनाएँ

बिल्डिंग ब्‍लॉक ढूँढें और उपयोग करें

किसी बिल्डिंग ब्‍लॉक का नाम बदलें

बिल्डिंग ब्‍लॉक्स को टेम्‍पलेट के साथ सहेजें और वितरित करें

कोई बिल्डिंग ब्‍लॉक हटाएँ

पुन: उपयोग किए जाने योग्‍य बिल्डिंग ब्‍लॉक बनाएँ

  1. उस सामग्री या ई-मेल संदेश भाग को चुनें, जिन्‍हें आप एक पुनर्प्रयोग योग्‍य ‍बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स के रूप में संग्रहीत करना चाहते हैं.

    अनुच्‍छेद स्‍वरूपण को संग्रहीत करने के लिए — जिसमें प्रविष्टि सहित इंडेंटेशन, संरेखण्‍ा, पंक्ति रिक्ति और पृष्‍ठांकन शामिल हों —, अनुच्‍छेद चिह्न ( अनुच्छेद चिह्न ) चयन में शामिल करें.

    नोट:  अनुच्‍छेद चिह्ल देखने के लिए, पाठ स्‍वरूपित करें टैब पर, अनुच्‍छेद बटन क्‍लिक करें.

  2. सम्मिलित करें टैब पर, पाठ समूह में, त्वरित भाग क्‍लिक करें.

  3. गैलरी नाम गैलरी में चयन सहेजें क्‍लिक करें.

  4. नया बिल्डिंग ब्लॉक बनाएँ संवाद बॉक्‍स में जानकारी भरें:

    • नाम     बिल्डिंग ब्‍लॉक के लिए एक अनन्‍य नाम लिखें

    • गैलरी     वह गैलरी चुनें जिसमें आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक दिखाना चाहते हैं.

    • श्रेणियाँ     कोई श्रेणी चुनें, जैसे सामान्‍य या अंतर्निहित, या नई श्रेणी बनाएँ.

    • विवरण     बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का वर्णन लिखें.

    • इसमें सहेजें     ड्रॉप-डाउन सूची में टेम्‍पलेट का नाम क्‍लिक करें.

      टेम्‍पलेट नामों की ड्रॉप-डाउन सूची में दिखाई देने के लिए टेम्‍पलेट का खुली होनी चाहिए.

    • विकल्‍प     निम्न में से किसी एक को चुनें:

      • सामग्री को उसके अनुच्‍छेद में लाने के लिए स्‍वयं के अनुच्‍छेद में सम्‍मिलित करें चुनें, भले ही यदि उपयोगकर्ता का कर्सर अनुच्‍छेद के बीच में हो.

      • अन्‍य सभी सामग्री के लिए केवल सामग्री सम्‍मिलित करें का चयन करें.

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बिल्डिंग ब्‍लॉक ढूँढें और उपयोग करें

आपके पास कम से कम एक बिल्‍डिंग ब्‍लॉक इस कार्य को करने के लिए सहेजा गया होना चाहिए.

  1. ई:मेल में जहाँ आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक सम्‍मिलित करना चाहते हैं वहाँ क्‍लिक करें.

  2. सम्मिलित करें टैब पर, पाठ समूह में, त्वरित भाग क्‍लिक करें.

  3. गैलरी फलक को राइट-क्‍लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर, संगठित करें और हटाएँ क्‍लिक करें.

    यदि आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का नाम जानते हैं, तो नाम के आधार पर सॉर्ट करने के लिए नाम क्‍लिक करें.

  4. बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का चयन करें, और तब सम्‍मिलित करें क्‍लिक करें.

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किसी बिल्डिंग ब्‍लॉक का नाम बदलें

  1. सम्मिलित करें टैब पर, पाठ समूह में, त्वरित भाग क्‍लिक करें.

  2. गैलरी फलक को राइट-क्‍लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर, संगठित करें और हटाएँ क्‍लिक करें.

    यदि आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का नाम जानते हैं, तो नाम के आधार पर सॉर्ट करने के लिए नाम क्‍लिक करें.

  3. बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का नाम क्‍लिक करें जिसका नाम आप बदलना चाहते हैं, और तब गुण संपादित करें क्‍लिक करें.

  4. बिल्‍डिंग ब्‍लॉक संशोधित करें संवाद बॉक्‍स में, प्रविष्टि के लिए एक नया नाम लिखें और तब ठीक क्‍लिक करें.

  5. जब पूछा जाए कि आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक प्रविष्टि को पुन: निर्दिष्ट करना चाहते हैं या नहीं, तो हाँ क्‍लिक करें.

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बिल्डिंग ब्‍लॉक्स को टेम्‍पलेट के साथ सहेजें और वितरित करें

आप किसी भी समय बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स तक पहुँचकर उनका पुनर्प्रयोग कर सकते हैं. आप बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स को टेम्‍पलेट्स के साथ वितरित भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप बिल्डिंग्‍ा ब्‍लॉक्‍स को टेम्‍पलेट में बनाकर इन्‍हें अन्‍य उपयोगकर्ताओं को वितरित कर सकते हैं जो टेम्‍पलेट्स को बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स फ़ोल्‍डर में सहेज सकेंगे और आपके द्वारा बनाए गए बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स का उपयोग कर सकेंगे.

  1. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब नया क्लिक करें.

  2. रिक्त ई-मेल संदेश क्‍लिक करें, और तब बनाएँ क्‍लिक करें.

  3. Microsoft Office बटन बटन छवि क्लिक करें, और तब इस रूप में सहेजें क्लिक करें.

  4. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्‍स में, टेम्पलेट (Windows Vista) या विश्वसनीय टेम्पलेट्स (Microsoft Windows XP) क्‍लिक करें.

  5. नई टेम्‍पलेट के लिए कोई नाम लिखें, प्रकार सूची में Word टेम्पलेट क्‍लिक करें और तब सहेजें क्‍लिक करें.

    नोट: आप टेम्‍पलेट को Word मैक्रो-सक्षम टेम्पलेट (.dotm फ़ाइल) या किसी Word 97-2003 टेम्पलेट (.dot फ़ाइल) के रूप में भी सहेज सकते हैं.

  6. खुले टेम्‍पलेट में, बिल्‍डिंग ब्‍लॉक्‍स बनाएँ और सहेजें जिन्‍हें आप अन्‍य उपयोगकर्ताओं को देना चाहते हैं.

  7. जब नया बिल्डिंग ब्लॉक बनाएँ संवाद बॉक्‍स में जानकारी भर दें, तो इसमें सहेजें सूची में टेम्‍पलेट का नाम क्‍लिक करना सुनिश्चित करें.

    उन सभी विकल्‍पों के लिए समान श्रेणी नाम का उपयोग करें जिसे आप उपयोगकर्ताओं द्वारा किसी विशेष बिल्डिंग ब्लॉक के लिए उपयोग करवाना चाहते हैं.

    नोट: बिल्डिंग ब्लॉक को गैलरी में सहेजने के बाद, आप टेम्‍पलेट से सामग्री हटा सकते हैं. सामग्री बिल्डिंग ब्लॉक से संबद्ध रहेगी.

  8. टेम्‍पलेट वितरित करें.

    टेम्‍पलेट प्राप्‍तकर्ताओं को निर्देशित करें कि वे टेम्‍पलेट को अनुप्रयोग डेटा फ़ोल्‍डर में सहेजें, ताकि आपके द्वारा टेम्‍पलेट के साथ सहेजे गए बिल्डिंग ब्‍लॉक्‍स आपके द्वारा निर्दिष्‍ट गैलरियों और बिल्डिंग ब्लॉक्स ऑर्गनाइज़र में उपलब्‍ध हों.

    Windows Vista में, अनुप्रयोग डेटा फ़ोल्‍डर डिफ़ॉल्‍ट रूप से C:\Users\user name\AppData में मिलता है.

    युक्ति: आप प्रारंभ बटन बटन छवि क्‍लिक कर और खोज प्रारंभ करें बॉक्‍स में %appdata% लिखकर अनुप्रयोग डेटा फ़ोल्‍डर भी खोल सकते हैं.

    Microsoft Windows XP में, अनुप्रयोग डेटा फ़ोल्‍डर डिफ़ॉल्‍ट रूप से C:\Documents and Settings\user name\Application Data में मिलता है.

    युक्ति: आप प्रारंभ मेनू पर चलाएँ क्‍लिक कर, और तब %appdata% लिखकर भी अनुप्रयोग डेटा फ़ोल्‍डर खोल सकते हैं.

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कोई बिल्डिंग ब्‍लॉक हटाएँ

  1. बिल्‍डिंग ब्‍लॉक वाले टेम्‍पलेट को खोलें जिसे आप हटाना चाहते हैं.

  2. सम्मिलित करें टैब पर, पाठ समूह में, त्वरित भाग क्‍लिक करें.

  3. गैलरी फलक को राइट-क्‍लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर, संगठित करें और हटाएँ क्‍लिक करें.

    यदि आप बिल्‍डिंग ब्‍लॉक का नाम जानते हैं, तो नाम के आधार पर सॉर्ट करने के लिए नाम क्‍लिक करें.

  4. प्रविष्टि का चयन करें, और तब हटाएँ क्‍लिक करें.

  5. टेम्‍पलेट बंद करें, और जब आपको टेम्‍पलेट सहेजने का संकेत दिया जाए तब हाँ क्‍लिक करें.

    जिस बिल्डिंग ब्‍लॉक को आपने हटाया था, वह आपके द्वारा टेम्‍पलेट वितरित करते समय गैलरियों में उपलब्‍ध नहीं होगा. हालाँकि सामग्री अब भी टेम्‍पलेट में हो सकती है.

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