ईमेल के लिए Word मेल मर्ज का उपयोग करना

ईमेल के लिए Word मेल मर्ज का उपयोग करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

यदि आप कई व्यक्तियों को ईमेल के ज़रिये कोई दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं, लेकिन साथ ही उसे वैयक्तिकृत भी बनाना चाहते हैं (जैसे यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति को अलग-अलग संबोधित किया गया है), तो ईमेल मर्ज करने के लिए Word का उपयोग करें. दूसरे शब्दों में, आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक संदेश में समान जानकारी होती है, लेकिन संदेश के कुछ भाग अनन्य होते हैं.

इसका एक उदाहरण कोई आगामी वार्षिक योगा रिट्रीट हो सकता है: आप हर उस व्यक्ति को आमंत्रण भेजने के लिए उत्तरदायी हैं, जिसने पिछले साल हुए सभी 170 ईवेंट में सहभागिता की हो. Word की मदद से आप अपनी सूची में मौजूद प्रत्येक व्यक्ति तक यह आमंत्रण बड़ी आसानी से भेज सकते हैं और प्रत्येक व्यक्ति को एक वैयक्तिकृत ईमेल मिलता है—जो सिर्फ़ उसी को संबोधित करता है—और सिर्फ़ उसी के लिए होता है.

संक्षेप में, ये मूलभूत चरण हैं.

महत्वपूर्ण: सुनिश्चित करें कि आप एक ही संस्करण का और Word और Outlook उपयोग कर रहे हैं: Word 2013 और Outlook 2013 या Word 2016 और Outlook 2016.

मेल मर्ज प्रक्रिया निम्नलिखित सभी चरणों को शामिल करती है, और भले ही यह जटिल लगे, लेकिन सही में थोड़ी-सी सेटिंग के साथ यह पूरी तरह सीधी प्रक्रिया हो सकती है.

  1. ईमेल संदेश सेट करें. इस चरण में, आप Word का इस्तेमाल करके कोई रिक्त दस्तावेज़ या आपके द्वारा पहले से बनाया गया कोई दस्तावेज़ खोलेंगे और इस प्रकार मर्ज प्रक्रिया प्रारंभ करेंगे.

  2. अपनी पता सूची में संदेश कनेक्ट करें. मेल मर्ज के दौरान Word आपकी पता सूची का उपयोग डेटा स्रोत के रूप में करेगा. इस फ़ाइल में वे ईमेल पते हैं, जहाँ संदेश भेजे जाएँगे.

  3. ईमेल संदेश दस्तावेज़ पर, मेल मर्ज फ़ील्ड्स कहलाने वाले प्लेसहोल्डर्स जोड़ें. जब आप मेल मर्ज करते हैं, तो मेल मर्ज फ़ील्ड्स आपकी पता सूची की जानकारी के साथ भर जाते हैं.

  4. पूर्वावलोकन करें और मर्ज को पूर्ण करें. संपूर्ण सेट भेजने के पहले आप प्रत्येक संदेश का पूर्वावलोकन कर सकते हैं.

ईमेल संदेश मुख्य दस्तावेज़ सेट अप करें

  1. Word प्रारंभ करें और दोनों में से एक या Word प्रारंभ करें रिक्त दस्तावेज़ में, अपना संदेश बनाएँ और कुछ अप आप पहले से ही प्रारंभ कर दिया है खोलें।

  2. मेलिंग> मेल मर्ज प्रारंभ करें> ईमेल संदेश क्लिक करें.

    Word मेल मर्ज प्रारंभ करें आदेश और मर्ज चलाने के लिए इच्छित प्रकार के लिए उपलब्ध विकल्पों की सूची दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

अपनी सूची में ईमेल संदेश दस्तावेज़ कनेक्ट करना

अब आपको किसी डेटा स्रोत से संदेश के प्राप्तकर्ता चुनने होंगे (डेटा स्रोत यानी पता सूची). यदि आपके पास पहले से कोई डेटा स्रोत नहीं है, तो आप मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान एक ऐसा स्रोत बना सकते हैं. सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत में ईमेल पतों के लिए एक स्तंभ है और आपके पास हर उस व्यक्ति का ईमेल पता है, जिसे आप यह संदेश भेज रहे हैं.

मेलिंग > प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें, और वह डेटा स्रोत चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं:

  • अपने Outlook संपर्क से ईमेल पतों का उपयोग करने के लिए, Outlook संपर्क में से चुनें पर क्लिक करें. यदि Word आपको कोई संपर्क सूची या Outlook प्रोफ़ाइल चुनने का संकेत देता है, तो वह सूची या प्रोफ़ाइल चुनें, जिसका आप मर्ज प्रक्रिया में उपयोग करना चाहते हैं.

महत्वपूर्ण: मर्ज प्रारंभ करने से पहले ही अपनी Outlook संपर्क सूची में सभी आवश्यक परिवर्तन कर लें. आप Word में इस सूची में परिवर्तन नहीं कर सकेंगे.

  • किसी Excel स्प्रेडशीट या Access डेटाबेस में से पता सूची का उपयोग करने के लिए, किसी मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक करें और फिर उपनी सूची पर ब्राउज़ करें.

(आप Excel स्प्रेडशीट का उपयोग करके मेल मर्ज चलाने के तरीके के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं.)

  • यदि आपके पास अभी तक कोई पता सूची नहीं है, तो नई सूची लिखें पर क्लिक करें और Word द्वारा खोला गया प्रपत्र भरें. (आपके द्वारा निर्मित सूची एक डेटाबेस फ़ाइल, या .mdb फ़ाइल के रूप में सहेजी जाती है, जिसका आप फिर से उपयोग कर सकते हैं. Word में मेल मर्ज सूची सेट अप करने के तरीके के बारे में और पढ़ें.)

नोट: अगली बार जब आपको मर्ज करने के लिए इस सूची का उपयोग करना हो, तो मेलिंग > प्राप्तकर्ताओं का चयन करें > किसी मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक करें और आपके द्वारा बनाई गई सूची चुनें.

यदि आपने किसी मौजूदा सूची का उपयोग करें पर क्लिक किया है, तो Word स्वचालित रूप से आपके द्वारा चयनित सूची के सभी लोगों का चयन कर लेगा. यदि आप अपनी संपूर्ण सूची का उपयोग जिस रूप में वह है उसी रूप में करना चाहते हैं, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं.

प्राप्तकर्ताओं की सूची संकीर्ण बनाने के लिए, मेल मर्ज प्राप्तकर्ता बॉक्स में वांछित लोगों के नाम का चयन करें. (आप मेलिंग > प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें पर क्लिक करके मेल मर्ज प्राप्तकर्ता बॉक्स खोल सकते हैं .)

यहाँ सूची को संकीर्ण बनाने के कुछ तरीके बताए गए हैं:

  • व्यक्तिगत रिकॉर्ड्स का चयन करें    सूची छोटी होने पर यह विधि सर्वाधिक उपयोगी है. जिन लोगों को आप शामिल करना चाहते हैं उनके बगल में स्थित बॉक्स चेक करें और जिन लोगों को शामिल नहीं करना चाहते उनके बगल में स्थित बॉक्स अनचेक करें.

    चेक बॉक्स को चेक करके पंक्तियों का चयन करें

  • रिकॉर्ड सॉर्ट करें    उस स्तंभ के शीर्षक पर क्लिक करें, जिसके आधार पर आप सॉर्ट करना चाहते हैं सूची आरोही वर्णानुक्रमिक क्रम (A से Z तक) में सॉर्ट हो जाती है. सूची को अवरोही वर्णानुक्रमिक क्रम (Z से A) में सॉर्ट करने के लिए स्तंभ शीर्षक पर फिर से क्लिक करें.

  • रिकॉर्ड फ़िल्टर करें    प्राप्तकर्ता सूची परिशोधित करें के अंतर्गत फ़िल्टर करें पर क्लिक करें. यह तब उपयोगी है, जब सूची में वे चीज़ें शामिल हों, जिनके बारे में आप जानते हैं कि आप उन्हें देखना या मर्ज में शामिल करना नहीं चाहते. सूची को फ़िल्टर करने के बाद, आप लोगों को शामिल करने या बाहर निकालने के लिए बॉक्स को चेक या अनचेक कर सकते हैं.

    फ़िल्टरिंग पर अधिक विवरण के लिए, मेल मर्ज के लिए डेटा सॉर्ट और फ़िल्टर करना देखें.

  • प्राप्तकर्ता जोड़ें    सूची में लोगों को जोड़ने के लिए, डेटा स्रोत के अंतर्गत, अपनी डेटा फ़ाइल के नाम पर क्लिक करें. संपादित करें> नई प्रविष्टि पर क्लिक करें और उस प्राप्तकर्ता की जानकारी टाइप करें. अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज पता सूची में जोड़ना देखें.

ईमेल संदेश दस्तावेज़ में प्लेसहोल्डर्स-या फ़ील्ड्स-जोड़ें

अपना दस्तावेज़ अपनी पता सूची से कनेक्ट करने के बाद, संदेश का टेक्स्ट टाइप करें.

प्रत्येक संदेश को वैयक्तिकृत बनाने के लिए, अपने डेटा स्रोत से मेल मर्ज फ़ील्ड्स जोड़ें. उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति के नाम में एक पंक्ति जोड़ने के लिए, मेलिंग > लिखें और फ़ील्ड्स सम्मिलित करें > अभिवादन पंक्ति पर क्लिक करें.

Word में अभिवादन पंक्ति आदेश हाइलाइट किए गए के रूप में दिखा रहा है, तो मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

अभिवादन पंक्ति सम्मिलित करें बॉक्स खुल जाएगा और आप चुन सकेंगे कि आप प्राप्तकर्ता को “प्रिय” या “श्रीमान” आदि अभिवादनों में से किस रूप संबोधित करना चाहते हैं साथ ही आप उस व्यक्ति के नाम की दिखावट कैसी रखना चाहते हैं. Word अभिवादन पंक्ति के लिए एक प्लेसहोल्डर डाल देगा और फिर मर्ज के दौरान उसके साथ प्रत्येक नाम जोड़ देगा.

आप मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें तथा जोड़ी जाने वाली वांछित फ़ील्ड पर क्लिक करके अपने डेटा स्रोत से अन्य फ़ील्ड्स भी जोड़ सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड्स सम्मिलित करना देखें.

स्वरूपण

Excel जैसा कोई स्प्रेडशीट प्रोग्राम वह जानकारी संग्रहीत करता है, जिसे आप कक्षों में अपरिष्कृत डेटा के रूप में लिखते हैं. जब आप Excel स्प्रेडशीट से किसी Word दस्तावेज़ में जानकारी मर्ज करते हैं, तो आप वह अपरिष्कृत डेटा बिना किसी Excel स्वरूपण के मर्ज कर रहे होते हैं. यदि आपकी स्प्रेडशीट में दिनांक, समय, मुद्रा मान या पोस्टल कोड्स, जो 0 में प्रारंभ या समाप्त होते हैं, शामिल हैं, तो मेल मर्ज संख्याएँ, दिनांक और अन्य मानों का स्वरूपण के बारे में पढ़ें.

पूर्वावलोकन देखें और मर्ज पूरा करें

आपके द्वारा अपने ईमेल संदेश के मुख्‍य दस्तावेज़ में फ़ील्ड्स जोड़ने के बाद, आप मर्ज परिणामों का पूर्वावलोकन देखने के लिए तैयार हैं. जब आप पूर्वावलोकन से संतुष्ट हो जाएँ, तो आप मर्ज पूर्ण कर सकते हैं.

मर्ज का पूर्वावलोकन करना

मेलिंग और दाईं ओर के कुछ समूहों को क्लिक करें, आप पूर्वावलोकन परिणाम देखेंगे.

पूर्वावलोकन परिणाम समूह दिखाता हुआ Word में, मेलिंग टैब का स्क्रीनशॉट।

अब आप निम्न में से कोई एक या सभी कार्य कर सकते हैं:

  • पर क्लिक करें परिणाम पूर्वावलोकन करें। (यह विकल्प केवल एक या अधिक प्लेसहोल्डर फ़ील्ड्स, जैसे कि अभिवादन, नाम, पता, आदि चुनते हैं तो उपलब्ध है.)

  • नीले तीरों पर क्लिक करके प्रत्येक ईमेल संदेश पृष्ठ पर जाएँ.

  • प्राप्तकर्ता ढूँढें पर क्लिक करके किसी विशिष्ट दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करें.

  • मेलिंग > प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें पर क्लिक करके—अपनी प्राप्तकर्ता सूची—संदेश प्राप्त करने वाले लोगों की सूची संपादित करें.

मर्ज पूरा करें और संदेश भेजें

  1. मेलिंग> समाप्त करें और मर्ज करें> ई-मेल संदेश भेजें क्लिक करें.

  2. प्रति बॉक्स में, अपनी सूची में ईमेल पता स्तंभ के नाम का चयन करें.

    नोट: Word प्रत्येक ईमेल पते पर एक व्यक्तिगत संदेश भेज देगा. आप अन्य प्राप्तकर्ताओं को संदेश की Cc या Bcc प्रतियाँ नहीं भेज सकते. साथ ही, आप ईमेल मर्ज संदेश में अनुलग्नक भी नहीं जोड़ सकते.

  3. विषय पंक्ति बॉक्स में, संदेश के लिए विषय पंक्ति लिखें.

  4. मेल स्वरूपण बॉक्स में, दस्तावेज़ को ईमेल संदेश के मुख्‍य भाग के रूप में भेजने के लिए HTML या सादा पाठ क्लिक करें.

    महत्वपूर्ण: यदि आप दस्तावेज़ को सादा पाठ ईमेल संदेश के रूप में भेजते हैं, तो ईमेल संदेश कोई पाठ स्वरूपण या ग्राफ़िक्स शामिल नहीं करेगा.

संदेश सहेजें

यदि आप संदेश का उपयोग किसी अन्य मेल मर्ज के लिए करना चाहते हैं, तो उसे सहेज लें.

जब आप ईमेल संदेश के मुख्य दस्तावेज़ को सहेजते हैं, तो आप उस डेटा फ़ाइल से इसके कनेक्शन को भी सहेजते हैं, जिसे आपने चुना है. जब आप अगली बार ईमेल संदेश का मुख्य दस्तावेज़ खोलेंगे, तो Word आपको डेटा फ़ाइल के साथ संबंध कायम रखने या न रखने में से कोई एक विकल्प चुनने को कहेगा.

  • यदि आप हाँ पर क्लिक करते हैं, तो दस्तावेज़ पहले रिकॉर्ड की जानकारी के साथ खुलता है जिसको दस्तावेज़ में मर्ज किया गया था.

  • यदि आप नहीं पर क्लिक करते हैं, तो ईमेल संदेश मुख्य दस्तावेज़ और डेटा फ़ाइल के बीच कनेक्शन टूट जाता है. ईमेल संदेश मुख्य दस्तावेज़ एक मानक Word दस्तावेज़ बन जाता है.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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