आवक ई-मेल का परिचय

Windows SharePoint Services 3.0 के साथ, आपके पास साइट स्वामी के रूप में आपकी साइट्स पर आवक ई-मेल क्षमता एकीकृत करने की क्षमता होती है. यह नई सुविधा SharePoint सूचीयों और लाइब्रेरीज़ के अंतर्गत टीम को ई-मेल संदेश एकत्रित करने में सक्षम करता है जिससे साइट सदस्य ई-मेल संग्रह कर सकते है जिसे वे SharePoint साइट खोलने के अतिरिक्त चरण के और सामग्री को अपलोड जिसे ई-मेल में भेजा गया था करने के बिना अन्य टीम सदस्यों को भेजते हैं. जब वे ई-मेल भेजते है तब ऐसा संभव हैं क्योंकि Windows SharePoint Services 3.0 में कई सूची और लाइब्रेरी प्रकारों को कोई अनन्य ई-मेल पता असाइन किया जा सकता है. साइट सदस्य इन सूचीयों के ई-मेल पतो को उनके ई-मेल क्लाइंट अनुप्रयोग के प्रति या प्रतिलिपि बॉक्स में ई-मेल पते जोड़ सकते है, या वे वितरण सूची को भी ई-मेल भेज सकते है जिसमें इन सूचीयों के ई-मेल पते और इसके साथ साथ अन्य साइट सदस्यों के ई-मेल पते होते है.

ई-मेल समर्थन वेब अनुप्रयोग स्तर पर केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम है. जब इस स्तर पर सक्षम होता है, तो साइट संग्रह स्तर पर डिफ़ॉल्ट रूप से ई-मेल समर्थन भी सक्षम होता है, लेकिन इसे साइट संग्रह स्तर पर शीर्ष-स्तर साइट के किसी स्वामी द्वारा अक्षम किया जा सकता है. सभी नई साइट्स जिसे किसी ई-मेल सक्षम साइट संग्रह में बनाया है भी ई-मेल सक्षम होते है. किसी भी सबसाइट की सूचीयों का डिफ़ॉल्ट रूप से ई-मेल सक्षम होना या नहीं होना सब साइट बनाते समय आपके द्वारा चुनी गई पसंदों पर निर्भर करता है. जब किसी ई-मेल सक्षम साइट में कोई सूची बनाते समय कोई भी कोई सूची बनाने की अनुमति के साथ सूची के लिए कोई ई-मेल पता चुन सकता है.

नोट: शीर्ष-स्तर साइट स्वामी के रूप में, आप साइट सेटिंग्स पेज पर साइट संग्रह व्यवस्थापन के अंतर्गत ई-मेल लिंक क्लिक करने संपूर्ण साइट संग्रह के लिए आवक ई-मेल सक्षम या अक्षम कर सकते है. यदि ई-मेल समर्थन वेब अनुप्रयोग स्तर पर अक्षम है, तो शीर्ष-स्तर साइट पर साइट सेटिंग्स पर ई-मेल लिंक प्रकट नहीं होती है.

केंद्रीय व्यवस्थापन में और साइट संग्रह स्तर पर आवक ई-मेल सक्षम होने के बाद, आप आपकी साइट्स में निम्न प्रकार की सूची और लाइब्रेरी के लिए ई-मेल समर्थन सक्षम और कॉन्फ़िगर कर सकते है: दस्तावेज़ लाइब्रेरी, चित्र लाइब्रेरी, प्रपत्र लाइब्रेरी, घोषणासूची, कैलेंडर सूची, ब्लॉग और चर्चापटल. नोट करें कि ई-मेल भेजने के द्वारा मीटिंग कार्य स्थान में सूचीयों पर सामग्री नहीं जोड़ सकते है.

इस आलेख में

आवक ई-मेल के वास्तविक जीवन उदाहरण

नई साइट बनाने का प्रयास

ई-मेल हैंडलर्स के बारे में

सुरक्षा विचार

अन्य सर्वर से रूटिंग ई-मेल

आवक ई-मेल के वास्तविक जीवन उदाहरण

अधिक प्रभावशाली और कुशलता से संपर्क करने के लिए टीम्स आवक ई-मेल का उपयोग कर सकती है. टीम्स के संचार को सरल और सुधारने के लिए यहाँ पर SharePoint साइट के साथ वे आवक ई-मेल का उपयोग कैसे कर सकतें है के कुछ उदाहरण यहाँ पर है:

टीम ई-मेल संग्रह करना    कोई नई टीम में शामिल होने के बाद, कोई साइट सदस्य साइट खोलता है और नवीनतम चर्चाएँ जिसमें सदस्यों और दिशा पोस्ट जो कि किसी ई-मेल क्लाइंट जैसे Microsoft Office Outlook से चर्चा पटल को भेजे गए थे दोनो होते है को देखता है. साइट सदस्य टीम के लिए बहुत महत्वपूर्ण समस्या और कार्यो को पहचान सकता है और सभी महत्वपूर्ण समस्याओं के पीछे की पूरी कहानी को प्राप्त करने के लिए चर्चा में संबंद्धित लिंक्स का पालन करता है

जब कोई साइट सदस्य किसी ई-मेल संदेश का प्रतिउत्तर देता है और प्रतिउत्तर में सूची का ई-मेल पता शामिल करता है, तो प्रतिउत्तर चर्चा पटल में संग्रहीत हो जाता है और मूल ई-मेल संदेश जिसे संग्रहीत किया गया था के साथ संबंद्धित हो जाता है. जानकारी जो कि किसी विशिष्ट ई-मेल थ्रेड से संबंधित करने के लिए यह साइट सदस्य जो इस संग्रहीत जानकारी को SharePoint साइट में देखते है को सक्षम करता है.

कोई समुदाय बनाना     साइट स्वामी कंपनी पर मोटरसायकल सवार समुदाय के लिए कोई नई वितरण सूची बनाता है. कोई उपयोगकर्ता समुदाय के लिए कंपनी होम साइट्स में नेवीगेट और लिंक क्लिक करता है. उपयोगकर्ता किसी छोटे विज़ार्ड द्वारा क्लिक करता है जो वितरण सूची के लिए किसी नाम, SharePoint समुदाय साइट के लिए किसी वर्णन का अनुरोध करता है. तब उपयोगकर्ता नई समुदाय साइट को भेजा जाता है..

कोई केंद्रीय जानकारी विनिमय बनाएँ     कोई प्रश्न पूछने के लिए साइट सदस्य कंपनी होम पोर्टल साइट के समुदाय अनुभाग पर नेवीगेड करता है और साइट की खोज सुविधा का उपयोग करता है. मोटरसायकल सवार समुदाय के लिए एक सेकंड से भी कम समय में कोई हिट प्रकट होती है. साइट सदस्य प्रतिसाद में प्रदान की गई गई लिंक क्लिक करता है और वह समुदाय साइट के मुखपृष्ठ पर ले जाता है. बार बार पूछे जाने वाले प्रश्नों की सूची जिसमें मोटरसायकल की दुकानों की सूची शामिल होती है. क्योंकि कोई भी मोटरसायकल की दुकान पास में सूचीबद्ध नहीं होती है, साइट सदस्य स्थानीय मोटरसायकल दुकानों के बारें में समुदाय को कोई ई-मेल भेजता है. समुदाय का कोई सदस्य किसी अच्छी मोटरसायकल दुकान जो कि आपके स्थानीय क्षेत्र में है के बारे में जानकारी के साथ प्रतिसाद देता है.

तकनीकी समर्थन प्राप्त करना या प्रस्ताव देना     साइट सदस्य होम साइट पर जाता है, तकनीकी समर्थन के लिए निर्देशिका सूचीयाँ ढूँढता है, और कोई नया ई-मेल संदेश बनाने के लिए लिंक क्लिक करता है. संदेश भेजने के बाद, साइट सदस्य कोई ट्रैकिंग संख्या प्राप्त करता है जिसका उपयोग तकनीकी समर्थन अनुरोध की स्थिति की निगरानी में किया जा सकता है. साइट सदस्य को स्वत: तकनीकी समर्थन अनुरोध पर सदस्यता दी जाती है, ताकि वे अनुरोध परिवर्तनों की स्थिति किसी भी समय परिवर्तित कर सकें. साइट सदस्य त्वरीत प्रतिसाद प्राप्त करते है क्योंकि अनुरोध जो कि प्रपत्र में प्रदान की गई जानकारी पर आधारित होता है तुरंत सही व्यक्ति को रूट किया जाता है. नोट करें कि यह परिदृश्य पूर्णतया लागू करने के लिए कस्टम कोड आवश्यक है. Windows SharePoint Services 3.0 प्रपत्र में जानकारी पर आधारित स्वचालित ट्रैकिंग संख्या या या संदेश रूटिंग प्रदान नहीं कर सकता है.

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नई साइट बनाने का प्रयास

सभी नई सबसाइट्स जो कि किसी ई-मेल-सक्षम साइट संग्रह में बनाई गई है स्वत: ई-मेल-सक्षम भी होती है. यदि आप साइट निमार्ण के दौरान किसी मौजूदा समूह का उपयोग करना चुनते है, तो पैरेंट साइट के लिए वितरण सूची (यदि उपलब्ध हो) नई साइट के साथ संबंद्धित होगी.

नोट: यदि SharePoint निर्देशिका प्रबंधन सेवा केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम होती हैं केवल तभी वितरण सूचीयाँ उपलब्ध होती है.

यदि आप किसी मौजूदा समूह के उपयोग के बजाय साइट निमार्ण के दौरान कोई नया समूह बनाना चुनते है, Windows SharePoint Services 3.0 निम्न क्रियाएँ करता है:

  • यदि SharePoint निर्देशिका प्रबंधन सेवा केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम होती हैं, तो आपके पास कोई ई-मेल वितरण सूची बनाने और नई सूची के लिए ई-मेल पता निर्दिष्ट करने का विकल्प होता है.

  • टीम साइट में सभी साइट सदस्य जिन्हें आपने नए समूह में जोड़ा है समूह जिसे "सदस्य" कहते है में शामिल होते है. यदि SharePoint निर्देशिका प्रबंधन सेवा केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम होती हैं, तो ये साइट सदस्य स्वत: किसी वितरण सूची में जोड़ें जातें है जिसे "सदस्य" समूह के साथ सिंक्रनाइज़ रखा जाता है, जिससे एक स्थान पर परिवर्तन होने से अन्य में स्वत: सिंक्रनाइज़ हो जाते हैं.

  • यदि SharePoint निर्देशिका प्रबंधन सेवा केंद्रीय व्यवस्थापन में सक्षम होती हैं, तो टीम साइट का चर्चा पटल और कैलेंडर ई-मेल सक्षम हो जाएँगें और स्वत: ई-मेल पता असाइन हो जाएगा. यह ई-मेल पते आपकी टीम वितरण सूची में स्वत: जोड़ दिए जाएँगें.

    नोट: डिफ़ॉल्ट रूप से, ई-मेल पते इन दो सूचीयों के लिए निम्न प्रकार से होंगे: समूहपता.चर्चा पटल और समूह पता.कैलेंडर.

जब आप वितरण सूची में चर्चा पटल और कैलेंडर के लिए ई-मेल पता शामिल करते है, सभी ई-मेल और मीटिंग आमंत्रण जोकि इस वितरण सूची को भेजे गए थे टीम साइट में संग्रह किए जाएँगें.

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ई-मेल हैंडलर्स के बारे में

Windows SharePoint Services 3.0 आभाषी रूप से किसी भी ई-मेल क्लायंट से आपकी SharePoint साइट में सूची में ई-मेल रूट करने के लिए ई-मेल हैंडलर्स का उपयोग करता है. प्रत्येक ई-मेल-सक्षम सूची किसी अनन्य ई-मेल पते के साथ संबंधित होती है, और प्रत्येक ई-मेल हैंडलर किसी विशेष सूची प्रकार के साथ संबंधित होती है.

Windows SharePoint Services 3.0 निम्न प्रकार की सूचियों के लिए अंतर्निहित ई-मेल हैंडलर्स प्रदान करता है: चर्चा पटल, घोषणाएँ, कैलेंडर, दस्तावेज़ लाइब्रेरी, चित्र लाइब्रेरी, प्रपत्र लाइब्रेरी, और ब्लॉग्स. जब आप इस प्रकार की सूची के लिए ई-मेल समर्थन सक्षम करते है, Windows SharePoint Services 3.0 द्वारा प्रदान किए गए ई-मेल हैंडलर्स डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किए जाते है. ई-मेल हैंडलर्स आवक ई-मेल संदेश पार्स करना, संदेश की फ़ील्ड मैपिंग करना, और, कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स पर निर्भर करना, सूची में संदेश और अनुलग्नक जो कि ई-मेल पता जिस पर संदेश भेजा गया था, के साथ संबंद्धित है को संग्रह करना है.

निम्न फ़ील्ड किसी ई-मेल संदेश से किसी सूची में मैप किए होते है: ई-मेल प्रेषक, ई-मेल प्रति, ई-मेल प्रतिलिपि, ई-मेल विषय, संदेश का मुख्य भाग, और अनुलग्नक.

नोट: यदि आप अंतर्निहित ई-मेल हैंडलर्स के तरीके को पसंद नहीं करते है, तो आप डिफ़ॉल्ट नोट्स के बजाय कोई कस्टम ई-मेल हैंडलर्स का उपयोग कर सकते है. ऐसा करने के लिए, किसी डेवलपर को कस्टम ई-मेल हैंडलर लिखना आवश्यक है, और सर्वर व्यवस्थापक को इसे किसी ईवेंट हैंडलर के रूप में परिनियोजित करना आवश्यक है.

जब किसी सूची के लिए ई-मेल समर्थन सक्षम और कॉन्फ़िगर करते है, साइट स्वामी कई विकल्प चुन सकते हैं. उदाहरण के लिए, सूची जिसे आप कॉन्फ़िगर कर रहे है में आप यह चुने कि मूल ई-मेल संदेश किसी .eml फ़ाइल के रूप में संग्रह की जाएगी, अनुलग्नक संग्रह किए जाएँगे, और मीटिंग आमंत्रण संग्रह किए जाएँगें. विकल्प जो उपलब्ध है सूची प्रकार द्वारा परिवर्तित होते है.

सुरक्षा विचार

जब किसी विशेष सूची या लायब्रेरी पर ई-मेल सुरक्षा सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करते है, आप केवल उपयोगकर्ता जो सूची या अन्य उपयोगकर्ता को सूची पर ई-मेल संग्रह करने हेतु लिख सकते है को चुनने के लिए अनुमति दे सकते है. सभी प्रेषको से ई-मेल संग्रह करना सभी को (जिसमें अप्रमाणिक उपयोगकर्ता शामिल है) आपकी सूची या लाइब्रेरी में लिखने हेतु अनुमति देता है. संभवत: सुरक्षा खतरों के कारण, आपको इस विकल्प पर सावधानी से ध्यान देना चाहिए.

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अन्य सर्वर से रूटिंग ई-मेल

यद्यपि आवक ई-मेल सर्वर पता केंद्रीय व्यवस्थापन में कॉन्फ़िगर है, यह आवक ई-मेल अन्य ई-मेल सर्वर द्वारा रूट की जा रही है या आपके सर्वर Windows SharePoint Services 3.0 चलाने वाले को भेजते समय जानने हेतु मददगार हो सकता है. यदि आप असुनिश्चित है, तो अपने केंद्रीय व्यवस्थापक से बात करें.

अन्य ई-मेल सर्वर से रूटिंग ई-मेल का प्राथमिक लाभ है, जैसे Microsoft Exchange Server, निम्न हैं:

उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण    SMTP सेवा उपयोगकर्ता जो आपकी पर ई-मेल भेजता है को प्रमाणीकृत नहीं कर सकती है, लेकिन कोई Exchange server कर सकता है. यह चुनने के लिए कि केवल प्रमाणीकृत उपयोगकर्ता से ई-मेल स्वीकारें यदि ई-मेल Exchange server द्वारा भेजी गई हो तो सर्वर व्यवस्थापन केंद्रीय व्यवस्थापन का उपयोग कर सकता है.

स्पाम फ़िल्टरिंग    अवांछित व्यावसायिक ई-मेल को इसके गंतव्य पर अग्रेषित करने से पहले इसे हटाने के लिए Exchange servers स्पाम ‍फ़िल्टरिंग प्रदान करता है, इस स्थिति में, सर्वर Windows SharePoint Services 3.0 चला रहा है. अन्य तकनीक जो स्पाम कम कर सकती है केवल टीम के सदस्य जिन्हें आपने लेखन अनुमतियाँ दी है को सूची में ई-मेल संग्रह करने के लिए अनुमति देना.

वायरस सुरक्षा    Exchange servers, Exchange server द्वारा रूट की गई ई-मेल के लिए वायरस सुरक्षा प्रदान करता है.

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