आयोजक और प्रस्तुतकर्ता के सर्वोत्तम अभ्यास

अधिक सफल ऑनलाइन मीटिंग के लिए, इस विषय में दिए गए सुझावों को पढ़ें और उनका अनुसरण करें.

आप क्या करना चाहते हैं?

मीटिंग शेड्यूल करना

मीटिंग की तैयारी करना

मीटिंग का नेतृत्व करना

मीटिंग शेड्यूल करना

जब आप मीटिंग शेड्यूल कर रहे हों, तो निम्नलिखित सुझावों का अनुसरण करें:

  • आमंत्रण भेजने के पहले मीटिंग विकल्पों को जाँचें, विशेषरूप से यदि आप ये करना चाहते हों:

  • यदि आप अपने संगठन के ऐसे लोगों को आमंत्रित कर रहे हैं जिनके पास Microsoft Lync Online स्थापित नहीं है, या यदि आप अपने संगठन के बाहर के लोगों को आमंत्रित कर रहे हैं, तो अन्य समर्थित क्लाइंट्स की सुविधाओं और स्थापना आवश्यकताओं की समीक्षा करें. विवरण के लिए, ऐसे कंप्यूटर से शामिल होना जिसमें Lync 2010 स्थापित ना हो देखें.

महत्वपूर्ण   Lync मीटिंग अनुभव लोगों को भिन्न स्थानों से उत्पादक सहयोग देने में सक्षम बनाता है. लेकिन आपके आमंत्रित लोगों की सूची बढ़ने पर ऑनलाइन मीटिंग्स में सहभागिता बनाना अधिक जटिल हो जाता है. 1000 या उससे अधिक सहभागियों के साथ ऑनलाइन मीटिंग्स के लिए, Microsoft ने इस प्रकार की मीटिंग के विशेषज्ञ सेवा प्रदाताओं के एक समूह के साथ भागीदारी की है. प्रत्येक भागीदार की संपर्क जानकारी सहित विवरण के लिए, Microsoft Pinpoint वेबसाइट पर जाएँ और “ईवेंट सेवाएँ” पर खोजें.

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मीटिंग की तैयारी करना

जैसे ही आप अपनी मीटिंग की योजना बनाएँ, निम्न सुझावों पर विचार करें.

  • यदि कोई व्यक्ति औपचारिक प्रस्तुति दे रहा हो, तो मीटिंग के दौरान प्रश्नों को प्रबंधित करने के लिए किसी द्वितीय प्रस्तुतकर्ता को शामिल करने की व्यवस्था करें.

  • अपनी सामग्री को प्रस्तुत करने के लिए कई स्वरूपों के उपयोग पर विचार करें. PowerPoint प्रस्तुतियों, अनुप्रयोग साझाकरण, सहभागी पोल, और व्हाइटबोर्ड कार्यों का मिश्रण आपके श्रोताओं का ध्यान केंद्रित रखेगा.

  • प्रतिभागियों का लगाव बढ़ाने के लिए वेबकैम वीडियो शामिल करने पर विचार करें.

  • यदि मीटिंग के लिए फ़ोन कॉन्फ़्रेंसिंग का उपयोग किया जा रहा हो तो, प्रस्तुतकर्ताओं को फ़ोन कॉलर्स को म्यूट करने के लिए की पैड आदेशों से भी परिचित होना आवश्यक है.

  • प्रस्तुति देते समय हेडसेट का उपयोग करने की योजना बनाएँ, क्योंकि स्पीकर फ़ोन या मोबाइल फ़ोन की अपेक्षा इसमें ऑडियो गुणवत्ता सामान्यत: बेहतर रहती है.

  • श्रेष्ठ ऑडियो अनुभव के लिए, सुनिश्चित करें कि जिस डिवाइस का आप उपयोग कर रहे हैं वह Lync Online के लिए ऑप्टिमाइज़ की हुई हो. ऑप्टिमाइज़ किए गए डिवाइसेज़ की सूची के लिए, Microsoft Lync 2010 के लिए फ़ोन और डिवाइसेज़ देखें.

  • अपने प्रतिभागियों को प्रश्न पूछने का तरीका और ऑडियो को प्रबंधित करने का तरीका बताने के लिए अपनी मीटिंग को प्रारंभ करने के लिए एक ओरिएंटेशन स्लाइड तैयार करें.

मीटिंग प्रारंभ करने के ठीक पहले:

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मीटिंग का नेतृत्व करना

मीटिंग के दौरान निम्न कार्य करें:

  • संक्षेप में स्वयं का परिचय दें, अपने विषय के बारे में और मीटिंग के सामान्य प्रवाह के बारे में बताएँ ताकि श्रोता यह जान सकें कि क्या अपेक्षा रखनी चाहिए और प्रस्तुतकर्ता से किस तरह वार्तालाप करना चाहिए.

  • अलग-अलग मीटिंग प्रतिभागियों के नाम पर राइट-क्लिक करके और अपने इच्छित आदेश का चयन करके उनको प्रबंधित और उनसे वार्तालाप करें.

  • श्रेष्ठ कंप्यूटर ऑडियो गुणवत्ता के लिए, प्रतिभागियों से अपनी फ़ोन लाइनों को म्यूट करने हेतु कहें, यदि वे किसी से फ़ोन पर बात कर रहे हों. आप और अन्य प्रस्तुतकर्ता भी उन व्यक्तियों को म्यूट कर सकते हैं.

  • निम्न संकेतकों के लिए मीटिंग रोस्टर की निगरानी करें:

    • यदि लागू हो तो, ऐसे ऑडियो डिवाइस जो व्यवधान उत्पन्न कर रहे हों

    • वे प्रतिभागी जिन्हें ऑडियो, वीडियो एवं कनेक्शन साझा करने में परेशानी हो रही हो

विवरण के लिए, प्रस्तुतकर्ता के रूप में मीटिंग को संचालित करना देखें.

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