आपके प्रकाशन को व्यक्तिगत बनाने की युक्तियाँ

ज़्यादातर ग्राहक दुकानों और रेस्टोरेंट में जहाँ वे निरंतर जाते हैं — स्वयं को केवल नाम के आधार पर नहीं, लेकिन प्राथमिकताओं के आधार पर याद रखा जाना पसंद करते हैं. उदाहरण के लिए, हो सकता है उनका स्वागत निम्न में से किसी एक तरीके से हो:

"मुझे याद है आपने हमसे कहा था कि नए नमूने आने पर आपको बताया जाए? वे आ गए हैं और हमारे पास आपके पसंदीदा रंग हैं!"

"मैंने आपके लिए आपकी पसंदीदा टेबल रोक रखी है, और सालमन आज का खास मेनू है जिसे आपने पिछली बार बहुत पसंद किया था."

इस आलेख में

व्यक्तिगत क्यों?

डेटा फ़ाइल सेट करना

कोई पता खंड और अभिवादन जोड़ना

नोट्स और हाइपरलिंक जोड़ना

व्यक्तिगत क्यों?

ग्राहक सामान्यत: इस तरह याद रखना और मदद किया जाना पसंद करते हैं — यदि कोई अन्य कारण न हों तो, क्योंकि इस तरह से उन्हें वह सब शीघ्रता से मिल जाता है जो वे चाहते हैं. इस तरह का व्यक्तिगत ध्यान ग्राहकों को वफ़ादार बनाता है. जब दुकानें और रेस्टोरेंट्स ग्राहकों की रुचि का अधिक ध्यान रखते हैं, तो ग्राहक भी वहाँ अधिक बार आकर अधिक समय और पैसा खर्च करते हैं.

मेल करना भी इसी तरह से कार्य कर सकता है. जब आप किसी मेल में वह सामग्री शामिल करते हैं जिसमें आपके ग्राहकों की विशेष रुच‍ि रहती है, तो ग्राहक और अधिक ध्यान और प्रतिक्रिया देते हैं.

आपके लिए आवश्यक ग्राहक जानकारी एकत्रित करना

प्रत्येक ग्राहक की रुचियों और गुणों को ट्रैक करना स्पष्ट रूप से जटिल कार्य है. आपको जानकारी एकत्रित करनी चाहिए, उसे किसी प्रपत्र में संग्रहीत करना चाहिए जिसे आप आसानी से पुनर्प्राप्त कर सकें, और वे गुण फ़िल्टर करना च‍ाहिए जो आपके व्यवसाय के लिए ठीक हों और जो मेलिंग में आपके निवेश को वापस प्राप्त करने में मदद करेंगे. जितनी अधिक सटीकता से आप उन ग्राहकों को पहचान सकते हैं जिनकी रुचियाँ समान हैं, उतनी ही अधिक मात्रा में निवेश पर लाभ मिलता है.

Microsoft Office Publisher मदद कर सकता है. आप किसी डेटाबेस में ग्राहक डेटा दर्ज कर सकते हैं जिसे आप सीधे Microsoft Publisher या अन्य प्रोग्राम जैसे Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, व्यवसाय संपर्क प्रबंधक के साथ Microsoft Office Outlook और Microsoft Office Access में बनाते हैं. आप उन सूचियों का भी उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप क्रय करते हैं, जैसे कि Microsoft List Builder से.

आपके द्वारा जानकारी एकत्रित कर लेने के बाद, आप सामान्य रूप से, साम्यता के आधार पर ग्राहकों का समूह, और उनकी विशिष्ट रुचियों के आधार पर ध्यान देकर व्यक्तिगत मेलिंग द्वारा समीक्षा कर सकते हैं कि आपके बेहतर ग्राहक कौन हैं.

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डेटा फ़ाइल सेट करना

आपको वे पते और व्यक्तिगत जानकारी कहीं से लाना आवश्यक है जिन्हें आप प्रकाशनों में जोड़ते हैं. इसलिए मास मेलिंग तैयार करने के लिए पहला चरण डेटा फ़ाइल बनाना है जिसमें आपके ग्राहकों की संपर्क जानकारी होती है. अपनी डेटा फ़ाइल के लिए, आप कोई Microsoft Office Excel कार्यपत्रक, Microsoft Office Word तालिका, Microsoft Office Access डेटाबेस या यहाँ तक कि किसी Microsoft Office Outlook संपर्क फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं.

जब आप डेटा फ़ाइल सेटअप करते हैं, तो निम्न बिंदुओं को ध्यान में रखें (जब आप सूची पढ़ें, निम्न चित्र को संदर्भित करें, जो किसी Excel कार्यपत्रक में स्तंभ दिखाता है और फ़ील्ड्स को किसी पोस्टकार्ड के दोनों ओर ‍मर्ज करता है):

  • स्तंभ में जानकारी के प्रकार     डेटा फ़ाइल में प्रत्येक स्तंभ जानकारी के एक भाग के संगत होता है जिसे आप किसी प्रकाशन में जोड़ना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पोस्टकार्ड की प्रत्येक प्रतिलिपि पर ग्राहक का पता और कोई व्यक्तिगत नोट जोड़ना चाहते हैं जिसे आप मुद्रित करेंगे, तो आपके पास डेटा फ़ाइल में नाम, पता, शहर, राज्य, पोस्टल कोड और ‍किसी व्यक्तिगत नोट के लिए स्तंभ होने चाहिए.

  • प्रति पंक्ति एक प्रविष्टि     डेटा फ़ाइल में प्रत्येक पंक्ति में जानकारी होती है जो प्रकाशन में एक प्रतिलिपि पर होती है. उदाहरण के लिए, Excel कार्यपत्रक की पंक्ति 2 की सभी जानकारी पोस्टकार्ड पर होती है जिसे आप ग्राहक 1 को भेज रहे हैं, पंक्ति 3 की सभी जानकारी पोस्टकार्ड पर होती है जिसे आप ग्राहक 2 को भेज रहे हैं, और इस तरह आगे भी.

  • अपने प्रकाशन में फ़ील्ड्स जोड़ना     अपनी डेटा फ़ाइल की जानकारी का उपयोग करने के लिए, आप अपने प्रकाशन में फ़ील्ड्स रख सकते हैं — जानकारी के प्रत्येक भाग के लिए एक फ़ील्ड जिसे आप प्रकट करना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पोस्टकार्ड की प्रत्येक प्रतिलिपि पर नाम, पता, शहर, राज्य, पोस्टल कोड और ‍कोई व्यक्तिगत नोट मुद्रित करना चाहते हैं, तो पोस्टकार्ड प्रकाशन में प्रत्येक जानकारी के भाग के लिए एक फ़ील्ड होना चाहिए.

किसी Excel स्प्रेडशीट के स्तंभ किसी पोस्टकार्ड प्रकाशन में फ़ील्ड्स से मिलान करते हैं

युक्ति: यदि आप मेल करने के लिए इच्छित चित्रों को प्रकाशनों में मर्ज करना चाहते हैं, तो आपकी डेटा फ़ाइल में कोई स्तंभ अवश्य होना चाहिए जिसमें चित्र फ़ाइल नाम डेटा हो. उस स्तंभ की प्रत्येक पंक्ति में विशिष्ट चित्र का फ़ाइल नाम होना चाहिए, उदाहरण के लिए: Firstphoto.jpg. यदि चित्र उसी फ़ोल्डर में नहीं हैं जिसमें डेटा स्रोत है, तो प्रत्येक चित्र का पथ शामिल करें.

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कोई पता खंड और अभिवादन जोड़ना

किसी न्यूज़लेटर (किसी संबद्ध मेल लेबल के बजाय) पर मुद्रित पता खंड और कोई अभिवादन जिसमें ग्राहक का नाम है दोनों सामान्य वैयक्तिकरण तकनीकें हैं जो इंगित करती हैं कि आपकी मेल विशेषकर प्रत्येक ग्राहक के लिए है.

नाम, पता, और अन्य जानकारी वाला पता खंड जोड़ना

  1. मेल मर्ज कार्यफलक में चरण 2: अपना प्रकाशन तैयार करें) और आइटम के तहत, पता खंड क्लिक करें.

  2. पता खंड सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, इच्छित पता तत्वों को क्लिक करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं, और तब ठीक क्लिक करें.

    नोट: यदि आपके डेटा स्रोत में डेटा फ़ील्ड्स के नाम उन फ़ील्ड के नाम से नहीं मिलते जिनके पते का उपयोग Publisher खंड के लिए करता है, तो हो सकता है आपको पता खंड सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में फ़ील्ड ‍मिलाएँ क्लिक करने की आवश्यकता हो. फ़ील्ड मिलाएँ संवाद बॉक्स में, आपके डेटा स्रोत से Publisher फ़ील्ड के संगत फ़ील्ड का चयन करने के लिए ड्राप-डाउन सूची का उपयोग करें.

कोई अभिवादन पंक्ति जोड़ना

  1. मेल मर्ज कार्यफलक में चरण 2: अपना प्रकाशन तैयार करें) और आइटम के तहत, अभिवादन पंक्ति क्लिक करें.

  2. अभिवादन पंक्ति सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, अभिवादन पंक्ति स्वरूप का चयन करें, जिसमें अभिवादन, नाम स्वरूप, और निम्न विराम चिह्न शामिल हों. या प्रत्येक पाठ बॉक्स में कोई नई प्रविष्‍टि दर्ज करें.

  3. वह पाठ दर्ज करें जिसे आप उस स्थिति में प्रकट करना चाहते हैं जब Publisher प्राप्तकर्ता का नाम नहीं बता सकता — उदाहरण के लिए, जब डेटा स्रोत में किसी प्राप्तकर्ता का प्रथम या अंतिम नाम नहीं होता, लेकिन केवल किसी कंपनी का नाम होता है.

  4. ठीक क्लिक करें.

    नोट: यदि आपके डेटा स्रोत में डेटा फ़ील्ड्‍स के नाम उन फ़ील्ड के नाम से नहीं मिलते जिनका उपयोग Publisher अभिवादन पंक्ति के लिए करता है, तो हो सकता है आपको अभिवादन पंक्ति संवाद बॉक्स में फ़ील्ड मिलाएँ क्लिक करने की आवश्यकता हो. फ़ील्ड मिलाएँ संवाद बॉक्स में, आपके डेटा स्रोत से Publisher फ़ील्ड के संगत फ़ील्ड का चयन करने के लिए ड्राप-डाउन सूची का उपयोग करें.

किसी पते में कोई चित्र जोड़ना

आप किसी प्रकाशन क्षेत्र के साथ ही, किसी पता खंड में कोई चित्र या फ़ोटो जोड़ सकते हैं. दिखाया गया चित्र ग्राहक के ब्रांड, आयु, लिंग या अन्य डेटा फ़ील्ड, जिसे आप ट्रैक करते हैं, के हिसाब से भिन्न हो सकता है.

चि‍त्र फ़ाइल जानकारी के साथ अपनी डेटा फ़ाइल सेटअप करने और चित्र मर्ज करने के बारे में विस्तृत जानकारी के लिए, Create a data source for a mail merge or a catalog mergeदेखें.

  1. अपने प्रकाशन में, वहाँ क्लिक करें जहाँ आप किसी चित्र (उदाहरण के लिए, पता खंड के आगे वाला) के लिए मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं.

  2. मेल मर्ज कार्यफलक में (चरण 2: अपना प्रकाशन तैयार करें) और आइटम के तहत, चित्र फ़ील्ड क्लिक करें.

  3. चित्र फ़ील्ड सम्मिलित करें संवाद बॉ्क्स में, अपनी डेटा फ़ाइल में फ़ोटो जानकारी के संगत किसी फ़ील्ड का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    आपके प्रकाशन में चयनित सम्मिलन बिंदु पर किसी चित्र फ़्रेम में Publisher मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करता है. आप चित्र फ़्रेम का आकार बदल सकते हैं या कहीं ले जा सकते हैं.

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नोट्स और हाइपरलिंक जोड़ना

यदि आपने अपनी डेटा फ़ाइल को ग्राहकों से संबंधित व्यक्तिगत जानकारी संग्रहीत करने के लिए सेटअप किया है, जैसा कि आपकी ई-मेल मेलिंग सूची तैयार करने की युक्तियाँमें ‍वर्णन किया गया है, आप एकत्रित जानकारी का उपयोग सामग्री वितरण के लिए कर सकते हैं जो कि मुख्यत: आपके ग्राहकों के रुचि के‍ लिए है. जो सामग्री वितरण ग्राहकों की रुचि से मेल खाए वह वैयक्तिकरण का सशक्त स्वरूप है. उदाहरण के लिए, आप यह कर सकते हैं:

  • मेलिंग को लिंग के आधार पर व्यवस्थित करना     अपनी मेलिंग सूची में प्रत्येक ग्राहक के लिंग (''पुरुष'' या ''महिला'') को शामिल कर केवल पुरुष या केवल महिला के लिए किसी नए उत्पादों की घोषणा करें, और तब प्रत्येक लिंग के आधार पर फ़िल्टर करें, या केवल शीर्षक फ़ील्ड ("श्रीमान" और "श्रीमती") में विभिन्न प्रविष्‍टियों पर सूची को सामान्य तरीके से फ़िल्टर करें. प्रत्येक लिंग के लिए आप कोई URL ( मुद्रण में) जोड़ सकते हैं या किसी वेब पेज पर सीधे लिंक (ईमेल में) कर सकते हैं जो उसके विकल्पों बताता है. ऐसा करने के लिए, इस उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए किसी स्तंभ में प्रत्येक रिकॉर्ड में उपयुक्त URL जोड़ें.

  • किसी निश्चित आयु के प्राप्तकर्ताओं पर फ़ोकस करना     अपने ग्राहकों के जन्म दिनांक को जन्म वर्ष के रूप में (जैसे "1945") एकत्रित कर उन उत्पादों या सेवाओं की सूचना दें जो उन ग्राहकों के जीवन की अवस्था (जैसे कि उनकी बीस के दशक में सेवानिवृत्ति की योजना बनाम उनकी पचास के दशक में सेवानिवृत्ति की योजना) के लिए उचित हैं.

    यदि आप सभी ग्राहकों को प्रोत्साहन उपहार ऑफ़र करना चाहते हैं जिनका जन्मदिन इसी माह है, तो आप उनके जन्म दिनांक माह, दिन, वर्ष (जैसे कि "जनवरी 1, 2008") के रूप में एकत्रित कर सकते हैं.

  • क्रय इतिहास का उपयोग करना     उन लोगों के लिए विशेष घोषणा भेजें जिन्होंने अभी हाल ही में बहुत-सा सामान क्रय किया है या ग्राहकों को तब सूचित करें जब आपके पास उनके पसंदीदा ब्रांड का नया मॉडल आए. यदि आप उनके विशिष्ट क्रय को ट्रैक करते हैं, तो जब आपको उत्पादों का नया आदेश मिलता है तो आप ब्रांड क्रय इतिहास पहचानने के लिए डेटा फ़ाइल सॉर्ट कर सकते हैं, या उन उत्पादों के बारे में बता सकते हैं जिन्हें अन्य ग्राहकों ने क्रय किया है. ("जिन ग्राहकों ने आपका आइटम क्रय किया है वे भी इसे उपयोगी पाएँगे").

कोई व्यक्तिगत नोट जोड़ना

आप अनुकूलित पाठ संदेश को प्रत्येक ग्राहक खंड को भेज सकते हैं जो कोई सामान्य रुचि साझा करता है. ऐसा करने के लिए, अपनी डेटा फ़ाइल में कोई फ़ील्ड (या स्तंभ) जोड़ें, जिसमें ये संदेश हैं और तब प्रत्येक रिकॉर्ड (या पंक्ति) के लिए उपयुक्त संदेश जोड़ें. हो सकता है आप उन ग्राहकों के लिए कोई विशेष संदेश जोड़ें जिनका लिंग एक हो, जिनकी आयु या जन्म दिनांक समान हो, या जिन्होंने पिछले 6 माह में खरीदी की हो. अपनी मेलिंग सूची बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मेलिंग सूचियों के लिए युक्तियाँदेखें.

  1. अपने प्रकाशन में कोई पाठ बॉक्स क्लिक करें जहाँ आप व्यक्तिगत जानकारी प्रकट करना चाहते हैं. वैकल्‍पि‍क रूप से, सम्मिलित करें मेनू पर पाठ बॉक्स क्लिक करें, और तब इच्छित आकार के किसी आयात को खींचें.

    • यदि पाठ बॉक्स में पहले से पाठ है, और आप उस पाठ को बदलना चाहते हैं, तो उसका चयन करें.

    • यदि पाठ बॉक्स में पहले से पाठ है, और आप उस पाठ को रखना चाहते हैं, तो वहाँ कर्सर रखें जहाँ आप व्यक्तिगत संदेश सम्मिलित करना चाहते हैं.

  2. मेल मर्ज कार्यफलक में, सूची बॉक्स में कार्यफलक में उपयुक्त मर्ज फ़ील्ड क्लिक करें.

कोई व्यक्तिगत हाइपरलिंक जोड़ना

आप आपके ग्राहकों को इंगित करने वाली कोई हाइपरलिंक किसी ऐसे वेब पेज पर शामिल कर सकते हैं जो उनकी विशेष रुचि या विशेषताओं को बताता है. हाइपरलिंक को पूर्ण व्यक्तिगत बनाने के लिए आप उसके पाठ में ग्राहकों के नाम या अन्य डेटा फ़ील्ड जोड़ सकते हैं.

  1. ई-मेल मर्ज कार्यफलक में (चरण 2: अपना प्रकाशन तैयार करें), और आइटम के तहत, व्यक्तिगत हायपरलिंक सम्मिलित करें क्लिक करें.

  2. व्यक्तिगत हायपरलिंक सम्मिलित करें संवाद बॉक्स में, वह पाठ लिखें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं और उस वेब साइट का पता लिखें जहाँ आप प्राप्तकर्ताओं हाइपरलिंक क्लिक करने पर पहुँचें.

  3. यदि आप प्रदर्शन पाठ में किसी डेटा फ़ील्ड का उपयोग करना चाह‍ते हैं, तो प्रदर्शन पाठ क्लिक करें और तब सूची बॉक्स में दाईं ओर उस डेटा फ़ील्ड पर क्लिक करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं.

    नोट: यदि आप कोई डेटा फ़ील्ड सम्मिलित करते हैं, तो आप ऐसी रिक्त प्रविष्टि के लिए स्थानापन्न प्रदर्शन पाठ और वेब पते को निर्दिष्ट कर सकते हैं जो सम्मिलित डेटा फ़ील्ड के साथ संगत होती हैं. रिक्त प्रविष्टियों के लिए डिफ़ॉल्ट पाठ का उपयोग करें और रिक्त प्रविष्टियों के लिए डिफ़ॉल्ट हाइपरलिंक का उपयोग करें चेक बॉक्सेस का चयन करें, और तब आवश्यकतानुसार स्‍थानापन्न पाठ और वेब पता लिखें.

    सम्मिलित व्यक्तिगत हाइपरलिंक संवाद बॉक्स की छवि

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