आपके किए जाने वाले कार्य प्रबंधित करने में मदद के लिए कार्यों को अनुकूलित करना

अपनी कार्य सूची को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने के लिए, आप Outlook कार्यों को अनुकूलित कर सकते हैं. आप अनुस्मारक जोड़ सकते हैं, स्थिति ट्रैकिंग का उपयोग कर सकते हैं, पुनरावृत्त आइटम्स बना सकते हैं और कार्यों को श्रेणीबद्ध कर सकते हैं.

आप क्या करना चाहते हैं?

कार्य को पुनरावृत्त बनाना

अनुस्मारक जोड़ना

कार्य प्रगति ट्रैक करना

रंग श्रेणियाँ असाइन करना

कार्यों को संपर्क से लिंक करना

कार्यों को निजी के रूप में चिह्नित करना

माइलेज, घंटे और बिलिंग जानकारी ट्रैक करें

कार्य को पुनरावृत्त बनाना

आप विशेष दिनांकों पर पुनरावृत्त कार्यों को सेट कर सकते हैं या आवृत्तियों के बीच में निर्दिष्ट समय के साथ कार्यों को पुन: बना सकते हैं.

कार्य पुनरावर्ती और पुन: बनाने के बीच क्या अंतर है?

यदि आपको निश्चित, नियमित समय में कार्य हैं, जैसे प्रत्येक शुक्रवार दोपहर में अपने प्रबंधक को स्थिति रिपोर्ट भेजना, तो पुनरावर्ती कार्यों का उपयोग करें.

पुन: बनाए गए कार्य आपकी सबसे अच्‍छी पसंद हैं, जब आप पूर्व कार्य को पूर्ण चिह्नित करने तक कार्य के लिए अगला अनुस्मारक सेट नहीं करना चाहते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप माह में पुन: होने वाले कार्य को आज पूरा करना चिह्नित करते हैं, तो अगली पुनरावृत्ति आज से एक माह बाद पर बनाई जाती है.

  1. किसी खुले कार्य में, कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन पर क्लिक करें.

    रिबन पर पुनरावर्तन आदेश

  2. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स में, उस आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) पर क्लिक करें जिस पर कार्य का पुनरावर्तन हो और फिर निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • नियमित अंतराल पर कार्य का पुनरावर्तन करना    प्रतिमान पुनरावर्तन अनुभाग में, इच्‍छित आवृत्ति अंतराल के लिए विकल्प का चयन करें.नया कार्य पुन: बनाएँ का चयन नहीं करें या कार्य का नियमित अंतराल पर पुनरावर्तन नहीं होगा.

    • समाप्ति दिनांक के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन करें और बॉक्स में, वह समय लिखें जिसके बाद नया कार्य बनाया जाना आवश्यक है.

      कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स

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अनुस्मारक जोड़ना

अनुस्मारकों के प्रकट होने और अनुस्मारक में ध्वनि चलाना शामिल हो या नहीं, आप इसे अनुकूलित कर सकते हैं.

  1. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • कार्य दृश्य में     उस कार्य पर क्लिक करें जिससे आप कोई अनुस्मारक संलग्न करना चाहते हैं. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, फ़ॉलो अप पर क्लिक करें और फिर अनुस्मारक जोड़ें पर क्लिक करें.

      रिबन पर अनुस्मारक जोड़ें आदेश

      वैकल्पिक रूप से, आप कार्य पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, फ़ॉलो अप पर क्लिक करें और फिर अनुस्मारक जोड़ें पर क्लिक करें.

    • खुले कार्य में    अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें.

  2. अनुस्मारक में प्रकट होने वाले इच्छित दिनांक और समय को दर्ज करें.

  3. अनुस्मारक के साथ चलने वाली कस्टम ध्वनि निर्दिष्ट करने के लिए, बटन छवि पर क्लिक करें, ब्राउज़ पर क्लिक करें, चलाने के लिए ध्वनि फ़ाइल का चयन करें, खोलें पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें. यह केवल इस कार्य के लिए अनुस्मारक की ध्वनि परिवर्तित करता है.

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कार्य प्रगति ट्रैक करना

आप प्रत्येक Outlook कार्य को समाप्ति की ओर अपनी प्रगति ट्रैक कर सकते हैं.

  • खुले कार्य में, आप स्थिति, प्राथमिकता और % पूर्ण बॉक्सेज़ में, जो विकल्प चाहते हैं, उन्हें लिखें या उन पर क्लिक करें.

    स्थिति और % पूर्ण फ़ील्ड्स एक दूसरे पर आधारित हैं. किसी फ़ील्ड में मान परिवर्तन करने से, अन्य फ़ील्ड का मान उसी के अनुसार परिवर्तित होता है.

स्थिति

% पूर्ण

प्रारंभ नहीं

0

जारी

1-99

पूर्ण

100

कि‍सी और की प्रतीक्षा कर रहा है

0-100

स्थगित

0-100

युक्ति:  आप वह ई-मेल संदेश भेज सकते हैं, जो इन बॉक्सेज़ में दिखने वाले स्थिति की रिपोर्ट करता है. कार्य टैब पर, कार्य प्रबंधित करें समूह में, स्थिति रिपोर्ट भेजें पर क्लिक करें. नया संदेश खुलता है और आप कार्य की प्रगति के बारे में कोई समर्थन विवरण जोड़ सकते हैं.

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रंग श्रेणियाँ असाइन करना

रंग श्रेणियों को असाइन करने से समान या संबंधित कार्यों को ट्रैक करने के लिए आसान बनाने में मदद मिलती है या कार्यों को अन्य श्रेणीबद्ध Outlook आइटम्स से संबद्ध करें, जैसे संपर्क या ई-मेल संदेश. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • कार्य दृश्य में    मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, श्रेणीकृत पर क्लिक करें और फिर इच्‍छित रंग पर क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणियों के लिए, सभी श्रेणियाँ पर क्लिक करें.

  • खुले कार्य में    कार्य टैब पर, टैग्स समूह में, श्रेणीकृत करें पर क्लिक करें और फिर अपने इच्छित रंग पर क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणियों के लिए, सभी श्रेणियाँ पर क्लिक करें.

    रिबन पर सभी श्रेणियाँ आदेश

पहली बार आप जिस रंग श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको नाम प्रदान करने के लिए संकेत दिया जाता है, जो आपके लिए अर्थपूर्ण है.

युक्ति:  आइटम को असाइन की गई सभी रंग श्रेणियाँ निकालने के लिए, खुले कार्य में, रंग या रंग श्रेणी के नाम पर राइट-क्लिक करें और फिर "श्रेणी के नाम" साफ़ करें या सभी श्रेणियाँ साफ़ करें पर क्लिक करें.

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कार्यों को संपर्क से लिंक करना

यदि आपका कार्य आपके संपर्क में व्यक्ति या संगठन को शामिल करता है, तो आप संपर्क से लिंक बना सकते हैं.

नोट:  संपर्क लिंक्स का चालू होना आवश्यक है.

मैं संपर्क लिंक्स कैसे चालू करूँ?

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. विकल्प पर क्लिक करें.

  3. संपर्क पर क्लिक करें.

  4. लिंकिंग के तहत, वर्तमान आइटम्स से लिंक किए गए संपर्क दिखाएँ पर क्लिक करें.

  • खुले कार्य में, विंडो के नीचे, संपर्क पर क्लिक करें, संपर्क पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

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कार्यों को निजी के रूप में चिह्नित करना

  • खुले कार्य में, कार्य टैब पर, टैग्स समूह में, निजी पर क्लिक करें.

    रिबन पर निजी आदेश

माइलेज, घंटे और बिलिंग जानकारी ट्रैक करें

  • खुले कार्य में, कार्य टैब पर, दिखाएँ समूह में, विवरण पर क्लिक करें. वह जानकारी लिखें जिसे आप पाठ बॉक्सेज़ में चाहते हैं.

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