आपके करने के लिए और कार्य आइटम्स ट्रैक करना

अनेक लोग करने के लिए की सूची — काग़ज़ पर, स्प्रेडशीट पर, या काग़ज़ और इलेक्ट्रॉनिक विधियों के संयोजन के उपयोग से रखते हैं. Microsoft Office Outlook 2007 में आप आपकी विभिन्न सूचियों को एक सूची में अनुस्मारकों और ट्रैकिंग के साथ संयोजित कर सकते हैं.

इस आलेख में

कार्य और करने के लिए आइटम्स के बारे में

फ़ाइल मेनू से कोई कार्य बनाना

ई-मेल संदेश से कोई कार्य या करने के लिए आइटम बनाना

संपर्क से कोई करने के लिए बनाना

करने के लिए पट्टी में कोई कार्य बनाना

कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में कार्य बनाना

कार्य और करने के लिए आइटम्स के बारे में

करने के लिए पट्टी कोई कार्य एक आइटम होता है जो आप Outlook में उसे उसकी पूर्णता तक ट्रैक करने के लिए बनाते हैं. करने के लिए आइटम कोई Outlook आइटम — जैसे कोई कार्य, कोई ई-मेल संदेश, या कोई संपर्क — होते हैं जो कार्रवाई के लिए ध्वजांकित किए गए हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी कार्य बनाते समय, यहाँ तक कि उनकी कोई प्रारंभ या नियत दिनांक न हो तो भी, कार्रवाई के लिए ध्वजांकित किए जाते हैं. इसलिए, जब भी आप कोई कार्य बनाते हैं, या कोई ई-मेल संदेश या संपर्क ध्वजांकित करते हैं, तो एक करने के लिए आइटम स्वचालित रूप से बन जाता है.

जब आप तुरंत ही यह दर्शाना चाहते हैं कि किसी आइटम पर बाद में आपके ध्यानाकर्षण की आवश्यकता है, तो ध्वजांकन सर्वश्रेष्ठ विकल्प है. जब आप किस आइटम को ध्वजांकित करते हैं, तो यह मेल दृश्य, कार्य, करने के लिए पट्टी, और कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में प्रदर्शित होता है. किसी संदेश या संपर्क को ध्वजांकित करने से नया कार्य नहीं बनता. चूँकि करने के लिए ध्वजांकित होने के बाद अब भी एक ई-मेल संदेश या संपर्क है, इसलिए आप इसे किसी अन्य को एक कार्य के रूप में असाइन नहीं कर सकते, या इसकी प्रगति या पूर्णता के प्रतिशत को नहीं दर्शा सकते.

किसी कार्य की आवृत्ति एक बार या बार-बार हो सकती है. कोई पुनरावर्ती कार्य नियमित अंतराल पर दोहराया जा सकता है, या इसे उस दिनांक के आधार पर दोहाराया जा सकता है जो आप कार्य की पूर्णता के लिए चिह्नित की है. उदाहरण के लिए, आप माह के अंतिम शुक्रवार पर आपके प्रबंधक को स्थिति रिपोर्ट भेजने के लिए कोई पुनरावर्ती कार्य बना सकते हैं, या पिछले बार आपके द्वारा बनवाई गई हजामत के एक माह बाद हजामत बनवाने का पुनरावर्ती कार्य बना सकते हैं.

कार्य और करने के लिए आइटम्स दोनों कार्य में, करने के लिए पट्टी में, और कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में प्रकट होते हैं. इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस दृश्य में हैं, करने के लिए पट्टी आपको आपके कैलेंडर, कार्य, और करने के लिए आइटम्स की जानकारी देती है.

Outlook में नया कार्य बनाने के अनेक तरीके हैं. आप कार्य आदेश (फ़ाइल मेनू पर नया क्लिक करें) का उपयोग कर सकते हैं, Outlook में किसी भी दृश्य से करने के लिए पट्टी में कोई नया कार्य लिखें पाठ बॉक्स में कोई कार्य दर्ज कर सकते हैं, कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में किसी भी रिक्ति में लिख सकते हैं, या कार्य दृश्य के ऊपरी भाग में कोई नया कार्य जोड़ने के लिए यहाँ क्लिक करें पाठ बॉक्स में क्लिक करके लिख सकते हैं. इन सभी में, सबसे तीव्र तरीका करने के लिए पट्टी का उपयोग करना है.

आप किसी आइटम, जैसे कोई ई-मेल संदेश, को नेविगेशन फलक में कार्य पर खींच कर भी कोई कार्य बना सकते हैं. तब ई-मेल संदेश की एक प्रति कार्य के रूप में बनाई जाती है.

जब आप आपको असाइन किए गए कार्यों (जैसे ई-मेल संदेशों पर प्रतिसाद के लिए अनुस्मारक) को ट्रैक करते हैं, या अन्य लोगों को असाइन किए गए कार्यों (जैसे किसी के प्रोजेक्ट की प्रगति) को ट्रैक करते हैं, तो Outlook कार्य आपका समाधान होते हैं. आप त्वरित रूप से कार्य जोड़ सकते हैं या अद्यतन कर सकते हैं, या उन्हें पूर्ण चिह्नित कर सकते हैं. कैलेंडर दृश्य में इनकार्पोरेटेड कार्यों से, आपको न केवल आपके अपॉइंटमेंट्स, बल्कि किसी दिए गए दिन को आपके द्वारा पूर्ण किए जाने वाले कार्यों का ट्रैक रखने का एक श्रेष्ठ इंटरफ़ेस मिलता है.

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फ़ाइल मेनू से कोई कार्य बनाना

  1. फ़ाइल मेनू पर, नया इंगित करें, और तब कार्य क्लिक करें.

    कुंजीपटल शॉर्टकट  कोई नया कार्य बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+K दबाएँ.

  2. वि‍षय बॉक्‍स में, कार्य का कोई नाम लि‍खें.

    नोट: अब आप कार्य बनाने के लिए पर्याप्त जानकारी दर्ज कर चुके हैं. निम्न चरण वैकल्पिक हैं, परंतु Outlook में कार्यों के बेहतर प्रबंधन में आपकी सहायता करेंगे.

  3. कार्य टैब पर, क्रिया समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें या निम्न चरणों के द्वारा आपके कार्य को अनुकूलित करना जारी रखें.

  4. यदि आप चाहें, तो कार्य के लिए प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक सेट करें.

    यदि आप कोई प्रारंभ दिनांक निर्धारित करते हैं, तो नियत दिनांक फ़ील्ड स्वत: उसी दिन के लिए सेट हो जाता है. आप नियत दिनांक फ़ील्ड को आपकी किसी इच्छित दिनांक पर सेट कर सकते हैं.

  5. यदि आप कार्य को पुनरावर्त बनाना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन क्लिक करें.

  6. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स में, आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) क्लिक करें जिस पर कार्य का पुनरावर्तन हो, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • नियमित अंतराल के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    पुनरावर्तन प्रतिमान अनुभाग में, आपके इच्छित आवृत्ति अंतराल का विकल्प चुनें. नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन नहीं करें, अन्यथा कार्य नियमित अंतराल पर पुनरावर्तित नहीं होगा.

    • समाप्ति दिनांक के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन करें, और बॉक्स में, वह समय लिखें जिसके बाद नया कार्य बनना ही चाहिए.

      प्रत्येक बार जब आप किसी कार्य को पूर्ण चिह्नित करते हैं, एक नया कार्य आपके ‍निर्धारण के आधार पर बनाया जाएगा.

      युक्ति: यह आपका सर्वोत्तम चयन होगा जब आप किसी कार्य के लिए अगले अनुस्मारक का प्रकटन तब तक नहीं चाहें जब तक कि पहला कार्य पूर्ण चिह्नित नहीं हो जाता. यदि आप आइटम को पूर्ण चिह्नित नहीं करें, तो अगला अनुस्मारक कभी भी प्रकट नहीं होगा. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास प्रत्येक माह के दिनांक 15 को आपके बिल के भुगतान का अनुस्मारक है और आप आवृत्ति को 15 अप्रेल तक पूर्ण चिह्नित नहीं करते हैं, तो आप मई में देखेंगे कि 15 अप्रेल का कार्य अब तक पूरा नहीं हुआ. आपके द्वारा 15 अप्रेल कार्य पूर्ण चिह्नित करने पर ही 15 मई की आवृत्ति प्रकट होगी.

  7. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  8. यदि आप कोई अनुस्मारक चेतावनी जोड़ना चाहते हैं, तो अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें, और तब अनुस्मारक के लिए दिनांक और समय दर्ज करें.

  9. आप आपके अनुस्मारक के साथ कोई कस्टम ध्वनि भी निर्दिष्ट कर सकते हैं. बटन छवि क्लिक करें, ब्राउज़ करें क्लिक करें, चलाने के लिए फ़ाइल का चयन करें, खोलें क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें. इससे केवल इस कार्य के अनुस्मारक की ध्वनि बदलती है.

  10. यदि आप इस कार्य पर आपकी प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं, तो स्थिति, प्राथमिकता, और % पूर्ण बक्सों में, आपका इच्छित मान लिखें.

    स्थिति और % पूर्ण फ़ील्ड्स लिंक्ड होते हैं. जब आप किसी भी फ़ील्ड में मान बदलते हैं, उसके अनुसार अन्य फ़ील्ड में भी मान बदल जाते हैं.

स्थिति

% पूर्ण

प्रारंभ नहीं

0

प्रगति‍ पर है

1-99

पूर्ण

100

कि‍सी और की प्रतीक्षा कर रहा है   

0-100

स्थगित

0-100

  1. यदि आप आपके कार्य को कोई रंग श्रेणी असाइन करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और तब मेनू पर रंग श्रेणी में से कोई एक क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणी के लिए, सभी श्रेणी क्लिक करें.

    पहली बार जब आप कोई रंग श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको रंग श्रेणी के लिए कोई नाम देने का संकेत किया जाता है जो आपके लिए अधिक अर्थपूर्ण है. आप कस्टम रंग श्रेणी बना सकते हैं, रंग श्रेणियों से कस्टम रंग संबद्ध कर सकते हैं, और रंग श्रेणियों को शॉर्टकट कुंजियाँ असाइन कर सकते हैं. कार्य विंडो पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

    युक्ति: क्या किसी रंग असाइनमेंट के बारे में आपके विचार बदल गए हैं? श्रेणी के रंग या नाम पर राइट-क्लिक करें, और तब श्रेणी का नाम साफ़ करें या सभी श्रेणियाँ साफ़ करें क्लिक करें.

  2. यदि आपके कार्य में आपके संपर्क से कोई व्यक्ति या संगठन संलग्न है, तो आप संपर्क के लिए त्वरित लिंक बना सकते हैं, इसके लिए विंडो के नीचे संपर्क क्लिक करें, और तब किसी प्रविष्टि का चयन करें. संपर्क का चयन करें संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

    नोट: डिफ़ॉल्ट रूप से, संपर्क लिं‍किंग संदेश, संपर्क, और कार्य विंडो पर प्रकट नहीं होती. संपर्क लिंकिंग चालू करने के लिए, कार्य टैब पर, क्रियाएँ समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें. मुख्य Outlook विंडो पर, उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें. प्राथमिकता टैब पर, संपर्क विकल्प क्लिक करें, और तब संपर्क लिंकिंग के तहत संपर्क विकल्प संवाद बॉक्स पर, सभी प्रपत्रों पर संपर्क लिंकिंग दिखाएँ चेक बॉक्स का चयन करें. यह प्रक्रिया जारी रखने के लिए आपका कार्य खोलें.

  3. यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग किसी साझा कार्य प्रविष्टि को देखें, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, निजी क्लिक करें.

  4. यदि आप माइलेज, कार्य के घंटे, और अन्य ‍बिलिंग जानकारी दर्ज करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, दिखाएँ समूह में, विवरण क्लिक करें. कुल कार्य, वास्तविक कार्य, माइलेज, और बिलिंग जानकारी पाठ बक्सों में जानकारी दर्ज करें.

  5. कार्य टैब पर, सहेजें समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

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ई-मेल संदेश से कोई कार्य या करने के लिए आइटम बनाना

ई-मेल संदेश को किसी कार्य या करने के लिए आइटम में बदलने के अनेक तरीके हैं.

निम्न में से कोई भी कार्य करें:

  • किसी ई-मेल संदेश को कार्रवाई के लिए ध्वजांकित करना

    जब आप किसी आइटम पर बाद में आपका ध्यानाकर्षण के लिए उसे त्वरित रूप से चिह्नित करना चाहते हैं तो ध्वजां‍कन सर्वोत्तम विकल्प है. जब आप किसी आइटम को ध्वजांकित करते हैं, तो यह ध्वज के साथ मेल दृश्य मेंल कार्य में, करने के लिए पट्टी में, और कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में प्रकट होता है. किसी संदेश या संपर्क को ध्वजांकित करने से नया कार्य नहीं बनता. चूँकि करने के लिए आ‍इटम को ध्वजांकित करने के बाद भी वह ई-मेल संदेश या संपर्क बना रहता है, इसलिए आप इसे किसी अन्य को एक कार्य के रूप में असाइन नहीं कर सकते, या इसकी प्रगति या पूर्णता का प्रतिशत नहीं दर्शा सकते.

    1. मेल में, किसी ई-मेल संदेश का ध्वज स्तंभ राइट-क्लिक करें.

    2. नियत दिनांक चुनें.

      युक्ति: कार्रवाई हेतु ध्वज त्वरित रूप से लगाने के लिए, ई-मेल संदेश के पास ध्वज स्तंभ क्लिक करें. आज की प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक स्वचालित रूप से सेट हो जाती है.

      नोट: अनुस्मारक समय, अनुस्मारक ध्वनि, प्रारभं दिनांक, नियत दिनांक, या सूचना पट्टी में प्रकट होने वाला ध्वज पाठ बदलने के लिए, या अनुस्मारक ध्वज को साफ़ करने के लिए, ई-मेल संदेश के पास ध्वज स्तंभ राइट-क्लिक करें, और तब कस्टम या अनुस्मारक जोड़ें क्लिक करें. दोनों विकल्प विकल्प एक ही संवाद बॉक्स खोलते हैं, परंतु जब आप अनुस्मारक जोड़ें का उपयोग करते हैं, तो अनुस्मारक चेक बॉक्स स्वचालित रूप से चयनित होता है.

      कार्रवाई हेतु संवाद बॉक्स

  • करने के लिए आइटम बनाने के लिए किसी ई-मेल संदेश को करने के लिए पट्टी में खींचना

    इन प्रक्रियाओं का उपयोग करने के लिए करने के लिए पट्टी निश्चित रूप से प्रारंभ दिनांक या नियत दिनांक से व्यवस्थित होना चाहिए.

    1. किसी ई-मेल संदेश का चयन करने के लिए उसका चयन करें, और तब संदेश को करने के लिए पट्टी के कार्य सूची अनुभाग में खींचें.

    2. जब आपको प्रत्येक सिरों पर, जहाँ आप कार्य रखना चाहते हैं, तीर वाली लाल रेखा दिखाई दे तो माउस बटन छोड़ दें.

      करने के लिए पट्टी अपॉइंटमेंट अनुभाग स्क्रीनशॉट

  • कोई नया कार्य बनाने के लिए किसी ई-मेल संदेश को कार्य बटन में खींचें

    जब आप किसी ई-मेल संदेश को नेविगेशन फलक में कार्य में खींचते हैं, तो आप कार्य आइटम की सभी सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं, और ई-मेल संदेश की सामग्री, अनुलग्नकों के अलावा, की प्रतिलिपि कार्य के मुख्य भाग में बन जाती है. यदि मूल ई-मेल संदेश बाद में हटा भी दिया जाता है, तो ई-मेल संदेश का कार्य, अनुलग्नकों के अलावा, प्रतिलिपि बनाई गई सामग्री सहित, उपलब्ध रहता है.

    1. किसी ई-मेल संदेश का चयन करने के लिए उसे क्लिक करें, और तब उसे नेविगेशन फलक पर कार्य बटन पर खींचें.

      युक्ति: किसी संदेश के पाठ को कार्य के मुख्य भाग में चिपकाने के बजाय संदेश को ही अनुलग्नक के रूप में कार्य पर जोड़ने के लिए, संदेश राइट-क्लिक करें और उसे कार्य सूची पर खींचें. शॉर्टकट मेनू पर, अनुलग्नक के साथ कार्य के रूप में यहाँ प्रतिलिपि बनाएँ क्लिक करें.

      एक नई कार्य आइटम विंडो प्रकट होती है, और ई-मेल सामग्री की एक प्रति कार्य के मुख्य भाग में चिपकाई जाती है. ई-मेल संदेश का विषय कार्य का विषय बन जाता है. यदि आप चाहें, तो आप विषय बदल सकते हैं.

      नोट: अब आप कार्य बनाने के लिए पर्याप्त जानकारी दर्ज कर चुके हैं. निम्न चरण वैकल्पिक हैं, परंतु Outlook में कार्यों के बेहतर प्रबंधन में आपकी सहायता करेंगे.

    2. कार्य टैब पर, क्रिया समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें या निम्न चरणों के द्वारा आपके कार्य को अनुकूलित करना जारी रखें.

    3. यदि आप चाहें, तो कार्य के लिए प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक सेट करें.

      यदि आप कोई प्रारंभ दिनांक निर्धारित करते हैं, तो नियत दिनांक फ़ील्ड स्वत: उसी दिन के लिए सेट हो जाता है. आप नियत दिनांक को आपकी किसी इच्छित दिनांक में बदल सकते हैं.

    4. यदि आप कार्य को पुनरावर्त बनाना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन क्लिक करें.

    5. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स में, आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) क्लिक करें जिस पर कार्य का पुनरावर्तन हो, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

      • नियमित अंतराल पर कार्य का पुनरावर्तन करना    पुनरावर्तन प्रतिमान अनुभाग में, आपके इच्छित आवृत्ति अंतराल का विकल्प चुनें. नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन नहीं करें, अन्यथा कार्य नियमित अंतराल पर पुनरावर्तित नहीं होगा.

      • समाप्ति दिनांक के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन करें, और बॉक्स में, वह समय लिखें जिसके बाद नया कार्य बनना ही चाहिए.

        प्रत्येक बार जब आप कार्य को पूर्ण चिह्नित करते हैं, एक नया कार्य आपके चयन के आधार पर बनाया जाएगा.

        युक्ति: यह आपका सर्वोत्तम चयन होगा जब आप किसी कार्य के लिए अगले अनुस्मारक का प्रकटन तब तक नहीं चाहें जब तक कि पहला कार्य पूर्ण चिह्नित नहीं हो जाता. यदि आप आइटम को पूर्ण चिह्नित नहीं करें, तो अगला अनुस्मारक कभी भी प्रकट नहीं होगा. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास प्रत्येक माह के दिनांक 15 को आपके बिल के भुगतान का अनुस्मारक है और आप आवृत्ति को 15 अप्रेल तक पूर्ण चिह्नित नहीं करते हैं, तो आप मई में 15 अप्रेल का कार्य देखेंगे. एक बार आप 15 अप्रेल कार्य को पूर्ण चिह्नित कर देते हैं, तो कार्य की 15 मई की आवृत्ति प्रकट होगी.

    6. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

    7. यदि आप कोई अनुस्मारक जोड़ना चाहते हैं, तो अनुस्मारक चेतावनी चालू करने के लिए अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें. अनुस्मारक के लिए आपका इच्छित दिनांक या समय चुनें.

    8. आप आपके अनुस्मारक के साथ कोई कस्टम ध्वनि भी निर्दिष्ट कर सकते हैं. बटन छवि क्लिक करें, ब्राउज़ करें क्लिक करें, चलाने के लिए फ़ाइल का चयन करें, खोलें क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें. इससे केवल इस कार्य के अनुस्मारक की ध्वनि बदलती है.

    9. यदि आप इस कार्य पर आपकी प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं, तो स्थिति, प्राथमिकता, और % पूर्ण बक्सों में, आपके इच्छित विकल्प लिखें या उनका चयन करें.

      स्थिति और % पूर्ण फ़ील्ड्स एक दूसरे पर निर्भर होते हैं. किसी एक फ़ील्ड में मान बदलने पर, उसी के अनुसार दूसरे फ़ील्ड में मान बदल जाता है.

स्थिति

% पूर्ण

प्रारंभ नहीं

0

प्रगति‍ पर है

1-99

पूर्ण

100

कि‍सी और की प्रतीक्षा कर रहा है   

0-100

स्थगित

0-100

  1. यदि आप आपके कार्य को कोई रंग श्रेणी असाइन करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और तब मेनू से प्रविष्टियों में से एक क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणी के लिए, सभी श्रेणी क्लिक करें.

    पहली बार जब आप कोई रंग श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको कोई नाम देने का संकेत किया जाएगा जो आपके लिए अधिक अर्थपूर्ण है. आप कस्टम रंग श्रेणी बना सकते हैं, रंग श्रेणियों से कस्टम रंग संबद्ध कर सकते हैं, और शॉर्टकट कुंजियाँ असाइन कर सकते हैं. कार्य विंडो पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

    युक्ति: क्या किसी रंग असाइनमेंट के बारे में आपके विचार बदल गए हैं? श्रेणी के रंग या नाम पर राइट-क्लिक करें, और तब श्रेणी का नाम साफ़ करें या सभी श्रेणियाँ साफ़ करें क्लिक करें.

  2. यदि आपके कार्य में आपके संपर्क से कोई व्यक्ति या संगठन संलग्न है, तो आप संपर्क के लिए त्वरित लिंक बना सकते हैं, इसके लिए विंडो के नीचे संपर्क क्लिक करें, और तब किसी प्रविष्टि का चयन करें. संपर्क का चयन करें संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  3. यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग किसी साझा कार्य प्रविष्टि को देखें, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, निजी क्लिक करें.

  4. यदि आप माइलेज, कार्य के घंटे, और अन्य ‍बिलिंग जानकारी दर्ज करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, दिखाएँ समूह में, विवरण क्लिक करें. कुल कार्य, वास्तविक कार्य, माइलेज, और बिलिंग जानकारी पाठ बक्सों में जानकारी दर्ज करें.

  5. कार्य टैब पर, सहेजें समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

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संपर्क से कोई करने के लिए बनाना

जब आप किसी संपर्क पर बाद में आपका ध्यानाकर्षण के लिए उसे त्वरित रूप से चिह्नित करना चाहते हैं तो ध्वजां‍कन सर्वोत्तम विकल्प है. किसी संपर्क को ध्वजांकित करने से, सूचना पट्टी में ध्वज के पाठ के साथ, एक करने के लिए आइटम बनता है. ध्वजांकित संपर्क कार्य सूची, करने के लिए पट्टी, और कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में प्रदर्शित होता है. किसी संपर्क को ध्वजांकित करने से नया कार्य आइटम नहीं बनता. चूँकि करने के लिए आइटम अब भी संपर्क में है, इसलिए आप इसे किसी अन्य को एक कार्य के रूप में असाइन नहीं कर सकते, या इसकी प्रगति या प्रतिशत पूर्णता नहीं दर्शा सकते.

  1. संपर्क में, संपर्क राइट-क्लिक ‍करें.

  2. शॉर्टकट मेनू पर कार्रवाई हेतु क्लिक करें, और तब नियत दिनांक क्लिक करें.

    युक्ति: अनुस्मारक समय, अनुस्मारक ध्वनि, प्रारंभ दिनांक, नियत दिनांक, या सूचना पट्टी में प्रकट होने वाला ध्वज पाठ बदलने के लिए, या अनुस्मारक साफ़ करने के लिए कस्टम या अनुस्मारक जोड़ें क्लिक करें. (दोनों विकल्पों से एक ही संवाद बॉक्स खुलता है, परंतु जब आप अनुस्मारक जोड़ें का उपयोग करते हैं, तो अनुस्मारक चेक बॉक्स स्वत: चयनित हो जाता है.)

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करने के लिए पट्टी में कोई कार्य बनाना

करने के लिए पट्टी डिफ़ॉल्ट रूप से सभी Outlook दृश्यों में प्रकट होती है. आप करने के लिए पट्टी को चालू या बंद कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप करने के लिए पट्टी का एक छोटा किया गया संस्करण प्रदर्शित करने के लिए चुन सकते हैं, जो कम स्क्रीन स्थान का उपयोग करता है. जब आप करने के लिए पट्टी, चालू या बंद करते हैं, या इसे किसी विशेष दृश्य में छोटा करते हैं, तो सेटिंग केवल उसी दृश्य पर लागू होती है. उदाहरण के लिए, यदि आप मेल दृश्य में करने के लिए पट्टी बंद करते हैं, तो जब भी आप मेल दृश्य में जाते हैं यहाँ कि कि अगली बार जब आप Outlook पुनरारंभ करते हैं, यह हमेशा बंद ही रहेगी. हालाँकि यह अन्य दृश्यों जैसे कैलेंडर, नोट्स और कार्य में चालू रहेगी.

  • करने के लिए चालू या बंद के बीच टॉगल करने के लिए, दृश्य क्लिक करें, करने के लिए इंगित करें, और तब साधारण, छोटा किया गया, या बंद करें क्लिक करें.

  • करने के लिए पट्टी में कोई नया कार्य बनाने के लिए, कोई नया कार्य लिखें पाठ बॉक्स (कार्य इनपुट फलक कहलाता है) क्लिक करें, कार्य के लिए कोई विषय लिखें, और तब ENTER दबाएँ.

    कार्य इनपुट फलक

    डिफ़ॉल्ट रूप से, कार्य को एक नियत दिनांक और प्रारंभ दिनांक असाइन किए जाते हैं जो ध्वज की त्वरित क्लिक सेट करें सेटिंग पर निर्भर होता है.जब आप पहली बार Outlook स्थापित करते हैं, यह सेटिंग आज के रूप कॉन्फ़िगर होती है.

    यदि आप कार्य बनाते हैं और ध्वज का नियत दिनांक कोई अन्य सेट करते है, तो कोई भी भविष्य का कार्य आप करने के लिए पट्टी में दर्ज करते हैं वह नई सेटिंग का उपयोग करेगा. आप हमेशा किसी भी प्रदर्शित विकल्प को ओवरराइड कर सकते हैं और नया विकल्प चुन सकते हैं. हालाँकि, जब आप Outlook को फिर से प्रारंभ करते हैं, तो पहला दर्ज किया गया कार्य त्वरित क्लिक सेट करें ध्वज सेटिंग के लिए डिफ़ॉल्ट होगा.

    युक्ति: डिफ़ॉल्ट ध्वज सेटिंग बदलने के लिए, किसी भी दृश्य में ध्वज स्तंभ राइट-क्लिक करें, त्वरित क्लिक सेट करें क्लिक करें, और तब आपकी इच्छित ध्वज सेटिंग चुनें. विकल्पों में कोई दिनांक नहीं शामिल होता है. कोई दिनांक नहीं ध्वज चुनने से आइटम करने के लिए पट्टी में कोई दिनांक नहीं समूह में प्रकट होता है.

    नोट: अब आप कार्य बनाने के लिए पर्याप्त जानकारी दर्ज कर चुके हैं. निम्न चरण वैकल्पिक हैं, परंतु Outlook में कार्यों के बेहतर प्रबंधन में आपकी सहायता करेंगे.

  • करने के लिए पट्टी में कार्य को डबल-क्लिक करें और निम्न चरणों के अनुसरण से आपके कार्य का अनुकूलन जारी रखें.

  • यदि आप चाहें, तो कार्य के लिए प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक सेट करें.

    यदि आप कोई प्रारंभ दिनांक निर्धारित करते हैं, तो नियत दिनांक फ़ील्ड स्वत: उसी दिन के लिए सेट हो जाता है. आप नियत दिनांक को आपकी किसी इच्छित दिनांक में बदल सकते हैं.

  • यदि आप कार्य को पुनरावर्त बनाना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन क्लिक करें.

  • कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स में, आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) क्लिक करें जिस पर कार्य का पुनरावर्तन हो, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • नियमित अंतराल पर कार्य का पुनरावर्तन करना    पुनरावर्तन प्रतिमान अनुभाग में, आपके इच्छित आवृत्ति अंतराल का विकल्प चुनें. नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन नहीं करें, अन्यथा कार्य नियमित अंतराल पर पुनरावर्तित नहीं होगा.

    • समाप्ति दिनांक के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन करें, और बॉक्स में, वह समय लिखें जिसके बाद नया कार्य बनना ही चाहिए.

      प्रत्येक बार जब आप कार्य को पूर्ण चिह्नित करते हैं, एक नया कार्य आपके चयन के आधार पर बनाया जाएगा.

      युक्ति: यह आपका सर्वोत्तम चयन होगा जब आप किसी कार्य के लिए अगले अनुस्मारक का प्रकटन तब तक नहीं चाहें जब तक कि पहला कार्य पूर्ण चिह्नित नहीं हो जाता. यदि आप आइटम को पूर्ण चिह्नित नहीं करें, तो अगला अनुस्मारक कभी भी प्रकट नहीं होगा. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास प्रत्येक माह के दिनांक 15 को आपके बिल के भुगतान का अनुस्मारक है और आप आवृत्ति को 15 अप्रेल तक पूर्ण चिह्नित नहीं करते हैं, तो आप मई में 15 अप्रेल का कार्य देखेंगे. एक बार आप 15 अप्रेल कार्य को पूर्ण चिह्नित कर देते हैं, तो कार्य की 15 मई की आवृत्ति प्रकट होगी.

  • कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  • यदि आप कोई अनुस्मारक जोड़ना चाहते हैं, तो अनुस्मारक चेतावनी चालू करने के लिए अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें. अनुस्मारक के लिए आपका इच्छित दिनांक या समय चुनें.

  • आप आपके अनुस्मारक के साथ कोई कस्टम ध्वनि भी निर्दिष्ट कर सकते हैं. बटन छवि क्लिक करें, ब्राउज़ करें क्लिक करें, चलाने के लिए फ़ाइल का चयन करें, खोलें क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें. इससे केवल इस कार्य के अनुस्मारक की ध्वनि बदलती है.

  • यदि आप इस कार्य पर आपकी प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं, तो स्थिति, प्राथमिकता, और % पूर्ण बक्सों में, आपके इच्छित विकल्प लिखें या उनका चयन करें.

    स्थिति और % पूर्ण फ़ील्ड्स एक दूसरे पर निर्भर होते हैं. किसी एक फ़ील्ड में मान बदलने पर, उसी के अनुसार दूसरे फ़ील्ड में मान बदल जाता है.

स्थिति

% पूर्ण

प्रारंभ नहीं

0

प्रगति‍ पर है

1-99

पूर्ण

100

कि‍सी और की प्रतीक्षा कर रहा है   

0-100

स्थगित

0-100

  1. यदि आप आपके कार्य को कोई रंग श्रेणी असाइन करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और तब मेनू से प्रविष्टियों में से एक क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणी के लिए, सभी श्रेणी क्लिक करें.

    पहली बार जब आप कोई रंग श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको कोई नाम देने का संकेत किया जाएगा जो आपके लिए अधिक अर्थपूर्ण है. आप कस्टम रंग श्रेणी बना सकते हैं, रंग श्रेणियों से कस्टम रंग संबद्ध कर सकते हैं, और शॉर्टकट कुंजियाँ असाइन कर सकते हैं. कार्य विंडो पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

    युक्ति: क्या किसी रंग असाइनमेंट के बारे में आपके विचार बदल गए हैं? श्रेणी के रंग या नाम पर राइट-क्लिक करें, और तब श्रेणी का नाम साफ़ करें या सभी श्रेणियाँ साफ़ करें क्लिक करें.

  2. यदि आपके कार्य में आपके संपर्क से कोई व्यक्ति या संगठन संलग्न है, तो आप संपर्क के लिए त्वरित लिंक बना सकते हैं, इसके लिए विंडो के नीचे संपर्क क्लिक करें, और तब किसी प्रविष्टि का चयन करें. संपर्क का चयन करें संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  3. यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग किसी साझा कार्य प्रविष्टि को देखें, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, निजी क्लिक करें.

  4. यदि आप माइलेज, कार्य के घंटे, और अन्य ‍बिलिंग जानकारी दर्ज करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, दिखाएँ समूह में, विवरण क्लिक करें. कुल कार्य, वास्तविक कार्य, माइलेज, और बिलिंग जानकारी पाठ बक्सों में जानकारी दर्ज करें.

  5. कार्य टैब पर, सहेजें समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

युक्ति: सूची पर कार्य को ऊपर या नीचे ले जाने के लिए, आइटम को क्लिक कर आपके इच्छित स्थान पर खींचें. जैसे ही आप कार्य खींचते हैं, तीरों वाली एक लाल पंक्ति‍ दर्शाती है कि‍ जब आप माउस छोड़ते हैं, तो कार्य कहाँ स्‍थि‍त होगा.

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कैलेंडर में दैनिक कार्य सूची में कार्य बनाना

दैनिक कार्य सूची केवल Outlook कैलेंडर में दिन और सप्ताह दृश्य में प्रदर्शित होता है. करने के लिए पट्टी को चालू या बंद के बीच टॉगल करने के लिए, कैलेंडर में, दृश्य में, दैनिक कार्य सूची इंगित करें, और तब साधारण, छोटा करें, या बंद करें क्लिक करें.

दैनिक कार्य सूची

केवल कार्यों की कुल संख्या प्रदर्शित करने के लिए, निम्न में से एक कार्य करें:

  • कैलेंडर मेंल दृश्य क्लिक करें, दैनिक कार्य सूची क्लिक करें, और तब छोटा करें क्लिक करें.

  • दैनिक कार्य सूची के ऊपरी किनारे को इंगित करें. जब सूचक एक हैंडल चि‍ह्न को आकार दें में बदल जाए, किनारे को विंडो के निचले भाग की ओर खींचें.

युक्ति: दैनि‍क कार्य सूची में नए कार्य बनाने के लि‍ए, आपको साधारण दैनि‍क कार्य सूची सेटिंग का उपयोग करना चाहि‍ए.

  1. दैनिक कार्य सूची में, जैसे ही आपका सूचक होवर करता है, कार्य जोड़ने के लिए क्लिक करें प्रदर्शित होता है.

  2. दिन स्तंभ में कोई रिक्त स्थान क्लिक करें.

  3. कार्य के लिए विषय लिखें, और तब ENTER दबाएँ.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, दैनिक कार्य सूची के ऊपर स्तंभ में दिन में कार्य को एक प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक असाइन किए जाएँगे. कार्य के प्रारंभ दिनांक और नियत दिनांक बदलने के लिए, बनाए गए कार्य को उस दिन तक खींचें जिस पर कार्य नियत है. कार्य को खींचने के बजाय, आप कार्य खोल सकते हैं और तब प्रारंभ और नियत दिनांक बदल सकते हैं. ऐसा करने के लिए, आप कार्य राइट-क्लिक कर सकते हैं, और तब खोलें क्लिक करें, या आइटम का चयन करेंल ESC दबाएँ, और तब ENTER दबाएँ.

  4. यदि आप कार्य को पुनरावर्त बनाना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, पुनरावर्तन क्लिक करें.

  5. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स में, आवृत्ति (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक) क्लिक करें जिस पर कार्य का पुनरावर्तन हो, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • नियमित अंतराल पर कार्य का पुनरावर्तन करना    पुनरावर्तन प्रतिमान अनुभाग में, आपके इच्छित आवृत्ति अंतराल का विकल्प चुनें. नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन नहीं करें, अन्यथा कार्य नियमित अंतराल पर पुनरावर्तित नहीं होगा.

    • समाप्ति दिनांक के आधार पर कार्य का पुनरावर्तन करना    नया कार्य पुनः बनाएँ का चयन करें, और बॉक्स में, वह समय लिखें जिसके बाद नया कार्य बनना ही चाहिए.

      प्रत्येक बार जब आप कार्य को पूर्ण चिह्नित करते हैं, एक नया कार्य आपके चयन के आधार पर बनाया जाएगा.

      युक्ति: यह आपका सर्वोत्तम चयन होगा जब आप किसी कार्य के लिए अगले अनुस्मारक का प्रकटन तब तक नहीं चाहें जब तक कि पहला कार्य पूर्ण चिह्नित नहीं हो जाता. यदि आप आइटम को पूर्ण चिह्नित नहीं करें, तो अगला अनुस्मारक कभी भी प्रकट नहीं होगा. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास प्रत्येक माह के दिनांक 15 को आपके बिल के भुगतान का अनुस्मारक है और आप आवृत्ति को 15 अप्रेल तक पूर्ण चिह्नित नहीं करते हैं, तो आप मई में 15 अप्रेल का कार्य देखेंगे. एक बार आप 15 अप्रेल कार्य को पूर्ण चिह्नित कर देते हैं, तो कार्य की 15 मई की आवृत्ति प्रकट होगी.

  6. कार्य पुनरावर्तन संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  7. यदि आप कोई अनुस्मारक जोड़ना चाहते हैं, तो अनुस्मारक चेतावनी चालू करने के लिए अनुस्मारक चेक बॉक्स का चयन करें. अनुस्मारक के लिए आपका इच्छित दिनांक या समय चुनें.

  8. आप आपके अनुस्मारक के साथ कोई कस्टम ध्वनि भी निर्दिष्ट कर सकते हैं. बटन छवि क्लिक करें, ब्राउज़ करें क्लिक करें, चलाने के लिए फ़ाइल का चयन करें, खोलें क्लिक करें, और तब ठीक क्लिक करें. इससे केवल इस कार्य के अनुस्मारक की ध्वनि बदलती है.

  9. यदि आप इस कार्य पर आपकी प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं, तो स्थिति, प्राथमिकता, और % पूर्ण बक्सों में, आपके इच्छित विकल्प लिखें या उनका चयन करें.

    स्थिति और % पूर्ण फ़ील्ड्स एक दूसरे पर निर्भर होते हैं. किसी एक फ़ील्ड में मान बदलने पर, उसी के अनुसार दूसरे फ़ील्ड में मान बदल जाता है.

स्थिति

% पूर्ण

प्रारंभ नहीं

0

प्रगति‍ पर है

1-99

पूर्ण

100

कि‍सी और की प्रतीक्षा कर रहा है   

0-100

स्थगित

0-100

  1. यदि आप आपके कार्य को कोई रंग श्रेणी असाइन करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, श्रेणीबद्ध करें क्लिक करें, और तब मेनू से प्रविष्टियों में से एक क्लिक करें. अधिक रंग श्रेणी के लिए, सभी श्रेणी क्लिक करें.

    पहली बार जब आप कोई रंग श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको कोई नाम देने का संकेत किया जाएगा जो आपके लिए अधिक अर्थपूर्ण है. आप कस्टम रंग श्रेणी बना सकते हैं, रंग श्रेणियों से कस्टम रंग संबद्ध कर सकते हैं, और शॉर्टकट कुंजियाँ असाइन कर सकते हैं. कार्य विंडो पर लौटने के लिए ठीक क्लिक करें.

    युक्ति: क्या किसी रंग असाइनमेंट के बारे में आपके विचार बदल गए हैं? श्रेणी के रंग या नाम पर राइट-क्लिक करें, और तब श्रेणी का नाम साफ़ करें या सभी श्रेणियाँ साफ़ करें क्लिक करें.

  2. यदि आपके कार्य में आपके संपर्क से कोई व्यक्ति या संगठन संलग्न है, तो आप संपर्क के लिए त्वरित लिंक बना सकते हैं, इसके लिए विंडो के नीचे संपर्क क्लिक करें, और तब किसी प्रविष्टि का चयन करें. संपर्क का चयन करें संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें.

  3. यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग किसी साझा कार्य प्रविष्टि को देखें, तो कार्य टैब पर, विकल्प समूह में, निजी क्लिक करें.

  4. यदि आप माइलेज, कार्य के घंटे, और अन्य ‍बिलिंग जानकारी दर्ज करना चाहते हैं, तो कार्य टैब पर, दिखाएँ समूह में, विवरण क्लिक करें. कुल कार्य, वास्तविक कार्य, माइलेज, और बिलिंग जानकारी पाठ बक्सों में जानकारी दर्ज करें.

  5. कार्य टैब पर, सहेजें समूह में, सहेजें और बंद करें क्लिक करें.

युक्ति: सूची पर कार्य को ऊपर या नीचे ले जाने के लिए, आइटम को क्लिक कर आपके इच्छित स्थान पर खींचें. जैसे ही आप कार्य खींचते हैं, तीरों वाली एक लाल पंक्ति‍ दर्शाती है कि‍ जब आप माउस छोड़ते हैं, तो कार्य कहाँ स्‍थि‍त होगा.

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