आपकी ई-मेल मेलिंग सूची तैयार करने के लिए युक्तियाँ

आपका ई-मेल संदेश कितना भी प्रभावी हो, यदि आप इसे ग़लत लोगों को भेजेंगे तो इसका कम प्रभाव पड़ेगा.

आप किसी विशेष ऑफर में रुचि रखने वाले ग्राहक खंड की मेलिंग पर जितना अधिक लक्ष्य करते हैं, आपके मेलिंग की सफलता दर उतनी अधिक होगी. उपयुक्त ग्राहक खंड को लक्षित आपकी मेलिंग सूची परिशोधित करने के लिए आपके मेलिंग अभियान के समय और बजट के एक तिहाई से आधे पर ध्यान देने की योजना बनाएँ.

आप अपनी मेलिंग सूची को नामों और ई-मेल पतों तक सीमित कर सकते हैं या आप प्रत्येक ग्राहक के बारे में अधिक विवरण शामिल कर सकते हैं ताकि आप ग्राहकों को खंडों में ‍श्रेणीबद्ध कर सकें जो आपके व्यवसाय के लिए ठीक हो.

इस आलेख में

ग्राहक डेटा का उपयोग कैसे करना

कोई मेलिंग सूची बनाना

एकाधिक स्रोतों से सूचियाँ जोड़ना

कोई प्राप्तकर्ता सूची रीफ़ाइन करना

ग्राहक डेटा का उपयोग कैसे करना

आपके ग्राहकों और संभावित ग्राहकों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के बाद, उनकी विशेषताओं को ट्रैक करें जो सामान्यत: बहुत उपयोगी हो सकती हैं. जितना अधिक विवरण आप अपनी मेलिंग सूची में दर्ज करते हैं, उतने अधिक विकल्प आपके पास अपनी मेलिंग को लक्ष्य करने के लिए होते हैं.

लेकिन सुनिश्चित करें कि विस्तृत डेटा जिसे आप ट्रैक करेंगे वह डेटा है जिसका आप उपयोग करेंगे. अधिक जटिलता आप अपनी मेलिंग सूची में जोड़ते हैं, तो आपको अपनी सूची का रखरखाव करने के लिए अधिक कार्य करना चाहिए.

उदाहरण के लिए, हो सकता है आप ग्राहक डेटा का उपयोग निम्न में से किसी तरीके से करें.

  • निर्दिष्‍ट स्‍थान के ग्राहकों को मेल करना     शहर या पोस्टल कोड के आधार पर अपनी मेलिंग सूची फ़िल्टर करें, ताकि आप आसानी से उन ग्राहकों के लिए किसी प्रोत्साहन की घोषणा कर सकें जो किसी निर्दिष्‍ट स्थान में रहते हैं.

  • कोई व्यक्तिगत अभिवादन जोड़ना     किसी मेलिंग में प्राप्तकर्ता का प्रथम या अंतिम नाम किसी अभिवादन पंक्ति में शामिल कर शीर्षक, प्रथम नाम, और अंतिम नाम डेटा फ़ील्ड में नाम को पृथक कर व्यक्तिगत बना सकते हैं.

  • किसी निश्चित आयु के प्राप्तकर्ताओं पर फ़ोकस करना     अपने ग्राहकों के जन्म दिनांक को जन्म वर्ष के रूप में (जैसे "1945") एकत्रित कर उन उत्पादों या सेवाओं की सूचना दें जो उन ग्राहकों के जीवन की अवस्था (जैसे कि उनकी बीस के दशक में सेवानिवृत्ति की योजना बनाम उनकी पचास के दशक में सेवानिवृत्ति की योजना) के लिए उचित हैं.

    यदि आप सभी ग्राहकों को प्रोत्साहन उपहार ऑफ़र करना चाहते हैं जिनका जन्मदिन इसी माह है, तो आप उनके जन्म दिनांक माह, दिन, वर्ष (जैसे कि "जनवरी 1, 2000") के रूप में एकत्रित कर सकते हैं.

  • मेलिंग को लिंग के आधार पर अनुकूलित करना     अपनी मेलिंग सूची के प्रत्येक ग्राहक के लिंग (''पुरुष'' या ''महिला'') को शामिल कर केवल पुरुष या केवल महिला के लिए किसी नए उत्पादों की घोषणा करें.

  • क्रय इतिहास का उपयोग करना     उन लोगों के लिए विशेष घोषणा भेजें जिन्होंने अभी हाल ही में बहुत-सा सामान क्रय किया है या ग्राहकों को सूचित करें जब आपके पास उनका पसंदीदा ब्रांड का नया मॉडल आए. ऐसा करने के लिए, आपको ग्राहक के क्रय इतिहास का ट्रैक रखने की आवश्यकता होगी. आप ग्राहकों को समान उत्पादों के बारे में बता सकते हैं ("जिन ग्राहकों ने आपका आइटम क्रय किया है वे भी इसे उपयोगी पाएँगे").

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कोई मेलिंग सूची बनाना

ऐसी सूचियाँ सामान्यत: कार्यपत्रकों या तालिकाओं के रूप में, जिसमें प्रत्येक रिकॉर्ड स्वयं की पंक्ति में होता है, स्तंभों में विभाजित होती हैं जिनमें व्यक्तिगत डेटा फ़ील्ड होते हैं, जैसे यहाँ बताई गई मूल मेलिंग सूची.

मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में मूल मेलिंग सूची.

हो सकता है कि किसी जटिल सूची में अतिरिक्त डेटा फ़ील्ड, जैसे कि उत्पाद आकार और रंग प्राथमिकताएँ, क्रय इतिहास, जन्म दिनांक और लिंग शामिल हों.

यदि आप पहली बार कोई मेलिंग सूची बना रहे हैं, तो आप ऐसा Publisher से बाहर आए ‍बिना कर सकते हैं.

कोई प्राप्तकर्ता सूची बनाना

  1. उपकरण मेनू पर, मेलिंग और कैटलॉग इंगित करें, और तब पता सूची बनाएँ क्लिक करें.

  2. आप अपनी सूची में जानकारी लिखना शुरू करने के पहले, नई पता सूची संवाद बॉक्स में प्रकट होने वाले फ़ील्ड्स को जोड़कर, नाम बदलकर, या क्रम बदलकर अनुकूलित कर सकते हैं.

    कैसे?

    1. स्तंभ अनुकूलित करें क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई कार्य करें:

      • कोई फ़ील्ड जोड़ने के लिए, जोड़ें क्लिक करें. फ़ील्ड जोड़ें संवाद बॉक्स में, अपने नए फ़ील्ड का नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

      • कोई फ़ील्ड हटाने के लिए, फ़ील्ड का नाम के तहत फ़ील्ड का चयन करें, और तब हटाएँ क्लिक करें.

      • किसी फ़ील्ड का नाम बदलने के लिए, फ़ील्ड का नाम के तहत फ़ील्ड के नाम का चयन करें, और तब नाम बदलें क्लिक करें. फ़ील्ड का नाम बदलें संवाद बॉक्स में, प्रति बॉक्स में कोई नया नाम लिखें, और तब ठीक क्लिक करें.

      • फ़ील्ड्स का क्रम बदलने के लिए, उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं, और जब तक यह इच्छित जगह पर न पहुँच जाए तब तक ऊपर ले जाएँ या नीचे ले जाएँ क्लिक करें.

    2. इन चरणों को तब तक दोहराएँ जब तक कि आप फ़ील्ड नाम की सूची का संशोधन समाप्त न कर लें, और तब ठीक क्लिक करें.

  3. नई पता सूची संवाद बॉक्स में, संबंधित फ़ील्ड में पहली प्रविष्टि की जानकारी लिखें (शीर्षक, प्रथम नाम, अंतिम नाम इत्यादि).

  4. जब आप पहली प्रविष्टि के लिए जानकारी दर्ज कर लें, तब नई प्रविष्टि क्लिक करें या TAB दबाएँ.

  5. चरण 3 और 4 तब तक दोहराएँ जब तक कि आप प्रविष्टियाँ जोड़ने का कार्य पूर्ण न कर लें.

  6. ठीक क्लिक करें.

  7. पता सूची सहेजें संवाद बॉक्स में, फ़ाइल का नाम बॉक्स में अपनी पता सूची के लिए कोई नाम लिखें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, पता सूची मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्डर में सहेजी जाती है. पता सूची यहाँ रखना अच्छा है, क्योंकि यह डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर है जिसमें Microsoft Publisher डेटा स्रोत खोजता है.

  8. सहेजें क्लिक करें.

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एकाधिक स्रोतों से सूचियाँ जोड़ना

यदि आपके पास मेलिंग सूचियाँ हैं या आप क्रय करते हैं, तो Publisher एकाधिक स्रोत से ग्राहक सूची को Publisher में जोड़ना या संपादित करना आसान बनाता है. निम्न प्रोग्राम्स में बनाई गई अन्य सूची के संयोजन से अपनी Publisher मेलिंग सूची से आप चुन सकते हैं कि कौन-सा कार्य आपके लिए श्रेष्‍ठ है:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • व्यवसाय संपर्क प्रबंधक के साथ Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Access

आप उन सूचियों का भी उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आप क्रय करते हैं, जैसे कि Microsoft List Builder से.

जोड़ने के लिए सूची निर्दिष्ट करना

  1. उपकरण मेनू पर, मेलिंग और कैटलॉग क्लिक करें, और तब ई-मेल मर्जकार्यफलक खोलने के लिए ई-मेल मर्ज क्लिक करें.

    यदि प्रकाशन, प्राप्तकर्ता सूची से कनेक्ट है, तो कनेक्शन की जाँच करें, और तब ई-मेल मर्ज कार्यफलक में प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें क्लिक करें. यदि प्रकाशन किसी मौजूदा प्राप्तकर्ता सूची से कनेक्ट नहीं है, तो कोई प्राप्तकर्ता सूची बनाएँ के तहत कोई विकल्प क्लिक करें, और तब अगला: कोई प्राप्तकर्ता सूची बनाएँ या उससे कनेक्ट हों क्लिक करें.

  2. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में, प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ें के तहत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • किसी मौजूदा सूची का चयन करें क्लिक करें, डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में किसी डेटा स्रोत का चयन करें, और तब खोलें क्लिक करें.

    • Outlook संपर्कों में से चयन करें क्लिक करें (यदि आपको कोई मेल प्रोफ़ाइल चुनने का संकेत मिलता है, तो इच्छित प्रोफ़ाइल क्लिक करें), और तब ठीक क्लिक करें. संपर्क का चयन करें संवाद बॉक्स में किसी फ़ोल्डर या वितरण सूची का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

    • नई सूची लिखें क्लिक करें, नई पता सूची संवाद बॉक्स में इच्छित प्रविष्‍टियाँ जोड़ें, और तब ठीक क्लिक करें.

सूचियाँ जोड़ते समय विसंगतियाँ ठीक करना

जब आप एक मेलिंग सूची को अन्य में जोड़ते हैं, तो हो सकता है कि जोड़ी गई सूची में एक या अधिक फ़ील्ड मौजूदा सूची से नहीं मिलते हों. उदाहरण के लिए, जो पता सूची आप जोड़ रहे हैं हो सकता है उसमें कंपनी का नाम फ़ील्ड हो, लेकिन हो सकता है मूल सूची में न हो.

Publisher आपको प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ें संवाद बॉक्स को खोलकर विभिन्न स्रोत सूचियों में फ़ील्ड्स के बीच विसंगतियाँ ठीक करने का संकेत देता है.

  1. प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ें संवाद बॉक्स में, मिलाए गए स्तंभ में चेक नहीं किए गए किसी फ़ील्ड का चयन करें, उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप मिलाए गए फ़ील्ड्स के साथ प्राप्तकर्ता सूची फ़ील्ड्स सूची के संगत चाहते हैं, और तब मिलाएँ क्लिक करें.

  2. फ़ील्ड मिलाएँ संवाद बॉक्स में, पुष्टि करें कि आपके द्वारा चयनित फ़ील्ड प्राप्तकर्ता सूची फ़ील्ड से मिलाएँ के तहत सूचीबद्ध है अथवा अन्य का चयन करें, और तब ठीक क्लिक करें.

  3. यदि आपको कोई मिलान बनाने के लिए अपनी प्राप्तकर्ता सूची में कोई नया फ़ील्ड जोड़ने की आवश्यकता है, तो उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप नई सूची (प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ें संवाद बॉक्स में बाईं ओर दी हुई सूची) में जोड़ना चाहते हैं, जोड़ें क्लिक करें, और तबठीक क्लिक करें. जोड़े गए फ़ील्ड प्राप्तकर्ता सूची में जोड़े जाने के लिए नए फ़ील्ड्स के तहत दिखाई देंगे.

    युक्ति: किसी जोड़े गए फ़ील्ड को निकालने के लिए प्राप्तकर्ता सूची में जोड़े जाने के लिए नए फ़ील्ड्स बॉक्स में फ़ील्ड का चयन करें, और तब निकालें क्लिक करें.

प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ें संवाद बॉक्स की छवि

जब Publisher मुझे संकेत नहीं देता तो मैं फ़ील्ड्स को कैसे मिला सकता हूँ?

  • ई-मेल मर्ज कार्यफलक में अधिक आइटम्स के तहत, पता फ़ील्ड क्लिक करें, और तबफ़ील्ड मिलाएँ क्लिक करें.

किसी संयुक्त सूची का शॉर्टकट सहेजना

अन्य मेलिंग में उपयोग करने के लिए आप संयुक्त सूची में कोई शॉर्टकट बना सकते हैं. जब भी आप संयुक्त सूची में कोई व्यक्तिगत प्रविष्टि संपादित करते हैं, यदि वह फ़ाइल संपादन के लिए उपलब्ध है तो मूल स्रोत फ़ाइल में भी संपादित प्रविष्‍टि अद्यतन हो जाएगी. यदि आप मूल स्रोत फ़ाइल को अद्यतन नहीं करना चाहते, तो प्राप्तकर्ता सूची को किसी नई फ़ाइल में निर्यात करें.

  1. ई-मेल मर्ज कार्यफलक में (चरण 3: ई-मेल मर्ज आउटपुट का चयन करें), इस मेलिंग पर अनुसरण के लिए तैयार करें के तहत, प्राप्तकर्ता सूची में एक शॉर्टकट सहेजें क्लिक करें.

  2. फ़ाइल सहेजेंसंवाद बॉक्स में, फ़ाइल का नाम बॉक्स में अपनी संयुक्त पता सूची के लिए कोई नाम लिखें.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, पता सूची मेरे डेटा स्रोत फ़ोल्डर में सहेजी जाती है. पता सूची यहाँ रखना अच्छा है, क्योंकि यह डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर है जिसमें Microsoft Publisher डेटा स्रोत खोजता है.

  3. सहेजें क्लिक करें.

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कोई प्राप्तकर्ता सूची रीफ़ाइन करना

जब विभिन्न स्रोत सूचियों में फ़ील्ड्स का मिलान होता है, तो सभी अभिलेख मौजूदा सूची में मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में प्रकट होते हैं, जहाँ आप मेल मर्ज में शामिल करने के लिए प्राप्तकर्ताओं को फ़िल्टर कर सकते हैं, सॉर्ट कर सकते हैं और उनका चयन कर सकते हैं. आप जिस प्राप्तकर्ता को शामिल करना चाहते हैं प्रत्येक उस प्राप्तकर्ता के आगे वाले चेक बॉक्स का चयन करें, और आप जिस प्राप्तकर्ता को निकालना चाहते हैं प्रत्येक उस प्राप्तकर्ता के आगे वाले चेक बॉक्स को रिक्त करें.

सभी आइटम्स का चयन करना या साफ़ करना

  • शीर्ष पंक्ति में चेक बॉक्स का चयन करना या रिक्त करना.

सूची में आइटम फ़िल्टर करना

यदि आप अपनी सूची में केवल निश्चित प्रविष्टियों का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप सूची को विशिष्‍ट फ़ील्ड या मापदंड से फ़िल्टर कर सकते हैं. सूची फ़िल्टर करने के बाद, आप अभिलेख शामिल करने और छोड़ने के लिए चेक बॉक्सेस का उपयोग कर सकते हैं.

  1. आइटम के स्तंभ शीर्ष के आगे वाला तीर क्लिक करें जिससे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं.

  2. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • सभी अभिलेख प्रदर्शित करने के लिए जिसमें संगत फ़ील्ड रिक्त है (रिक्त) क्लिक करें.

    • सभी अभिलेख प्रदर्शित करने के लिए जिसमें संगत फ़ील्ड में जानकारी है (अरिक्त) क्लिक करें.

    • फ़िल्टर और सॉर्ट करें संवाद बॉक्स खोलने के लिए (उन्नत) क्लिक करें, जिसका उपयोग आप एकाधिक मापदंड फ़िल्टर करने के लिए कर सकते हैं.

      नोट: प्राप्तकर्ता सूची रीफ़ाइन करें के तहत मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में फ़िल्टर करें क्लिक करके भी आप फ़िल्टर और सॉर्ट करें संवाद बॉक्स खोल सकते हैं.

  3. युक्ति: यदि आपके डेटा स्रोत में ऐसे अभिलेख हैं जो समान जानकारी साझा करते हैं, और स्तंभ में 10 या उससे कम अनन्य मान हैं, तो आप विशिष्‍ट जानकारी से फ़िल्टर कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि एकाधिक ऐसे पते हैं जिनमें ऑस्ट्रेलिया देश या क्षेत्र के रूप में सूचीबद्ध है, तो आप ऑस्ट्रेलिया से फ़िल्टर कर सकते हैं.

  4. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स केवल डेज़िग्नेटेड अभिलेखों को प्रदर्शित करता है. सभी अभिलेख पुन: प्रदर्शित करने के लिए, (सभी) क्लिक करें.

सूची में आइटम सॉर्ट करना

यदि आप आइटम्स को वर्णानुक्रम में देखना चाहते हैं, तो आप अपनी सूची में आइटम सॉर्ट कर सकते हैं. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

  • मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में, आइटम का वह स्तंभ शीर्ष क्लिक करें जिससे आप सॉर्ट करना चाहते हैं.

    उदाहरण के लिए, यदि आप अंतिम नाम के आधार पर सूची वर्णानुक्रम में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो अंतिम नाम स्तंभ शीर्ष क्लिक करें.

  • एकाधिक मापदंड का उपयोग कर सॉर्ट करने के लिए, मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में प्राप्तकर्ता सूची रीफ़ाइन करें के तहत सॉर्ट करें क्लिक करें. फ़िल्टर और सॉर्ट करें संवाद बॉक्स में, उस मापदंड का चयन करें जिससे आप सॉर्ट करना चाहते हैं.

    ई-मेल मर्ज कार्यफलक में वापस आने के लिए ठीक क्लिक करें.

डुप्लिकेट्‍स ढूँढना

डुप्लीकेट मेलिंग रोकने के लिए, आप अपनी संयुक्त सूची में‍ अभिलेख ढूँढ सकते हैं और हटा सकते हैं जिसके लिए ज़्यादातर (लेकिन ज़रूरी नहीं कि सभी) फ़ील्ड मिलते हैं.

  1. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में, डुप्लिकेट्‍स ढूँढें क्लिक करें.

  2. डुप्लिकेट्‍स ढूँढें संवाद बॉक्स में, केवल उन्हीं प्रविष्टियों को चेक रहने दें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं और तब ठीक क्लिक करें.

कोई विशेष प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं का समूह ढूँढना जो सामान्य विशेषता साझा करता है

किसी व्यक्ति या व्यक्तियों के समूह को पहचानने के लिए जो सामान्य विशेषता (जैसे कि कोई अंतिम नाम, पोस्टल कोड, या जन्म माह) साझा करता है, आप सूची खोज सकते हैं.

  1. मेल मर्ज प्राप्तकर्ता संवाद बॉक्स में, प्राप्तकर्ता ढूँढें क्लिक करें.

  2. प्रविष्‍टि ढूँढें संवाद बॉक्स में, ढूँढें पाठ बॉक्स में वह विशेषता लिखें जिसे आप ढूँढना चाहते हैं, वे फ़ील्ड या फ़ील्ड्स निर्दिष्ट करें जो आप खोजना चाहते हैं और तब अगला ढूँढें क्लिक करें.

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