आइटम्स या फ़ाइलों के अनुमोदन की आवश्यकता के लिए साइट सूची या लाइब्रेरी को कॉन्फ़िगर करना

कुछ साइट सूचियों और लाइब्रेरीज़ में संवेदनशील जानकारी होती है, जैसे प्रस्तावित विपणन अभियान या मानव संसाधन प्रस्ताव. उपयोगकर्ताओं द्वारा आइटम्स या फ़ाइलों के केवल “प्रामाणिक” संस्करणों का देखने योग्य होना महत्वपूर्ण हो सकता है. उसे पूर्ण करने के लिए, कुछ संगठन मॉडरेटर को स्थापित करती हैं, जो सामग्री को अधिकांश साइट उपयोगकर्ताओं को दृश्यमान होने से पहले, आइटम्स या फ़ाइलों की समीक्षा और उनका अनुमोदन कर सकता है. मॉडरेटर, सूचियों और लाइब्रेरीज़ की सामग्री पर सार्थक स्तर की गुणवत्ता और सुरक्षा लागू कर सकता है.

आप क्या करना चाहते हैं?

सूची या लाइब्रेरी में उन आइटम्स या फ़ाइलों को निर्दिष्ट करना, जिन्हें अनुमोदन की आवश्यकता है

साइट सूची या लाइब्रेरी से अनुमोदन की आवश्यकता निकालना

सूची या लाइब्रेरी में उन आइटम्स या फ़ाइलों को निर्दिष्ट करना, जिन्हें अनुमोदन की आवश्यकता है

यदि कोई व्यक्ति कोई आइटम या फ़ाइल उस सूची या लाइब्रेरी में सबमिट करता है, जिसे अनुमोदन की आवश्यकता है, तो यह तब तक लंबित स्थिति में रहती है जब तक इसे ऐसे व्यक्ति द्वारा अनुमोदित न किया जाए, जिसे ऐसा करने की अनुमति प्राप्त हो. अनुमोदन हेतु प्रतीक्षारत रहने के दौरान, यह लंबित स्थिति में रहता है.

सामान्यत: जब कोई आइटम या फ़ाइल लंबित स्थिति में होती है, तो केवल आइटम या फ़ाइल का प्रवर्तक और वे लोग इसे देख सकते हैं, जिनके पास सूचियाँ या लाइब्रेरीज़ प्रबंधित करने की अनुमति हो. इसकी स्थिति लंबित से अनुमोदित में परिवर्तित होने के बाद, यह ऐसे किसी भी व्यक्ति के लिए दृश्यमान हो जाता है, जिसके पास इसे देखने की अनुमति हो. अस्वीकृत आलेख तब तक सूची या लाइब्रेरी में रहते हैं, जब तक प्रवर्तक—या कोई और, जिसके पास आवश्यक अनुमतियाँ हैं—उन्हें हटाता नहीं है. कोई भी आइटम्स या फ़ाइलें, जो पहले से सूची या लाइब्रेरी में मौजूद हैं, उन्हें स्वचालित रूप से अनुमोदन स्थिति प्रदान की जाती है.

महत्वपूर्ण:  यदि साइट लाइब्रेरी में सुरक्षा को किसी भी उपयोगकर्ता को आइटम्स पढ़ने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है, तो साइट पर पठन अनुमतियाँ प्राप्त कोई भी व्यक्ति, सूची या लाइब्रेरी में सभी आइटम्स को देख सकता है, चाहे आइटम्स अनुमोदित स्थिति में हों या नहीं.

केवल वे लोग सूची या लाइब्रेरी सेटिंग्स को परिवर्तित कर सकते हैं जिनके पास पूर्ण नियंत्रण या डिज़ाइन अनुमतियाँ हैं.

आइटम्स या फ़ाइलों के आवश्यक अनुमोदन को सेट अप करने के लिए

  1. यदि साइट सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो त्वरित लॉन्च फलक में उसके नाम पर क्लिक करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण या सूची उपकरण समूह में लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें.

  3. यदि आप लाइब्रेरी में कार्य कर रहे हैं, तो लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें. यदि आप सूची में कार्य कर रहे हैं, तो सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें. इस उदाहरण में, लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है. संस्करण सेटिंग्स लिंक वाला लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ प्रदर्शित होता है

  4. सामान्य सेटिंग्स के तहत, संस्करण सेटिंग्स पर क्लिक करें. संस्करण सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है.

    चयन अनुमोदित करें दिखाता हुआ संस्करण चयन पृष्ठ

  5. सामग्री अनुमोदन अनुभाग में, सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता है? प्रश्न के उत्तर में हाँ का चयन करें.

  6. ड्राफ़्ट आइटम सुरक्षा अनुभाग में, निर्धारित करें कि कौनसे उपयोगकर्ता दस्तावेज़ लाइब्रेरी में ड्राफ़्ट आइटम्स देख सकते हैं. इस उदाहरण में, केवल आइटम्स को अनुमोदित कर सकने वाला उपयोगकर्ता (और आइटम का लेखक) चयनित है.

  7. ठीक पर क्लिक करें.

निम्न उदाहरण, सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता विकल्प के हाँ पर सेट होने के बाद, लाइब्रेरी में अनुमोदित आइटम्स दिखाता है. क्योंकि यह फ़ाइलें पहले से लाइब्रेरी में थीं, वे स्वचालित रूप से अनुमोदित हो गई.

अनुमोदन की आवश्यकता के बाद SharePoint लाइब्रेरी. लाइब्रेरी में पहले से मौजूद फ़ाइलें, अनुमोदित स्थिति में हैं.

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साइट सूची या लाइब्रेरी से अनुमोदन की आवश्यकता निकालना

हो सकता है आपके संगठन को आख़िरकार किसी विशेष सूची या लाइब्रेरी में फ़ाइल के प्रत्येक आइटम के लिए अनुमोदन की आवश्यकता असुविधाजनक या अनावश्यक लगे. वह आवश्यकता, न केवल उस व्यक्ति से समय की मांग करती है जिसे अनुमोदन प्रदान करना है या इसे अस्वीकृत करना है, बल्कि यह लोगों को आसानी से फ़ाइल या आइटम पर सहयोग करने से भी रोकती है. यदि आपको ऐसा लगता है कि आपके संगठन को अब प्रत्येक आइटम या फ़ाइल के अनुमोदित होने की आवश्यकता नहीं है, तो आप इस आवश्यकता को निकाल सकते हैं.

सूची या लाइब्रेरी में आइटम्स या फ़ाइलों के अनुमोदन की आवश्यकता को निकालने के लिए

  1. यदि साइट सूची या लाइब्रेरी पहले से खुली नहीं है, तो त्वरित लॉन्च फलक में उसके नाम पर क्लिक करें.

  2. रिबन पर, लाइब्रेरी उपकरण समूह में लाइब्रेरी टैब या सूची उपकरण समूह में सूची टैब पर क्लिक करें.

  1. यदि आप लाइब्रेरी में कार्य कर रहे हैं, तो लाइब्रेरी सेटिंग्स पर क्लिक करें. यदि आप सूची में कार्य कर रहे हैं, तो सूची सेटिंग्स पर क्लिक करें. इस उदाहरण में, लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है.

    संस्करण सेटिंग्स लिंक वाला लाइब्रेरी सेटिंग्स पृष्ठ प्रदर्शित होता है

  2. सामान्य सेटिंग्स के तहत, संस्करण सेटिंग्स पर क्लिक करें. संस्करण सेटिंग्स पृष्ठ खुलता है.

  3. सामग्री अनुमोदन अनुभाग में, सबमिट किए गए आइटम्स के लिए सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता है? प्रश्न के उत्तर में नहीं का चयन करें. एक चेतावनी संदेश पॉप अप होता है.

    वह चेतावनी संदेश, जो संस्करण सेटिंग्स संवाद बॉक्स के सामग्री अनुमोदन अनुभाग में नहीं के चयनित होने पर प्रकट होता है

  4. संदेश को बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

  5. संस्करण सेटिंग्स संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें. जब आप अपनी सूची या लाइब्रेरी पर वापस लौटते हैं तो, अनुमोदन स्थिति अब इस पृष्ठ पर उपलब्ध नहीं है. जिन उपयोगकर्ताओं को सूची या लाइब्रेरी देखने की अनुमति प्राप्त है, वे वहाँ स्थित सभी सामग्री देख सकते हैं.

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