आइटम्स मैन्युअल रूप से संग्रह करना

अपनी Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) या Exchange मेलबॉक्स का आकार घटाने का कार्यकुशल तरीका पुराने आइटम्स को नियमित रूप से संग्रह करना है. पारंपरिक बैकअप के विपरीत, जिसमें कि Outlook आइटम्स की प्रतिलिपि बनाई जाती है, संग्रहीत किए गए आइटम्स अलग Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) में ले जाए जाते हैं. संग्रहीत आइटम्स तक किसी भी समय फ़ाइल को खोलकर पहुँच प्राप्त की जा सकती है.

डिफ़ॉल्ट रूप से, पुराने Outlook आइटम्स को नियमित अंतराल पर स्वचालित रूप से संग्रहीत किया जाता है. स्वत: संग्रह के बारे में और अधिक जानने के लिए, बैकअप या आइटम्स हटाने के लिए स्वत: संग्रह का उपयोग करना देखें.

स्वत: संग्रह या प्रतिस्थापना के अतिरिक्त, आप मैन्युअल रूप से भी बैकअप ले सकते हैं और आइटम्स का संग्रह कर सकते हैं. मैन्युअल संग्रह करना लचीलापन प्रदान करता है और आपको ठीक से निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है, कि कौन से फ़ोल्डर्स संग्रह में शामिल हैं और कौन सी संग्रह Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) उपयोग की गई है.

Outlook आइटम्स का मैन्युअल रूप से संग्रह करने के लिए, निम्न करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें

  2. सफ़ाई उपकरण पर क्लि‍क करें.

  3. संग्रह करें पर क्लि‍क करें.

  4. इस फ़ोल्डर और सभी उपफ़ोल्डर्स का संग्रह करें विकल्प पर क्लिक करें और तब संग्रह करने के लिए इच्छित फ़ोल्डर पर क्लिक करें. आपके द्वारा चयन किए जाने वाले फ़ोल्डर का कोई उपफ़ोल्डर इस मैन्युअल संग्रह में शामिल किया गया है.

  5. इससे पुराने आइटम्स का संग्रह करें के तहत, दिनांक दर्ज करें.

    संग्रह संवाद बॉक्स

  6. यदि आप डिफ़ॉल्ट फ़ाइल या स्थान का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो फ़ाइल संग्रह करें के तहत, नई फ़ाइल या स्थान निर्दिष्ट करने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें. इच्छित फ़ाइल को ढूँढने के लिए ब्राउज़ करें या फ़ाइल नाम दर्ज करें, तब ठीक पर क्लिक करें. गंतव्य फ़ाइल स्थान, फ़ाइल संग्रह करें बॉक्स में प्रकट होता है.

  7. ऐसे किसी भी आइटम को शामिल करने के लिए, जो हो सकता है कि स्वचालित संग्रह करने से निकाले जाने के लिए व्‍यक्तिगत रूप से चिह्नित हो, “स्वत: संग्रह नहीं करें” चेक्ड वाले आइटम्स शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें. यह विकल्प इन आइटम्स से उस बहिष्करण को नहीं निकालता है, लेकिन इसके बजाय, केवल इस संग्रह के लिए स्वत: संग्रह नहीं करें चेक बॉक्स पर ध्‍यान नहीं देता है.

स्वत: संग्रह बंद करना

यदि आप केवल मैन्युअल रूप से संग्रह करना चाहते हैं, तो आपको स्वत: संग्रह बंद करना आवश्‍यक है. निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  2. विकल्प पर क्लिक करें.

  3. उन्नत टैब पर, स्वत: संग्रह के तहत, स्वत: संग्रह सेटिंग्‍स पर क्लिक करें.

  4. प्रत्‍येक n दिन में स्वतः संग्रह चलाएँ चेक बॉक्स साफ़ करें.

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