असाइन कि‍या गया कार्य बनाना और ट्रैक करना

अपने कार्य बनाने के अलावा, आप वे कार्य भी बना सकते हैं जो आप दूसरों को असाइन करते हैं.

इस आलेख में

कार्य असाइन करने के बारे में

किसी को कोई कार्य असाइन करना

ट्रैक करने के लिए किसी अन्य को कार्य अग्रेषित करना

कोई अस्वीकृत कार्य असाइनमेंट वापस लेना

आपके द्वारा असाइन किए गए कार्यों को ट्रैक करना

कोई कार्य असाइनमेंट स्वीकृत या अस्वीकृत करना

कि‍सी कार्य असाइनमेंट के बारे में स्‍थि‍ति‍ रि‍पोर्ट या कोई टि‍प्‍पणी भेजना

कार्य असाइन करने के बारे में

आपके कार्य बनाने और उसे कि‍सी को असाइन करने के बाद, कार्य के पूर्ण होने तक उसके रख-रखाव के लि‍ए आपके कुछ प्रबंधन दायित्व होंगे. उदाहरण के लि‍ए, आपको कार्य की स्‍थि‍ति‍ रि‍पोर्ट और प्रगति‍ के अद्यतनों की आवश्‍यकता हो सकती है. जि‍स व्‍यक्‍ति‍ को आप कार्य असाइन करते हैं, वह उसे अस्वीकार कर सकता है, आप चाहे तो उस कार्य को कि‍सी अन्‍य व्‍यक्‍ति‍ के लि‍ए असाइन कर सकते हैं.

कार्य असाइन करने के लि‍ए, पहले कार्य बनाएँ और तब उसे कि‍सी को कार्य अनुरोध के रूप में भेजें. जो व्‍यक्‍ति‍ कार्य अनुरोध प्राप्‍त करता है, वह कार्य का अस्‍थाई स्‍वामी बन जाता है. यह व्‍यक्‍ति‍ कार्य को अस्‍वीकार, स्‍वीकार या कि‍सी अन्‍य व्‍यक्‍ति‍ को असाइन कर सकता है. यदि‍ कार्य अस्‍वीकृत होता है, तो वह आपको वापस होता है.

नोट: यद्यपि‍ अस्‍वीकृत कार्य आपको वापस होता है, तो भी कार्य अब तक प्राप्‍तकर्ता के स्‍वामि‍त्‍व में रहता है, जब तक आप कार्य को अपनी कार्य सूची में पुन: जोड़कर स्वामित्व को पुन: प्राप्‍त नहीं कर लेते.

यदि‍ प्राप्तकर्ता कार्य स्वीकार कर लेता है, तो वह व्‍यक्‍ति‍ उसका स्थायी स्वामी बन जाता है. यदि वह व्‍यक्‍ति‍ इस कार्य को किसी अन्य को असाइन करता है, तो नया प्राप्तकर्ता उसका स्वामी बन जाता है. स्वामी केवल वह है जो कार्य में परिवर्तन कर सके. जब कोई स्वामी किसी कार्य को अद्यतन करता है, तो Microsoft Outlook कार्य की सभी प्रतिलिपियों —अर्थात् उस व्यक्ति की प्रतिलिपि जिसने कार्य को मूल रूप से भेजा है और कार्य के पूर्व स्वामियों की प्रतिलिपियों को अद्यतन कर देता है. जब स्वामी कार्य पूर्ण कर लेता है, तो Outlook उस व्यक्ति को जिसने मूल रूप से कार्य असाइन किया था, कार्य के अन्‍य सभी पूर्व स्वामि‍यों को और किसी अन्य को जिसने रिपोर्ट का अनुरोध किया है, को स्वचालित रूप से स्थिति रिपोर्ट भेजता है.

युक्ति: यदि एक समय में आपने एक से अधिक व्यक्तियों को कार्य असाइन किया है, तो आप कार्य की अद्यतन की गई प्रति, अपनी कार्य सूची में नहीं रख सकते हैं. अत: एक ही प्रोजेक्ट, जि‍समें एक से अधिक व्यक्ति शामि‍ल है, को असाइन करने और कार्य की प्रगति के बारे में Outlook आपको सूचित करता रहे, इसके लिए, प्रोजेक्ट को अलग-अलग कार्यों में बाँटें, और प्रत्येक कार्य को व्यक्तिगत रूप से असाइन करें. उदाहरण के लिए, तीन लेखकों द्वारा लि‍खी गई किसी रिपोर्ट को ट्रैक करने के लिए, तीन अलग कार्य इन नामों से बनाएँ: Write Report: Writer 1, Write Report: Writer 2, और Write Report: Writer 3, और प्रत्‍येक व्यक्तिगत कार्य उचि‍त लेखक को असाइन करें.

कई बार आप कार्य असाइंटमेंट प्राप्‍त करने वाले व्‍यक्‍ति‍ भी हो सकते हैं. जब आप कार्य असाइनमेंट प्राप्‍त करते हैं, तो आपको उसे स्‍वीकार या अस्‍वीकार करना होगा. आपको प्रगति‍ के अद्यतनों को उपलब्‍ध करने के लि‍ए कहा जा सकता है. Outlook में, कार्य प्रबंधन त्‍वरि‍त और कुशल है.

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किसी को कोई कार्य असाइन करना

  1. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • काई नया कार्य असाइन करने के लि‍ए    फ़ाइल मेनू पर, नया इंगि‍त करें, और तब कार्य अनुरोध क्‍लि‍क करें.

      किसी को कार्य अनुरोध भेजना

    • काई मौजूदा कार्य असाइन करने के लि‍ए     कार्य सूची में, असाइन करने के लि‍ए वांछि‍त कार्य खोलें. कार्य प्रबंधि‍त करें समूह में, कार्य टैब पर, कार्य असाइन करें क्‍लि‍क करें.

  2. प्रति बॉक्‍स में, उस व्‍यक्‍ति‍ का नाम और ई-मेल पता दर्ज करें जि‍से आप कार्य असाइन करना चाहते हैं.

    सूची मे से कि‍सी नाम का चयन करने के लि‍ए, प्रति‍ बटन क्‍लि‍क करें.

  3. वि‍षय बॉक्‍स में, कार्य के लि‍ए कोई नाम लि‍खें.

    नोट: कि‍सी मौजूदा कार्य के लि‍ए, वि‍षय बॉक्‍स पहले ही भरा हुआ है.

  4. वाछि‍त नियत दिनांक और स्‍थि‍ति‍ वि‍कल्‍पों का चयन करें.

  5. इस कार्य की एक अद्यतन प्रतिलिपि मेरी कार्य सूची में रखें चेक बॉक्स और यह कार्य पूर्ण होने पर मुझे एक स्थिति रिपोर्ट भेजें चेक बॉक्स का चयन करें या उसे रिक्त करें.

  6. यदि आप कार्य दोहराना चाहते हैं, तो वि‍कल्‍प समूह में, कार्य टैब पर, पुनरावर्तन क्‍लि‍क करें, इच्‍छि‍त वि‍कल्‍पों का चयन करें और तब ठीक क्‍लि‍क करें.

  7. पुनरावर्ती कार्य के मुख्य भाग में, कार्य में शामि‍ल करने के लि‍ए इच्‍छि‍त जानकारियाँ लिखें.

  8. भेजें बटन छवि क्लिक करें.

    नोट: यदि आप कोई पुनरावर्ती कार्य असाइन करते हैं, तो कार्य की एक प्रतिलिपि आपके कार्य सूची में बनी रहेगी, लेकिन यह अद्यतन नहीं होगी. यदि आप यह कार्य पूर्ण होने पर मुझे एक स्थिति रिपोर्ट भेजें चेक बॉक्स का चयन करते हैं, तो प्रत्येक पूर्ण हुए कार्य की पुनरावृत्ति पर आपको स्थिति रिपोर्ट प्राप्त होगी.

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ट्रैक करने के लिए किसी अन्य को कार्य अग्रेषित करना

  1. भेजे जाने वाले कार्य को खोलें.

  2. कार्य प्रबंधि‍त करें समूह में, कार्य टैब पर, अग्रेषित करें क्‍लि‍क करें.

    कुंजीपटल शॉर्टकट  किसी कार्य को अग्रेषित करने के लिए, CTRL+F दबाएँ.

  3. प्रति और प्रतिलिपि बक्सों में प्राप्तकर्ता नाम या ई-मेल पते दर्ज करें.

  4. कार्य के मुख्य भाग में, कोई संदेश लि‍खें जि‍से आप शामि‍ल करना चाहते हैं. एक से अधि‍क कार्य भेजने के लि‍ए, कार्य सूची में से अति‍रि‍क्त कार्य के मुख्य भाग में खींचें जि‍से आप अग्रेषि‍त कर रहे हैं.

  5. भेजें बटन छवि क्लिक करें.

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कोई अस्वीकृत कार्य असाइनमेंट वापस लेना

  1. वह ई-मेल संदेश खोलें जिसमें कार्य अनुरोध है. यह संदेश सामान्यत: आपके भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर में होता है.

  2. कार्य प्रबंधि‍त करें समूह में, कार्य टैब पर, कार्य सूची पर लौटें क्‍लि‍क करें.

आप कार्य सूची पर लौटें क्लिक कर अस्वीकृत कार्य संदेश से कार्य वापस भी ले सकते हैं.

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आपके द्वारा असाइन किए गए कार्यों को ट्रैक करना

जो कार्य आपने अन्‍य लोगों को असाइन कि‍ए हैं, उन्‍हें ट्रैक करने के तीन तरीके हैं:

  • आपके द्वारा असाइन किए गए कार्यों की स्वचालित रूप से प्रतिलिपि रखें और स्वचालित स्थिति रिपोर्ट प्राप्त करें    

    1. उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें.

    2. कार्य विकल्प क्लिक करें.

    3. मेरी कार्यसूची में असाइन किए गए कार्यों की अद्यतन प्रतिलिपियाँ रखें चेक बॉक्स का चयन करें.

    4. असाइन किए गए कार्य पूरे होने पर स्थिति रिपोर्ट भेजें चेक बॉक्स का चयन करें.

  • वे कार्य देखें जिन्हें आपने दूसरों के लिए असाइन किया है    

    1. कार्य क्लिक करें.

    2. दृश्य मेनू पर, वर्तमान दृश्य इंगित करें, और तब असाइनमेंट क्लिक करें.

  • उन लोगों की सूची देखें जो किसी असाइन किए गए कार्य की अद्यतन प्रतिलिपियाँ प्राप्‍त करते हैं    

    1. उन असाइन किए गए कार्यों को खोलें जिनके लिए आप सूची देखना चाहते हैं.

    2. विवरण टैब पर, अद्यतन सूची बॉक्स में नाम देखें.

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कोई कार्य असाइनमेंट स्वीकृत या अस्वीकृत करना

  1. कार्य या कार्य अनुरोध खोलना.

  2. कार्य प्रबंधि‍त करें समूह में, कार्य टैब पर, स्‍वीकार करें या अस्‍वीकार करें क्‍लि‍क करें.

  3. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • भेजने से पहले उत्तर संपादित करें क्‍लि‍क करें, संदेश में टि‍प्‍पणी लि‍खें, और तब भेजें क्‍लि‍क करें.

    • उत्तर अब भेजें क्लिक करें.

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कि‍सी कार्य असाइनमेंट के बारे में स्‍थि‍ति‍ रि‍पोर्ट या कोई टि‍प्‍पणी भेजना

  1. वह कार्य खोलें जि‍सके लि‍ए आप स्‍थि‍ति‍ रि‍पोर्ट या कोई टि‍प्‍पणी भेजना चाहते हैं.

  2. कार्य प्रबंधि‍त करें समूह में, कार्य टैब पर, या तो स्थिति रिपोर्ट भेजें, उत्तर दें या सब को उत्तर दें क्‍लि‍क करें.

  3. प्रति और प्रतिलिपि बक्सों में प्राप्तकर्ता नाम या ई-मेल पते दर्ज करें.

    यदि कार्य आपको असाइन किया गया था, तो अद्यतन के लि‍ए लोगों के नाम स्वचालित रूप से जोड़ दिए जाते हैं.

  4. संदेश के मुख्य भाग में, वह जानकारी लि‍खें जि‍से आप स्थिति रिपोर्ट में शामि‍ल करना चाहते हैं.

  5. भेजें बटन छवि क्लिक करें.

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