अभिलेख केंद्र साइट का परिचय

Microsoft Office SharePoint Server 2007 में अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट संगठनों को उनके अभिलेख प्रबंधन और अवधारण प्रोग्राम्स सुधारने में मदद के लिए डिज़ाइन किए गए हैं.

इस आलेख में

अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट की सुविधाएँ

कोई अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करना

अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट की सुविधाएँ

अभिलेख केंद्र को केंद्रीय संग्रह के रूप में बनाया गया है जहाँ कोई संगठन अपने सभी अभिलेख संग्रहीत और प्रबंधित कर सकता है. अभिलेख केंद्र संपूर्ण अभिलेख प्रबंधन प्रक्रिया का समर्थन करता है, अभिलेख संग्रह से लेकर अभिलेख विन्यास के लिए अभिलेखों का प्रबंधन करने तक. सामान्यत:, कोई अभिलेख केंद्र साइट किसी संगठन की फ़ाइल योजना के समर्थन के लिए संगठन के अभिलेख प्रबंधन पेशेवरों और सूचना तकनीकी (आईटी) स्टाफ़ द्वारा डिज़ाइन और कॉन्फ़िगर की जाती है.

निम्न क्षमताएँ देने के लिए अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट कुछ अतिरिक्त विशेष अभिलेख प्रबंधन सुविधाओं के साथ Office SharePoint Server 2007 में उपलब्ध कुछ मानक सुविधाएँ जोड़ता है:

  • सुरक्षा क्षमताएँ     अभिलेख केंद्र में कई सुविधाएँ होती हैं जो अभिलेख में संग्रहीत समेकन सुनिश्चित करने में मदद करती हैं:

    • अभिलेख कभी भी सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से संशोधित नहीं किए जाते. इससे यह सुनिश्चित होता है कि किसी अभिलेख केंद्र साइट में अपलोड किए गए और फिर डाउनलोड किए जाने वाले अभिलेख हमेशा समान रहते हैं.

    • साइट व्यवस्थापक आसानी से ऐसी सेटिंग के साथ अभिलेख केंद्र कॉन्फ़िगर कर सकता है जो दस्तावेज़ सामग्री में संस्करणों में परिवर्तनों के द्वारा और विशिष्‍ट प्रकार के परिवर्तनों का अंकेक्षण करके अभिलेख के साथ छेड़-छाड़ को रोकता है.

    • अभिलेख केंद्र अभिलेख प्रबंधकों को किसी अभिलेख के मेटाडेटा से अलग आइटम्स पर मेटाडेटा जोड़ने और बनाए रखने देता है, ताकि अभिलेख प्रबंधन कार्यों के संगत जानकारी निहित अभिलेख को संशोधित किए बिना अद्यतन की जा सके. मेटाडेटा के परिवर्तन भी संस्करण के अनुरूप हैं.

  • जानकारी प्रबंधन नीति लागू करना    Office SharePoint Server 2007 में कई नीति सुविधाएँ शामिल होती हैं जो कि अभिलेख प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं:

    • अंकेक्षण     यह सुविधा फ़ाइल पर किए जाने वाले ईवेंट्‍स और कार्यों का लॉग बनाती है. अभिलेख प्रबंधन के संदर्भ में, अंकेक्षण इस बात का रिकॉर्ड रखने के लिए उपयोगी है कि कौन अभिलेख केंद्र की जानकारी देख रहा है और उस तक पहुँच रहा है.

    • समय सीमा समाप्त     यह सुविधा निर्दिष्‍ट करती है कि कोई अभिलेख कब तक रखना है और अवधारण समय समाप्त होने पर क्या होता है, जैसे कि किसी अधिकार अनुमोदन वर्कफ़्लो को हटाना या प्रारंभ करना. अभिलेख प्रबंधन के संदर्भ में, सामान्यत: किसी अभिलेख का अवधारण समय तब शुरू होता है जब कोई अभिलेख, अभिलेख केंद्र में पहली बार सबमिट किया जाता है.

    • बारकोड     यह सुविधा प्रत्येक अभिलेख को अनन्य बारकोड छवि और सांख्यिक मान उपलब्ध कराती है. बारकोड का मान रिकॉर्ड के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण के साथ संग्रहीत और इंडेक्स्ड होता है. अभिलेख प्रबंधन के संदर्भ में, बारकोड भौतिक अभिलेखों को बनाए रखने और उनका ट्रैक रखने में उपयोगी होते हैं. जब लायब्रेरी के किसी अभिलेख में भौतिक संस्करण होते हैं, तो बारकोड भौतिक संस्करणों को उनके इलेक्ट्रॉनिक प्रतिकृतियों के साथ सहसंबंध करने का तरीका प्रदान करता है.

  • अभिलेख संग्रह प्रोग्रामेबल इंटरफ़ेस     अभिलेख केंद्र सेवाओं के ऐसे सेट का समर्थन करता है जो अभिलेख संग्रह को आसान बनाता है. अभिलेख केंद्र का प्रोग्रामेबल इंटरफ़ेस संगठनों को अभिलेख केंद्र साइट में फ़ाइलें स्वचालित रूप से सममिट करने के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन और ई-मेल सिस्टम्स कॉन्फ़िगर करने देता है. सामग्री अभिलेख केंद्र में किसी वेब सर्वर से SOAP प्रोटोकॉल का उपयोग करके या SMTP प्रोटोकॉल का उपयोग करके ई-मेल से सबमिट की जा सकती है.

  • रिकॉर्ड रूट करना     अभिलेख केंद्र में कोई अभिलेख रूटिंग सूची शामिल होती है जो उनके अभिलेख प्रकार के आधार पर, आने वाले अभिलेखों को (चाहे स्वचालित रूप से सबमिट किए हों या मैन्युअली) उनके उचित स्थान पर रूट करती है. अभिलेख केंद्र में कोई अभिलेख सबमिट करने पर, प्राय: इसके साथ अंकेक्षण इतिहास और मेटाटेडा जानकारी होती है. किसी अभिलेख की अंकेक्षण जानकारी अभिलेख केंद्र में XML फ़ाइल के रूप में संग्रहीत होती है, और किसी अभिलेख का मेटाडेटा अभिलेख केंद्र साइट पर XML फ़ाइल और मेटाडेटा स्तंभों के रूप में संग्रहीत होता है.

  • होल्ड करना     अभिलेख केंद्र संगठनों को ऐसे अभिलेख जिनकी किसी मुक़दमेबाज़ी के भाग के रूप में क़ानूनी छानबीन की जा रही है, या किसी अंकेक्षण या पूछताछ से संबंधित हैं, लेन और उन्हें किसी होल्ड सूची में रखने की अनुमति देता है. जब अभिलेख होल्ड पर रखे जाते हैं, तो वे प्रभावी समय सीमा समाप्ति नीतियों से निलंबित हो जाते हैं, और इस तरह इन्हें वितरित होने से रोका जा सकता है. उदाहरण के लिए, यदि मुक़दमेबाज़ी के ईवेंट में, कोई संगठन अभिलेखों को होल्ड पर रखता है जिन्हें बनाने की आवश्यकता हो सकती है, तो वे अभिलेख मुक़दमेबाज़ी के पूर्ण होने तक उपलब्ध रहेंगे. अभिलेखों को एक समय में एक से अधिक होल्ड पर रखा जा सकता है. अभिलेख प्रबंधक अभिलेख केंद्र के लिए ऐसे अभिलेखों को खोज भी सकता है जिन्हें होल्ड पर रखने की आवश्‍यकता हो सकती है.

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कोई अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करना

उच्च स्तर पर, किसी अभिलेख प्रबंधन प्रोग्राम में सुधार के लिए कोई अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करने के लिए दो बड़े चरण शामिल हैं:

  1. किसी संगठन को आवश्‍यक रूप से कोई अभिलेख प्रबंधन नीति और औपचारिक प्रबंधन योजना बनानी चाहिए. यह एक सहयोगी प्रयास है जिसमें अभिलेख प्रबंधक, अनुपालन अधिकारी, आईटी पेशेवर और सूचना कार्यकर्ताओं के बीच समन्वय करना शामिल होता है.

  2. किसी संगठन को आवश्यक रूप से अभिलेख प्रबंधन योजना में सुधार करने के लिए एक या अधिक अभिलेख केंद्र साइट्स कॉन्फ़िगर करना चाहिए.

नीचे दिए गए अनुभाग इन चरणों में शामिल मुख्य तत्वों के बारे में बताते हैं.

अभिलेख प्रबंधन योजना

किसी संगठन द्वारा अभिलेख केंद्र साइट को उसके अभिलेख प्रबंधन समाधान के रूप में कॉन्फ़िगर करने से पहले, उसे अभिलेख प्रबंधन रणनीति के लिए कोई औपचारिक योजना विकसित करनी होगी. संभवत: किसी औपचारिक प्रबंधन नीति के विशिष्ट तत्व अलग-अलग संगठनों या व्यवसायों के लिए अनन्य हों. हालाँकि, आभासी रूप से सभी अभिलेख प्रबंधन नीतियों में निम्नलिखित दस्तावेज़ और प्रक्रियाएँ शामिल होती हैं:

  • फ़ाइल योजना     कोई फ़ाइल योजना ऐसे दस्तावेज़ों के प्रकार या आइटम्स के बारे में बताती है जिन्हें कोई संगठन आधिकारिक व्यावसायिक अभिलेखों के रूप में मानता है. यह इंगित करती है कि ये अभिलेख कहाँ संग्रहीत हैं, और यह एक प्रकार के अभिलेख का दूसरे से अंतर करने के लिए जानकारी उपलब्ध कराती है. फ़ाइल योजना अभिलेख बनाने, संग्रहीत करने और प्रबंधित करने के लिए नीतियों, प्रक्रियाओं और मार्गदर्शन के विस्तृत संग्रह के रूप में कार्य करती है. किसी फ़ाइल योजना में सभी अभिलेख, मीडिया के बजाय, काग़ज़ सहित, ई-मेल और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें होनी चाहिए. इसमें यह भी निर्दिष्‍ट होना चाहिए कि प्रत्येक अभिलेख को कैसे वर्गीकृत किया जाता है, सुरक्षित किया जाता है और अंतत: हटा दिया जाता है. इसमें अभिलेखों की विशेष श्रेणियों, जैसे गोपनीय, महत्वपूर्ण, व्यवसाय गोपनीय या विशेषाधिकार अभिलेखों के बारे में भी सावधानियाँ शामिल होनी चाहिए. अंतत:, किसी फ़ाइल योजना को ऐसे लोगों को निर्दिष्‍ट करना चाहिए जो प्रत्येक प्रकार के अभिलेख प्रबंधित करने के लिए उत्तरदायी हैं.

  • अवधारण शेड्यूल     कोई अवधारणा शेड्यूल फ़ाइल योजना का प्रत्येक अभिलेख प्रकार कितने समय तक (इसका अवधारण समय) रखा जाए और समयावधि समाप्त होने पर (इसके हटाने की प्रक्रिया) इसके हटाने की प्रक्रिया निर्धारित करता है. किसी अवधारण के दिशानिर्देश सामान्यत: क़ानूनी आवश्यकताओं, संगठन के जोखिम और व्यवसाय की आवश्यकता पर आधा‍रित होते हैं. इसके अतिरक्ति, सामान्यत: कोई अवधारण शेड्यूल जोखिम प्रबंधन की संभावना के बारे में बताता है जो प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए अवधारण समय निर्धारित करता है.

  • अनुपालन आवश्‍यकता दस्तावेज़     कोई अनुपालन आवश्‍यकता दस्तावेज़ ऐसे नियम निर्धारित करती है जिनका अभिलेख प्रबंधन, उनकी क्षमताओं, और नियमित मॉनिटरिंग के प्रकार के लिए अनुपालन सुनिश्चित करने में सहायता के लिए आईटी सिस्टम्स को पालन करना चाहिए.

  • अभिलेख हटाने की औपचारिक प्रक्रिया निरस्त करना     यह प्रक्रिया, जिसे प्राय: होल्ड कहा जाता है, यह बताती है कि कैसे कोई संगठन मुक़दमेबाज़ी, अंकेक्षण या पूछताछ जैसी ईवेंट्स के आने पर अभिलेख हटाना निरस्त करता है.

  • अभिलेख रखरखाव की मॉनिटरिंग और रिपोर्टिंग के लिए सिस्टम     यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी अभिलेखों को निर्धारित नीतियों और प्रक्रियाओं के अनुसार भर रहे हैं, उन तक पहुँच रहे हैं और प्रबंधन कर रहे हैं, किसी अभिलेख प्रबंधन प्रोग्राम में अभिलेखों के रखरखाव हेतु मॉनिटरिंग और रिपोटिंग के लिए कोई प्रक्रिया या सिस्टम होना चाहिए.

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कोई अभिलेख केंद्र साइट कॉन्फ़िगर करना

किसी संगठन के अभिलेख प्रबंधन की विस्तृत योजना बनाने और अभिलेख प्रबंधन के लिए औपचारिक योजना बनाने में व्यस्त रहने पर, यह प्रोग्राम को लागू करने में मदद के लिए कोई अभिलेख केंद्र साइट बना और कॉन्फ़िगर कर सकता है.

कोई अभिलेख केंद्र साइट कॉन्फ़िगर करने के लिए आपको निम्न चरणों की आवश्‍यकता हो सकती है:

  1. फ़ाइल योजना में निर्दिष्‍ट प्रत्येक प्रकार के अभिलेख का प्रबंधन और संग्रहण करने के लिए दस्तावेज़ लायब्रेरीज़ या सूचियाँ बनाएँ.

    हम अनुशंसा करते हैं कि आप अभिलेख योजना में प्रत्येक सामग्री प्रकार के लिए एक दस्तावेज़ लायब्रेरी बनाएँ.

    अभिलेख केंद्र में अभिलेख सबमिट करने पर, वे संबंधित सूची या लायब्रेरी में रूट हो जाते हैं.

  2. फ़ाइल योजना में निर्दिष्‍ट प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए मेटाडेटा रखने और प्रदर्शित करने के लिए संबंधित दस्तावेज़ लायब्रेरीज़, सूचियों या सामग्री प्रकारों हेतु स्तंभ बनाएँ.

  3. अभिलेख केंद्र साइट पर प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियाँ निर्दिष्‍ट करें. इन नीतियों आपके संगठन की फ़ाइल योजना और अवधारण शेड्‍यूल में निर्दिष्‍ट अवधारण समय अंकेक्षण आवश्यकताओं को बताना चाहिए.

  4. प्रत्येक अभिलेख प्रकार को उचित स्थान पर रूट करने के लिए अभिलेख रूटिंग सूची कॉन्फ़िगर करें. अभिलेख केंद्र में अभिलेख सबमिट करने पर, मैन्युअली या प्रोग्रामेटिकली, Office SharePoint Server 2007 इस तालिका का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए करता है कि कैसे अभिलेख केंद्र साइट में किसी अभिलेख को वर्गीकृत करें और इसे कहाँ भेजें.

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