अभिलेख केंद्र का परि‍चय

इस आलेख में जानकारी आपको अपने अभिलेख केंद्र प्रबंधित करने और अभिलेखों को संग्रहीत करने के उपयोग के आशय से परिचित कराती है. Microsoft SharePoint Server 2010 में अभिलेख वे आइटम्स या दस्तावेज़ हैं, जो सिस्टम के अंतर्गत रिकॉर्ड्स घोषित किए गए हैं. आप इस आलेख में अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट के उपयोग के लाभों को समझने में मदद करने के लिए सामान्य मार्गदर्शन की जानकारी को पाएँगे. अभिलेख केंद्र को बनाने और उपयोग करने के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

इस आलेख में

ओवरव्यू

अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट की सुविधाएँ

अभिलेखों को प्रबंधित करने के लिए अभिलेख केंद्र के उपयोग का एक उदाहरण

अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करना

अभिलेख प्रबंधन योजना

अभिलेख केंद्र साइट को कॉन्फ़िगर करने का ओवरव्यू

ओवरव्यू

अभिलेख केंद्र उस केंद्रीय रिपॉसिटरी के रूप में कार्य करने के लिए अभीष्ट है, जिसमें एक संगठन अपने सभी अभिलेखों को संग्रहीत और प्रबंधित कर सकता है, जैसे लीगल या वित्तीय दस्तावेज़. अभिलेख केंद्र, अभिलेख प्रबंधन के माध्यम से अभिलेख संग्रह से अभिलेख अनुमोदन तक, संपूर्ण अभिलेख प्रबंधन प्रक्रिया का समर्थन करता है. विशेष रूप से, अभिलेख केंद्र साइट संगठन की फ़ाइल योजना को समर्थन करने के लिए एक संगठन के अभिलेख प्रबंधन व्यावसायिकों और सूचना प्रौद्योगिकी (IT) स्टाफ़ द्वारा डिज़ाइन और कॉन्फ़िगर किया है.

नोट: Microsoft Office SharePoint Server 2010 “स्थान में” अभिलेख को प्रबंधित करने के लिए योग्यता प्रदान करता है. स्थान अभिलेख प्रबंधन के अंतर्गत, आप अभिलेख केंद्र में उपलब्ध किसी भी सुविधा का उपयोग कर सकते हैं, जैसे किसी SharePoint साइट पर अभिलेख को प्रबंधित करने के लिए जानकारी प्रबंधन नीति प्रवर्तन, रूटिंग और होल्ड करना. रखे गए अभिलेख प्रबंधन के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

Microsoft Office SharePoint Server 2010 में अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट अन्य SharePoint साइट्स के समान है, जिसमें यह दस्तावेज़ों के सामान्य रिपॉसिटरी के रूप में सर्व करता है और साइट उपयोगकर्ताओं के बीच में सहयोग को सक्षम करता है. अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट, हालाँकि, पहले से कॉन्फ़िगर किया गया साइट है जो संगठनों को उनके अभिलेख प्रबंधन और अवधारण प्रोग्राम्स में मदद के लिए डिज़ाइन किया गया है. संस्करण, अंकेक्षण, मेटाडेटा प्रबंधन, eDiscovery और अनुकूलन योग्य अभिलेख रूटिंग अंतर्निहित सुविधाएँ हैं जो आपको अभिलेखों को अधिक प्रभावी रूप से प्रबंधित करने में मदद कर सकती हैं.

अभिलेख केंद्र साइट

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अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट की सुविधाएँ

निम्न क्षमताएँ देने के लिए अभिलेख केंद्र साइट टेम्पलेट Microsoft Enterprise Project Management (EPM) समाधान कुछ अतिरिक्त विशेष अभिलेख प्रबंधन सुविधाओं के साथ में उपलब्ध कुछ मानक सुविधाएँ जोड़ता है:

वॉल्ट योग्यताएँ      अभिलेख केंद्र में कई सुविधाएँ होती हैं जो अभिलेख में संग्रहीत एकीकरण को सुनिश्चित करने में मदद करती हैं:

  • अभिलेख कभी भी स्वचालित रूप से सिस्टम्स द्वारा संशोधित नहीं किए जाते हैं. यह सुनिश्चित करता है कि जो अभिलेख अभिलेख केंद्र साइट पर लोड किए किए गए हैं और तब फिर से डाउनलोड किए जाते हैं, बाद में हमेशा समरूप होते हैं.

  • साइट व्यवस्थापक अभिलेखों में प्रत्यक्ष छेड़छाड़ को रोकने के लिए अभिलेख केंद्र को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं. यह दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तन के संस्करण द्वारा और परिवर्तनों के विशिष्ट प्रकारों के अंकेक्षण द्वारा किया गया है.

  • अभिलेख केंद्र, अभिलेख प्रबंधकों को किसी अभिलेख के मेटाडेटा से अलग आइटम्स पर मेटाडेटा जोड़ने और बनाए रखने की अनुमति देता है, ताकि अभिलेख प्रबंधन कार्यों से संगत जानकारी निहित अभिलेख को संशोधित किए बिना अद्यतन की जा सके. मेटाडेटा में परिवर्तन संस्करण में भी रखे गए हैं.

जानकारी प्रबंधन नीति प्रवर्तन    Microsoft Office SharePoint Server 2010 कई नीति सुविधाएँ शामिल करती है जो कि अभिलेख प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं:

  • अंकेक्षण      यह सुविधा इवेंट्स और कार्रवाइयों को लॉग करता है जो फ़ाइलों पर किए जाते हैं. अंकेक्षण उस अभिलेख के लिए उपयोगी हैं जो अभिलेख केंद्र में जानकारी को देख रहा और पहुँच प्राप्त कर रहा है.

  • समय सीमा समाप्त      यह सुविधा निर्दिष्ट करती है कि अभिलेख को कब तक बनाए रखना चाहिए और जब अवधारण अवधि समाप्ती होती है तो क्या कार्रवाई उत्पन्न होनी चाहिए, जैसे अनुमोदन स्वीकृति वर्कफ़्लो को बनाए रखना या प्रारंभ करना. अभिलेख के लिए अवधारण अवधि सामान्यत: तब प्रारंभ होती है, जब अभिलेख प्रारंभिक रूप से अभिलेख केंद्र में सबमिट किया जाता है.

  • बारकोड्स      यह सुविधा अद्वितीय बारकोड छवि और सांख्यिक मान के साथ प्रत्येक अभिलेख को प्रदान करती है. बारकोड का यह मान अभिलेख के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण के साथ संग्रहीत और इंडेक्स किया गया है. बारकोड्स भौतिक अभिलेखों को बनाए रखने और ट्रैक करने के लिए उपयोगी हैं. जब लाइब्रेरी में अभिलेख के पास भौतिक संस्करण होते हैं, तो बारकोड्स उनके इलेक्ट्रॉनिक साझेदारों के साथ भौतिक संस्करणों को अंतर्संबंधित करने का तरीका प्रदान करते हैं.

अभिलेख संग्रह प्रोग्रामेबल इंटरफ़ेस     अभिलेख केंद्र सेवाओं के उस सेट का समर्थन करता है जो अभिलेख संग्रह को सरल बनाती हैं. अभिलेख केंद्र का प्रोग्रामेबल इंटरफ़ेस संगठनों को दस्तावेज़ प्रबंधन और ई-मेल सिस्टम्स दोनों को अभिलेख केंद्र साइट के लिए स्वचालित रूप से फ़ाइलों को सबमिट करने के लिए सक्षम करता है. सामग्री को SOAP (सिम्पल ऑब्जेक्ट एक्सेस प्रोटोकॉल) के उपयोग के माध्यम से वेब सेवा द्वारा या SMTP (सिम्पल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल) का उपयोग करते हुए ई-मेल के माध्यम से अभिलेख केंद्र पर सबमिट किया जा सकता है. Microsoft SharePoint Designer 2010 में डिज़ाइन किए हुए वर्कफ़्लोज़ का उपयोग अभिलेख सबमिट करने के लिए भी कर सकते हैं. अभिलेख केंद्र में अभिलेखों को सबमिट करने के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

रिकॉर्ड रूट करना     अभिलेख केंद्र उस सामग्री आयोजक को शामिल करता है, जो स्वचालित रूप से उनके अभिलेख प्रकार के आधार पर, उनके उचित स्थान पर (चाहे स्वचालित रूप से मैन्युअल रूप से सबमिट किया गया हो) आवक अभिलेखों को रूट कर सकता है. जब एक अभिलेख, अभिलेख केंद्र पर सबमिट किया जाता है तो यह अक्सर अतिरिक्त संबंधित जानकारी के साथ होता है, जैसे अंकेक्षण इतिहास और मेटाडेटा. अभिलेख का अंकेक्षण इतिहास एक XML फ़ाइल के रूप में अभिलेख केंद्र में संग्रहीत किया जाता है और अभिलेख का मेटाडेटा अभिलेख केंद्र साइट पर XML फ़ाइल और मेटाडेटा स्तंभों, दोनों में ही संग्रहीत किया जाता है. सामग्री आयोजक का उपयोग करके अभिलेखों को कॉन्फ़िगर करने और रूट करने के बारे में अधिक जानने के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

होल्ड करें      e-Discovery के रूप में जाने गए के भाग के रूप में, अभिलेख केंद्र संगठनों को उन अभिलेखों को लेने में सक्षम करता है जो अभियोग के रूप में लीगल खोज के अंतर्गत हैं या अंकेक्षण या जाँच के लिए प्रासंगिक हैं और उन्हें होल्ड्स सूची पर रखते हैं. जब अभिलेख होल्ड पर रखे जाते हैं, तो वे उस समय सीमा समाप्ती नीतियों से निलंबित हो जाते हैं जो प्रभाव में हो सकती है और वे इस प्रकार विध्वंस से सुरक्षित हो जाते हैं. उदाहरण के लिए, यदि अभियोग के ईवेंट में, संगठन उन प्रासंगिक अभिलेखों को रखता है जो इसे होल्ड पर उत्पन्न करने के लिए आवश्यक हो सकता है, ये अभिलेख अभियोग के पूर्ण होने तक उपलब्ध रहते हैं. अभिलेख एक समय में एक से अधिक होल्ड पर रखे जा सकते हैं. अभिलेख प्रबंधक उन अभिलेखों के अभिलेख केंद्र की खोज भी कर सकते हैं जिसे होल्ड पर रखने की आवश्यकता होती है. e-Discovery पर अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

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अभिलेखों को प्रबंधित करने के लिए अभिलेख केंद्र के उपयोग का एक उदाहरण

कंपनियों को अक्सर कर उद्देश्यों के लिए नियमित आधार पर वित्तीय रिपोर्ट्स को जनरेट और प्रदान करने की आवश्यकता होती है. उदाहरण के लिए,किसी भी समय, कंपनी को अंकेक्षण प्रक्रिया के भाग के रूप में वित्तीय रिपोर्ट जारी करने का अनुरोध किया जा सकता है और वित्तीय जानकारी को उस आवश्यकता के साथ जारी होना आवश्यक है जिसे डेटा ने किसी भी तरीके से परिवर्तित नहीं किया है. इस अनुरोध को समायोजित करने के लिए, कंपनी का वित्त विभाग खोज करता है और वित्तीय रिपोर्ट्स को SharePoint के अभिलेख केंद्र साइट के अंतर्गत निर्दिष्ट होल्ड लाइब्रेरी के लिए रूट करता है. होल्ड लाइब्रेरी को रिपोर्ट्स भेजने के द्वारा, वे किसी भी पूर्व निर्धारित नीतियों से निलंबित हो जाते हैं जो प्रभाव में हो सकती हैं और इन रिपोर्ट्स पर पहुँच प्राप्त करना विशिष्ट दिनांक और समय तक या उपयुक्त प्राधिकरण के उत्पन्न होने तक अवरोधित हो जाता है. वित्तीय रिपोर्ट्स संबंधित अंकेक्षण इतिहास और अन्य मेटाडेटा के साथ अभिलेख केंद्र साइट पर सहेजे जाते हैं.

अभिलेखों को होल्ड करने के लिए वर्कफ़्लो का उदाहरण

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अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करना

उच्च स्तर पर, किसी अभिलेख प्रबंधन प्रोग्राम में सुधार के लिए कोई अभिलेख केंद्र साइट डिज़ाइन करने के लिए दो बड़े चरण शामिल हैं:

  1. संगठन में अभिलेख प्रबंधन रणनीति और औपचारिक अभिलेख प्रबंधन योजना विकसित करें आवश्यक है. यह एक सहयोगी प्रयास है, जो अभिलेख प्रबंधक, अनुपालन अधिकारी, IT व्यावसायिक और सूचना कार्यकर्ताओं के बीच समन्वय करना शामिल करता है.

  2. किसी संगठन में तब अभिलेख प्रबंधन योजना में सुधार करने के लिए एक या अधिक अभिलेख केंद्र साइट्स कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है.

नीचे दिए गए अनुभाग इन चरणों में शामिल मुख्य तत्वों के बारे में बताते हैं.

अभिलेख प्रबंधन योजना

किसी संगठन को अभिलेख केंद्र साइट को अपने अभिलेख प्रबंधन समाधान के रूप में कॉन्फ़िगर कर सकने के पहले, इसे अपने अभिलेख प्रबंधन रणनीति के लिए औपचारिक योजना को विकसित करना चाहिए. औपचारिक अभिलेख प्रबंधन योजना के निर्दिष्ट तत्वों को व्यक्तिगत संगठनों या व्यवसायों के लिए अद्वितीय होना संभव है. हालाँकि, वर्चुअली सभी अभिलेख प्रबंधन योजनाएँ निम्न दस्तावेज़ और प्रक्रियाओं को शामिल करती हैं:

फ़ाइल योजना     फ़ाइल योजना उन दस्तावेज़ों या आइटम्स के प्रकार का वर्णन करती है जिसे एक संगठन आधिकारिक व्यावसायिक अभिलेख के रूप में ज्ञापित करता है. यह इंगित करता है कि ये अभिलेख कहाँ संग्रहीत किए गए हैं और वह जानकारी देता है जो एक प्रकार के अभिलेख को अन्य से अलग करता है. यह फ़ाइल योजना बनाने, संग्रहीत करने और अभिलेखों को प्रबंधित करने के लिए नीतियों, प्रक्रियाओं और मार्गदर्शन के व्यापक संग्रह के रूप में सर्व करता है. फ़ाइल योजना को सभी अभिलेखों को कवर करना चाहिए, मीडिया, पेपर, ब्लॉग्स, विकीज़, ई-मेल और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों के बिना. इसे यह भी निर्दिष्ट करना आवश्यक है कि प्रत्येक अभिलेख कैसे वर्गीकृत, सुरक्षित और अंतत: नष्ट होते हैं. इसे अभिलेखों की विशेष श्रेणी के लिए निर्धारणों को शामिल करना चाहिए, जैसे गोपनीय, जीवंत, व्यापारिक गोपनीयता या विशेषाधिकार अभिलेख. अंतत:, फ़ाइल योजना को उन लोगों को निर्दिष्ट करना आवश्यक है जो प्रत्येक प्रकार के अभिलेख को प्रबंधित करने के लिए उत्तरदायी हैं.

अभिलेख लाइब्रेरीज़   SharePoint में, अभिलेख लाइब्रेरीज़ आवश्यक रूप से वह दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़ हैं, जिसे आप महत्वपूर्ण अभिलेखों को वर्गीकृत और संग्रहीत करने के लिए बनाते हैं. आप उस अभिलेख के प्रत्येक प्रकार को बनाते हैं जिसे आप रखना चाहते हैं. अभिलेख स्वचालित रूप से सामग्री आयोजक में कॉन्फ़िगर किए गए सेटिंग्स पर आधारित उपयुक्त लाइब्रेरी में रूट किए जाते हैं.

सामग्री प्रकार    SharePoint में, आप उस सामग्री प्रकारों को उन अभिलेखों के प्रकारों को निर्धारित करने के लिए बनाते हैं, जिसे आपके संगठन को संग्रहीत करने की आवश्यकता है और अभिलेखों के प्रत्येक प्रकार के लिए किसी अद्वितीय गुणों की पहचान करें. विशिष्ट प्रकार के अभिलेखों के लिए सामग्री प्रकारों को निर्धारित करने के द्वारा, आपका संगठन सुनिश्चित कर सकता है कि सामग्री के ये प्रत्येक समूह संगत तरीके से प्रबंधित किए जाते हैं. Office दस्तावेज़, PDF, TIFF (स्कैन की गई छवियाँ), ई-मेल, त्वरित संदेश वार्तालाप, वीडियोज़ और भौतिक अभिलेख सभी वर्गीकृत हो सकते हैं आपके द्वारा बनाए गए सामग्री प्रकारों के साथ संग्रहीत किए जाते हैं. उदाहरण के लिए, “अनुबंध” कहा जाने वाला कोई अभिलेख SharePoint के अभिलेख प्रबंधन सिस्टम के अंतर्गत उसी तरीके से व्यवहार किया जाएगा और निरंतर संगतता में रखा जाएगा. वर्गीकरण करने के लिए सामग्री का उपयोग करना और अभिलेखों को संग्रहीत करना अभिलेख लाइब्रेरीज़ को उपयोग करने के लिए वैकल्पिक पद्धति है.

अवधारण शेड्यूल      अवधारण शेड्यूल, फ़ाइल योजना में प्रत्येक अभिलेख प्रकार को कब तक बनाए रखना आवश्यक है (इसकी अवधारण अवधि), और जब यह इस अवधि के अंत में पहुँचता है (इसकी अधिकार प्रक्रिया) तो इसके अधिकार की प्रक्रिया निर्दिष्ट करता है. अवधारण शेड्यूल में मार्गदर्शिकाएँ सामानयत: लीगल आवश्यकताओं, संगठन के लिए जोखिम और व्यावसायिक आवश्यकताओ पर आधारित होती हैं. इसके अतिरिक्त, अवधारण शेड्यूल सामान्यत: उन जोखिम प्रबंधन आकस्मिकताओं का वर्णन करता है जो प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए अवधारण अवधि को निर्धारित करता है.

अनुपालन आवश्यकता दस्तावेज़      कोई अनुपालन आवश्यकता दस्तावेज़ ऐसे नियमों को निर्धारित करता है जिनके अभिलेख प्रबंधन को उनकी क्षमताओं और नियमित मॉनिटरिंग के प्रकारों के लिए अनुपालन को सुनिश्चित करने में सहायता के लिए IT सिस्टम्स को पालन करना आवश्यक है.

  • अभिलेखों के अधिकार को निलंबित करने की औपचारिक प्रक्रिया     यह प्रक्रिया, जिसे प्राय: होल्ड कहा जाता है, यह वर्णन करती है कि कैसे कोई संगठन अभियोग, अंकेक्षण या जाँच जैसे ईवेंट्स के उत्पन्न होने पर अभिलेख के अधिकार को निलंबित करता है.

  • अभिलेखों के रखरखाव की मॉनिटरिंग और रिपोर्टिंग के लिए सिस्टम      यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी अभिलेखों को निर्धारित नीतियों और प्रक्रियाओं के अनुसार फ़ाइलिंग कर रहे हैं, उन तक पहुँच रहे हैं और प्रबंधन कर रहे हैं, अभिलेख प्रबंधन प्रोग्राम में अभिलेखों के रखरखाव हेतु मॉनिटरिंग और रिपोटिंग के लिए कोई प्रक्रिया या सिस्टम होना आवश्यक है.

नोट:  किसी अन्य SharePoint साइट के रूप में, आप मैन्युअल रूप से अभिलेख केंद्र में 2 GB तक आकार में फ़ाइलों को अपलोड कर सकते हैं. यदि आप अभिलेख केंद्र में अभिलेखों को रूट करने के लिए सामग्री आयोजक का उपयोग करते हैं, तो प्रत्येक अभिलेख के लिए फ़ाइल आकार सीमा 50MB है.

अपने अभिलेख प्रबंधन समाधान की योजना बनाने के लिए अधिक विस्तृत जानकारी के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

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अभिलेख केंद्र साइट को कॉन्फ़िगर करने का ओवरव्यू

संगठन के अभिलेख प्रबंधन की विस्तृत योजना बनाने और अभिलेख प्रबंधन के लिए औपचारिक योजना बनाने में व्यस्त रहने पर, यह प्रोग्राम को लागू करने में मदद करने के लिए कोई अभिलेख केंद्र साइट बना और कॉन्फ़िगर कर सकता है.

अभिलेख केंद्र साइट कॉन्फ़िगर करने के लिए आपको निम्न चरणों की आवश्यकता हो सकती है:

  1. फ़ाइल योजना में निर्दिष्ट प्रत्येक प्रकार के अभिलेख का प्रबंधन और संग्रहण करने के लिए अभिलेख लाइब्रेरीज़ या सूचियाँ बनाएँ.

    • हम अनुशंसा करते हैं कि आप अपने अभिलेख योजना में प्रत्येक सामग्री प्रकार के लिए एक दस्तावेज़ लाइब्रेरी बनाएँ.

    • जब अभिलेख, अभिलेख केंद्र में सबमिट किए जाते हैं, तो वे संबंधित सूची या लाइब्रेरी में रूट हो जाते हैं.

  2. फ़ाइल योजना में निर्दिष्ट प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए मेटाडेटा रखने और प्रदर्शित करने के लिए संबंधित दस्तावेज़ लाइब्रेरीज़, सूचियों या सामग्री प्रकारों हेतु स्तंभ बनाएँ.

  3. अभिलेख केंद्र साइट पर प्रत्येक अभिलेख प्रकार के लिए जानकारी प्रबंधन नीतियों को निर्दिष्ट करें. इन नीतियों को अवधारण अवधियों और अंकेक्षण आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए, जो आपके संगठन की फ़ाइल योजना और अवधारण शेड्यूल में निर्दिष्ट हैं.

  4. सामग्री आयोजक को उपयुक्त स्थान पर प्रत्येक अभिलेख को रूट करने के लिए कॉन्फ़िगर करें. या तो मैन्युअल रूप से या प्रोग्रामेटि‍कली, जब अभिलेखों को अभिलेख केंद्र साइट पर सबमिट किया जाता है, Microsoft Office SharePoint Server 2010 अभिलेख केंद्र साइट और जहाँ इसे भेजना है के अंतर्गत अभिलेख को कैसे वर्गीकृत करें, को निर्धारित करने के लिए इस सुविधा का उपयोग करता है.

अपने अभिलेख प्रबंधन समाधान को कॉन्फ़िगर और अनुकूलित करने पर अधिक विस्तृत जानकारी के लिए, यह भी देखें के अंतर्गत लिंक्स देखें.

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