अन्य व्यक्ति का मेल और कैलेंडर आइटम्स प्रबंधित करना

अन्य व्यक्ति का मेल और कैलेंडर आइटम्स प्रबंधित करना

महत्वपूर्ण:  यह लेख मशीन द्वारा अनुवादित है, अस्वीकरण देखें. कृपया इस लेख का अंग्रेजी संस्करण यहाँ पाएँ आपके संदर्भ के लिए.

किसी अन्य व्यक्ति के Outlook फ़ोल्डर्स के साथ कार्य करने के दो तरीके हैं — फ़ोल्डर साझाकरण और आपकी ओर कार्य करने के लिए किसी व्यक्ति entrusting.

नोट: व्यवसाय या अन्य Exchange-आधारित खाते के लिए Office 365 आवश्यक है। अधिक जानकारी के लिए, देखें Microsoft Exchange Server खाता क्या है?.

फ़ोल्डर का साझाकरण अन्य लोगों के एक या अधिक फ़ोल्डर्स पर पहुँच प्राप्त करने देता है। हालाँकि, यह आपकी ओर कार्य करने के लिए उन्हें के लिए अनुमतियाँ शामिल नहीं है। उदाहरण के लिए, अपने फ़ोल्डर्स पर पहुँच प्राप्त कर सकते हैं किसी व्यक्ति नहीं कर सकते हैं ईमेल संदेशों का उत्तर देना या आपके लिए मीटिंग अनुरोध का प्रतिसाद दें।

प्रतिनिधि पहुँच का उपयोग करके, आप किसी ऐसे व्यक्ति दे सकते हैं पर अपनी ओर से कार्य करने के लिए अनुमति है। उदाहरण के लिए, आपको बनाएँ और आपके लिए मीटिंग अनुरोध का प्रतिसाद करने के लिए इच्छित कोई सहायक पड़ सकती है। कुछ सहायकों भी किसी प्रबंधक के इनबॉक्स को मॉनीटर हो सकता है और उसकी इनकी ओर ईमेल भेजें।

नोट: इस आलेख में दी गई प्रक्रियाओं मानते हैं, आपको किसी ऐसे व्यक्ति प्रतिनिधि पहुँच अनुमतियाँ दी गई है। प्रतिनिधि पहुँच के बारे में अधिक जानकारी के लिए, किसी अन्य व्यक्ति आपके मेल और कैलेंडर प्रबंधित करने के लिए अनुमति देंदेखें।

इस आलेख में

अपने प्रोफ़ाइल में अन्य व्यक्ति का मेलबॉक्स जोड़ना

अन्य व्यक्ति के फ़ोल्डर्स खोलना

भेजें या किसी अन्य व्यक्ति की ओर से मीटिंग अनुरोध का प्रतिसाद दें

अन्य व्यक्ति की ओर से ईमेल संदेश बनाना या उत्तर देना

किसी समूह की ओर से ईमेल संदेश भेजना

प्रेषित आइटम्स को किसी अन्य व्यक्ति के प्रेषित आइटम्स फ़ोल्डर में सहेजना

अपने प्रोफ़ाइल में अन्य व्यक्ति का मेलबॉक्स जोड़ना

यदि आप अक्सर अन्य व्यक्ति केExchange फ़ोल्डर्स के साथ कार्य, तो आप संभवत: अपने Outlook प्रोफ़ाइल में अन्य व्यक्ति का मेलबॉक्स Exchange जोड़ने के लिए चाह सकते हैं। प्रत्येक बार आपके Outlookखोले ऐसा स्वचालित रूप से अन्य व्यक्ति का मेलबॉक्स खोलेगा। अन्य मेलबॉक्स फ़ोल्डर फलकExchange मेलबॉक्स फ़ोल्डर के नीचे प्रकट होता है।

नोट: एक मेलबॉक्स साझा करने वाले व्यक्ति आप Exchange मेलबॉक्स के मूल फ़ोल्डर पर दृश्यमान फ़ोल्डर अनुमति देना आवश्यक है।

दृश्य फ़ोल्डर अनुमति देने के लिए नि‍र्देश

प्रबंधक के रूप में, Outlook में नि‍म्न कार्य करें:

  1. Exchange मेलबॉक्स के मूल फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें, और फ़ोल्डर अनुमतियाँपर क्लिक करें।

  2. प्रतिनिधि का नाम क्लिक करें.

  3. अनुमतियाँ के अंतर्गत, अन्य के अतंर्गत, दृश्य फ़ोल्डर चेक बॉक्स का चयन करें.

  4. ठीक पर क्लिक करें.

प्रतिनिधि के रूप में, Outlook में नि‍म्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल > खाता सेटिंग्स > खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें.

    Backstage दृश्य में खाता सेटिंग्स

  2. ईमेल टैब पर सूची में, Exchange खाता प्रकार पर क्लिक करें, परिवर्तितकरें क्लिक करें, और फिर अधिक सेटिंग्सपर क्लिक करें।

  3. इन अतिरिक्त मेलबॉक्सेज़ को खोलें के तहत, उन्नत टैब पर, जोड़ें पर क्लिक करें और फिर उस व्यक्ति का मेलबॉक्स नाम दर्ज करें, जिसके मेलबॉक्स को आप अपने उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल में जोड़ना चाहते हैं. यदि आप मेलबॉक्स नाम नहीं जानते, तो उस व्यक्ति से पूछें जिसने आपको प्रतिनिधि पहुँच अनुमतियाँ दी हैं.

अन्य व्यक्ति के फ़ोल्डर्स खोलना

  1. फ़ाइल > खोलें और निर्यात करें> अन्‍य उपयोगकर्ता का फ़ोल्‍डर पर क्‍लिक करें.

    युक्ति:  भविष्य में इस चरण से बचने के लिए, इस आलेख के अपने प्रोफ़ाइल में अन्य व्यक्ति का मेलबॉक्स जोड़ना अनुभाग में किसी अन्य व्यक्ति के मेलबॉक्स को फ़ोल्डर फलक में जोड़ने के तरीके के बारे में निर्देश देखें.

  2. नाम बॉक्स में, उस व्यक्ति का नाम लि‍खें, जि‍सने आपको साझाकरण या प्रति‍नि‍धि पहुँच अनुमतियाँ दी हैं, या सूची से चयनित करने के लिए नाम पर क्लिक करें.

  3. फ़ोल्डर प्रकार सूची में आप जो फ़ोल्डर खोलना चाहते हैं, उस पर क्लिक करें.

भेजें या किसी अन्य व्यक्ति की ओर से मीटिंग अनुरोध का प्रतिसाद दें

प्रतिनिधि को प्रबंधक के लिए मीटिंग अनुरोध स्वीकार करने की पर्याप्त अनुमतियाँ देने के लिए, प्रबंधक को निम्न करना आवश्यक है:

  1. फ़ाइल > खाता सेटिंग > प्रतिनिधि पहुँच पर क्‍लिक करें.

  2. जोडें पर क्लिक करें, फिर प्रतिनिधि का नाम लिखें या चयन करें और फिर जोड़ें पर क्लिक करें.

  3. निम्न में से कोई एक कार्य करें:

    • प्रतिनिधि अनुमतियाँ संवाद बॉक्स में, प्रबंधक के कैलेंडर फ़ोल्डर में प्रतिनिधि को संपादक (आइटम्स पढ़ने, बनाने और परिवर्तित करने सकने की) अनुमतियाँ दें.

    • प्रतिनिधि अनुमतियाँ संवाद बॉक्स बंद करने के लिए ठीक पर क्लिक करें, फिर या तो केवल मेरे प्रतिनिधि लेकिन मीटिंग अनुरोधों और प्रतिक्रियाओं की एक प्रतिलिपि मुझे भेजें या केवल मेरे प्रतिनिधि चेक बॉक्स का चयन करें.

मीटिंग अनुरोधों का प्रतिसाद देने के लिए

  1. यदि किसी व्यक्ति के मीटिंग का अनुरोध आपके पास सीधे नहीं आता है, तो उसके इनबॉक्स को खोलें.

  2. मीटिंग का अनुरोध खोलें.

  3. स्वीकार करें, अंतरिम, या अस्वीकार करें पर क्लिक करें.

एक मीटिंग अनुरोध भेजने के लिए

  1. अन्य व्यक्ति का कैलेंडर खोलें.

  2. मुख पृष्ठ टैब पर नया समूह में, नई मीटिंग पर क्लिक करें.

  3. जैसे आप सामान्य रूप से करते हैं, सहभागी, विषय, स्थान और प्रारंभ और समाप्त समय दर्ज करें.

अन्य व्यक्ति की ओर से ईमेल संदेश बनाना या उत्तर देना

  1. मेल में, मुखपृष्‍ठ > नया ईमेल पर क्‍लिक करें.

    रिबन पर नया ईमेल आदेश

  1. विकल्प टैब पर, फ़ील्ड दिखाएँ समूह में द्वारा पर क्लिक करें.

  2. द्वारा बॉक्स में, जिस व्यक्ति की ओर से आप संदेश भेज रहे हैं, उसका नाम लिखें.

    पता पुस्तिका में कि‍सी सूची से नाम चयन करने के लिए, द्वारा पर क्लिक करें.

  3. प्राप्तकर्ता, कोई वि‍षय, और संदेश की सामग्री जोड़ें, जैसा आप हमेशा करते हैं.

एक ईमेल संदेश के लिए उत्तर देने हेतु

  1. अन्य व्यक्ति के मेल-बॉक्स में, उस संदेश का चयन करें जिसका आप अपने प्रबंधक की ओर से प्रत्युत्तर देना चाहते हैं.

  2. मुखपृष्‍ठ पर क्‍लिक करें (यदि आपने संदेश खोला है, तो संदेश पर क्‍लिक करें), और फिर उत्तर दें, सभी को उत्तर दें या अग्रेषित करें पर क्‍लिक करें.

    रिबन पर प्रतिसाद समूह

  1. विकल्प टैब पर, फ़ील्ड दिखाएँ समूह में द्वारा पर क्लिक करें.

  2. द्वारा बॉक्स में, अपने प्रबंधक का नाम लिखें. पता पुस्तिका में कि‍सी सूची से नाम चयन करने के लिए, द्वारा पर क्लिक करें. यदि आप द्वारा बटन और बॉक्‍स नहीं देखते हैं, तो विकल्‍प > द्वारा पर क्‍लिक करें.

  3. प्राप्तकर्ता, कोई वि‍षय, और संदेश की सामग्री जोड़ें, जैसा आप हमेशा करते हैं.

किसी समूह की ओर से ईमेल संदेश भेज़ना

यदि आपको आपके संगठन की पता पुस्तिका में किसी समूह के लिए इस रूप में भेजें अनुमतियाँ असाइन की गई हैं, तो आप ईमेल भेज सकते हैं और यह ईमेल उस समूह की ओर से भेजा हुआ प्रकट होगा.

  1. मेल में, मुखपृष्‍ठ > नया ईमेल पर क्‍लिक करें.

    रिबन पर नया ईमेल आदेश

  1. विकल्प टैब पर, फ़ील्ड दिखाएँ समूह में द्वारा पर क्लिक करें.

  2. द्वारा बॉक्स में, जिस समूह की ओर से आप संदेश भेज रहे हैं, उसका नाम लिखें.

    पता पुस्तिका में सूची से समूह का चयन करने के लिए, द्वारा पर क्लिक करें.

  3. प्राप्तकर्ता, कोई वि‍षय, और संदेश की सामग्री जोड़ें, जैसा आप हमेशा करते हैं.

प्रेषित आइटम्स को किसी अन्य व्यक्ति के प्रेषित आइटम्स फ़ोल्डर में सहेजना

जब प्रबंधक की ओर से प्रतिनिधि द्वारा ईमेल संदेश और मीटिंग अनुरोध भेजे जाते हैं, तो प्रत्येक आइटम की एक प्रतिलिपि प्रतिनिधि के भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर में सहेजी जाती है.

विकल्प के रूप में प्रबंधक, प्रतिनिधि को अपने भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर की अनुमतियाँ दे सकता या सकती है. प्रतिनिधि फिर अपने भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर से आइटम्स को प्रबंधक के भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में ले जा या प्रतिलिपि कर सकता है.

प्रबंधक को निम्न कार्य करना चाहिए:

  1. फ़ोल्डर फलक में, भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें.

  2. गुण पर क्लिक करें.

  3. अनुमतियाँ टैब पर, प्रतिनिधि के नाम पर क्लिक करें.

  4. अनुमतियाँ के तहत, अनुमति स्तर सूची में, संपादक (आइटम्स को पढ़, बना और परिवर्तित कर सकता है) पर क्लिक करें.

  5. ठीक पर क्लिक करें.

    यदि आपने अपनी प्रोफ़ाइल में प्रबंधक का मेलबॉक्स जोड़ा है तो प्रबंधक का प्रेषित आइटम्स फ़ोल्डर मेलबॉक्स - प्रबंधक के अंतर्गत प्रतिनिधि के फ़ोल्डर फलक में दिखाई देता है.

नोट: मशीन अनुवाद अस्वीकरण: यह लेख मानवीय हस्तक्षेप के बिना एक कंप्यूटर प्रणाली द्वारा अनुवादित किया गया है. Microsoft, इन मशीन अनुवादों को गैर-अंग्रेज़ी भाषी उपयोगकर्ताओं को Microsoft उत्पादों, सेवाओं और तकनीकों से संबंधित सामग्री का आनंद लेने में सहायता के लिए प्रदान करता है. लेख, मशीन द्वारा अनुवादित होने के कारण इसमें शब्दावली, वाक्य रचना या व्याकरण की त्रुटियाँ हो सकती हैं.

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