अन्य कार्यपुस्तिका में किसी कक्ष श्रेणी के लिए बाहरी संदर्भ (लिंक) बनाना

कोई बाह्य संदर्भ बनाकर अन्य कार्यपुस्तिका में आप कक्षों की सामग्रियों को संदर्भित कर सकते हैं. कोई बाह्य संदर्भ (जिसे लिंक भी कहा जाता है) किसी अन्य Excel कार्यपुस्तिका में किसी कार्यपत्रक पर किसी कक्ष या श्रेणी का कोई संदर्भ, या अन्य कार्यपुस्तिका में किसी निर्धारित नाम के लिए कोई संदर्भ है, या बाह्य संदर्भ के लिए कोई नाम निर्धारित करें.

आप क्या करना चाहते हैं?

बाह्य संदर्भों के बारे में और अधिक जानना

विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं में कक्षों के बीच कोई बाह्य संदर्भ बनाना

किसी अन्य कार्यपुस्तिका में निर्धारित नाम के लिए कोई बाह्य संदर्भ बनाना

अन्य कार्यपुस्तिका में कक्षों को संदर्भित करने वाला कोई नाम निर्धारित करना

बाह्य संदर्भों के बारे में और अधिक जानना

यद्यपि बाह्य संदर्भ कक्ष संदर्भों के ही समान हैं, तब भी कुछ महत्वपूर्ण अंतर हैं. डेटा की बड़ी मात्रा के साथ या जो अनेक कार्यपुस्तिकाओं पर फैले जटिल सूत्रों के साथ कार्य करते समय आप बाह्य संदर्भों का उपयोग करें. आप उन्हें किसी भिन्न तरीके से बनाते हैं और वे किसी कक्ष में या सूत्र पट्टी पर भिन्न प्रकार से प्रकट होते हैं.

जहाँ बाह्य संदर्भ प्रभावकारी रूप से उपयोग किए जा सकें

बाह्य संदर्भ विशेषत: तब उपयोगी होते हैं जब एक ही कार्यपुस्तिका में बड़े कार्यपत्रक नमूनों को एक साथ रखना संभव नहीं होता है.

  • अनेक कार्यपुस्तिकाओं से डेटा मर्ज करना    आप कार्यपुस्तिकाओं को अनेक उपयोगकर्ताओं या विभागों से लिंक कर सकते हैं और तब संगत डेटा को किसी सारांश कार्यपुस्तिका में एकीकृत करें. इस तरह,स्रोत फ़ाइल कार्यपुस्तिकाएँ बदले जाने पर, आपको सारांश कार्यपुस्तिका में कोई मैन्युअली बदलाव नहीं करना होगा.

  • अपने डेटा के विभिन्न दृश्यावलोकन बनाएँ    आप अपने संपूर्ण डेटा को एक या अधिक स्रोत कार्यपुस्तिकाओं में दर्ज कर सकते हैं, और तब कोई ऐसी रिपोर्ट कार्यपुस्तिका बनाएँ जो केवल संगत डेटा के लिए बाह्य संदर्भों को रखती है.

  • स्ट्रीमलाइन बड़े, जटिल नमूने    किसी जटिल नमूने को एक-दूसरे पर निर्भर कार्यपुस्तिकाओं की किसी श्रृंखला में तोड़कर, आप किसी नमूने के सभी संबंधित पत्रकों को ‍खोले बिना उस पर कार्य कर सकते हैं. छोटी कार्यपुस्तिकाओं को बदलना आसान है, उन्हें ज्यादा स्मृति की आवश्यकता नहीं होती है, और उन्हें शीघ्रता से खोला, सहेजा, और परिकलित किया जा सकता है.

बाह्य संदर्भों को बनाने के ‍तरीके

यदि आप कोई बाहरी संदर्भ बनाने के लिए किसी कक्ष संदर्भ का उपयोग करते हैं, तो आप जानकारी पर सू‍त्र भी लागू कर सकते हैं. कक्ष संदर्भ के विभिन्न प्रकारों के बीच स्विच करके, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि यदि आप बाहरी संदर्भ पर जाएँ तो कौन से कक्ष लिंक हों. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई सापेक्ष संदर्भ उपयोग में लाते हैं, तो बाहरी संदर्भ पर जाने पर, इससे लिंक किए गए कक्ष लिंक की कार्यपत्रक पर नई स्थिति बताने के लिए बदलते हैं.

जब आप एक कार्यपुस्तिका से अन्य कार्यपुस्तिका पर बाहरी संदर्भ बनाते हैं, तो आपको बाहरी संदर्भ किए जा रहे कक्षों को संदर्भित करने के लिए किसी नाम का उपयोग करना चाहिए. पहले से ही निर्धारित किसी नाम का उपयोग करके आप कोई बाहरी संदर्भ बना सकते हैं, या लिंक बनाते समय आप कोई नाम निर्धारित कर सकते हैं. किसी नाम का उपयोग करके, लिंक किए जा रहे कक्षों की सामग्री को याद रखना आसान है. निर्धारित नामों का उपयोग करने वाले बाहरी संदर्भ ले जाए जाने पर बदलती नहीं हैं क्योंकि कोई नाम किसी विशिष्ट कक्ष या कक्षों की किसी श्रेणी को संदर्भित करता है. किसी निर्धारित नाम का उपयोग करने वाली किसी बाहरी संदर्भ को ले जाए जाने पर आप उसे बदलना चाहते हैं, तो आप बाहरी संदर्भ में उपयोग किए जा रहे नाम को बदल सकते हैं, या आप नाम द्वारा संदर्भित कक्षों को बदल सकते हैं.

अन्य कार्यपुस्तिका पर कोई बाह्य संदर्भ किस प्रकार दिखाई देता है

कोई स्रोत कार्यपुस्तिका  — एक कार्यपुस्तिका है जो किसी सूत्र को डेटा प्रदान करती है  — खुली या बंद है पर निर्भर करते हुए, बाह्य संदर्भों वाले सूत्र अन्य कार्यपुस्तिकाओं पर दो प्रकार से प्रदर्शित होते हैं.

स्रोत खुला होने पर, बाह्य संदर्भ कार्यपुस्तिका नाम वर्ग कोष्ठकों ([ ]) में सम्मिलित करता है, जिसके बाद कार्यपत्रक नाम, कोई विस्मयादिबोधक बिंदु (!)(!), और वे कक्ष आते हैं जिन पर सूत्र निर्भर करते हैं. उदाहरण के लिए, निम्न सूत्र Budget.xls नाम वाली कार्यपुस्तिका से कक्ष C10:C25 जोड़ता है.

बाहरी संदर्भ

=SUM([Budget.xlsx]Annual!C10:C25)

स्रोत खुला न होने पर, बाह्य संदर्भ संपूर्ण पथ सम्मिलित करता है.

बाहरी संदर्भ

=SUM('C:\Reports\[Budget.xlsx]Annual'!C10:C25)

नोट: यदि अन्य कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका में गैर अनुवर्णिक वर्ण हैं, तो आपको नाम (या पथ) एकल उद्धहरण चिह्नों के अंदर लिखना चाहिए.

अन्य कार्यपुस्तिका में किसी नाम से लिंक किए गए सूत्र किसी विस्मयादिबोधक बिंदु !, और नाम के साथ आने वाली किसी कार्यपुस्तिका का उपयोग करते हैं. उदाहरण के लिए, निम्न सूत्र Budget.xlsx नाम वाली कार्यपुस्तिका से विक्रय नाम वाली श्रेणी में कक्षों को जोड़ते हैं.

बाहरी संदर्भ

=SUM(Budget.xlsx!Sales)

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विभिन्न कार्यपुस्तिकाओं में कक्षों के बीच कोई बाह्य संदर्भ बनाना

  1. लिंक सम्मिलित करने वाली कार्यपुस्तिका (गंतव्य फ़ाइल कार्यपुस्तिका) और लिंक करने के लिए इच्छित डेटा सम्मिलित करने वाली कार्यपुस्तिका (स्रोत कार्यपुस्तिका) खोलें.

  2. स्रोत कार्यपुस्तिका में, सहेजें बटन छवि त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर क्लिक करें.

  3. उन कक्ष या कक्षों का चयन करें जिसमें आप लिंक बनाना चाहते हैं.

  4. = (बराबर चिह्न) क्लिक करें. यदि आप लिंक मान पर परिकलन या फ़ंक्शंस लगाना चाहते हैं, तो वह ऑपरेटर या फ़ंक्शन लिखें जिसे आप लिंक के बाद चाहते हैं.

  5. स्रोत कार्यपुस्तिका स्विच करें, और तब उस कार्यपत्रक को क्लिक करें जिसमें वे कक्ष हैं जिन्हें आप लिंक करना चाहते हैं.

  6. उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप लिंक करना चाहते हैं.

  7. लक्ष्य कार्यपुस्तिका पर वापस जाएँ, और ध्यान दें कि Excel स्रोत कार्यपुस्तिका और पिछले चरण में चयनित कक्ष में संदर्भ जोड़ता है.

  8. वैकल्पिक रूप से, लक्ष्य कार्यपत्रक में, सूत्र संपादित करें या बदलें.

  9. CTRL+SHIFT+ENTER दबाएँ.

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किसी अन्य कार्यपुस्तिका में निर्धारित नाम के लिए कोई बाह्य संदर्भ बनाना

  1. बाहरी संदर्भ सम्मिलित करने वाली कार्यपुस्तिका (गंतव्य कार्यपुस्तिका) और लिंक करने के लिए इच्छित डेटा सम्मिलित करने वाली कार्यपुस्तिका (स्रोत कार्यपुस्तिका) खोलें.

  2. स्रोत कार्यपुस्तिका में, सहेजें बटन छवि त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर क्लिक करें.

  3. उन कक्ष या कक्षों का चयन करें जिसमें आप लिंक बनाना चाहते हैं.

  4. = (बराबर चिह्न) क्लिक करें. यदि आप लिंक मानों पर परिकलन या फ़ंक्शंस लागू करना चाहते हैं, तो उस ऑपरेटर या फ़ंक्शन का नाम लिखें जो आप लिंक के बाद चाहते हैं.

  5. दृश्य टैब पर, विंडो समूह में, Windows स्विच करें क्लिक करें, स्रोत कार्यपुस्तिका क्लिक करें, और तब वह कार्यपत्रक क्लिक करें जिसमें वे कक्ष हैं जिन्हें आप लिंक करना चाहते हैं.

    दृश्य टैब पर विंडो समूह

  6. F3 दबाएँ, और तब उस नाम का चयन करें जिसे आप लिंक करना चाहते हैं.

पृष्ठ का शीर्ष

अन्य कार्यपुस्तिका में कक्षों को संदर्भित करने वाला कोई नाम निर्धारित करना

  1. गंतव्य कार्यपुस्तिका और स्रोत कार्यपुस्तिका खोलें.

  2. गंतव्य कार्यपुस्तिका में, सूत्र टैब पर, निर्धारित नाम समूह में, नाम निर्धारित करें क्लिक करें.

    Excel रिबन छवि

  3. नया नाम संवाद बॉक्स में, नाम बॉक्स में श्रेणी के लिए कोई नाम लिखें.

  4. इससे संबंधित बॉक्स में सामग्री हटाएँ, और फिर कर्सर बॉक्स में रखें.

    यदि नाम में कोई सूत्र है, तो सूत्र दर्ज करें, और तब कर्सर वहाँ रखें जहाँ आप लिंक चाहते हैं. उदाहरण के लिए, =SUM() लिखें, और तब कोष्ठक के बीच कर्सर रखें.

  5. दृश्य टैब पर, विंडो समूह में, Windows स्विच करें क्लिक करें, स्रोत कार्यपुस्तिका क्लिक करें, और तब वह कार्यपत्रक क्लिक करें जिसमें वे कक्ष हैं जिन्हें आप लिंक करना चाहते हैं.

    दृश्य टैब पर विंडो समूह

  6. कक्ष या कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिसे आप लिंक करना चाहते हैं.

  7. नया नाम संवाद बॉक्स में, ठीक क्लिक करें.

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