अकसर पूछे जाने वाले प्रश्न और उत्तर

इस मदद विषय में वर्णित सुविधा केवल तभी उपलब्ध होती है, जब Office SharePoint Server 2007 और Microsoft Office Enterprise 2007 दोनों के निम्न में से कोई भी संस्करण स्थापित हैं: चीनी (पारंपरिक), चीनी (सरलीकृत), जापानी, या कोरियाई.

क्या समूह अनुमोदन का उपयोग अन्य वर्कफ़्लो के साथ संयुक्त रूप से किया जा सकता है?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ऐसे समाधान उपलब्ध करता है जो संगठन के साथ-साथ समूह अनुमोदन में अनेक संभव वर्कफ़्लो का समर्थन करते हैं. समर्थित वर्कफ़्लोज़ के बार में अधिक जानकारी के लिए, प्रत्येक के लिए उनकी मदद देखें. हालाँकि, समूह अनुमोदन एक ही दस्तावेज़ लायब्रेरी को अन्य वर्कफ़्लो समाधानों के साथ साझा नहीं कर सकता क्योंकि यह किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी का विशेष रूप से उपयोग करता है. अन्य वर्कफ़्लो समाधानों के उपयोग के लिए टीम साइट में एक अलग दस्तावेज़ लायब्रेरी बनाने की आवश्यकता होती है. अधिक जानकारी के लिए, वर्कफ़्लो की मदद देखें.

दूसरे शब्दों में, यहाँ तक कि जब आप अन्य वर्कफ़्लोज़ को मेरे अनुमोदन अनुकूलित करें पेज पर जोड़ना चुनते हैं जो कि समूह अनुमोदन का विशिष्ट पेज है, तो जोड़े गए वर्कफ़्लो उचित रूप से कार्य नहीं करेंगे.

साइट संग्रह सुविधाएँ समूह और साइट सुविधाएँ समूह दोनों में एक बटन होता है जो समूह अनुमोदन सक्रिय करता है. यह दोनों बटन किस प्रकार अलग हैं?

यह सुनिश्चित करने के लिए कि समूह अनुमोदन ठीक से कार्य करे, आपको पहले साइट संग्रह सुविधाएँ पेज पर और तब साइट सुविधाएँ पेज पर समूह अनुमोदन फ़ोल्डर सक्रिय करना चाहिए.

यदि साइट सुविधाएँ पेज पर समाधान पहले सक्रिय होता है, तो समूह अनुमोदन ठीक से कार्य नहीं करेगा. समूह अनुमोदन निष्क्रिय करने के लिए, क्रम को उलट दें.

क्या मैं समूह अनुमोदन का स्क्रीन कॉन्फ़िगरेशन बदल सकता हूँ? क्या मैं नया दृश्य भी जोड़ सकता हूँ?

समूह अनुमोदन स्क्रीन को आपके द्वारा सबमिट किए गए या आपके अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहे दस्तावेज़ों के प्रथम दृष्टया दृश्य प्रस्तुत करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है. यह अनुमोदन प्रक्रिया में फ़ाइलों की स्थिति के अनुसार मेरे द्वारा प्रस्तावित, अनुमोदन के लिए, मेरे द्वारा निरस्त, या मेरे द्वारा अनुमोदित फ़ोल्डर में फ़ाइलों को प्रदर्शित करता है. यह प्रत्येक चरण में फ़ाइल की स्थित‍ि सुनिश्चित करने के लिए संबंधित स्तंभों में जानकारी प्रदर्शित करता है. आप इस कॉन्फ़िगरेशन में आवश्यक किंतु सीमित बदलाव कर सकते हैं.

आप कोई नया दृश्‍य बना और डिफ़ॉल्ट दृश्‍य को दृश्‍य से बदल सकते हैं. टीम साइट में ऊपर दाएँ प्रदर्शित साइट क्रियाएँ क्लिक करें जहाँ समूह अनुमोदन स्थापित है और ‍तब साइट सेटिंग्स पेज प्रदर्शित करने के लिए साइट सेटिंग्स क्लिक करें. साइट सेटिंग्स पेज पर वापस जाने जाने के लिए, आपको सभी साइट सेटिंग्स संशोधित करें क्लिक करना चाहिए. मेरे अनुमोदन पेज पर जाने के लिए इस पेज पर दी गई मेरा अनुमादन लिंक क्लिक करें, और तब पेज पर कार्य पट्टी पर सेटिंग्स और मेरे अनुमोदन सेटिंग्स क्लिक करें. स्क्रीन के बटन दृश्‍य क्षेत्र में दृश्य बनाएँ क्लिक करें, और तब कोई नया दृश्‍य बनाने के लिए सेटिंग्स निर्दिष्‍ट करें. नया बनाया गया दृश्य सूची में जुड़ जाता है. इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य के रूप में सेट करने के लिए इसे डिफ़ॉल्ट दृश्य बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.

आपके द्वारा डिफ़ॉल्ट दृश्य बदले जाने के ‍बाद, समूह अनुमोदन में व्यक्तिगत फ़ोल्डर पेज (पुराना डिफ़ॉल्ट दृश्य) उपलब्ध नहीं रहता है. व्यक्तिगत फ़ोल्डर पेज का फिर से उपयोग करने के लिए, इसे पुन: डिफ़ॉल्ट दृश्य के रूप में सेट करें.

नोट: मौजूदा दृश्य का नाम बदलने या हटाने से हो सकता है समूह अनुमोदन उचित रूप से काम न करे.

नोट: SharePoint Designer या पृष्‍ठ संपादित करें फ़ंक्शन का उपयोग करके दृश्य संपादित करने से बचें.

क्या मैं स्क्रीन पर नया स्तंभ जोड़ सकता हूँ?

चूँकि डिफ़ॉल्ट दृश्यों  — व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स, अनुमोदन के लिए, मेरे द्वारा प्रस्तावित, मेरे द्वारा निरस्त और मेरे द्वारा अनुमोदित — पर दिखाने के लिए नए स्तंभ जोड़ने की अनुमति नहीं है, इसलिए आप नया दृश्‍य बना या जोड़ सकते हैं.

आप मेरे अनुमोदन अनकूलित करें पर स्तंभ फ़ोल्डर में कोई नया स्तंभ बना सकते हैं, और तब इसे दृश्य फ़ोल्डर में बनाए गए नए दृश्य में जोड़ सकते हैं.

क्या स्टैम्प सबमिटर और हस्ताक्षरकर्ता की गारंटी की पहचान है?

किसी स्टैम्प की छवि प्रतिलिपि बनाना संभव है. हालाँकि, वास्तविक हस्ताक्षरकर्ता के पहचान की गारंटी की सीमा होती है. स्क्रीन पर प्रदर्शित स्टैम्प को क्लिक करें और माउस बटन राइट क्लिक करें, और तब हस्ताक्षर सूचना क्लिक करें. हस्ताक्षर सूचना संवाद बॉक्स में, यह जानकरी देखने के लिए कि प्रमाण पत्र को कब हस्ताक्षरित किया गया है दृश्‍य क्लिक करें. प्रमाण पत्र स्टैम्प छवि से अधिक विश्वसनीय होता है, हालाँकि, प्रकाशन कंपनी की विश्वसनीयता या प्रमाण पत्र साझा नीति के संदर्भ में वास्तविक हस्ताक्षरकर्ता के पहचान की गारंटी कम होती है. हालाँकि, प्रबंधक को इंटरप्राइज़ विश्वसनीय प्रमाण पत्र सिस्टम बनाना चाहिए. अधिक विवरण के लिए, Windows Server प्रमाण पत्र वाली मदद देखें.

मैं समझता हूँ कि समूह अनुमोदन Windows SharePoint Services की किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी पर आधारित है. क्या इसके व्यवस्थापन के लिए कोई विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है?

हाँ, समूह अनुमोदन Windows SharePoint Services की दस्तावेज़ लायब्रेरी पर आधारित है. प्रत्येक दस्तावेज़ लायब्रेरी में संबद्ध सेटिंग्स के प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ लायब्रेरी नाम अनुकूलित करें पेज होता है. अन्य किसी दस्तावेज़ लायब्रेरी के समान ही, समूह अनुमोदन भ‍ी सुविधाएँ अनुकूलित करने के लिए मेरे अनुमोदन अनुकूलित करें पेज का उपयोग करता है. मेरे अनुमोदन अनुकूलित करें पेज पर पहुँचने के लिए, मेरे अनुमोदन, सेटिंग्स क्लिक करें, और ‍तब साइट सेटिंग्स पेज पर मेरे अनुमोदन सेटिंग्स क्लिक करें.

कुछ अनुकूलन योग्य सेटिंग्स के डिफ़ॉल्ट को संशोधित करने से समूह अनुमोदन का संचालन प्रभावित हो सकता है. सामान्य सेटिंग्स के तहत उन्नत सेटिंग्स क्लिक कर दस्तावेज़ लायब्रेरी उन्नत सेटिंग्स: मेरे अनुमोदन पेज पर जाएँ, और तब यह सुनिश्चित करें कि आने वाली सेटिंग्स उनके डिफ़ॉल्ट्स के रूप में आने वाली सेटिंग्स के लिए रखें.

  • सामग्री प्रकार के प्रबंधन की अनुमति दें?      इसे केवल हाँ पर सेट करने से यह सुनिश्चित हो जाता है कि एकाधिक टेम्पलेट्स समूह अनुमोदन में पंजीकृत किए जा सकते हैं और उपयोग किए जा सकते हैं. सुनिश्चित करें कि हाँ चयनित है.

  • ब्राउज़र-सक्षम दस्तावेज़ों को खोलना      Microsoft Office Word या Microsoft Office Excel में दस्तावेज़ खोलने के लिए क्लाइंट अनुप्रयोग में खोलें चेक बॉक्स का चयन करें.

क्या कोई समूह अनुमोदन साइट इसके बैकअप लेने के पहले Windows SharePoint Services साइट में पुनर्स्थापित हो सकती है?

हाँ, आप वेब अनुप्रयोग के द्वारा समूह अनुमोदन साइट का बैकअप ले सकते हैं और पुनर्स्थापित कर सकते हैं. प्रत्येक साइट जो अनुप्रयोग के लिए सेट है उसका बैकअप लें और पुनर्स्थापित करें.

क्या मैं समूह अनुमोदन के लिए RSS फ़ीड्स सेट कर सकता हूँ?

समूह अनुमोदन RSS फ़ीड्स उपलब्ध कराता है जो Windows SharePoint Services की दस्तावेज़ लायब्रेरी की मूल सुविधाओं में से एक है. उपयोगकर्ता दस्तावेज़ सूची देखने के लिए इसकी सदस्यता RSS रीडर सहित ले सकता है. हालाँकि, आप RSS रीडर में अनुमोदन प्रक्रिया की स्थिति के द्वारा दस्तावेज़ों को श्रेणीबद्ध नहीं कर सकते. आप RSS द्वारा उपलब्ध कराई गई सूची में दस्तावेज़ गुणों को देख सकते हैं परंतु आप दस्तावेजों को खोल नहीं सकते, अनुमोदित या निरस्त नहीं कर सकते.

समूह अनुमोदन कोई संगठनात्मक परिवर्तन, जैसे पुनर्संगठन और कर्मचारी जो अस्थायी अवकाश पर हैं या कंपनी छोड़ चुके हैं, को कैसे दर्शाता है?

यदि कोई संगठन विलेय कर दिया गया है या निकाल दिया गया है, तो निकाले गए संगठन के फ़ोल्डर की फ़ाइलें पेरेंट संगठन के फ़ोल्डर में ले जाई जाकर संग्रहीत क‍ी जाएँगी. यदि किसी संगठन का नाम बदला जाता है, तो संग्रह मैन्युअल नियंत्रण की आवश्यकता को दूर करते हुए स्वत: ही परिवर्तन दर्शाएगा.

यहीं दूसरी ओर, अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान आने वाले परिवर्तनों के लिए व्यवस्थापक को मैन्युअल नियंत्रण, जो भी लागू हो, की आवश्यकता होती है. उदाहरण के लिए, यदि कोई दस्तावेज़ अनुमोदन के लिए सबमिट किया गया है परंतु सबमिटर का विभाग कंपनी से हटा दिया गया है, तो वह दस्तावेज़ संग्रह में अनिर्धारित फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है. ऐसा इसलिए क्योंकि दस्तावेज़ क्रमांक़, जो कि दस्तावेज़ के सबमिट होते ही प्राप्त हो जाता है, का उपयोग यह निर्धारित करने में किया जाता है कि किस फ़ोल्डर में दस्तावेज़ संग्रहीत‍ किया जाए. जब पहले वाले अनुमोदनकर्ता के अनुमोदन करने से पहले ही बाद वाले अनुमोदनकर्ता को संगठन चार्ट से निकाल दिया जाता है, तो अनुमोदन प्रक्रिया रद्द होने की सूचना पहले वाले अनुमोदनकर्ता को ई-मेल से की जाती है और अनुमोदन प्रक्रिया रद्द कर दी जाती है. हालाँकि, यदि पहले वाले अनुमोदनकर्ता के अनुमोदन के बाद में बाद वाले अनुमोदनकर्ता को संगठन चार्ट से निकाला है, तो अनुमोदन प्रक्रिया रद्द नहीं होती है परंतु सबमिटर को सूचित नहीं किया जाता और इसलिए अलग प्रबंधन की आवश्यकता होती है. सबमिटर की स्थिति में, और मेरे द्वारा प्रस्तावित फ़ोल्डर में पूर्व अनुमोदक की स्थिति में दस्तावेज़ मेरे द्वारा प्रस्तावित फ़ोल्डर में रहते हैं. इसके लिए सबमिटर या व्यवस्थापक को आवश्यकतानुसार अनुमोदन प्रक्रिया की जाँच करना और रद्द करना तथा दस्तावेज़ को फिर से अनुमोदन के लिए सबमिट करना आवश्यक होता है.

जब मैं समूह अनुमोदन के तहत उपयोगकर्ता और संगठन पेज क्लिक करता हूँ, तो संगठन चार्ट असंगत है, ऐसा त्रुटि संदेश प्रकट होता है. इस समस्या का क्या कारण है और इसका समाधान क्या है?

ऐसा इसलिए होता है क्योंकि आपने समूह अनुमोदन के तहत ग्रुप के तहत Windows SharePoint Services के लोग और समूह हटा दिए हैं. प्रदर्शित होने वाले त्रुटि संदेश पर यहाँ क्लिक करें. जिस पेज पर आप गए थे, क्रियाएँ - संगठन ट्री की असमानता हल करें क्लिक करें. संगठन चार्ट से उस संगठन को हटाएँ जिसे आपने Windows SharePoint Service से निकाल दिया है. समूह अनुमोदन में हटाए गए समूह का उपयोग करने के लिए, आपको इसे समूह अनुमोदन संगठन चार्ट में पुन: पंजीकृत कराना चाहिए. उसका स्थान मौजूदा संगठन चार्ट और विभाग फ़ोल्डर संरचना में समान रखें. अधिक विवरण के लिए, संगठन चार्ट बनाना देखें.

भूमिका समूह बनाते समय मैंने Microsoft Exchange Server पर एक वितरण समूह बनाया है. क्या होगा यदि भूमिका समूह हटा दिया जाए या इसके सदस्य बदल जाएँ? क्या ऐसे बदलाव वितरण समूह में स्वत: दर्शाए जाते हैं?

हाँ, वे किए जाएँगे. किसी भूमिका समूह को हटाने से उसका वितरण समूह भी हट जाएगा. किसी भूमिका समूह का नाम बदलने से मौजूदा वितरण समूह हट जाता है और एक नए नाम से नया समूह बनता है. और भूमिका समूह के सदस्यों में किसी बदलाव का प्रभाव तुरंत वितरण समूह पर होता है, बशर्ते Windows SharePoint Services व्यवस्थापक के पास Exchange सर्वर व्यवस्थापक के विशेषाधिकार भी हों.

क्या मैं समूह अनुमोदन के साथ पंजीकृत टेम्पलेट निकाल सकता हूँ?

हाँ, आप कर सकते हैं, जबकि आप उस टेम्पलेट को हटाने का प्रयास करें तो उसके साथ बने दस्तावेज़ वेब सर्वर पर न हों. टेम्पलेट के साथ बनाए गए सभी दस्तावेज़ों को वेब सर्वर के रीसायकल बिन के साथ ही साथ समूह अनुमोदन संग्रह से भी हटाने की आवश्यकता होती है. हम अनुशंसित करते हैं कि टेम्पलेट्स को हटाने के बजाय छुपा देना चाहिए. उपयोगकर्ता के लिए टेम्पलेट कब दृश्यमान हो यह निर्धारित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, पंजीकृत टेम्पलेट्स का प्रदर्शन क्रम सेट करें देखें

संग्रहीत दस्तावेज़ों के अंकेक्षण के दौरान, दस्तावेज़ संग्रह में कोई गुम क्रमांक नहीं होना चाहिए. क्या कोई ऐसा तरीका है जिससे मैं प्रत्येक दस्तावेज़ क्रमांक की जाँच कर सकूँ?

समूह अनुमोदन दस्तावेज़ संग्रह के अतिरिक्त दस्तावेज़ लॉग रिपोर्ट उपलब्ध कराता है. दस्तावेज़ ID लॉग रिपोर्ट, सभी क्रमांकित दस्तावेज़ों को विभाग के अनुसार सूचीबद्ध करते हुए और एक प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए सारांशित अनुमोदन अभिलेख लॉग प्रदर्शित करते हुए, दस्तावेज़ों का क्रमांक के अनुसार प्रबंधन और अंकेक्षण करने के लिए उपयोगी उपकरण है.

रिपोर्ट देखने के लिए, साइट सेटिंग पेज पर समूह अनुमोदन व्यवस्थापन के तहत दस्तावेज़ ID अनुमोदन व्यवस्थापन क्लिक करें. रिपोर्ट संगठन चार्ट के साथ पंजीकृत संगठनों को सूचीबद्ध करता है, जिनमें कोई ऐसा दस्तावेज़ हो जो सबमिट किया गया हो. संगठन के पास + क्लिक करने से जारी किए गए दस्तावेज़ क्रमांक के अनुसार सभी दस्तावेज़ सूचीबद्ध होते हैं. दस्तावेज़ के पास + क्लिक करने से आप दस्तावेज़ के अभिलेख प्रदर्शित कर सकते हैं. कोष्ठक () के अंदर की संख्या स्थिति के अनुसार दस्तावेज़ अनुरोधों की संख्या दर्शाती है, और इसलिए वास्तविक दस्तावेज़ों की संख्या से अधिक हो सकती है.

आप आवश्यकतानुसार किसी अलग स्वरूप में लॉग रिपोर्ट प्रदर्शित कर सकते हैं. दस्तावेज़ ID लॉग रिपोर्ट पेज की कार्य पट्टी पर क्रियाएँ क्लिक करें, और तब रिपोर्ट को स्प्रेडशीट या डेटापत्रक स्वरूप में कनवर्ट करने के लिए डेटापत्रक में संपा‍दन करें या स्प्रेडशीट को निर्यात करें क्लिक करें. कनवर्टेड डेटा को आवश्यकतानुसार नियंत्रित करें. ध्यान रखें कि डेटा हटाने या संशोधित करने से दस्तावेज़ लॉग रिपोर्ट अमान्य हो जाती है.

मैं ई-मेल के द्वारा सूचना को कैसे सेट अप कर सकता हूँ?

समूह अनुमोदन Microsoft द्वारा बनाया गया और Windows SharePoint Services तकनीक पर आधारित एक इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन समाधान है, जो ई-मेल सिस्टम से लिंक कर सूचना सुविधा को भी सक्षम करता है. ई-मेल द्वारा सूचना के सेट अप करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Windows SharePoint Services की मदद देखें.

ई-मेल द्वारा सूचना के सेट अप के बाद, सबमिटर या अनुमोदनकर्ता को स्वत: ही अनुमोदन या अनुमोदन स्थिति के अनुरोधों के लिए सूचना मिलती है और अनुमोदन प्रक्रिया पूर्ण होने पर सारांश ई-मेल संदेश प्राप्त होते हैं. यदि आप Exchange Server का उपयोग करते हैं, तो यह आपको सुविधाजनक रूप से समूह अनुमोदन भूमिका समूह के वितरण समूह बनाने और प्रबंधित करने की सुविधा देता है. अधिक जानकारी के लिए, भूमिका समूह बनाएँ क्लिक करें.

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