שמירה ב- SharePoint‏ (Power Pivot)

לפני שתתחיל

פרסום חוברות עבודה ב- SharePoint מחייב שיהיו לך הרשאות מספיקות, תוכנה מתאימה וידע לגבי הכנת חוברת העבודה שלך לפרסום.

תוכנת שרת

כדי להציג את חוברות העבודה בדפדפן, שרת SharePoint שבו אתה משתמש צריך להכיל את Power Pivot for SharePoint ואת Excel Services. שני השירותים נדרשים לצורך עיבוד והצגה של חוברות עבודה ב- SharePoint.

לעתים ניתן לזהות אם יש לך תוכנה מתאימה על-ידי עיון בספריות ובתפריטים תלויי ההקשר באתר שלך, אך ייתכן שתצטרך לשאול את מנהל SharePoint אם תוכנת השרת הדרושה מותקנת. אם האתר שלך כולל את Power Pivot Gallery, הרי ש- Power Pivot for SharePoint מותקן. באותו אופן, אם באפשרותך לפתוח חוברת עבודה של Excel בחלון דפדפן מבלי להוריד את הקובץ ליישום שולחן העבודה של Excel, הרי ש- Excel Services פועל בשרת SharePoint שלך.

אם בכוונתך לתזמן רענון נתונים אוטומטי עבור חוברת העבודה, הקפד לבדוק עם מנהל השרת כדי לוודא שספקי הנתונים שבהם השתמשת כדי לייבא את הנתונים זמינים גם בשרת.

הרשאות

כשאתה שומר מסמך ב- SharePoint, הרשאות SharePoint קובעות מי יוכל להציג, לערוך או למחוק את עבודתך. הטבלה הבאה מתארת אילו הרשאות SharePoint מעניקות זכויות ספציפיות לחוברות העבודה שאתה מפרסם:

הרשאה	זכויות
תצוגה	כל אדם עם הרשאת תצוגה יכול לפתוח את חוברת העבודה על-ידי מעבר לכתובת ה- URL של הקובץ. בנוסף, הרשאת תצוגה גם תאפשר לאנשים להשתמש בחוברת העבודה שלך כמקור נתונים חיצוני לקריאה בלבד עבור חוברות עבודה אחרות או דוחות של Excel.
השתתפות	הרשאת השתתפות היא הרשאה חזקה יותר, מכיוון שהיא כוללת הרשאה להוסיף, לערוך או למחוק מסמכים בספריית SharePoint.
שליטה מלאה	שליטה מלאה כוללת את כל ההרשאות הקשורות להשתתפות, בתוספת היכולת ליצור או לנהל את הרשימה או הספריה ולבטל הוצאת קבצים.

גישה לכל אתר או ספריה של SharePoint ניתנת באמצעות הרשאות שמנהל האתר או הבעלים של האתר מציין עבור קבוצות או משתמשים ספציפיים.

לרוב האנשים יש הרשאות תצוגה או השתתפות. כדי לגלות אילו הרשאות יש לך, הבט בתפריט 'פעולות אתר' באתר SharePoint שלך. אם הפריט היחיד בתפריט הוא 'הצג את כל תוכן האתר', יש לך הרשאות תצוגה ואין באפשרותך לפרסם קבצים באתר SharePoint זה. אם אתה רואה רשימת פריטים ארוכה יותר, או שאתה רואה את 'כלי ספריה' ברצועת הכלים, יש לך הרשאות השתתפות.

הכנת חוברת העבודה שלך

לפני פרסום חוברת עבודה של Excel המכילה נתוני Power Pivot, עליך להיעזר ברשימת פעולות זו כדי להכין את המסמך:

קרא איך ליצור חוברת עבודה המשתמשת במידע חיבור שימשיך לפעול לאחר פרסום הקובץ.
הבן את שיקולי האבטחה לגבי פרסום נתוני Power Pivot ב- SharePoint.
באפשרותך לשפר את ההצגה החזותית של חוברת העבודה שלך ב- SharePoint בעזרת הצעות אלה:
- תן לגליונות העבודה של Excel שמות תיאוריים. שמות גליונות העבודה הופכים לתוויות דפים כשהמסמך מתפרסם ב- Power Pivot Gallery.
- בטל רכיבים חזותיים שאינם בשימוש. בחלון Excel, באזור 'הצג' של רצועת הכלים 'תצוגה', בטל את האפשרויות קווי רשת, שורת הנוסחאות וכותרות.
- הסתר גליונות עבודה של Excel שהינם ריקים או שאינם רלוונטיים לדוח. בחלון Excel, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על לשונית גיליון ובחר הסתר גיליון.
- בחר את תא A1 לפני שמירה ופרסום של חוברת העבודה. כאשר קובץ שפורסם נפתח בחלון דפדפן, המוקד מוצב בתא הפעיל האחרון בחוברת העבודה. על-ידי הצבת הסמן בתא A1, אתה מבטיח שהפינה הימנית העליונה של גליון העבודה תמוקם בפינה הימנית העליונה של חלון הדפדפן.

בדיקת הגדרות האימות והרענון

לקבלת התוצאות הטובות ביותר, השתמש בהגדרות ברירת המחדל של Excel לאימות ולרענון נתונים.

אישור אימות Windows

כברירת מחדל, Excel מציין את אימות Windows כדי שזהות האדם שצופה בחוברת העבודה תשמש בעת גישה אל נתוני מודל הנתונים. שמירה על הגדרת ברירת המחדל מאפשרת לתוכנת שרת Power Pivot ללכוד מידע מדויק על האנשים שמשתמשים בחוברות העבודה של Power Pivot, וכך היא מאפשרת לך לשתף פעולה בצורה טובה יותר עם עמיתים לעבודה שמשתמשים בנתונים שלך. אם תציין 'ללא' או 'מזהה שירות אחסון מאובטח (SSS)', נתוני השימוש בחוברות העבודה יתועדו עבור חשבון המשתמש ללא התערבות של Excel Services (או עבור מזהה SSS) במקום עבור אדם אמיתי בארגון שלך.

ב- Excel, ברצועת הכלים נתונים, לחץ על חיבורים קיימים.
בתיבת הדו-שיח חיבורים קיימים, לחץ על חיבור בחוברת העבודה > פתח
לחץ על מאפיינים > הגדרה > הגדרות אימות.
ודא שהאפשרות השתמש בחשבון המשתמש המאומת נבחרה.

ציון הגדרות בקרת רענון

הגדרות בקרת רענון יכולות להשפיע על התצוגה המקדימה של חוברת עבודה של Power Pivot בספריית Power Pivot Gallery. לדוגמה, אם חוברת העבודה שלך משתמשת במאפיין של רענון בעת הפתיחה, ו- Excel Services מוגדר להנפיק אזהרה עבור פעולות רענון נתונים, תראה תמונה ממוזערת של אזהרת רענון הנתונים של Excel במקום תמונת תצוגה מקדימה של מסמך.

ב- Excel, ברצועת הכלים 'נתונים', לחץ על חיבורים > מאפיינים.
תחת שימוש > בקרת רענון, בחר או נקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ לפי ההמלצות הבאות, שמשתנות בהתאם לאופן הגישה אל נתוני מודל הנתונים:

גישה לנתונים	המלצה לבקרת רענון
מוטבעים בחוברת העבודה (התרחיש הנפוץ ביותר)	נקה את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ. מכיוון שכל הנתונים מוטבעים, אין צורך לרענן אותם בכל פעם שאתה פותח את חוברת העבודה.
מאוחסנים כמקור נתונים חיצוני (לדוגמה, אם אתה מגדיר חיבור נתונים חיצוני לחוברת עבודה במקום לייבא את הנתונים שלה)	בחר את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ. מכיוון שהנתונים נמצא במיקום אחר, ברצונך לבצע רענון כדי לקבל את כל השינויים האחרונים בנתונים. כדי לאפשר יצירת תמונת תצוגה מקדימה, בקש ממנהל SharePoint להתאים אישית את ההגדרה אזהרה בעת רענון ב- Excel Services. לקבלת מידע נוסף, ראה 'יצירת מיקום מהימן עבור אתרי Power Pivot' ב- TechNet.
פעולות רענון נתונים בצד השרת (חל על חוברות עבודה שאתה שומר ב- SharePoint ומתזמן לרענון נתונים של Power Pivot).	בחר את תיבת הסימון רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ. מכיוון שרענון הנתונים מתוזמן עבור חוברת עבודה זו, Power Pivot יפעיל באופן אוטומטי את המאפיין רענן נתונים בעת פתיחת הקובץ בחוברת עבודה זו, כדי להבטיח שמטמון PivotTable יוחלף בנתונים חדשים יותר. אם תנקה את תיבת הסימון, היא תיבחר באופן אוטומטי כשתשמור את חוברת העבודה שוב ב- SharePoint.

בחירת מיקום עבור הקובץ שלך

מסמכים שאתה משתף באתר נשמרים בדרך כלל בספריית מסמכים. 'מסמכים משותפים' היא ספריית המסמכים הנפוצה ביותר, אך אתר SharePoint הכולל את Power Pivot for SharePoint יכלול לעתים קרובות את Power Pivot Gallery, המספק תצוגה מקדימה, תצוגות ספריות מותאמות אישית וגישה נוחה ללוחות זמנים של תצורת רענון נתונים עבור חוברת העבודה.

עליך לבחור שרת SharePoint המכיל את Power Pivot for SharePoint. אם אתה מפרסם בשרת שאינו מכיל את תוכנת השרת של Power Pivot, הנתונים לא ייטענו כשתפתח את המסמך מספריה.

באפשרותך לבחור את 'מסמכים משותפים', Power Pivot Gallery או כל ספריית מסמכים אחרת לאחסון חוברת העבודה שלך. כדי להשתמש במיקומים אלה, עליך לדעת את כתובת ה- URL של הספריה. באתר SharePoint המהווה ברירת מחדל, אלה הן כתובות ה- URL של ספריות אלה:

http://<server name>/Shared%20Documents
http://<server name>/PowerPivot%20Gallery
כדי לאתר את כתובת ה- URL של ספריה כלשהי, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מסמך בספריה ובחר 'מאפיינים'. השדה 'כתובת (URL)' מציג את נתיב SharePoint אל המסמך. הקפד להשתמש בעכבר כדי לבחור את כתובת ה- URL במלואה. כתובות URL ארוכות מוסתרות לפעמים מהתצוגה באופן חלקי.
סביר להניח שתצטרך לערוך את כתובת ה- URL כדי שתוכל להשתמש בה. באופן ספציפי, אם כתובת ה- URL כוללת מאפייני מציג ומקור, עליך להסיר מאפיינים אלה כדי לקבל מיקום שמיש המורכב משמות שרת, אתר וספריה. לדוגמה, בהינתן כתובת ה- URL הבאה, באפשרותך לגזור את נתיב ה- URL האמיתי על-ידי שמירת החלק המודגש ומחיקת השאר: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. בהתבסס על מאפיין כתובת ה- URL, הנתיב שבו עליך להשתמש בפועל למטרות פרסום יהיה 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' אם אתה מפרסם את הקובץ ContosoSales.xlsx, או רק 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' אם אתה מעוניין באתר ובספריה בלבד.
בעת בחירת מיקום, בחר ספריה שתהיה זמינה לאנשים שאיתם ברצונך לשתף את חוברת העבודה. ייתכן שתצטרך לבקש הרשאות לספריה או למסמך כדי להבטיח את זמינות חוברת העבודה.

שמירת הקובץ שלך ב- SharePoint

ב-Excel, לחץ על File _GT_ שמירה כ -> SharePoint או אתרים > עיוןולאחר מכן בחר מיקום.
בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור הקובץ אם אתה משתמש במיקום קיים. לחלופין, אם בחרת באפשרות אתר מיקום, הזן כתובת URL מלאה או חלקית של אתר SharePoint. אם תזין חלק של כתובת ה- URL, כגון http://<server name>‎, לחץ על שמור כדי לפתוח חיבור לשרת שציינת ולאחר מכן דפדף באתר כדי למצוא את הספריה שבה ברצונך להשתמש. לקבלת דוגמאות לכתובות URL של SharePoint, ראה 'בחירת מיקום עבור הקובץ שלך' בנושא זה.
לחץ על שמור כדי לפרסם את חוברת העבודה בספריה.

בחלון דפדפן, ודא שהמסמך מופיע בספריה. מסמכים חדשים שפורסמו יופיעו ברשימה. הגדרות הספריה קובעות היכן יופיע המסמך (לדוגמה, מיון בסדר עולה לפי תאריך, או בסדר אלפביתי לפי שם). ייתכן שתצטרך לרענן את חלון הדפדפן כדי לראות את התוספות האחרונות.

העלאת חוברת עבודה של PowerPivot מ- SharePoint

גישה אחרת להוספת חוברת עבודה של Power Pivot היא להעלות אותה מאתר SharePoint. השתמש בגישה זו אם ברצונך להתחיל מ- SharePoint.

באתר SharePoint, פתח ספריית מסמכים.
בכלי ספריה, לחץ על מסמכים > העלה מסמך > העלה מסמך.
אתר את מיקומו של קובץ ה- ‎.xlsx השמור, בחר אותו ולחץ על אישור.

הקובץ מועלה לאתר SharePoint ומופיע בתיקיה. ייתכן שתצטרך ללחוץ על לחצן הרענון בדפדפן כדי לראות אותו. עכשיו ניתן לפתוח אותו ב- SharePoint. באפשרותך לומר לאנשים היכן נמצא הקובץ על-ידי מסירת כתובת ה- URL של הקובץ.

הערה: דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.