הוספת אירוע 'מחוץ למשרד' ללוח השנה של Outlook של אנשים אחרים

שלב 1: הוספת זמן לחופשה ללוחות השנה של עמיתים

כאשר אתה מסמן זמן כ'מחוץ למשרד' בלוח השנה שלך, עמיתיך לעבודה רואים אותו כאשר הם מנסים לקבוע איתך פגישה. אבל זה לא יהיה נהדר אם תוכל להתריע על כולם בו-זמנית לפני הזמן שבו אתה לא נמצא מבלי להשפיע על המצב של מועדים פנויים/לא פנויים או לעומס בלוחות השנה שלהם? באפשרותך לעשות זאת על-ידי הגדרת המידע שלך כך שיופיע בלוחות השנה שלו כאירוע של יום שלם, אך בניגוד לאירוע רגיל של יום שלם, אשר מוגדר בדרך כלל כ"עסוק/ה", אירוע זה של יום שלם מוצג כשעה פנויה. הזמינות של מועדים פנויים/לא פנויים של עמיתיך לעבודה אינה מושפעת.

1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית , לחץ על פגישה חדשה.

   קיצור מקשים  כדי ליצור בקשה חדשה לפגישה, הקש CTRL+SHIFT+Q.

2. הקלד תיאור בתיבה נושא , ואם תרצה, הזן מיקום בתיבה מיקום.

3. ברשימות שעת התחלהושעת סיום , בחר את שעת ההתחלה ושעת הסיום עבור הזמן שלך מחוץ למשרד. בחופשות, בדרך כלל מדובר בימים מלאים. במקרה זה, בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

   הערה: כברירת מחדל, Outlook משתמש בהגדרת אזור הזמן הנוכחית במחשב לתזמון. אם ברצונך לתזמן את הזמן שלך מחוץ למשרד בהתבסס על אזור זמן אחר, בקבוצה אפשרויות , לחץ על אזורי זמן.

4. בקבוצה משתתפים , עבור אפשרויות תגובה, נקה את האפשרות בקש תגובות בלחצן הנפתח.

5. בקבוצה אפשרויות , עבור הצג כ, לחץ על חינם ברשימה הנפתחת. אם כבר שציינת שזהו אירוע של יום שלם, האפשרות הצג כ מוגדרת באופן אוטומטי כ'ללא תשלום'.

   חשוב: 

   • ודא שההגדרה הצג כ מוגדרת ללא תשלום. פעולה זו מאפשרת לנמעני הבקשה לפגישה לקבל את הבקשה לפגישה ולהוסיף את זמן חופשתך ללוח השנה שלהם, אך לא לחסום את האפשרות בכל עת בלוח השנה שלהם. לוח השנה של הנמען עדיין יציג זמינות ללא תשלום לתזמון במהלך חופשתך.

   • בעת בחירת אירוע של יום שלם, שעת ההתחלה של האירוע היא בחצות. כדי למנוע מעמיתיך לעבודה לקבל התראות בזמנים מוזרים, הגדר את ההגדרה תזכורתללא.

6. הקלד את כל המידע שברצונך לשתף עם הנמענים.

7. הוסף את הנמענים המיועדים בשורה אל .

8. אם אתה מתריע על סידרה של זמנים חוזרים שלא תהיה במשרד, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר, בחר את תבנית המופע החוזר ולאחר מכן לחץ על אישור.

9. לחץ על שלח.

כאשר אתה שולח בקשה זו לפגישה כאשר האפשרות הצג כ מוגדרת ל'ללא תשלום', האירוע מופיע בראש כל יום בלוחות השנה של עמיתיך לעבודה ב- Outlook – תזכורת חזותית שלא חוסם זמן עבודה.

שלב 2: חסימת זמן חופשה בלוח השנה שלך

אם ביצעת את השלבים בסעיף הקודם, הבקשה לפגישה ששלחת סומנה כזמן פנוי כדי למנוע חסימת זמן בלוחות שנה של אנשים אחרים. עם זאת, השעה מסומנת גם כפנויים בלוח השנה שלך. כעת עליך ליצור פעילות נוספת עבור עצמך כדי שאחרים יוכלו לראות שאינך זמין בזמן שאתה מציין.

טעות נפוצה היא לפתוח את פריט הבקשה לפגישה בלוח השנה שלך ולשנות את ההגדרה הצג כ'ללא תשלום' ל'מחוץ למשרד' לאחר ששלחת את הבקשה המקורית. עם זאת, כאשר אתה עושה זאת, עדכון נשלח לכל האנשים שאליהם שלחת את הבקשה לפגישה, משנה את 'פנוי' ל'מחוץ למשרד' ומביס את השלבים שביצעת כדי להימנע מכך. עליך ליצור פעילות כפולה בלוח השנה שלך כאשר ההגדרה הצג כ מוגדרת כ'מחוץ למשרד'.

כאשר אנשים משתמשים בלוח השנה של Outlook כדי לתזמן פגישות ואירועים אחרים, הם יכולים לראות את הזמינות שלך, אלא אם שינית את ההרשאות עבור לוח השנה שלך כדי למנוע זאת. בדרך כלל, פעילויות, פגישות ואירועים כוללים את ההגדרה הצג כ'עסוק/ה'. באפשרותך גם ליצור פריטים עם ההגדרה 'הצג כ ' של 'מחוץ למשרד'. פריטים מוגדרים כ'מחוץ למשרד' נחשבים לדומים לפריטים מוגדרים כ'עסוק/ה ' – מישהו לא אמור לצפות ממך להיות זמין בשלב זה. באופן חזותי, שני הסוגים שונים - פריטים מוגדרים כ'מחוץ למשרד' מופיעים עם צבע סגול, פריטים מוגדרים כ'עסוק/ה' מזוהים על-ידי ערכת נושא כחולה של צבעים. הבדל זה במראה עוזר להדגיש מדוע אינך זמין. לדוגמה, ייתכן שתוכל להעביר פריט מתנגש של 'עסוק/ה', אך סביר להניח שלא תוכל לשנות פריט 'מחוץ למשרד' כגון בחופשה שלך.

1. בלוח שנה, בכרטיסיה בית , לחץ על פעילות חדשה.

2. בתיבה נושא , הקלד שם עבור הזמן שבו לא תהיה.

3. בשדה שעת התחלה ושעתסיום, לחץ על התאריכים שבהם שעת הסיום מתחילה ומסתיימת.

4. בחר את תיבת הסימון אירוע של יום שלם.

5. שנה את ההגדרה ' הצג כ' ל'מחוץ למשרד'.

6. לחץ על שמור וסגור.