זרימת העבודה של שלושה מצבים עוקבת אחר המצב של פריט רשימה עד שלושה מצבים (שלבים). ניתן להשתמש בו כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נפח גבוה של נושאים או פריטים, כגון בעיות תמיכה בלקוחות, הפניות למכירות או פעילויות פרוייקט. לדוגמה, ייתכן ששלושת המצבים של פעילות פרוייקט לא הופעלו, מתבצעים ושהסתיימו.
הערה: זרימות עבודה של SharePoint 2010 פרשו מאז ה-1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מדיירים קיימים ב-1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לבצע העברה ל-Power אוטומטיות או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישה של זרימת עבודה של SharePoint 2010.
במאמר זה
כיצד פועלת זרימת העבודה של שלושה מצבים?
זרימת העבודה של שלושה מצבים תומכת בתהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר המצב של בעיה או פריט באמצעות שלושה מצבים ושני מעברים בין המדינות. עם כל מעבר בין מצבים, זרימת העבודה מקצה משימה לאדם ושולחת לאדם זה התראת דואר אלקטרוני אודות הפעילות. לאחר השלמת משימה זו, זרימת העבודה מעדכנת את מצב הפריט ומתקדמת למצב הבא. זרימת העבודה של שלושה מצבים פועלת עם התבנית ' רשימת מעקב אחר נושאים '. עם זאת, ניתן להשתמש בה עם כל רשימה המוגדרת להכיל עמודת בחירה עם שלושה ערכים או יותר. הערכים בעמודה בחירה זו משמשים כמצבים שבהם מתבצע מעקב אחר זרימת העבודה.
רשימה יכולה לכלול יותר מעמודת בחירה אחת ועמודת הבחירה יכולה להכיל יותר משלושה ערכים. עם זאת, ניתן להגדיר את זרימת העבודה של שלושה מצבים רק לשימוש באחת מעמודות הבחירה ורק שלושה מהערכים בעמודת הבחירה שנבחרה. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה או לספריה, עליך לבחור עמודת בחירה ושלושה מהערכים המספקים את העמודה.
ניתן להשתמש בזרימת העבודה של שלושה מצבים כדי לנהל תהליכים עסקיים הדורשים מארגונים לעקוב אחר נפח גבוה של נושאים או פריטים, כגון בעיות תמיכה בלקוחות, הפניות למכירות או פעילויות פרוייקט. לדוגמה, העובדים בחברת התכנון של אירועים קטנים יכולים להשתמש ברשימת מעקב אחר נושאים ובזרימת עבודה מותאמת אישית של שלושה מצבים כדי לנהל את המשימות הרבות הקשורות לאירועים שהוא מתכנן. זרימת העבודה עוקבת אחר משימות תכנון האירועים באמצעות שלושה מצבים: Active, מוכן לסקירהוהשלמה. כל משימות הכנת האירועים הקשורות לאירוע ספציפי מועברות לרשימת מעקב אחר בעיות שנוצרו עבור אירוע זה וסומנו כפעילות. מתאם האירועים מקצה משימות בודדות לחברי הצוות שלה ולאחר מכן מפעיל את זרימת העבודה על פריטים אלה כדי ליזום עבודה בפעילות האירוע.
כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא יוצרת משימה עבור האדם המיועד. כאשר חבר צוות מקבל משימה, הוא מבצע את העבודה הנדרשת כדי להשלים את המשימה. זו עשויה להיות עבודה שמתרחשת מחוץ לרשימה או לאתר שבו ממוקמת רשימת מעקב הנושאים. לדוגמה, אם חבר צוות מקבל משימת זרימת עבודה כדי לפתח תוכנית קייטרינג, הוא יוצר קשר עם חברת קייטרינג ולאחר מכן עובד איתם כדי לפתח תוכנית. כאשר תוכנית הקייטרינג מגויס, חבר הצוות מסמן את משימת זרימת העבודה שלו כמשימה שהושלמה. בשלב זה, זרימת העבודה מעדכנת את המצב של פעילות האירוע ברשימת מעקב אחר בעיות מתוך Active To מוכן לסקירה, והיא יוצרת משימה שניה עבור מתאם האירועים כדי לסקור את תוכנית הקייטרינג. לאחר שמתאמת האירועים סוקרת ומאשרת את תוכנית הקייטרינג, היא מסמנת את משימת זרימת העבודה שלה כמשימה שהושלמה, וזרימת העבודה מעדכנת את מצב הפעילות מתוך מוכן לסקירה כדי להשלים.
הערה: משתתף בזרימת עבודה יכול להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים בשתי דרכים. משתתף יכול לערוך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, או שמשתתף יכול לשנות את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה (אם למשתתף יש הרשאה לשנות רשימה זו). אם משתתף מעדכן באופן ידני את המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה, משימת זרימת העבודה הושלמה. אם המשתתף עורך את משימת זרימת העבודה כדי לסמן אותה כמשימה שהושלמה, המצב של פריט זרימת העבודה ברשימה מתעדכן להשלמה.
הפעולות בזרימת העבודה של שלושה מצבים בדוגמה הקודמת משתמשות בתהליך הבא:
הגדרת רשימה לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים
כדי שתוכל להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים, יהיה עליך להגדיר רשימה המכילה את הפריטים שבכוונתך לעקוב אחריהם או לנהל באמצעות זרימת העבודה. תבנית הרשימה ' מעקב אחר נושאים ' פועלת עם זרימת העבודה של שלושה מצבים. עם זאת, באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימות עבודה אלה. אם אתה יוצר רשימה מותאמת אישית, ודא שהרשימה מכילה עמודת בחירה אחת לפחות הכוללת שלושה ערכי בחירה או יותר. כאשר אתה מגדיר את זרימת העבודה לשימוש עם הרשימה, ציין את עמודת הבחירה המכילה את ערכי המצב שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.
יצירת רשימת מעקב אחר נושאים
כברירת מחדל, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של שלושה מצבים עם כל רשימה שאתה יוצר מתבנית הרשימה ' מעקב אחר נושאים '.
-
בתפריט הגדרות
-
בדף היישומים שלך, לחץ על מעקב אחר נושאיםוהקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה נדרש
-
אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה, לחץ על אפשרויות מתקדמות.
-
בתיבה תיאור , הקלד תיאור של מטרת הרשימה. התיאור הוא אופציונלי.
-
-
לחץ על צור.
יצירת רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים
אם ברצונך ליצור רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים, עליך להוסיף לפחות עמודת בחירה אחת המכילה לפחות שלושה ערכי מדינה שאחריהם זרימת העבודה תעקוב.
-
בתפריט הגדרות
-
בדף היישומים שלך, לחץ על רשימה מותאמת אישיתוהקלד שם עבור הרשימה. שם הרשימה הוא פריט נדרש.
-
אם ברצונך לספק תיאור עבור הרשימה, לחץ על אפשרויות מתקדמות.
-
בתיבה תיאור , הקלד תיאור של מטרת הרשימה. התיאור הוא אופציונלי.
-
לחץ על 'צור'.
התאמה אישית של רשימה מותאמת אישית לשימוש עם זרימת עבודה של שלושה מצבים
-
לחץ על הרשימה המותאמת אישית שיצרת בשלב הקודם.
-
ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה ולאחר מכן, בקבוצה הגדרות, לחץ על הגדרות רשימה.
-
תחת עמודות, לחץ על צור עמודה.
-
במקטע שם וסוג , תחת שם עמודה, הקלד את שם העמודה שבו ברצונך להשתמש כדי לציין את ערכי המצב של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך להזין את השם כמצב זרימת עבודה.
-
תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר באפשרות בחירה (תפריט לבחירה).
-
במקטע הגדרות עמודה נוספות , תחת תיאור, הקלד תיאור אופציונלי עבור העמודה.
-
תחת דרוש שעמודה זו תכיל מידע, לחץ על כן.
-
בתיבת הרשימה תחת הקלד כל אפשרות בשורה נפרדת, הקלד שלושה ערכי בחירה או יותר הרצויים עבור עמודה זו. ערכים אלה יהפכו למצבים של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך להזין פעילות, מוכנה לסקירה ולהשלים את שלוש האפשרויות.
-
תחת הצג אפשרויות באמצעות, בחר תפריט נפתח או לחצני אפשרויות.
-
תחת אפשר אפשרויות מילוי, לחץ על לא.
-
ציין אם אתה מעוניין בערך ברירת מחדל ספציפי עבור עמודה זו או אם ברצונך להוסיף אותו לתצוגת ברירת המחדל עבור הרשימה.
-
לחץ על אישור.
הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה
עליך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה כדי שתוכל להשתמש בה בפריטים ברשימה זו. בעת הוספת זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה, עליך לציין איזו עמודה ברשימה מכילה את ערכי המצב שבהם ברצונך שזרימת העבודה תעקוב. בנוסף, אתה מציין מידע לגבי הפריטים שברצונך שיתרחשו בכל שלב של זרימת העבודה. לדוגמה, באפשרותך לציין את הנושא והטקסט עבור התראות הדואר האלקטרוני שנמעני הפעילות מקבלים.
זרימת העבודה של שלושה מצבים מופעלת כברירת מחדל ברוב סוגי האתרים. עם זאת, מנהל אוסף אתרים יכול להפוך את התכונה ללא זמינה. אם זרימת העבודה של שלושה מצבים אינה זמינה, פנה למנהל אוסף האתרים.
חשוב: עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה.
-
פתח את הרשימה שאליה ברצונך להוסיף זרימת עבודה של שלושה מצבים.
-
לחץ על הגדרותרשימה tab> רשימה או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח. לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.
-
תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
-
בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הוסף זרימת עבודה.
-
בדף הוספת זרימת עבודה, במקטע זרימת עבודה , תחת בחר תבנית זרימת עבודה, לחץ על שלושה מצבים.
-
במקטע שם , הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.
-
במקטע רשימת משימות , ציין רשימת משימות לשימוש עם זרימת העבודה.
הערות:
-
באפשרותך להשתמש ברשימת המשימות המוגדרת כברירת מחדל או ליצור קובץ חדש. אם אתה משתמש ברשימת המשימות המוגדרת כברירת מחדל, משתתפי זרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג בקלות את משימות זרימת העבודה שלהם באמצעות התצוגה ' הפעילויות שלי ' של הרשימה ' משימות
-
צור רשימת משימות חדשה אם המשימות עבור זרימת עבודה זו חושפות נתונים רגישים או סודיים שברצונך לשמור בנפרד מהרשימה ' משימות כלליות '.
-
צור רשימת משימות חדשה אם הארגון שלך מקבל זרימות עבודה רבות, או אם זרימות עבודה מערבת משימות רבות. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימות משימות עבור כל זרימת עבודה.
-
-
במקטע רשימת היסטוריה , בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. הרשימה ' היסטוריה ' מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.
הערה: באפשרותך להשתמש ברשימת היסטוריית ברירת המחדל או ליצור משתמש חדש. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה רבות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.
-
במקטע אפשרויות התחלה , בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
אם ברצונך לאפשר הפעלה ידנית של זרימת העבודה, בחר בתיבת הסימון אפשר הפעלה ידנית של זרימת עבודה זו על-ידי משתמש מאומת עם הרשאות השתתפות . בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל את זרימת העבודה אם ברצונך לדרוש הרשאות נוספות כדי להפעיל את זרימת העבודה.
-
אם ברצונך שזרימת העבודה תופעל באופן אוטומטי בעת יצירת פריטים חדשים, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירת פריט חדש .
-
-
לחץ על הבא.
-
במקטע מצבי זרימת עבודה , תחת בחר שדה ' בחירה ', בחר את עמודת הבחירה מתוך הרשימה המכילה את הערכים שבהם ברצונך להשתמש עבור המצבים בזרימת העבודה, ולאחר מכן בחר את ערכי העמודות הרצויים עבור המצב ההתחלתי, המצב הבינוניוהמצב הסופי של זרימת העבודה.
-
בשני המקטעים ציין מה ברצונך להתרחש כאשר זרימת עבודה מופעלת (אפשרויות עבור המשימה הראשונה בזרימת העבודה) וציין מה ברצונך להתרחש כאשר זרימת עבודה משתנה למצב האמצעי שלה (אפשרויות עבור הפעילות השניה בזרימת העבודה) ציין את המידע הבא:
פרטי משימה
|
שדה |
תיאור |
|---|---|
|
כותרת המשימה: |
באפשרותך לשנות באופן אופציונלי את כותרת ההודעה שתופיע בפעילות כאשר זרימת העבודה תופעל או תגיע למדינה האמצעית. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה , השדה שתבחר יתווסף לסוף ההודעה. |
|
תיאור משימה: |
הקלד את כל המידע שברצונך לכלול בתיאור הפעילות. אם תבחר בתיבת הסימון כלול שדה רשימה , השדה שתבחר יתווסף לסוף ההודעה. אם תבחר בתיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה , קישור לפריט הרשימה ייכלל בתיאור. |
|
תאריך יעד של פעילות: |
אם ברצונך לציין תאריך יעד עבור הפעילות, בחר את תיבת הסימון כלול שדה רשימה ולאחר מכן בחר את העמודה date מהרשימה המכילה את פרטי התאריך שבהם ברצונך להשתמש עבור תאריך היעד. |
|
המשימה הוקצתה ל: |
כדי להקצות את המשימה לאדם שצוין ברשימה, לחץ על כלול שדה רשימהולאחר מכן בחר את העמודה מהרשימה המכילה את פרטי המשתמש שבהם ברצונך להשתמש. כאשר זרימת עבודה זו מופעלת, המשימה הראשונה מוקצית לאדם שהשם שלו מופיע בעמודה זו עבור פריט זרימת העבודה. כדי להקצות משימה זו לכל המופעים של זרימת עבודה זו לאדם שאתה מציין, לחץ על מותאם אישיתולאחר מכן הקלד או בחר את שם האדם שברצונך להקצות לו את המשימה. |
-
בחר בתיבת הסימון שלח הודעת דואר אלקטרוני אם ברצונך שמשתתפי זרימת העבודה יקבלו התראות בדואר אלקטרוני לגבי משימות זרימת העבודה שלהם.
הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפי זרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני ותזכורות לגבי משימות זרימת העבודה שלהם לאחר הפעלת זרימות עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים כדי לוודא שהדואר האלקטרוני זמין עבור האתר שלך.
פרטי הודעת דואר אלקטרוני
|
שדה |
תיאור |
|---|---|
|
לשם |
הקלד את שם האדם שאליו ברצונך לשלוח התראת דואר אלקטרוני לגבי משימת זרימת העבודה. בחר בתיבת הסימון כלול משימה שהוקצתה למשימה אם ברצונך לשלוח את התראת הדואר האלקטרוני לבעלים של המשימה. |
|
נושא |
הקלד את שורת הנושא שבה ברצונך להשתמש עבור התראת הדואר האלקטרוני. בחר בתיבת הסימון השתמש בכותרת המשימה אם ברצונך להוסיף את כותרת הפעילות לשורת הנושא של הודעת הדואר האלקטרוני. |
|
גוף |
הקלד את המידע שברצונך שיופיע בגוף ההודעה של התראת הדואר האלקטרוני. בחר את תיבת הסימון הוסף קישור לפריט רשימה אם ברצונך לכלול קישור לפריט הרשימה בהודעה. |
-
לחץ על אישור.
הפעלה ידנית של זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט
יש להוסיף תחילה זרימת עבודה של שלושה מצבים לרשימה כדי להפוך אותה לזמינה לשימוש בפריטים ברשימה זו. עיין בסעיפים הקודמים לקבלת מידע נוסף.
ניתן להגדיר זרימת עבודה של שלושה מצבים כך שיופעלו באופן אוטומטי כאשר פריטים חדשים נוספים לרשימה, או שניתן לקבוע את תצורתם כדי לאפשר למשתמשים בעלי הרשאות ספציפיות להפעיל את זרימת העבודה באופן ידני. זרימות עבודה מסוימות עלולות לאפשר שתי אפשרויות.
כדי להפעיל באופן ידני זרימת עבודה של שלושה מצבים בפריט רשימה, בצע שלבים אלה. עליך להיות בעל הרשאת עריכת פריטים עבור הרשימה. זרימות עבודה מסוימות עשויות לדרוש ממך הרשאת ' ניהול רשימות '.
הערה: אם ברצונך לוודא שמשתתפי זרימת העבודה יקבלו התראות דואר אלקטרוני ותזכורות לגבי משימות זרימת העבודה שלהם לאחר הפעלת זרימת עבודה, פנה למנהל אוסף האתרים כדי לוודא שהדואר האלקטרוני זמין עבור האתר שלך.
-
פתח את הרשימה המכילה את הפריט שבו ברצונך להפעיל זרימת עבודה של שלושה מצבים.
-
לחץ על שלוש הנקודות לצד הפריט שבו ברצונך להפעיל זרימת עבודה, ובתפריט שמופיע, לחץ על זרימות עבודה.
הערה: הפקודה ' זרימות עבודה ' זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה או בספריה שאליה משויכת זרימת עבודה אחת לפחות.
-
בתפריט הגדרות
-
תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של שלושה מצבים שברצונך להפעיל.
זרימת העבודה מופעלת באופן מיידי.
השלמת משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים
כדי להשלים משימת זרימת עבודה בזרימת עבודה של שלושה מצבים, דרושות לך לפחות הרשאת עריכת פריטים עבור רשימות המשימות שבהן משימות זרימת העבודה מוקלטות.
-
פתח את רשימת המשימות עבור האתר ולאחר מכן בחר את המשימות שלי בתפריט תצוגה כדי לאתר את משימת זרימת העבודה שלך.
הערה: אם זרימת העבודה אינה משתמשת ברשימת משימות האתר המוגדרת כברירת מחדל, ייתכן שמשימת זרימת העבודה לא תופיע ברשימה משימות . כדי לאתר את משימת זרימת העבודה, עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה נשמר פריט זרימת העבודה. הצבע על שם הפריט שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת זרימות עבודה פועלות, לחץ על שם זרימת העבודה שבה אתה משתתף. תחת משימות, לחץ על משימת זרימת העבודה ולאחר מכן דלג לשלב 3.
-
פתח את הרשימה המכילה את הפריט שברצונך לסמן כפריט שהושלם.
-
הצבע על שם המשימה שברצונך להשלים, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על ערוך פריט.
-
בתיבת הדו משימות , הקלד או בחר את המידע הנדרש כדי להשלים את המשימה ולאחר מכן לחץ על שמור.
