שימוש בזרימת עבודה של 'אישור'

במאמר זה

• כיצד פועלת זרימת העבודה של האישור?

• הוספה או שינוי של זרימת עבודה של אישור עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

• הפעל זרימת עבודה של אישור במסמך או בפריט

• השלמת משימה של זרימת עבודה של אישור

כיצד זרימת העבודה של 'אישור' פועלת?

זרימת העבודה של 'אישור' תומכת בתהליכים עסקיים הכוללים שליחת מסמך או פריט לעמיתים לעבודה או למנהלים לקבלת אישור. זרימת העבודה של 'אישור' מייעלת את תהליך האישור העסקי על ידי ניהול ומעקב אחר כל המשימות האנושיות הקשורות לתהליך ועל ידי אספקת תיעוד של התהליך לאחר השלמתו.

אם זרימות עבודה זמינות, באפשרותך להתחיל זרימת עבודה של 'אישור' ישירות ממסמך או מפריט ברשימה או בספריה. כדי להתחיל זרימת עבודה, תיבחר את זרימת העבודה בה ברצונך להשתמש ולאחר מכן תמלא את טופס התחלת זרימת עבודה המציין את המשתתפים בזרימת העבודה (המאשרים), תאריך יעד והוראות משימה רלוונטיות כלשהן. לאחר שזרימת העבודה מתחילה, השרת יקצה משימות לכל המשתתפים. אם התראות דואר אלקטרוני זמינות עבור השרת, השרת אף ישלח התראות דואר אלקטרוני לכל המשתתפים. משתתפים יכולים ללחוץ על קישור בהתראת המשימה בדואר האלקטרוני כדי לפתוח את המסמך או את הפריט שיש לאשר. משתתפים יכולים לבחור לאשר, לדחות או להקצות מחדש את משימות האישור שלהם. הם יכולים גם לבקש לשנות את המסמך או את הפריט שיש לאשר. למשתתפים יש אפשרות להשלים את משימות זרימת העבודה שלהם מתוך אתר האינטרנט של Microsoft Office SharePoint Server 2007 או ישירות מתוך תוכניות מסוימות שהן חלק מ- Microsoft Office System 2007. בזמן שזרימת העבודה מתקדמת, הבעלים של זרימת העבודה או משתתפי זרימת העבודה יכולים לצפות בדף Workflow Status כדי לראות מי מבין המשתתפים השלימו את משימות זרימת העבודה שלהם. כאשר משתתפי זרימת העבודה משלימים את משימות זרימת העבודה שלהם, זרימת העבודה תסתיים ובעל זרימת העבודה יקבל באופן אוטומטי הודעה שזרימת העבודה הושלמה.

כברירת מחדל, זרימת העבודה של 'אישור' משויכת לסוג תוכן 'מסמך' ולכן זמינה באופן אוטומטי בספריות מסמכים. זרימת העבודה של 'אישור' של ברירת המחדל עבור ספריות מסמכים היא זרימת עבודה טורית, שבה המשימות מוקצות למשתתף אחד בכל פעם. גירסה של זרימת העבודה של 'אישור' משויכת גם כברירת מחדל לספריות 'דפים' באתר פירסום, וניתן להשתמש בזרימת העבודה כדי לנהל את תהליך האישור עבור הפירסום של דפי אינטרנט. באפשרותך להתאים אישית גירסאות אלה המשויכות מראש של זרימת העבודה של 'אישור' כדי לעמוד בדרישות הארגון שלך, או שתוכל להוסיף גירסה חדשה לגמרי של זרימת העבודה של 'אישור' לרשימה, לספריה או לסוג תוכן.

לראש הדף

הוספה או שינוי של זרימת עבודה של 'אישור' עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן

לפני שניתן יהיה להשתמש בזרימת עבודה, יש לצרף אותה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן כדי שהיא תהיה זמינה עבור מסמכים או פריטים במיקום ספציפי. חייבת להיות בבעלותך ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להוסיף זרימת עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן. ברוב המקרים, מנהלי אתרים או אנשים בודדים אשר מנהלים רשימות או ספריות מסוימות מבצעים משימה זו.

זמינות זרימת עבודה בתוך אתר משתנה, בהתאם למיקום שבו היא נוספת:

• אם תוסיף זרימת עבודה ישירות לרשימה או לספריה, היא תהיה זמינה רק עבור פריטים ברשימה או בספריה זו.

• אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן רשימה (מופע של סוג תוכן אתר שנוסף לרשימה או ספריה ספציפיים), היא תהיה זמינה עבור פריטים מאותו סוג תוכן בלבד ברשימה או בספריה הספציפית שלה שויך סוג תוכן זה.

• אם תוסיף זרימת עבודה לסוג תוכן אתר, זרימת עבודה זו תהיה זמינה עבור כל פריט בעל סוג תוכן זה בכל רשימה או ספריה אליה התווסף מופע של סוג תוכן אתר זה. אם ברצונך שזרימת עבודה תהיה זמינה בהיקף נרחב לאורך רשימות או ספריות באוסף אתרים עבור פריטים בעלי סוג תוכן מסוים, הדרך היעילה ביותר להשיג תוצאה זו היא על-ידי הוספת זרימת עבודה זו ישירות לסוג תוכן אתר.

אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה של 'אישור' לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, או אם ברצונך לשנות זרימת עבודה של 'אישור' שכבר משויכת לרשימה, לספריה או לסוג תוכן, עליך לעקוב אחר אותם שלבים.

1. כדי לפתוח את הדף 'הוספת זרימת עבודה' או את הדף 'שינוי זרימת עבודה' עבור הרשימה, הספריה או סוג התוכן שעבורם ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה, בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • עבור רשימה או ספריה:

     1. פתח את הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך לשנות זרימת עבודה.

     2. תפריט ' הגדרות ' , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

        לדוגמה, בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

     3. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

   • עבור סוג תוכן רשימה:

     1. פתח את הרשימה או הספריה המכילה את המופע של סוג תוכן הרשימה שעבורו ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה.

     2. תפריט ' הגדרות ' , לחץ על הגדרות רשימה, או לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

        לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

     3. תחת סוגי תוכן, לחץ על השם של סוג התוכן.

        הערה: אם הרשימה או הספריה אינן מוגדרות כך שיאפשרו סוגי תוכן מרובים, המקטע סוגי תוכן אינו מופיע בדף ' התאמה אישית ' עבור הרשימה או הספריה.

     4. תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

   • עבור סוג תוכן אתר:

     1. בדף הבית של אוסף האתרים, על תפריט ' פעולות אתר ' , הצבע על הגדרות האתר ולאחר מכן לחץ על שינוי כל הגדרות האתר.

     2. תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

     3. לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף או לשנות זרימת עבודה ולאחר מכן לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

        הערה: אם כבר נוספו זרימות עבודה לרשימה, ספריה או סוג תוכן אלה, שלב זה מעביר אותך ישירות אל הדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה' ועליך ללחוץ על הוסף זרימת עבודה כדי לעבור אל הדף 'הוספת זרימת עבודה'. אם לא נוספו זרימות עבודה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן אלה, שלב זה יעביר אותך ישירות לדף 'הוספת זרימת עבודה'.

1. בדף 'שינוי הגדרות של זרימת עבודה', לחץ על הוספת זרימת עבודה או לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

2. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם אתה מוסיף זרימת עבודה, בדף הוספת זרימת עבודה ', במקטע זרימת עבודה, לחץ על תבנית זרימת העבודה של אישור.

   • אם אתה משנה את ההגדרות עבור זרימת עבודה, בדף 'שינוי זרימת עבודה', שנה את ההגדרות שברצונך לשנות לפי השלבים הבאים.

3. במקטע שם, הקלד שם ייחודי עבור זרימת העבודה.

   1. בסעיף רשימת משימות, ציין רשימת משימות שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו.

      הערות: 

      • באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות או ליצור רשימה חדשה. אם תשתמש ברשימת ברירת המחדל משימות, המשתתפים בזרימת העבודה יוכלו לאתר ולהציג את משימות זרימת העבודה שלהם בקלות באמצעות התצוגה המשימות שלי של הרשימה משימות.

      • אם המשימות של זרימת עבודה זו יחשפו נתונים רגישים או סודיים שאותם ברצונך לשמור בנפרד מהרשימה משימות הכללית, עליך ליצור רשימת משימות חדשה.

      • אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות או אם בזרימות העבודה יהיו מעורבות משימות מרובות, עליך ליצור רשימת משימות חדשה. במקרה זה, ייתכן שתרצה ליצור רשימת משימות עבור כל זרימת עבודה.

4. במקטע רשימת היסטוריה, בחר רשימת היסטוריה שבה יש להשתמש עם זרימת עבודה זו. רשימת ההיסטוריה מציגה את כל האירועים המתרחשים במהלך כל מופע של זרימת העבודה.

   הערה: באפשרותך להשתמש ברשימת ברירת המחדל היסטוריה או ליצור רשימה חדשה. אם לארגון שלך יהיו זרימות עבודה מרובות, ייתכן שתרצה ליצור רשימת היסטוריה נפרדת עבור כל זרימת עבודה.

5. במקטע אפשרויות הפעלה, ציין את האופן או המועד בהם ניתן להפעיל זרימת עבודה או את האדם שיכול להפעיל זרימת עבודה.

   אם ברצונך להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי לנהל אישור תוכן עבור ספריה, בחר בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט. לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בזרימת עבודה כדי לנהל אישור תוכן, ראה שימוש בזרימת עבודה לשם ניהול אישור תוכן עבור ספריה.

   הערות: 

   • ייתכן שאפשרויות מסוימות לא יהיו זמינות אם תבנית זרימת העבודה שבחרת אינה תומכת בהן.

   • האפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט זמינה רק אם תמיכה בניהול גירסאות ראשי או משני זמינה עבור הספריה ותבנית זרימת העבודה שבחרת יכולה לשמש לאישור תוכן.

6. אם אתה מוסיף זרימת עבודה זו לסוג תוכן של אתר, ציין אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לכל סוגי התוכן היורשים מסוג תוכן זה במקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתר.

   הערה: המקטע עדכון סוגים של רשימות ותוכן אתרמופיע בדף 'הוספת זרימת עבודה' עבור סוגי תוכן של אתר בלבד.

7. לחץ על הבא.

8. בדף 'התאמה אישית של זרימת עבודה', ציין את האפשרויות הרצויות עבור אופן ניתוב המשימות, ערכי ברירת המחדל לתחילת זרימת עבודה, אופן השלמת זרימת העבודה וסוג הפעולות שיתבצעו בעת השלמת זרימת העבודה בהצלחה.

   בחר אפשרויות בכל אחד מהמקטעים הבאים. אינך נדרש לציין אפשרויות בכל מקטע:

   משימות זרימת עבודה

   לשם	בצע פעולה זו
   הקצאת משימות לכל המשתתפים בו-זמנית (זרימת עבודה מקבילית)	בחר בלחצן כל המשתתפים בו-זמנית (מקבילי).
   הקצאת משימות למשתתף אחד בכל פעם (זרימת עבודה טורית) האם תהפוך את זרימת העבודה לזרימת עבודה טורית, על משתתף אחד להשלים משימה לפני שהמשתתף הבא יקבל משימה.	בחר בלחצן משתתף אחד בכל פעם (טורי).
   מתן אפשרות למשתתפים בזרימת עבודה להקצות מחדש את משימותיהם לאנשים אחרים	בחר בתיבת הסימון הקצה מחדש את המשימה לאדם אחר.
   מתן אפשרות למשתתפים בזרימת עבודה לבקש שינוי במסמך או בפריט שיאושר לפני השלמת משימה	בחר בתיבת הסימון בקשה לשינוי לפני השלמת המשימה.

   ערכי לתחילת זרימת עבודה המהווה ברירת מחדל

   לשם	בצע פעולה זו
   ציון רשימת ברירת המחדל של משתתפים עבור כל המופעים של זרימת עבודה זו	הקלד את שמות האנשים שברצונך שישתתפו בעת התחלת זרימת העבודה, או לחץ על אישורים כדי לבחור אנשים וקבוצות מתוך שירות מדריך הכתובות. הערה: אם הגדרת זרימת עבודה זו כזרימת עבודה טורית, הוסף את השמות של המשתתפים בזרימת העבודה בסדר בו ברצונך שהמשימות יוקצו.
   הקצאת משימה יחידה לקבוצות	בחר בתיבת הסימון הקצה משימה בודדת לכל קבוצה שהוזנה (אל תרחיב קבוצות). בחר באפשרות זו אם בכוונתך לציין קבוצות כמשתתפים בזרימת עבודה וברצונך להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה במקום משימות בודדות עבור כל חבר בקבוצה.
   מתן אפשרות לאנשים המתחילים את זרימת העבודה לשנות או להוסיף משתתפים	בחר בתיבת הסימון אפשר שינויים ברשימת המשתתפים כאשר זרימת עבודה זו כבר התחילה. אפשרות זו נבחרת כברירת מחדל. אם ברצונך למנוע מאנשים המתחילים את זרימת העבודה את היכולת לשנות או להוסיף משתתפים, נקה תיבת סימון זו.
   ציון הודעת ברירת מחדל המופיעה עם כל משימה	הקלד הודעה או הוראות בתיבת הטקסט.
   ציון תאריך יעד עבור זרימות עבודה מקביליות	הקלד או בחר תאריך תחת יש לסיים את המשימות עד (מקבילי).
   ציון כמות הזמן שיש למשתתפים בזרימת עבודה טורית כדי להשלים משימות זרימת עבודה	תחת תן לכל אדם את הקצאת הזמן הבאה לסיום המשימה שלו (טורי), הקלד מספר ולאחר מכן בחר בימים או בשבועות כתוספת הזמן הקבועה.
   ציון רשימת אנשים שעליהם לקבל התראות (לא הקצאות משימה) עם תחילת זרימת העבודה	תחת הודעה לאחרים, הקלד את שמות האנשים שברצונך שיקבלו הודעה או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

   משלימות את זרימת העבודה

   לשם	בצע פעולה זו
   קביעה שזרימת עבודה מקבילית תושלם לאחר שמספר מסוים של משתתפים יסיימו את משימותיהם	בחר בתיבת הסימון יסתיים מספר המשימות הבא ולאחר מכן הקלד מספר. הערה: אפשרות זו אינה זמינה אם זרימת העבודה שלך היא זרימת עבודה טורית.
   קביעה שזרימת עבודה תושלם לאחר דחיית המסמך או הפריט	בחר בתיבת הסימון המסמך נדחה.
   קביעה שזרימת עבודה תושלם לאחר שינוי המסמך או הפריט	בחר בתיבת הסימון המסמך השתנה.

   פעילויות זרימת עבודה לאחר ההשלמה

   לשם

   בצע פעולה זו

   עדכון מצב האישור עבור מסמך או פריט לאחר שזרימת העבודה הושלמה

   בחר בתיבת הסימון עדכן את מצב האישור (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן). אם אתה משתמש בזרימת עבודה של 'אישור' זו כדי לנהל אישור תוכן (צמצום) עבור ספריה, ובחרת בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט בדף 'הוספת זרימת עבודה', אפשרות זו נבחרת כברירת מחדל. אם לא בחרת בתיבת הסימון הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריטבדף 'הוספת זרימת עבודה' מכיוון שאין ברצונך שזרימת עבודה זו תהיה זרימת העבודה של ברירת המחדל לאישור תוכן עבור ספריה, באפשרותך לבחור בתיבת הסימון עדכן את מצב האישור (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן)כדי להפוך זרימת עבודה זו לזרימת עבודה משנית לאישור תוכן שמשתמשים ספציפיים יוכלו להתחיל באופן ידני.

9. לחץ על אישור.

לראש הדף

התחלת זרימת עבודה של 'אישור' במסמך או בפריט

באפשרותך להתחיל באופן ידני זרימת עבודה של 'אישור' על מסמך או פריט ישירות מתוך הרשימה או הספריה שבה הוא שמור. ייתכן שהאפשרויות הזמינות לך בעת התחלת זרימת העבודה ישתנו לפי הדרך שבה זרימת עבודה זו הותאמה אישית בעת הוספתה לרשימה, לספריה או לסוג תוכן עבור הפריט. עליך להיות בעל ההרשאה 'עריכת פריטים' לפחות כדי להתחיל זרימת עבודה. ייתכן שחלק מזרימות העבודה ידרשו שתהיה גם בעל ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי להפעיל זרימת עבודה במסמך או בפריט.

1. אם הרשימה או הספריה לא פתוחה, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

   אם שם הרשימה או שם הספריה שלך לא מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הרשימה או הספריה שלך.

2. הצבע על שם המסמך או הפריט שעבורם ברצונך להתחיל זרימת עבודה, לחץ על החץ שיופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה.

3. תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על שם זרימת העבודה של 'אישור' שברצונך להתחיל.

4. הקלד את שמות האנשים שברצונך שיאשרו את המסמך או הפריט בשורה אישורים, או לחץ על אישורים כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

   הערה: אם זרימת העבודה שלך היא זרימת עבודה טורית, הקלד או בחר את שמות המשתתפים בזרימת העבודה בסדר בו ברצונך שהמשימות יוקצו.

5. אם אתה כולל קבוצות כמשתתפים בזרימת עבודה, בחר בתיבת הסימון הקצה משימה בודדת לכל קבוצה שהוזנה (אל תרחיב קבוצות) אם ברצונך להקצות הודעת משימה אחת בלבד לקבוצה במקום הודעות משימה בודדות עבור כל חבר בקבוצה.

6. אם ברצונך לכלול הודעה או הוראות משימה מסוימות, הקלד מידע זה בתיבת הטקסט תחת הקלד הודעה שתיכלל בבקשה שלך.

7. כדי לציין את המועד בו יש להשלים את המשימה, תחת תאריך יעד, בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • עבור זרימת עבודה טורית, הקלד מספר ולאחר מכן בחר בימים או בשבועות כתוספת זמן.

   • עבור זרימת עבודה מקבילית, הקלד או בחר תאריך תחת יש לסיים את המשימות עד.

   • אם ברצונך שאנשים אחרים יקבלו הודעות (לא הקצאות משימה) עם תחילת זרימת העבודה, הקלד את שמותיהם בשורה עותק או לחץ על עותק כדי לבחור אנשים וקבוצות משירות מדריך הכתובות.

8. לחץ על הפעל.

לראש הדף

השלמת משימה של זרימת עבודה של 'אישור'

משתתפים בזרימת עבודה של 'אישור' יכולים להשלים את משימות זרימת העבודה שלהם מתוך רשימה או ספריה שבהן הפריט או המסמך ממוקם או ישירות מתוך תוכניות מסוימות שהן חלק מ- מהדורה 2007 של Office. לקבלת מידע אודות הדרך להשלים משימה של זרימת עבודה בתוכנית לקוח, עיין ב'עזרה' עבור תוכנית זו.