שיטות עבודה מומלצות עבור פגישת Lync

הגדרת פגישת Lync אישית

השתמש Outlook או ב- Web Scheduler כדי לתזמן Lync פגישה, ופעל בהתאם לשיטות עבודה מומלצות אלה.

הערה: לקבלת פרטים אודות אופן תזמון פגישה Lync, ראה הגדרת פגישת Lync.

תזמון הפגישה

לפגישה קטנה ולא רשמית עם אנשים מהחברה שלך, השתמש באפשרויות הפגישה המוגדרות כברירת מחדל במקום לבצע שינוי בהגדרות. זכור כי אפשרויות ברירת המחדל מאפשרות לכולם להיות מציגים ולהצטרף לפגישה באופן ישיר.
אם יש לך דרישה ספציפית לפגישה, לדוגמה, קהל גדול יותר, נתונים מאובטחים או לקוחות חיצוניים, הקפד לשנות את אפשרויות הפגישה בהתאם לדרישה. לקבלת מידע, ראה שינוי הגדרות משתתף עבור פגישות Lync.

הערה: המספר המרבי של משתתפים בפגישה הוא 250.

אם יש לך גם משתתפים באופן אישי וגם באופן מקוון ואתה משתמש ב- Outlook, באפשרותך לנהל את הפגישה Lync שלך בחדר ישיבות. לחץ על מאתר החדרים בבקשה לפגישה של Outlook‏ כדי לחפש ולהוסיף חדר ישיבות בבניין הרצוי. תוכל גם להזמין את החדר בנפרד ולהוסיף את פרטי החדר בתיבה מיקום בבקשה לפגישה.

הקצאת מציג כגיבוי

בחר מציג כגיבוי, במקרה שאין באפשרותך להצטרף או במקרה של איחור. מציג כגיבוי יכול גם להפעיל את ההקלטה, לעזור ולנהל את הקהל, או לפקח על שאלות הנשלחות בפגישה, כך שתוכל להתמקד במצגת שלך. הדבר חשוב במיוחד אם מדובר בפגישה גדולה או באירוע.

כלול מסמך הדרכה או קישור להדרכה בבקשת הפגישה שלך

אם אתה מזמין משתתפים שאינם מכירים את Lync, כלול מסמך הדרכה 'כיצד לבצע' או קישור להדרכה של Lync בבקשה לפגישה כדי לעזור להם ללמוד אודות תכונות הפגישה לפני ההצטרפות לפגישה.

הוספת הערות לבקשה לפגישה

בעת תזמון הפגישה שלך, אם אתה משתמש ב- OneNote, באפשרותך להוסיף הערות פרטיות או משותפות. כך יוכלו המוזמנים להציג ולערוך את ההערות המשותפות לפני הפגישה, אם יש להם הרשאה מתאימה. פשוט לחץ על הערות לפגישה ברצועת הכלים של ההזמנה, והוסף הערות משותפות עבור הבקשות לפגישה, או הערות משלך (שאינן גלויות לאחרים). ראה שימוש בהערות משותפות ופרטיות בפגישת Lync לקבלת מידע נוסף.

הצטרפות לפגישת Lync אישית

לקבלת פרטים אודות אופן ההצטרפות לפגישת Lync, ראה הצטרפות לפגישת Lync. נהג לפי שיטות העבודה המומלצות עבור הצטרפות:

היכנס לפגישה שלך 10 עד 15 דקות לפני תחילתה, כדי להתכונן ולהספיק לפתור בעיות במידת הצורך.
לפני הפגישה, החלט אם אתה משתמש בשמע מחשב (Lync שמע ווידאו משולבים) או בטלפון (אם הבקשה לפגישה כוללת פרטי התקשרות), עבור חלק השמע של הפגישה.
אם אתה משתמש בשמע מחשב, הגדר את התקני השמע והווידאו שלך ובדוק את איכותם. באפשרותך להשתמש במיקרופון וברמקולים של המחשב או לחבר אוזניות. לקבלת מידע נוסף, ראה הגדרה ובדיקה של שמע ב- Lync והגדרת וידאו של Lync ופתרון בעיות בווידאו.
אם אתה משתמש בטלפון עבור השמע של הפגישה ואתה מותאם לשימוש בשיחות ועידה נכנסות (פנה לתמיכה הטכנית במקום העבודה שלך לקבלת פרטים), נצל את התכונה 'התקשר אלי Lync'התקשר אליי '. בחלון הצטרפות לשמע פגישה, בחר באפשרות התקשר אלי אל והקלד את מספר הטלפון שבו ברצונך לקבל שיחה. בעת השימוש בתכונה זו, לא תצטרך להזין את מזהה הפגישה או את מספר הזיהוי האישי.
במידת האפשר, השתמש באוזניות, במקום במיקרופון וברמקולים של המחשב שלך, לאיכות שמע גבוהה יותר.
איכות השמע תלויה במידה רבה בתנאי הרשת. השתמש בחיבור רשת קווי והקפד לכבות את התקשורת האלחוטית במחשב שלך.
לאחר שתצטרף לפגישה, השתק את המיקרופון אם אינך מדבר.

הכרת מספר הזיהוי האישי

ברוב המקרים אינך צריך להשתמש במספר זיהוי אישי (PIN) כאשר אתה מתקשר לפגישה באמצעות הטלפון. אתה מחובר ישירות והמספר שלך מופיע ברשימת המשתתפים. אך אם תרצה להתקשר בתור מנהל הפגישה או בתור מתקשר מורשה, תתבקש לספק את מספר הזיהוי האישי שלך ו/או את המספר או השלוחה שלך בעבודה.

הערה: המשמעות של התקשרות בתור מתקשר מורשה היא שהפגישה מאובטחת ויש לזהות אותך לפני שאתה מצטרף לפגישה.

מומלץ לשמור את מספר הזיהוי האישי זמין למקרה שתזדקק לו. אם אינך זוכר את ה- PIN, לחץ על שכחת את ה- PIN לחיוג נכנס? בבקשת הפגישה, ובצע את ההוראות בדף כדי לאפס.

חשוב: פרטי ההתקשרות כלולים רק בפגישות המוגדרות על-ידי משתמשים שתצורת חשבונותיהם נקבעה עבור שיחות ועידה נכנסות. לקבלת פרטים, פנה לתמיכה הטכנית במקום העבודה שלך.

הצגה בפגישת Lync אישית

כדי ללמוד כיצד להגדיר הפעלת שיתוף, ראה שיתוף של שולחן העבודה או תוכנית. בעת השיתוף, מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:

בקש מעמית לעבודה להיכנס לפגישה איתך כדי לאמת את איכות השמע של הפגישה והאיכות החזותית שלה.
בדוק את האפשרויות בפגישה כדי לוודא שבחרת את תכונות הקהל הרצויות, כגון הרשאות משתתף, הצגת תוכן, או הרשאות ביאור.
השאר מספיק זמן לשאלות ויידע את הקהל שבאפשרותו להקליד שאלות או הערות במקטע ההודעות המיידיות של הפגישה.
השתק את עצמך כאשר אינך מדבר, וודא שאתה יודע כיצד להשתיק או לבטל השתקה של המשתתפים במידת הצורך, הן באמצעות Lync והן באמצעות פקודות צליל מגע בטלפון, אם אתה משתמש בטלפון (הקש *1 בלוח החיוג של הטלפון כדי לשמוע את הפקודות).
הזכר למשתתפים בתחילת הפגישה כיצד להשתיק את עצמם וכיצד לבטל את ההשתקה.

אם אתה משתמש ב- PowerPoint:

צמצם את חבילת השקופיות ל- 15 שקופיות או פחות, עם גופנים גדולים יותר (מעל ל- 30 נקודות), ורקע פשוט כדי להימנע מהסחות.
העלה את המצגת מראש ותרגל שימוש בפקדים כדי להעביר את השקופיות או להוסיף ביאורים. לדוגמה, באפשרותך להדגיש נקודות חשובות באמצעות מצביע לייזר או חותמות.
היעזר בהערות המציג כדי לזכור את הנקודות לשיחה. ראה הצגת שקופיות PowerPoint בפגישת Lync לקבלת מידע נוסף.

אם אתה משתף את שולחן העבודה או תוכנית:

זכור שכאשר אתה משתף תוכנית, רק התוכניות והמסמכים שאתה משתף גלויים למשתתפים. אם תנווט לתוכניות אחרות, הן לא יהיו גלויות בפגישה.
השתמש בשיתוף שולחן עבודה אם עליך לעבור בין תוכניות.
לחץ על תצוגה מקדימה בחלון הפגישה כדי לראות אלו דברים רואים המשתתפים בעת שיתוף שולחן עבודה או תוכנית.
ידע את הקהל שבאפשרותו להגדיל את אזור התצוגה שלו על-ידי מעבר למצב 'מלא'. לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף של שולחן העבודה או תוכנית.

קיום הפגישה בחדר ישיבות

מומלץ לתת לעצמך זמן להתכונן לקראת החדר לפני תחילת הפגישה, כדי לוודא Lync מוגדרת לפעול עם התקני השמע והווידאו של החדר.

חבר את המחשב הנישא שלך למקרן ולטלפון של חדר הישיבות במידת הצורך.
השתק את המיקרופון והרמקולים של המחשב שלך, אם יש הד. בקש גם מאנשים אחרים בחדר להשתיק את המיקרופון והרמקולים שלהם אם הם Lync.
באפשרותך לחבר את הטלפון בחדר למחשב שלך או להשתמש בו כדי לחייג לשמע הפגישה, אם הבקשה לפגישה כוללת פרטי התקשרות.
אם אתה משתמש במקרן של החדר, חבר את הכבל למחשב שלך ובחר את התצוגה המתאימה. בלוח המקשים, הקש על מקש Windows + P כדי להעלות את התצוגה ולאחר מכן לחץ על: שכפל, כדי להציג את שולחן העבודה שלך הן בצג המחשב והן במקרן של החדר; הרחב, כדי להרחיב את שולחן העבודה מצג המחשב וממקרן החדר; או מקרן בלבד, כדי להציג את שולחן העבודה שלך רק במקרן החדר.

עצה: מומלץ לבחור באפשרות שכפל כדי שתוכל לראות את הפגישה הן על הצג שלך והן בתצוגת החדר.

לראש הדף