לוח השנה של Outlook משולב באופן מלא עם דואר אלקטרוני, אנשי קשר ותכונות נוספות. שילוב זה הופך את רכיב לוח השנה לאחת מהתכונות הפופולריות ביותר של Outlook. במאמר זה, תקבל הדרכה לשימוש בתכונות השונות של לוחות השנה. בנוסף, נציג את השיפורים בלוח השנה שנועדו במיוחד להפוך את החוויה שלך לעקבית יותר.
הערה: שיפורים רבים בלוח השנה נוספו בערכות Service Pack מאוחרות יותר של Outlook 2007. למרות ש- Outlook 2007, Outlook 2010 ו- Outlook 2013 הגיעו לסוף מחזור חיי התמיכה שלהם, רבים מהשיפורים המוקדמים הללו עדיין Outlook 2016 יותר.
עבודה בתרחיש מנהל/נציג
אם הארגון שלך מאפשר זאת, קבע את תצורת Outlook כך שיתחבר לתיבת הדואר שלך ב- Exchange באמצעות מצב Cached Exchange. מצב זה מספק את הביצועים הטובים ביותר.
גירסאות חדשות יותר של Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook עבור iOS, Outlook עבור Android Microsoft Outlook עבור Mac כוללות שיפורים רבים בתכונת הנציג. לקבלת מידע נוסף אודות גירסאות אלה, ראה:
תכונת הנציג של Outlook בגירסאות מעורבות של Microsoft Outlook ו- Entourage
עבור תרחישי שיתוף מודלים חדשים (REST), מומלץ לנו להשתמש ברמות ההרשאות הפשוטות (יכולות לערוך, להציג כותרות ומיקומים וכו') במקום להתאים אישית הרשאות עבור נציגים. רמות הרשאה מותאמות אישית אינן נתמכות בשיתוף מודלים חדש והן עלולות להוביל לתוצאות בלתי צפויות.
הגבלת מספר הנציגים
Outlook לא מגביל את מספר הנציגים שניתן להוסיף. עם זאת, מומלץ להעניק הרשאות עורך לנציג אחד (1) בלבד. הדבר מאפשר לך לעקוב אחר המועד והאופן שבו הפגישה עברה עיבוד. אם לוקחים בחשבון את העובדה שהנציג יכול להשתמש במכשירים מרובים כדי לגשת לנתונים שלך, הרי שהקצאת מספר רב של נציגים בעלי הרשאת עורך עלולה להקשות עליך מאוד לקבוע מדוע פגישות מסוימות חסרות או לא מעודכנות.
גם אם אתה מעניק הרשאת עורך לנציג אחד בלבד, הימנע מהוספת מספר גדול של נציגים בעלי הרשאות סוקר או משתתף. הסיבה לכך היא שהוספת מספר גדול של נציגים עלולה להעמיס על משאבים אחרים. לדוגמה, ייתכן שלא תהיה אפשרות להגיע למגבלת הגודל של נתוני הכללים. כאשר אתה מוסיף נציג, מתרחשים שינויים שונים:
-
Outlook מחיל הרשאות על תיקיות רלוונטיות.
-
התכונה PublicDelegates של Active Directory מתעדכנת כדי להוסיף הרשאות "שליחה בשם" לנציג.
-
Outlook מוסיף את הנציג לכלל העברה בתיבת הדואר של המנהל. פעולה זו מעבירה בקשות לפגישה אל הנציג.
-
Outlook שומר פרטי נציגים נוספים בתיבת הדואר של המנהל.
לכל אחד בתחומי רכיבים אלה עשויות להיות מגבלות שונות. התקרבות למגבלות אלה עשויה להשפיע על הביצועים והיציבות.
הערות:
-
במהלך שלבי הפיתוח והבדיקות של המוצר, Microsoft השתמשה במספר מרבי של ארבעה (4) נציגים. בנוסף, נציגים אלה השתמשו רק ב- Outlook. הבדיקות לא כללה שימוש במכשירים.
-
אם עליך להחליף את הנציג שהוענקה לו הרשאת עורך, זמנית או לצמיתות, שנה את ההרשאות מעורך לסוקר או ללא. לאחר מכן, הענק הרשאות עורך לנציג החדש או לנציג הגיבוי.
עבודה עם פגישות חוזרות
קביעת תאריכי סיום והגבלת מספר המופעים
Outlook מאפשר לך לתזמן בקלות פגישה שיש לה כמה מופעים סדירים. מומלץ תמיד להגדיר תאריך סיום ולהגביל את הסידרה החוזרת למספר ספציפי של מופעים. סביר להניח שפגישות חוזרות ידרשו שינויים בשלב מסוים. לדוגמה, משתתפים יתווספו למופע יחיד או יוסרו ממנו, או שמיקום הפגישה או השעה ישתנו עקב תאריכי חופשה או נסיבות לא צפויות. Outlook שומר את כל אחד מהשינויים הייחודיים הללו כחריגה לפגישה. פגישות שיש להן מספר גבוה של חריגות עלולות להוביל ליצירת סדרת פגישות שקשה לנהל. בנוסף, ייתכן שפגישות אלה יציגו אופן פעולה בלתי צפוי. תמיד ניתן ליצור סדרת פגישות חדשה כאשר הסידרה הנוכחית מסתיימת. כאשר אתה שוקל את מספר המופעים, שקול גם את תדירותם. במהלך תקופה של שנה, פגישה פעמיים שבועית תכלול כ- 90 מופעים נוספים מאשר פגישה חודשית באותה תקופה.
סיום פגישה חוזרת לפני תאריך הסיום המקורי
אמנם, באפשרותך לבטל פגישה חוזרת, אולם אפשרות טובה יותר היא לשנות את תאריך הסיום של הסידרה. באופן זה אתה והמשתתפים תוכלו לשמור תיעוד של הפגישות שהתרחשו בעבר. אם תבטל את הפגישה החוזרת כולה, היסטוריה זו תאבד. האפשרות הטובה ביותר היא להגדיר תאריך סיום חדש ולאחר מכן לשלוח את העדכון לכל המשתתפים. פעולה זו תגרום לסיום סידרת הפגישות מוקדם יותר, תוך שמירת תיעוד של הפגישות הקודמות.
הערות:
-
אם אתה מסיים את סידרת הפגישות מוקדם יותר, חריגים המשויכים לפגישה החוזרת יאבדו. לקבלת מידע נוסף על חריגים, ראה "הגדרת תאריכי סיום והגבלת מספר המופעים" לעיל.
-
שיטת עבודה מומלצת זו חלה גם כאשר עליך לשנות את הנושא של סידרת פגישות קיימת. סיים את סידרת הפגישות מוקדם וצור פגישה חוזרת חדשה באמצעות נושא אחר.
לקבלת מידע נוסף אודות ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה, ראה: ביטול כל הפגישות העתידיות בסידרה
החלפת המארגן
Outlook אינו מספק דרך לשינוי מארגן פגישה. כדי לשנות את מארגן הפגישה של פגישה חוזרת, סיים את הפגישה החוזרת. לשם כך, הגדר תאריך סיום מוקדם יותר ושלח את העדכון לכל המשתתפים. לאחר ביצוע שלב זה, המארגן החדש יצטרך ליצור פגישה חוזרת חדשה.
לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריך סיום מוקדם יותר, ראה ביטול פגישה.
הימנעות משימוש בפגישה חוזרת לשיתוף קבצים מצורפים
קבצים מצורפים מוסיפים למידת המורכבות של חריגות בפגישות חוזרות. כל חריגה מכילה עותק משלה של הקבצים המצורפים. כאשר חריגות נוספות לפגישות חוזרות, נוצרים עותקים חדשים של הקבצים המצורפים. אם אתה מבצע שינויים בקבוצה אחת של קבצים מצורפים, שינויים אלה אינם מופצים בחריגות האחרות. אם אתה דורש שכל המשתתפים כוללים את העותק העדכני ביותר של השינויים עבור כל פגישה נתונה, מומלץ, כאשר הדבר אפשרי, לשמור קבצים מצורפים ב- SharePoint או ב- OneDrive ולשתף עם קישור.
הערה: הפעולות של הוספה והסרה של קבצים מצורפים לפגישות עצמאיות שאינן חוזרות נתמכות באופן מלא.
עיבוד כל בקשות הפגישה וביטולים
אף על פי שיש לך אפשרות למחוק בקשה לפגישה ישירות מתיבת הדואר הנכנס שלך, עליך לעבד את הבקשה לפגישה באופן נכון על-ידי אישור או דחייה של הבקשה. השתמש תמיד בפקודה הסר מלוח השנה כדי לעבד ביטולי פגישות מתיבת הדואר הנכנס שלך. הימנע מעיבוד פגישות ישירות במודול לוח השנה.
הימנעות מהעתקת פגישות
Outlook מסיר בכוונה את כל הקישורים הקיימים בין פגישה שהועתקה לבין הפגישה המקורית. פעולה זו מסייעת במניעת חוסר עקביות. גירסאות חדשות יותר של Outlook מוסיפות את מחרוזת הטקסט "עותק:" לנושא. הדבר מאפשר לזהות עותקי פגישות בקלות.
אין עוד תמיכה בהעתקת פגישות החל מגירסה 2311 של Outlook. זהו שינוי מכוון למניעת העתקת פגישות. פעולות הקשורות לפגישות שהועתקו מניבים תוצאות בלתי צפויות, ולכן מומלץ להימנע מהעתקת פגישות. זו הייתה שיטות עבודה מומלצות ותרגול ארוכות-שנים. כדי להגביל את התוצאות הלא צפויות, צוות Outlook יישם חסימת העתקת פגישות.
לקבלת מידע נוסף אודות העדכון האחרון לחסימת העתקת פגישות, ראה:
Outlook חוסם העתקת פגישות באמצעות "העתקת פגישות אינה נתמכת".
העברת בקשות לפגישה
אם אתה משתמש ב- Outlook 2010 ואילך ואתה משתתף בפגישה, באפשרותך להעביר פגישה לאדם אחר המשתמש ב- Outlook 2010 ואילך עם התכונה הודעת העברה לנמענים של פגישה. בעת שימוש ב- Outlook 2010 או בגירסה חדשה יותר להעברת פגישה לאדם שלא הוזמן לפגישה במקור, Outlook שולח הודעת העברה של פגישה למארגן הפגישה. כאשר מארגן הפגישה מקבל את ההודעה על הפגישה, המשתתף החדש מתווסף לפגישה של המארגן. אם המשתתפים הקיימים צריכים לדעת שנוסף לפגישה עוד משתתף, על המארגן לפתוח את הזמנת הפגישה ולשלוח עדכון לפגישה לכל המשתתפים.
הערה: אם ברצונך ליידע מישהו אודות פגישה, אך לא להזמין אותו, פשוט גרור את בקשת הפגישה מלוח השנה אל הסמל של דואר בפינה הימנית התחתונה של Outlook. פעולה זו פותחת הודעת דואר אלקטרוני עם מידע אודות הפגישה שבאפשרותך לשלוח. שים לב כי הודעת דואר אלקטרוני זו אינה מוסיפה את הנמענים לפגישה, והיא מכילה רק פרטי פגישה כגון תאריך, שעה, נושא ו סדר יום.
עבור משתמשי Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server 2007 הציג גם הוא את התכונה 'הודעת העברה לנמענים של פגישה' כחלק מהתכונה Calendar Attendant. אם אתה משתמש ב- Outlook כדי להתחבר לתיבת דואר בארגון Exchange Server, אופן הפעולה של הודעות העברה לנמענים של פגישות עשוי להיות כפוף להגדרות Exchange, אם מנהל Exchange קבע את תצורתו. לדוגמה, מנהל Exchange יכול למנוע שליחה של הודעות העברה לנמענים של פגישה לתחומים מרוחקים.
באופן כללי, מומלץ שמשתתפים לא יעבירו פגישות אם הם לא נמצאים באותו ארגון Exchange של מארגן הפגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:
-
המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.
-
מנהל Exchange של המשתתף מתיר שליחה של הודעות העברה לנמענים של פגישה לתחומים מרוחקים.
-
המארגן משתמש בלקוח Microsoft Outlook.
במקרה של משתתף המשתמש במערכת דואר שאינה של Exchange, מומלץ בדרך כלל לא להעביר פגישה, אלא אם כן כל התנאים הבאים מתקיימים:
-
המשתתף משתמש ב- Microsoft Outlook 2010 ואילך.
-
המארגן משתמש בלקוח Microsoft Outlook.
אם, מסיבה כלשהי, המארגן לא מקבל את הודעת ההעברה לנמענים של הפגישה, משתתפי הפגישה לא נוספים לפגישה של המארגן. אם המארגן משנה לאחר מכן את הפגישה ושולח עדכון, העדכון נשלח רק למוזמנים המקוריים. המשתתפים שקיבלו קודם לכן את העותק המועבר של הפגישה לא יקבלו את העדכון.
אם המגבלות לעיל מונעות ממך להעביר הזמנות לפגישה בהצלחה ובעקביות, מומלץ פשוט לבקש ממארגן הפגישה להוסיף את המשתתפים הרצויים. חשוב לבקש ממארגן הפגישה להוסיף את הנמענים הרצויים אם אינך בטוח שהסביבה שלך ושל המשתתפים הרצויים עונה על התנאים המפורטים לעיל.
הערה: נציגי Outlook אינם מקבלים הודעות העברה לנמענים של פגישה.
המלצות נוספות עבור משתמשי Microsoft Exchange
עדכון מכשירים המתחברים ללוח השנה שלך
ודא שבכל מכשיר המתחבר ללוח השנה שלך מותקנים העדכונים האחרונים. מכשירים מסוימים משתמשים ב- Exchange ActiveSync כדי לסנכרן את לוח השנה ותיקיות אחרות. מכשירים אלה כוללים את Outlook עבור iOS, Outlook עבור Android, Apple iOS ומכשירי Android. מכשירי BlackBerry ומכשירים נוספים של Research In Motion (RIM) יכולים גם להסתנכרן עם לוח השנה.
לקבלת מידע נוסף אודות כמה מהבעיות הידועות, ראה: בעיות נוכחיות עם Microsoft Exchange ActiveSync ומכשירים של ספקים חיצוניים.
הערה: במקרים מסוימים, מכשירים ולקוחות Outlook שונים עשויים לשנות פריטים בו-זמנית ובכך לגרום להתנגשויות. כדי למזער את הסבירות לכך, אל תעבד את אותו פריט בשני לקוחות או מכשירים או יותר בתוך פרק זמן קצר יחסית.
עדכון תוספים המשתלבים עם Outlook
רוב התוספות של Outlook ניגשות לנתונים של Outlook, אם לא כולן. תוסף עשוי לשנות פריט של Outlook שאתה עורך במקביל ב- Outlook או במכשיר אחר. הדבר עלול להוביל להתנגשויות. כדי לצמצם את הסבירות לכך, זכור להתקין את העדכונים האחרונים של כל התוספים או התוכניות המשתלבים עם Outlook. הסר או בטל את כל התוכניות והתוספים הללו שאינך משתמש בהם או שאינך זקוק להשתלבות שלהם עם Outlook.
הערה: במקרים מסוימים, מכשירים ולקוחות Outlook שונים עשויים לשנות פריטים בו-זמנית ובכך לגרום להתנגשויות. כדי למזער את הסבירות לכך, אל תעבד את אותו פריט בשני לקוחות או מכשירים או יותר בתוך פרק זמן קצר יחסית.
