הכנת מקור נתונים של Excel למיזוג דואר ב- Word

אם אתה לא משתמש במקור נתונים קיים של Excel עבור מיזוג הדואר שלך, באפשרותך להשתמש ברשימת אנשי הקשר או בפנקס הכתובות בקובץ .txt או .csv. אשף ייבוא הטקסט מנחה אותך לאורך השלבים כדי לקבל נתונים הנמצאים בקובץ . txt או. csv לתוך Excel.

1. פתח את Excel.

2. פתח את הכרטיסיה נתונים, בחר מטקסט/CSV.

3. בחר את קובץ ה- ‎.txt או ה- ‎.csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.

4. באשף ייבוא הטקסט, בחלונית סוג נתונים מקורי, בחר מופרד.

   

5. בחר את תיבת הסימון הנתונים שלי כוללים כותרות שמעל לחלונית תצוגה מקדימה אם הקובץ שאתה מייבא כולל כותרות ולאחר מכן בחר הבא.

6. בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שבו משתמשים הנתונים שלך ולאחר מכן בחר הבא.

   

   עצה: החלונית תצוגה מקדימה של נתונים מראה לך איך ייראו התוצאות בעיצוב טבלה.

7. תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים, ותחת תבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.

   

   הערות: 

   • התבניות הזמינות הן כללי, טקסטותאריך. בכל פעם שתחיל תבנית נתונים על עמודה, שם התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור עמודה זו.

   • ניתן לעצב עמודה המכילה נתונים מספריים, כגון אחוז או ערך מטבע, לדוגמה, לאחר ייבוא הקובץ. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף המשנה הבא של Excel "עיצוב נתונים מספריים".

8. חזור על שלב 7 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

9. בחר סיום.

10. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון העבודה הקיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.

    

    זהירות: כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנוכחי שנבחר. הנתונים מיובאים החל מכתובת התא בעל השם.

11. לאחר הסיום, שמור את מקור הנתונים שלך עם שם קובץ חדש.

עיצוב נתונים מספריים ב-Excel

עצב נתונים מספריים כגון אחוזים או ערכי מטבע בכל מקור נתונים חדש או קיים ב-Excel שבו אתה מתכוון להשתמש במיזוג דואר של Word. כדי לשמור על הנתונים המספריים שעיצבת במהלך מיזוג הדואר כאחוז או כערכי מטבע, עקוב אחר ההוראות בשלב 2: השתמש בחילופי מידע דינאמיים (DDE) עבור מקטע של מיזוג דואר.

במקור הנתונים של Excel שבו תשתמש עבור רשימת דיוור במיזוג דואר של Word, הקפד לעצב נכון עמודות של נתונים מספריים. עצב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כך שתתאים לקטגוריה ספציפית, כגון מטבע.

1. פתח את מקור הנתונים שלך ב-Excel.

2. בחר עמודה שברצונך לעצב.

3. בכרטיסיה בית, בקבוצה מספר, בחר את החץ למטה בתיבה תבנית מספר (כללי) ולאחר מכן בחר אפשרות ברשימה.

   

4. חזור על שלבים 2 ו-3 לפי הצורך.

5. כשתסיים, בחר שמור.

כאשר יש לך מקור נתונים של Excel המכיל מספרים מעוצבים כגון אחוזים וערכי מטבע, ייתכן שחלק מהנתונים המספריים לא ישמרו על העיצוב שלו במהלך מיזוג דואר. תקבל את תוצאות מיזוג הדואר הרצויות, ותוכל לשמור על העיצוב של הנתונים המספריים שלך ב-Excel באמצעות DDE.

1. פתח את Word, בחר קובץ > אפשרויות > מתקדם.

2. תחת כללי, בחר את תיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

   

3. בחר אישור.

4. בכרטיסיית דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר > אשף מיזוג דואר שלב אחר שלב.

   

5. בחלונית מיזוג דואר, תחת בחר נמענים, בחר השתמש ברשימ קיימת.

   

6. תחת השתמש ברשימה קיימת, בחר עיון ולאחר מכן פתח את הגיליון האלקטרוני המעוצב.

7. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים, בחר את תיבת הסימון הצג הכל, ולאחר מכן בחר את MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ > אישור.

   

8. בתיבת הדו-שיח של Microsoft Excel, בחר הגיליון האלקטרוני כולו > אישור.

   

9. כאשר נפתחת תיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בחר אישור.

   

10. המשך עם מיזוג המכתב, דואר אלקטרוני, תווית, או המעטפה שלך.