ניהול הגדרות ב'משמרות'

במאמר זה

• הגדרת אזור הזמן

• הגדרת תחילת השבוע

• העתקת משמרות

• פתיחת משמרות

• החלף בקשות משמרת

• בקשות להצעת משמרת

• בקשות לכיבוי זמן

• הוספה או עריכה של סיבות של זמן קצוב

• שעון זמן

• הגדרת בקרות פרטיות עבור ניראות משמרת

• תגיות מבוססות Shift ב- Teams

הגדרת אזור הזמן

הגדר את אזור הזמן כדי להבטיח שהמ משמרות הצוות שלך יוצגו באזור הזמן הנכון בהתבסס על מיקום הצוות שלך. תחת אזור זמן של צוות, בחר את אזור הזמן של מיקום הצוות שלך ולאחר מכן, תחת העיר הקרובה ביותר , בחר את העיר הקרובה ביותר למיקום הצוות שלך.  

הגדרת תחילת השבוע

בהתאם לנתונים של הארגון שלך, ייתכן שתרצה להתאים את תחילת שבוע העבודה ליום אחר. תחת תחילת השבוע, בחר את היום בשבוע שבו ברצונך להתחיל את לוחות הזמנים שלך.

העתקת משמרות

בעת הגדרת לוחות הזמנים שלך, ייתכן שתרצה להעתיק ולהדביק משמרות (כולל משמרות פתוחות) מיום אחד לאחר.  

בחר אם לכלול פעילויות בעת העתקת משמרות. כאשר ההגדרה היא מופעל, פעילויות שהוספת לממשמרת המקורית נכללות באופן אוטומטי מועתקות אל המשמרות החדשות.

פתיחת משמרות

בחר אם ברצונך לפרסם משמרות פתוחות בלוח הזמנים כדי שעובדים תבקש.

כאשר 'משמרות פתוחות'מופעל:

• באפשרותך:

  • הוסף ושתף משמרות פתוחות עם הצוות שלך. 

  • הצג ואשר או דחה בקשות משמרת פתוחות מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • הצג ובקש משמרות פתוחות המשותפות עם הצוות.

  • עקוב אחר בקשות משמרת פתוחות משלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין. עובדים מקבלים גם הודעה כאשר משמרות פתוחות מוקצות להם. 

אם 'משמרות פתוחות' מוגדר כ'כבוי':

• לא ניתן ליצור משמרות פתוחות עבור הצוות שלך. עדיין תוכל להציג ולנהל בקשות משמרת פתוחות שבוצעו לפני כיבוי הגדרה זו.

• העובדים שלך אינם יכולים להציג או לבקש משמרות פתוחות שיש לבצע. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות משמרת פתוחות שהם ביצעו לפני שהגדרה זו בוטלה.

החלף בקשות משמרת

בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות להחלפת משמרות עם עמיתים לעבודה. 

כאשר 'החלף משמרות'מופעל: 

• באפשרותך להציג ולאשר או לדחות בקשות להחלפת משמרת מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • צור בקשות להחלפת משמרות עם עמית לעבודה בצוות.

  • נהל וקבל הודעות לגבי בקשות להחלפת משמרת שמגיעות אליהן מעמית לעבודה.

  • עקוב אחר בקשות החלפת המשמרת שלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.

אם האפשרות 'החלף משמרות ' מבוטלת:

• באפשרותך לנהל את כל בקשות ההחלפה שבוצעו לפני כיבוי הגדרה זו.

• העובדים שלך אינם יכולים ליצור בקשות להחלפת משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות להחלפת משמרת שהם ביצעו ולנהל את אלה שהגיעו אליהם מעמיתים אחרים לפני שהגדרה זו כבויה.   

בקשות להצעת משמרת

בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמיתים לעבודה.

כאשר האפשרות 'הצעות' מופעלת: 

• באפשרותך להציג ולאשר או לדחות בקשות למשמרת הצעה מהצוות שלך. בנוסף, תקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות. 

• העובדים שלך יכולים:

  • צור בקשות כדי להציע את המשמרות שלהם לעמית לעבודה בצוות.

  • נהל וקבל הודעות לגבי בקשות להצעה של משמרת שמגיעות אליהן מעמית אחר לעבודה.

  • עקוב אחר בקשות משמרת להצעה משלו, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.

אם האפשרות 'הצעות' מבוטלת:  

• באפשרותך לנהל את כל בקשות המשמרת של ההצעה שבוצעו לפני ביטול הגדרה זו.

• לעובדים שלך אין אפשרות ליצור בקשות להציע משמרות. הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות למשמרת הצעה שהם ביצעו ולנהל את אלה שהגיעו אליהם מעמיתים לעבודה לפני שהגדרה זו כבויה.

בקשות לכיבוי זמן

בחר אם עובדים יכולים ליצור בקשות לזמן קצוב.

כאשר בקשות זמן קצובמופעלות: 

• באפשרותך:

  • הקצה ושתף זמן קצוב לכל עובד בצוות שלך.

  • הצג ואשר או דחה בקשות זמן קצוב מהצוות שלך. תוכל גם לקבל הודעות כאשר עובדים יקבלו בקשות.

העובדים שלך יכולים: 

• הצג וקבל הודעות עבור זמן קצוב שהוקצו להם.

• צור בקשות תם-קצוב.

• עקוב אחר בקשות זמן קצוב משלהם, כולל בקשות המתבצעות ואישור מנהל ממתין.

אם בקשות זמן קצוב מבוטלות:  

• עדיין תוכל להקצות ולשתף זמן קצוב לכל עובד בצוות שלך ולנהל את כל בקשות הזמן הקצוב שבוצעו לפני ביטול הגדרה זו.

• העובדים שלך אינם יכולים ליצור בקשות של זמן קצוב. הם עדיין מקבלים הודעות כאשר מוקצה להם זמן קצוב. בנוסף, הם עדיין יכולים לעקוב אחר בקשות תם-קצוב שהם ביצעו לפני שהגדרה זו כבויה. 

הוספה או עריכה של סיבות של זמן קצוב

הוסף או שנה את הסיבות שבהם אתה והצוות שלך רואים ב-Shifts.

אתה משתמש באפשרויות אלה כאשר אתה מקצה זמן קצוב לעובדים בצוות שלך, והעובדים בוחרים מבין אפשרויות אלה כאשר הם מבקשים זמן קצוב.  

משמרות כוללות את הסיבות הבאות כברירת מחדל לחופשה: חופשה, יום מחלה, כבוי, עזיבה מההורה ופריטים שלא שולמו. באפשרותך לשנות את שמותיהם, לשנות את הסמלים שלהם או להסיר אותם, ובאפשרותך ליצור סיבות זמן קצוב מותאמות אישית משלך.

שעון זמן

עם שעון זמן, הצוות שלך יכול להיכנס ולהוות את המשמרות, להקליט הפסקות במהלך משמרות, ומתי הוא נמצא ב- Shifts למכשירים ניידים, לערוך ולא לאשר את רשומות גליון הזמן שלו. לקבלת מידע נוסף, ראה כניסה ויציאה באמצעות Shifts. 

באפשרותך לייצא ולהצג את דוח הזמן של הצוות שלך עבור כל תקופה נתונה. 

בעת הגדרת שעון זמן, באפשרותך לכלול זיהוי מיקום (אופציונלי) כדי לתעד אם העובדים שעון בתוך או החוצה מהמיקום שאתה מגדיר. 

כדי להפעיל שעון זמן:

1. בחר הפעל שעון זמן.  

2. אם ברצונך לכלול זיהוי מיקום, בחר כלול זיהוי מיקום עבור האפליקציה למכשירים ניידים, ומלא את הקואורדינטות עבור המיקום שבו אתה מצפה שעובדים ישעון לתוך האפליקציה למכשירים ניידים ויציאה.  

   כדי לקבל את הקואורדינטות, תזדקק למערכת מפה כגון מפות Bing או Google Maps. 

   • עבור אל מפות Bing והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר התוצאה מופיעה, עבור אל חלונית המידע מימין. תחת בקרבת מקום, תראה מידע כגון המדינה או האזור של הכתובת. הקואורדינטות ממוקמות בדיוק מתחת לזה. 

   • עבור אל Google Maps והזן את הכתובת שברצונך לקבל את הקואורדינטות שלה. כאשר התוצאה מופיעה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הנעץ האדום במפה כדי לראות את הקואורדינטות.

3. לאחר הפעלת שעון הזמן, באפשרותך לבחור ייצוא כדילייצא את דוח הזמן של הצוות שלך ולהצג אותו.
   
   

הגדרת בקרות פרטיות עבור ניראות משמרת

שלוט כמה זמן אחורה העובדים בעבר יוכלו לראות את המשמרות זה של זה ואת רמת הפירוט שהם רואים.  

השתמש בהגדרות הבאות כדי לשלוט ברמת הניראות:

• אפשר לעובדים לראות את כל המשמרות בעבר: הפעל כדי לאפשר לעובדים לראות את כל המשמרות של העמיתים שלהם בעבר. כדי להגביל את הניראות של משמרות קודמות, בטל הגדרה זו ולאחר מכן בחר משך זמן (בחודשים).

• אפשר לעובדים לראות מדוע עובדים אחרים ביקשו שעות קצוב והערות שהם כללו בבקשה שלהם לזמן קצוב: בטל אם ברצונך שעובדים יראו את שעות הסיום של עמיתיהם לעבודה באופן כללי, ללא גישה להערות או מסיבות ספציפיות. 

• אפשר לעובדים לראות את הערות המשמרת, הפעילויות וההפסקות הכלולות במ משמרות של עובדים אחרים: בטל כדי להגביל את רמת הפירוט שהעובדים יכולים לראות בממשמרת של עובד אחר.

תגיות מבוססות Shift ב- Teams

תגיות מבוססות Shift מאפשרות לך להגיע לעובדים במשמרת בזמן אמת. באמצעות תכונה זו, עובדים מוקצים באופן אוטומטי תגיות התואמות ללוח הזמנים ול שם הקבוצה שלהם ב- Shifts. 

הודעות נשלחות רק לעובדים שנמצאים במשמרת בזמן שהתגית משמשת בצ'אט של Teams או בפרסום ערוץ. 

מנהלי קו החזית יכולים לבחור אם להשתמש בתגיות מבוססות Shift ב- Teams.  

1. ב- Teams, בחר את הצוות שלך. 

2. בחר אפשרויות > נהל צוות ולאחר  מכן בחר את הכרטיסיה הגדרות.

3. במקטע תגיות, הפעל או כבה את הלחצן הדו-מצבי משמרות .