הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.
שיתוף פעולה במסמכים הוא רכיב חיוני כדי לעבוד באופן יעיל כצוות בארגון שלך. השילוב של SharePoint Technologies ו- Office 2010 מציע מגוון רחב של שיטות שיתוף פעולה של מסמך, בין שהם עריכה משותפת של גיליון אלקטרוני או ניתוב תוכנית עסקית באמצעות זרימת עבודה. הבנת הדרכים שתוכל לשתף פעולה במסמכים חיוני ביצוע הבחירה הטובה ביותר לצרכיך ולשפר את הפרודוקטיביות בשם עובד מידע.
עם זאת, תוכל לשתף פעולה במסמכים שלך, הימים העברת קבצים מצורפים בהודעות דואר אלקטרוני הן היסטוריה. מיום זה קדימה, לעולם עליך להעביר את המסמך סביב ולאחר מכן עליו להיאבק עם התאמת להתנגשויות בין גירסאות, ידנית מיזוג והחלונית ותיאום של שינויים, המעקב אחר למטה מי ביצעה מה ואיתור את הגירסה העדכנית ביותר.
הערות:
-
לקבלת מידע נוסף אודות עריכה משותפת של מסמכים, ראה את מערכות עזרה עבור Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 ו- Office Web Apps.
-
לקבלת מידע נוסף אודות קביעת התצורה של SharePoint Technologies עבור מסמך שיתוף פעולה ועריכה משותפת, עיין באתר האינטרנט של TechNet.
במאמר זה
טווח שיתוף הפעולה במסמכים
שיתוף פעולה במסמכים פירושו שמחברים כמה לעבוד על אותו מסמך או אוסף של מסמכים יחד. הם בו-זמנית עריכה משותפת של מסמך או סוקר מפרט כחלק זרימת עבודה מובנות. עריכה משותפת של מסמך, שהוא קבוצת משנה של שיתוף פעולה של מסמך, המשמעות היא לעבוד על מסמך בו-זמנית עם משתמשים אחרים אחד או יותר. קיימות מספר שיטות שונות של שיתוף פעולה במסמכים ולחץ על עריכה משותפת אשר בהדרגה כוללות מבנה נוסף ולשלוט סביב חוויית שיתוף פעולה של מסמך. היא דרך טובה כדי לעזור לך להחליט באיזו שיטה שיתוף פעולה של מסמך המוצר הוא המתאימה לך ולדמיין את האפשרויות שלך לאורך מגוון רחב של אפשרויות.
עריכה משותפת של Semiformal : מחברים מרובים לערוך בו-זמנית בכל מקום במסמך. דוגמאות לכך כוללות: דקות חוזרת, הפעלות סיעור מוחות וחומר עזר עבור OneNote; מודלים פיננסיים שפותחה על-ידי צוות, תקציבים ומסמכים נכסים רשימות מעקב עבור Excel.
עריכה משותפת רשמית: מחברים מרובים לערוך בו-זמנית באופן מבוקר על-ידי שמירת תוכן כאשר תהיה מוכן וניתן לראותו. דוגמאות לכך כוללות: תוכניות עסקיות, ידיעונים ומשפטיים briefs עבור Word; ומצגות שיווק וועידה עבור PowerPoint.
הערות וסקירה:מחבר ראשי solicits שינויי העריכה וההערות (אשר יכולה להיות דיונים עם רצף תגובות) על-ידי מנתב את המסמך זרימת העבודה, אך פרסום המסמך הסופי של פקדים. דוגמאות בעזרה המקוונת, סקירות טכניות ומפרטים.
ערכות מסמכים: מחברים מרובים מוקצים מסמכים נפרדים כחלק זרימת עבודה ולאחר מכן מפורסמת ערכה אחת של מסמך אב. דוגמאות לכך כוללות: מסמכי מוצר חדש ומכירות הגשה ספר.
עריכה משותפת באמצעות Office 2010 ו- Office Web Apps
הסעיפים הבאים מתארים את הדרכים שבהן ניתן לבצע עריכה משותפת באמצעות Office 2010 ו- Office Web Apps, ושיטות עבודה מומלצות בעת השימוש בספריות לשמירת הקבצים.
סיכום מוצרי העריכה המשותפת
מוצרי Office 2010 ו- Office Web Apps כמה מאפשרים עורכים מרובים לערוך מסמכים בו-זמנית. עבור כל מוצר, פונקציונליות העריכה המשותפת דומה מאוד. עם זאת, קיימים כמה הבדלים עיצוב התומכות שיטות שיתוף הפעולה השונות והתרחישים המיועדים. הטבלה הבאה מסכמת את כל מוצר העריכה המשותפת.
|
יישום |
שרת דרישות |
תרחישים נפוצים |
|
Word 2010 |
SharePoint Technologies |
כל מסמך, כולל הצעות, תוכניות, הצהרות חזון, דקות, ידיעונים ודוחות |
|
PowerPoint 2010 |
SharePoint Technologies |
כל מצגת, כולל הדרכה, ועידות, תחקירים, סקירות מוצרים, מדריכים ודוחות פרוייקט מצב |
|
Excel Online |
SharePoint Technologies |
כל גיליון אלקטרוני, כולל צוות יצירת מודלים פיננסיים, business-עדכון קו מוצרים business דף אינטרנט וכן מסחר בזמן אמת בגליונות אלקטרוניים |
|
OneNote 2010 |
SharePoint Technologies |
בכל מחברת, כולל פרוטוקולים חוזרים של פגישות, סיעור מוחות ("חשיבה קבוצתית") בפרוייקט, משותפים מחקר וחומרי עזר ווקורסי הדרכה משותפים |
|
OneNote Online |
SharePoint Technologies ו- Office Web Apps |
עריכה משותפת, ניהול גירסאות, הוצאה וסביבות Office מעורבות
הסעיפים הבאים מתארים שיטות עבודה מומלצות בעת ביצוע עריכה משותפת עם משתמשים אחרים.
עריכה משותפת והוצאת מסמכים
עריכה משותפת אינה תואמת התהליך של הוצאה והכנסה במסמכים בספריה. הוצאת אמצעי המסמך שברצונך לכתוב באופן בלעדי אליו, ולאחר מכן הכנס אותו בסופו של דבר בחזרה כך שאחרים יוכלו לראות את השינויים או להמשיך לעבוד על המסמך. לכן, בעת הוצאת קובץ, משתמשים אחרים ניתן לבצע עריכה משותפת במסמך איתך. כברירת מחדל ספריות אינם דורשים הוצאת קבצים ואין אפשרות לזמינה שבו ייעשה שימוש עריכה משותפת. עליך גם במפורש הוצאת מסמך אם ברצונך לבצע עריכה משותפת במסמך.
עריכה משותפת של מסמכים וניהול גירסאות
ניהול גירסאות מאפשר למשתמשים לשמור גירסאות מסמך, להחזיר פעולות עריכה או תמונת המצב של מסמך כדי שיתאימו ציון דרך בפרוייקט. SharePoint Technologies ניהול מעקב אחר הפעמים שינויים המסמכים בזמן שאתה עובר עריכה, מאחסן גירסאות קודמות ולתחזק באפשרותך אפילו גירסאות ראשיות ומשניות של מסמך. מאחר מספר העורכים שעלולה למנוע מסמך פתוח במשך פרק זמן ארוך, ניהול גירסאות עבור מסמכים בעריכה משותפת מתבצע במרווחי זמן מסוימים ואל לא בהכרח בעת שמירת המסמך. כברירת מחדל, ניהול גירסאות אינו זמין בספריה.
כאשר אתה מסמכי Word 2010 ו- PowerPoint 2010 עריכה משותפת, כדאי לך להשתמש בניהול גירסאות, שניהם ראשיות ומשניות, כך משתמשים תוכל לאחזר את השינויים שבוצעו על-ידי משתמשים אחרים בעת הצורך. בנוסף, התקופה ניהול גירסאות קובע באיזו תדירות טכנולוגיות SharePoint יוצר גירסה חדשה של מסמך הוא שעובדים עליה משותפת. ערך ברירת המחדל של 30 דקות כנראה מתאימה ברוב הסביבות, אך ניתן להתאים ערך זה על-ידי מנהל מערכת לפי הצורך. הגדרת תקופה זו ערך נמוך לוכד גירסאות משתנה לעתים תכופות יותר, אך עשוי לדרוש שטח אחסון נוסף של השרת.
עבור ספריות המכילה את מחברות OneNote, זהו כדאי לך רק העיקריים ניהול גירסאות, מכיוון גירסאות משניות עלולה לגרום לשגיאות סינכרון עלולה למנוע שינויים נשמרים. מחברות OneNote לעתים קרובות המעודכנים עשוי גם ליצור גירסאות רבות. מאחר מספר הגירסאות יכול לגדול במשך הזמן, מומלץ להגביל את מספר הגירסאות הנשמרות על-ידי הגדרת מספר מרבי של גירסאות סביר בהתבסס על הצרכים של המשתמשים. שים לב התקופה ניהול גירסאות לא משפיע על מחברות OneNote, מאחר ש- OneNote שומר מידע מפורט יותר אודות גירסת בתוך המחברת.
עריכה משותפת של מסמכים בסביבה של גירסאות Office מעורבות
ארגונים מסוימים מנהלים סביבה שבה למשתמשים יש גירסאות שונות של Microsoft Office, כגון Office 2007 ו- Office 2010.
אמנם באפשרותך לאחסן גירסאות של Word ו- PowerPoint הקודמות ל- Office 2010 בספריה, אין באפשרותך לבצע עריכה משותפת מסמכים אלה. בנוסף, כאשר משתמש פותח מסמך של Word 2010 או ב- PowerPoint 2010 ב- Word או PowerPoint 2007, SharePoint Technologies יוצר מנעול על המסמך ומונעת ממשתמשים אחרים של Microsoft Office 2010 באמצעות עריכה משותפת כדי לערוך מסמך זה. כדי ליהנות מיכולות עריכה משותפת ב- Office Word או ב- Office PowerPoint הטובות ביותר, מומלץ כי כל המשתמשים לעבוד עם Microsoft Office 2010. מצב זה חל גם על חוברות עבודה של Excel 2010 ועריכה משותפת עם Excel Web App.
שים לב עם זאת, כי OneNote 2010 כולל תאימות לאחור עם תבנית הקובץ OneNote 2007 תומך עריכה משותפת עם משתמשים OneNote 2007. למשתמשי OneNote 2007 ו- OneNote 2010 מחברות עריכה משותפת בסביבה מעורבת, הם עליך לשמור מחברות בתבנית הקובץ של OneNote 2007. עם זאת, על-ידי שדרוג לתבנית הקובץ OneNote 2010, באפשרותך להשתמש מפתח חדשה תכונות מסוימות, כולל היכולת עריכה משותפת של מחברות OneNote 2010 ו- OneNote Web App.
בעיות בעריכה משותפת של מסמכים
אם אינך יכול לבצע עריכה משותפת במסמך Word או במצגת PowerPoint, לאחר מכן אחת או יותר מהסיבות הבאות עשויה להיות הגורם:
-
הקובץ משתמש ניהול זכויות מידע (IRM) או ניהול זכויות דיגיטלי (DRM).
-
הקובץ הוצא.
-
הקובץ מוצפן.
-
תבנית הקובץ אינה נתמכת. תמיכה רק בתבניות קובץ. docx ו-. pptx. ברוב המקרים, באפשרותך לשמור שתבנית הקובץ שאינן נתמכות בתבנית נתמכים.
-
שהקובץ מסומן כסופי. הבעלים של הקובץ החליט להפסיק את תהליך עריכה או עריכה משותפת של הקובץ ואת הקובץ נמצא כעת לקריאה בלבד.
-
הגדרות מסוימות של מדיניות קבוצתית של Microsoft Office מונעות עריכה משותפת, כולל את הפעולות הבאות: מדיניות לקוח של ההגדרות, מדיניות שרת של עריכה משותפת לבלתי זמינה ולאחר מדיניות לקוח של עריכה משותפת.
-
הקובץ מכיל פקדי ActiveX.
-
הקובץ מכיל אובייקטים מסוימים אין אפשרות באופן ייחודי לזהות, כגון אובייקט OLE, גרפיקת SmartArt, תרשים או אובייקט דיו.
-
מסמך Word משתמש במסמכי אב עם מסמכי משנה, מכיל קבוצות מסגרות HTML או מפורסם כבלוג.
-
מסמך Word אינו כולל את תיבת הסימון אחסן מספרים אקראיים כדי לשפר את דיוק מסומנת. (ברצועת הכלים, לחץ הכרטיסיה קובץ , לחץ על אפשרויות כדי להציג את תיבת הדו-שיח אפשרויות Word , לחץ על מרכז יחסי האמון, לחץ על הגדרות מרכז יחסי האמון כדי להציג את תיבת הדו-שיח מרכז יחסי האמון , לחץ על פרטיות אפשרויות, ולאחר מכן תחת המקטע הגדרות ספציפיות למסמך , ודא שתיבת הסימון אחסן מספרים אקראיים כדי לשפר את דיוק נבחרה.)
תרחישי במסמכים שיתוף פעולה
הסעיפים הבאים מספקים פרטים נוספים אודות כל אחד ממוצרי העריכה המשותפת, שיטות שיתוף הפעולה השונות שהם תומכים והתרחישים המיועדים שלהם.
עריכה משותפת רשמית למחצה
אולי התרחיש הטוב ביותר עבור המסבירה עריכה משותפת רשמית למחצה בדרך הוא הקבוצה קלאסית סיעור מוחות. משתמש ב- OneNote 2010, OneNote Web App או אפילו שילוב של השניים, מחברים כמה באפשרותך במהירות רישום רעיונות וימי המחשבות במהלך סיעור מוחות בבת אחת ובתצוגת באותה המחברת. לחשוב על תג זה כ- "וירטואלי לוח ציור". כמו בכל הפעלה של סיעור מוחות טובה, אין צורך לתיקון או לתקן באופן מיידי, פשוט express בעצמך בללא תשלום-זרימה של המחשבות. כל העורכים באפשרותך להוסיף תוכן בו-זמנית ולראות באופן מיידי מה נוספה. בסופו של מפגש סיעור מוחות, שלכדת רשומה של ההפעלה שלך, שבו באפשרותך מכן ניתן לנקות באופן הרצוי. אם אתה זקוק להמשך טיפול עם עורך אחר, כל קטע תוכן מתויגת כינוי שלהם ובאפשרותך גם לחפש תוכן על-ידי מי שערך אותו.
דרכים נפוצות אחרות שבהן שאתה עשוי להשתמש ב- OneNote כדי לשתף פעולה במחברת הן פרוטוקולי פגישות חוזרים, מחקר משותף עבור פרוייקט מהיר, קורסי הדרכה וחומרי עזר.
אתה משתמש ב- Excel 2010 כדי: לבצע חישובים והשוואות סטטיסטיות בנתונים; יצירה ושימוש בדוחות PivotTable כדי להציג נתונים הירארכיים בפריסה מצומצמת וגמישה; להדגיש חזותית את הנתונים באמצעות תרשימים בעלי מראה מקצועי, סמלי, סרגלי נתונים, סרגלי צבעים ותרשימים זעירים; של עיצוב מותנה ולבצע פעולות ניתוח מה-אם על הנתונים שלך.
משתמש ב- Excel Web App, באפשרותך לעשות רוב העבודה אנליטי בו-זמנית עם משתמשים אחרים. עורכים אחרים יכולים לעבוד על גליונות עבודה שונים, מקטעים שונים של גליון עבודה או ערוך הזוגי זהה תאים בזמן שאתה – כולל התאים המכילים נוסחאות ופונקציות – כולם בבת אחת. במקרה זה, wins עריכה האחרונה אם אתה קרה שתיהן לערוך באותו התא. משתמש ב- Excel Web App בעת עריכה משותפת הוא דרך נהדרת כדי לראות את הרעיונות שכל אחד, בחן נוסחאות שונות וחישובים, השוואת תוצאות, אפילו לאמת ומסמכים למשוך טעויות שכל אחד.
הערה: Excel Web App תומך בעריכה משותפת באותו גיליון אלקטרוני בקרב משתמשים אחרים של Excel Web App, אך לא עם Excel 2010, אשר אינו תומך בעריכה.
עריכה משותפת רשמית
כאשר מסמך Word 2010 או מצגת PowerPoint 2010 מאוחסן בספריה, שני משתמשים או יותר לנסות עריכה משותפת במסמך או במצגת בבת אחת. לדוגמה, באותו מסמך Word, באפשרותך לעבוד על פיסקה אחת בזמן עמית פועלת על פיסקה אחר. או באותה מצגת, באפשרותך לעבוד על שקופית אחת בזמן עמית פועלת על שקופית אחרת. אין צורך להפעיל כל דבר או לזכור להגדיר כל דבר כדי שהתכונה תפעל זה. עריכה משותפת "פועל מיד". וזהו שווי הדגשת עדיין שיש לך גישה כמעט כל עשיר עריכה ועיצוב של תכונות ב- Word 2010 או ב- PowerPoint 2010 כאשר אתה עריכה משותפת, לרבות הוספת הערות, מעקב אחר שינויים, גירסאות של מסמכים.
עריכה משותפת רשמית משמעה בו שינויים שבוצעו על-ידי עורכים במאגר ולאחר מכן שפורסמו כאשר עורכים מוכן במפורש לשמור את השינויים. באופן כללי, אינך מעוניין המחשבות חצי-formulated משותף עם עורכים אחרים, וגם אתה רוצה שלך רכבת-של-מחשבה ללא הרף להפריע לך על-ידי עורכים אחרים משותפת. עם זאת, בעת עריכה משותפת ב- Word 2010 ו- PowerPoint 2010, תוכל תמיד לראות היכן עורכים אחרים מבצעים עריכה כפי שהם לערוך, ולא עורכים אחרים במסמך יראו כאשר אתה עורך בעת העריכה באמצעות סמלים, מחווני מצב סרגל וחלוניות הניווט של המסמך או המצגת.
בקיצור, עריכה משותפת רשמית משמעה שידוע לך היכן נמצאים העורכים האחרים, אך כל עורך חושף את השינויים שביצע רק כאשר הוא מוכן להציגם בפני האחרים.
תהליך זה עריכה משותפת רשמית גם מסייעת בהפחתת התנגשויות, מאחר שתוכל בקלות מעקב אחר שינויים ולהמשיך לתאם לפי הצורך בזמן אמת. אם יש לך Office Communicator מותקן במחשב שלך, באפשרותך גם לחץ על לחצן הנוכחות כדי לשלוח הודעה מיידית, שלח דואר אלקטרוני או שיחות עמיתך לדון בעיות כלשהן. לבסוף, לאחר שאתה מסיים במשותף, הוא אין בעיה מוצא את הגירסה העדכנית ביותר של המסמך בספריית המסמכים. שעברו באותו מיקום מאז ומתמיד.
הערות וסקירה
הערות וסקירה השיטה נפוצות ומסמך מסורתית יותר שיתוף פעולה. במקרה זה, מחבר בודד בחיפושים סקירה ומשוב של מחברים אחרים, כגון עמיתים או מעמד של מומחי, אך ירצה שליטה רבה יותר החברה של שינויי העריכה לבין הפרסום הסופי.
כדי להשקיע פחות זמן כדי לנהל את הפרטים של תהליך הסקירה המסמך וזמן רב יותר בעבודה על המסמכים שלך, באפשרותך להשתמש זרימת עבודה באתר כדי לאסוף משוב המסמך. זרימות עבודה לייעל את העלות והזמן הנדרשים כדי לתאם תהליכים עסקיים נפוצים, כגון סקירות המסמך, על-ידי ניהול ומעקב אחר המשימות אנוש המעורבות שתהליכים אלה. מאחר שזרימת העבודה תקצה משימות, שולח תזכורות, עוקב אחר ההשתתפות, אוכף לקבוע תאריכי, יוצר רשומת של התהליך כולו, באפשרותך למקד על ביצוע עבודתך במקום ניהול הלוגיסטיקה את התהליך סקירת המסמך.
לדוגמה, באפשרותך להתחיל זרימת עבודה של איסוף משוב על-ידי מילוי טופס אתחול זרימת עבודה אשר קבעת את שמות האנשים שברצונך לסקור את המסמך. באפשרותך לספק הוראות ספציפיות לסוקרים ולאחר מכן באפשרותך לציין את התאריך שבו ברצונך שהמשתתפים בזרימת העבודה כדי להשלים סקירה שלהם. משתתפים באפשרותך להציג את מצב זרימת העבודה כאשר זרימת העבודה מתבצעת, או להכניס את הדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לראות אילו משתתפים השלימו את משימת זרימת העבודה שלהם. הבעלים של זרימת העבודה באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה כך המשתתפים יכולים לעבודה על פעילויות באופן מקבילית או טורית, עדכן משימות פעילות, הוסף או עדכן סוקרים, לציין תאריך יעד עבור התוצר ומשימות לבסוף מסמן אותה כפעילות שהושלמה בעת השלמת כל המשימות.
ערכות מסמכים
במקרים מסוימים, עליך לקבץ ותיאום מסמכים קשורים יחד, אך להקצות מסמך מסוים כל מחבר מי לעתים קרובות פועל באופן עצמאי על המסמך, אך הוא חלק תהליך רשמי המשלב מסמכים אלה לתוך תוצר יחיד.
כפי ראית, SharePoint Technologies, עם תכונות כגון רשימות, ספריות, תיקיות, התראות וזרימות עבודה, מספק מלא תשתית לניהול הייצור של מסמך יחיד. ערכות מסמכים לבנות על בסיס זה על-ידי מתן נקודה מוקד קיבוץ וניהול מסמכים מרובים טיוטות ולבני גירסאות סופיות כי כל מרכיבים תוצר יחיד. דוגמאות של ערכות מסמכים הן: הצעת מכירות של הלקוח, אשר כולל מצגת מותאם אישית, גיליון אלקטרוני תקציב מפורט ולאחר מסמך חוזה; או שיווק מסמכי, אשר כולל גליון נתונים, חוברת ומדריך מוצר.
תכונת ערכות המסמכים מספקת כמה דרכים לניהול קל ולפרסום מוצלח של תוצרים, לרבות:
-
סוג תוכן ברירת מחדל שיכולות לשמש כ-, להתאים אותו אישית או להשתמש בו כבסיס לתבנית ערכת מסמכים מותאמת אישית.
-
היכולת לציין מסמכי ברירת מחדל שייווצרו באופן אוטומטי בכל פעם שנוצרת ערכת מסמכים חדשה.
-
יישום כתיקיית ספריה, אשר המשתמשים מכירים והיא כוללת רבים באותו אופני פעולה, מאפיינים, והאפשרויות שכוללות תיקיות ספריה רגילות.
-
דף פתיחה להתאמה אישית משתמשים ניגשים אליו בעת לחיצה על הקישורים לערכת המסמכים. באפשרותך להשתמש בדף הפתיחה זה ברירת המחדל או יצירת ולאחר להקצות דף הפתיחה משלך. דף הפתיחה הוא דף Web Part מיוחדים המציג מטה-נתונים, תיאורים, רשימות של מסמכים ומידע אחר ומכיל פקודות קשורות רצועת הכלים משולב עבור ערכת המסמכים.
-
יכולות ניהול גירסאות המאפשרות לך ללכוד תמונת היסטוריית גירסאות של מסמך ערכת המקשרת לגירסאות הנוכחיות של המסמכים בתוך ערכת המסמכים.
-
זרימות עבודה המיועדות במפורש הייצור של ערכות מסמכים. לדוגמה, באפשרותך להשתמש זרימות עבודה מוכללות לניהול פעילויות כגון עריכה, סקירה, והגדר המאשר תוכן עבור מסמכים בודדים, כמו גם את המסמך כולו.
עובדי מידע יכולים להשתמש ערכות מסמכים כדי לנהל את התהליך הכולל בקלות מההתחלה ועד הסוף. היכולת באופן תיכנותי לאסוף מסמכים זמין גם על-ידי שימוש ב- Office Open XML API.
