מבוא לתפקידי משתמשים

במאמר זה

• מבט כולל על תפקידי משתמשים

• תרחישים לשימוש תפקידי משתמשים

• יצירה והקצאה של תפקידי משתמשים

מבט כולל על תפקידי משתמשים

תפקיד משתמש היא קטגוריה מוגדרת מראש שניתן להקצות למשתמשים על בסיס התפקיד שלהם או קריטריונים אחרים. תפקידי משמשות בדרך כלל להציג גירסאות מותאמות אישית, או תצוגות, של תבנית טופס לסוגים שונים של משתמשים. באפשרותך ייעול תהליכים עסקיים שלך, מיטוב נתונים איסוף על-ידי הוספת תפקידי משתמשים תבנית הטופס שלך כדי לקבוע מה משתמשים יכולים רואים בעת פתיחת טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך. לדוגמה, נניח שאתה מעצב תבנית הטופס עבור יישום רשות שאת הטפסים ישמשו את הסוגים הבאים של משתמשים:

• קבלני חשמל שצריכים להחלת להיתר

• קבלת סוכני שיכולים ודא היישומים קבלני מכילות את המידע הדרוש

• מנהלים שיש לסקור את שנשלח להתיר יישומים לאישור

במקום עיצוב שלוש תבניות טפסים עבור כל סוג של משתמש ושל ניהול הנתונים מכל טפסים אלה, באפשרותך לעצב תבנית טופס אחת שאת הטפסים לאסוף את כל הנתונים ולהוסיף תפקיד משתמש עבור כל סוג של המשתמש. תפקיד המשתמש קובע אילו נתונים מוצגים באמצעות תצוגות מותאמות אישית המבוססים על כל סוג של המשתמש.

לראש הדף

תרחישים לשימוש תפקידי משתמשים

קיימים תרחישים רבים היכן תפקידי משתמשים נמצאים יתרון למשתמשים שלך. לדוגמה, עם תפקידי משתמשים, באפשרותך:

• הצג תצוגה ייחודי עבור כל תפקיד משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס כך יוצגו תצוגות שונות של תבנית טופס זו, בהתאם מי הוא הממלא את הטופס. לדוגמה, באפשרותך לעצב תצוגה עבור קבלני חשמל מי אתה מחיל עבור היתר, תצוגה עבור סוכני שמקבלים בקשות להיתרים תצוגה עבור מנהלי מי לסקור את כל המידע. כל תצוגה מציג רק את הנתונים המתאים עבור כל תפקיד משתמש.

• הצג מקטע אחר עבור כל תפקיד משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס שיציגו שונות למקטעים שונים, בהתאם מי הממלא את הטופס. לדוגמה, ניתן להציג מקטע הוצאות דיווח תבנית הטופס שבה חל רק על עובדים כאשר עובד פותח את הטופס. ניתן להציג מקטע אחר שבו חל רק על מנהלי מי מאשר את דוח ההוצאות כאשר מנהל פותח את הטופס.

• הגדר אימות נתונים עבור שדה המבוסס על כל תפקיד משתמש    באפשרותך לעצב תבנית טופס כך אימות נתונים שונים מוחל לפקד המאוגד לשדה מסוים, בהתאם תפקיד המשתמש של האדם הממלא את הטופס. לדוגמה, באפשרותך להגדיר את הערך המרבי הוצאות של מנהל בכל אחד מגבלת ולהגדיר את הערך המרבי עבור תיבת הטקסט באותה גבוה יותר עבור מנהל מערכת. אם מנהל ממלא את הטופס עולה על הסכום, מופיעה תיבת דו-שיח. אם מנהל מערכת ממלא את הטופס, תיבת הטקסט יקבל ערך בדרך כלל נדחים באופן אחר אם מנהל מילא את הטופס.

• שליחת טופס נתונים במקור נתונים חיצוני המבוסס על כל תפקיד משתמש    לדוגמה, באפשרותך לעצב את תבנית הטופס שלך כך קבלני חשמל שצריכים להחלת להיתר יוכלו לשלוח את הטפסים המלאים שלהם לשירות אינטרנט בלבד ולאחר סוכני בקבלת יוכלו לשלוח טפסים שלהם רק על מסד נתונים של SQL. מנהלי מערכת יכולים לשלוח את נתוני טופס שלהם למסד נתונים ובתצוגת הודעת דואר אלקטרוני אם היישום אושרה, או שהם יכולים לשלוח את נתוני טופס שלהם למסד נתונים רק אם היישום נדחתה.

לראש הדף

יצירה והקצאה של תפקידי משתמשים

בעת יצירת תפקיד משתמש חדש, באפשרותך להקצות משתמשים אותה בדרכים הבאות:

• על-ידי ציון שמות משתמשים משירות מדריך הכתובות Microsoft Active Directory (לדוגמה, "sales\andrew"). כדי לציין שם משתמש בשירות מדריך הכתובות Active Directory, על תבנית הטופס שנוצר בלבין לפרסום ב- Microsoft Windows רשת המשתמשת ב- Active Directory.

• על-ידי ציון קבוצות משירות מדריך הכתובות של Active Directory. לדוגמה, באפשרותך לציין רשימת תפוצה של דואר אלקטרוני המכילה את השמות של כל חברי הצוות שיווק. כדי לציין קבוצה בשירות מדריך הכתובות Active Directory, על תבנית הטופס שנוצר בלבין לפרסום ב- Microsoft Windows רשת המשתמשת ב- Active Directory.

• על-ידי ציון ערך המצורף ישירות מתוך שדה בטופס. השדה ייתכן קבלת נתונים מ- Active Directory, או המשתמש יכול להזין נתונים לתוך הפקד המאוגד לשדה זה. לדוגמה, אם תבנית הטופס שלך מכילה תיבת טקסט של מנהל, באפשרותך לשייך תפקיד משתמש מסוים שדה שאליו מאוגדת תיבת טקסט זו.

לאחר שתוסיף תפקיד משתמש, באפשרותך להגדיר אותו כאחת מהפעולות הבאות:

ברירת מחדל תפקיד    משתמשים שיכולים שלא הוקצו תפקיד משתמש קיים מוקצות באופן אוטומטי תפקיד המשתמש מצוין בתור תפקיד ברירת המחדל. תפקיד ברירת המחדל משמש גם עבור משתמשים מיהם חלק מקבוצה, אך מי אתה עובד במצב לא מקוון. תפקיד משתמש אחד מוגדר תמיד כברירת המחדל.

תפקיד יוזם    אם ברצונך להחיל תפקיד משתמש מסוים משתמשים שיכולים לפתוח את הטופס שלך בפעם הראשונה, באפשרותך לציין תפקיד יוזם. לדוגמה, באפשרותך להגדיר תפקיד יוזם בשם "קבלן" שמחיל המשתמשים מילוי טפסים יישום היתר חדש. משתמש המוקצה תפקיד משתמש אחר תוקצה לתפקיד קבלן באופן אוטומטי כאשר באפשרותו פותח טופס חדש של יישום היתר. עם זאת, בפעם הבאה שהמשתמש פותח באותו הטופס, Microsoft Office InfoPath משתמש תפקיד המשתמש שהוקצה של האדם במקום התפקיד יוזם.

אם הקצית תפקידים למשתמשים המבוססים על כל שילוב של שמות משתמשים, קבוצות או ערכים משדה, כאשר משתמש פותח טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך, InfoPath קובע את התפקיד כדי להקצות למשתמש זה על-ידי שימוש בסדר הבא :

1. שם המשתמש הוא ערך של שדה בתבנית הטופס.

2. הוא שם המשתמש ב- Active Directory.

3. המשתמש נמצא חבר בקבוצת Active Directory.

   הערה: אם המשתמש הוא חבר כמה קבוצות אתה מקצה תפקידי משתמש בהתבסס על קבוצה, InfoPath בודק את רשימת החברים של כל קבוצה לפי הסדר שבו הקבוצה מופיע בתיבת הדו-שיח ניהול תפקידי משתמשים. לדוגמה, אם המשתמש הוא חבר הקבוצה סוכן בקבלת והן קבוצת מנהל קבוצת מנהל מופיע לפני הקבוצה סוכן בקבלת, המשתמש יוקצו את תפקיד המשתמש עבור מנהל הקבוצה.

4. אם אף תשובה הם true, נעשה שימוש תפקיד ברירת המחדל.

לאחר שתגדיר את תפקידי משתמש עבור תבנית הטופס שלך, באפשרותך להגדיר את כלל אשר עובר באופן אוטומטי תצוגות על בסיס התפקיד של המשתמש. לדוגמה, באפשרותך ליצור תפקיד משתמש מנהל ולאחר מכן יצירת כלל כדי לעבור באופן אוטומטי תצוגת מנהל כאשר משתמש שהקצה לתפקיד מנהל פותח את הטופס. לחלופין, באפשרותך ליצור את הכלל תחילה ולאחר מכן הגדר את תפקידי משתמש כחלק תהליך היצירה של הכלל.

ניתן גם לשנות אופן הפעולה של פקד על בסיס תפקיד משתמש. לדוגמה, באפשרותך להפעיל פקד רק עבור תפקיד משתמש ספציפי, בעוד תפקידי משתמשים אחרים יכולים לראות את הנתונים בפקד, אך הם אין אפשרות לשנות אותו. היכולת להגביל מי באפשרותך להזין נתונים בתוך פקד בהתבסס על תפקידי משתמשים הוא אחת הדרכים לוודא כי הנתונים המוזנים בפקד מגיעים ממקור לגיטימיות. לדוגמה, ניתן לקבל בתיבת הסימון אישור בתבנית טופס יישום היתר שרק החברים בתפקיד מנהל המשתמש יכול לבחור, המציינת כי אפשר אושרה. משתמשים שהוקצה כל משתמש תפקידים אחרים, כגון קבלני מי שלח את היישומים, יראו רק את תיבת הסימון, אך לא תוכל לבחור או לנקות אותה.

לראש הדף