מבוא לרשימות

ארגונים משתמשים בדרך כלל בסוגים רבים של רשימות, כולל קישורים, הכרזות, אנשי קשר, מעקב אחר נושאים וסקרים, כדי להוסיף שם לכמה מהם.

רשימות לכלול גם משימות שניתן להשתמש בהן כנקודת מוקד לשיתוף פעולה בצוות או בפתרון עסקי. במקרים רבים, רשימות יכולות לספק פתרונות מהירים ויעילים עם שינויים מעטים או ללא שינויים.

לדוגמה, באפשרותך להשתמש ב:

• משימות כלול מעקב אחר בעלות והתקדמות וכן ציר זמן בתוך הדף עבור מצגת חזותית אטרקטיבית של תוכן הרשימה.

• מעקב אחר הנושאים כולל ניהול גירסאות ואחסון בהיסטוריית גירסאות, לצורך ניתוח מעמיק יותר של פרוייקטים של קבוצת עבודה ומשימות עבודה נפוצות.

רשימות הם עשירים וגמישים ויש להם תכונות מוכללות רבות המספקות דרך יציבה לאחסון, שיתוף ועבודה עם נתונים.

לדוגמה, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• צור רשימה עם מגוון עמודות, כולל 'טקסט', 'מספר', 'אפשרות', 'מטבע', 'תאריך ושעה', 'בדיקת מידע', 'כן/לא' ו'מחושב'. באפשרותך גם לצרף קובץ אחד או יותר לפריט רשימה כדי לספק פרטים נוספים, כגון גיליון אלקטרוני המכיל מספרים תומכים או מסמך המכיל מידע רקע.

• צור תצוגות רשימה כדי לארגן, למיין ולסנן נתונים בדרכים שונות וספציפית; לשנות את המטה-נתונים, כגון הוספה ומחיקה של עמודות ושינוי כללי אימות; והשתמש ברשימות באופן עקבי בין אתרים עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. לדוגמה, באפשרותך להציג רק את האירועים הנוכחיים מלוח שנה בדף בית וליצור תצוגה חזותית – בדומה ללוח שנה בקיר — בדף אחר.

• צור קשרי גומלין בין רשימות באמצעות שילוב של עמודות ייחודיות, עמודות בדיקת מידע ואכיפת קשרי גומלין (מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים והגבלה), אשר כולם משפרים את היכולת שלך ליצור פתרונות עסקיים מתוחכמים יותר ולעזור בשימור תקינות הנתונים שלך.

• ליצור רשימות מותאמות אישית, להציג את הנתונים ברכיבי Web Part ובדפי Web Part ולייבא, לייצא ולקשר אל נתונים מתוכניות אחרות, כגון Excel ו- Access.

• לעקוב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת, לדרוש אישור לשינוי נתונים, להשתמש באבטחה ברמת פריט ותיקיה, להכניס ולהוציא קבצים ולהתעדכן באופן אוטומטי לגבי שינויים באמצעות התראות והזנות RSS.

• לארגן תוכן ברשימה בודדת בתיקיות, לנוחות רבה יותר וביצועים משופרים, ולשפר את הביצועים באופן כללי בעת עבודה עם רשימות גדולות על-ידי יצירת אינדקסים.

להלן כמה דרכים שבהן תוכל לעבוד עם רשימות כדי לסייע לך לנהל מידע עבור הקבוצה שלך.

מעקב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת    עקוב אחר גירסאות של פריטי רשימה, כך שתוכל לראות אילו פריטים השתנו מגירסה לגירסה, וכן מי שינה את פריטי הרשימה. אם מתבצעות טעויות בגירסה חדשה יותר, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת של פריט. מעקב אחר ההיסטוריה של רשימה חשוב במיוחד אם הארגון שלך צריך לנטר רשימה עם התפתחותה.

דרוש אישור    ציין שאישור עבור פריט רשימה נדרש לפני שכולם יוכלו להציג אותו. פריטים נשארים במצב ממתין עד לאישור או לדחייה על-ידי אדם בעל הרשאה לאשר אותם. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות של משתמשים יוכלו להציג פריט רשימה לפני שהוא מאושר.

התאמה אישית של הרשאות    ציין אם המשתתפים ברשימה יוכלו לקרוא ולערוך רק את הפריטים שהם יצרו או את כל הפריטים ברשימה. אנשים בעלי הרשאה לניהול רשימות יכול לקרוא ולערוך את כל פריטי הרשימה. באפשרותך גם להחיל רמות הרשאה ספציפיות על פריט רשימה בודד, לדוגמה, אם הפריט מכיל מידע סודי.

יצירה וניהול של תצוגות    צור תצוגות שונותשל אותה רשימה. התוכן של הרשימה בפועל אינו משתנה, אך הפריטים מאורגנים או מסוננים כדי שאנשים יוכלו למצוא את המידע החשוב או המעניין ביותר, בהתאם לצרכים שלהם.

עדכן רשימות    ללא קשר לסוג הרשימה שאתה מעדכן את התהליך דומה להוספה, עריכה ומחיקה של פריטי רשימה.

קיימות שתי דרכים להוספה או לעריכה של פריטי רשימה:

• באמצעות טופס, שהוא שיטת ברירת המחדל.

• בתוך השורה, כלומר, עליך להוסיף את הפריט ישירות בדף הרשימה.

אם הרשימה מוגדרת למעקב אחר גירסאות, נוצרת גירסה חדשה של פריט הרשימה בכל פעם שאתה עורך פריט רשימה. באפשרותך להציג היסטוריה של האופן שבו פריט הרשימה השתנה ולשחזר גירסה קודמת אם טעית בגירסה חדשה יותר.

שימוש בנוסחאות ובערכים מחושבים    השתמש בנוסחאות ובערכים מחושבים כדי ליצור מידע באופן דינאמי בעמודות של רשימה. הפעולות יכולות לכלול מידע עמודות אחרות ברשימה וכן פונקציות מערכת כגון [today] כדי לציין את התאריך הנוכחי. לדוגמה, באפשרותך לציין תאריך יעד המהווה ברירת מחדל המהווה שבעה ימים מהתאריך הנוכחי.

המשך לקבל מידע על שינויים    רשימות ותצוגות יכולות להשתמש ב- RSS, כדי לחברים בקבוצת העבודה שלך לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS הוא טכנולוגיה המאפשרת לאנשים לקבל ולהצגת עדכונים או הזנות RSS של חדשות ומידע במיקום מאוחד. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני כדי ליידע אותך לגבי שינוי הרשימות או בעת הוספת פריטים חדשים. התראות הן דרך נוחה לעקוב אחר השינויים החשובים לך.

צור קשרי גומלין בין רשימות    צור קשר גומלין בין שתי רשימות, ברשימת המקור, עליך ליצור עמודת בדיקת מידע שתחזור (או "תבדוק") ערך אחד או יותר מרשימת יעד אם ערכים אלה תואמים לערך בעמודה בדיקת מידע ברשימת המקור. אם תרצה, תוכל להמשיך להוסיף עמודות נוספות מרשימת היעד לרשימת המקור. בעת יצירת עמודת בדיקת מידע, באפשרותך גם להחליט לאכוף אופן פעולה של קשרי גומלין על-ידי הגדרת אפשרות מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים או מחיקה מוגבלת, שמסייעת לשמור על חוקיות הנתונים שלך ולמנוע חוסר עקביות שעלולות לגרום לבעיות בהמשך הדרך.

שיתוף פרטי רשימה באמצעות תוכנית מסד נתונים    אם מותקנת אצלך תוכנית מסד נתונים, כגון Access, באפשרותך לייצא ולייבא נתונים אל האתר שלך ומהאתר שלך, וכן לקשר טבלה ממסד הנתונים לרשימה. בעת עבודה עם נתוני הרשימה במסד נתונים של Access, באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים ודוחות. ראה ייבוא נתונים למסד נתונים של Access.

שימוש ברשימות באופן עקבי בין אתרים    אם הקבוצה שלך עובדת עם כמה סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות בין רשימות מרובות עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה הרשימה באופן יעיל. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור בעיית שירות לקוחות המציינת עמודות מסוימות (כגון איש קשר של לקוח) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת עמודת אתר עבור שמות מחלקות הכוללים רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר בעמודה ברשימות מרובות כדי להבטיח שהשמות יופיעו תמיד באותו אופן בכל רשימה.

עבודה על פריטי רשימה מתוך תוכנית דואר אלקטרוני    השתמש בתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, תוכל לקחת איתך מידע חשוב על הרשימה. לדוגמה, באמצעות Outlook, באפשרותך להציג ולעדכן משימות, אנשי קשר ולוחות דיונים באתר שלך מתוך Outlook. ראה חיבור רשימה חיצונית ל- Outlook.

הגדר פילוח תוכן אפשר     פילוח קהל יעד לסינון פריטים לפי קבוצות.

סוג הרשימה שבה אתה משתמש תלוי בסוג המידע שאתה משתף.

הודעות    שתף חדשות ומצב ולספק תזכורות. הכרזות תומכות בעיצוב משופר עם תמונות, היפר-קישורים וטקסט מעוצב.

אנשי קשר    אחסן מידע אודות אנשים או קבוצות שאתה עובד איתם. אם אתה משתמש בדואר אלקטרוני או בתוכנית ניהול אנשי קשר התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את אנשי הקשר שלך מהאתר שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך לעדכן רשימה של כל הספקים של הארגון שלך מתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, כגון Outlook. רשימת אנשי קשר אינה מנהלת בפועל את החברים באתר שלך, אך ניתן להשתמש בה כדי לאחסן ולשתף אנשי קשר עבור הארגון שלך, כגון רשימה של ספקים חיצוניים.

לוחות דיונים    ספק מקום מרכזי לתיעד ואחסון של דיוני צוות הדומים לתבנית של קבוצות דיון. אם מנהל המערכת הפך רשימות באתר שלך לזמינות לקבלת הודעות דואר אלקטרוני, לוחות דיונים יכולים לאחסן דיוני דואר אלקטרוני מתוך רוב תוכניות הדואר האלקטרוני הנפוצות. לדוגמה, באפשרותך ליצור לוח דיונים עבור מהדורת המוצר החדשה של הארגון שלך.

קישורים    ספק מיקום מרכזי לקישורים לאינטרנט, לאינטרא-נט של החברה שלך ולמהמשאבים האחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימה של קישורים לאתרי האינטרנט של הלקוחות שלך.

קישורים מקודמות    הצגת ערכה של פעולות קישור בפריסה חזותית.

לוח שנה    אחסון אירועי הצוות שלך או עבור מצבים ספציפיים, כגון חגים בחברה. לוח שנה מספק תצוגות חזותיות, בדומה ללוח שנה של שולחן עבודה או קיר, של אירועי הצוות שלך, כולל פגישות, אירועים חברתיים ואירועים של יום שלם. באפשרותך גם לעקוב אחר אבני דרך של הצוות, כגון תאריכי יעד או תאריכי הפצה של מוצרים שאינם קשורים למרווח זמן ספציפי. ראה יצירת תצוגת לוח שנה מתוך רשימה.

משימות    עקוב אחר מידע אודות פרוייקטים ואירועי משימות לביצוע אחרים עבור הקבוצה שלך. באפשרותך להקצות משימות לאנשים, וכן לעקוב אחר המצב והאחוזים שהושלמו כאשר הפעילות עוברת לקראת השלמתה. אם אתה משתמש בדואר אלקטרוני או בתוכנית ניהול משימות התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את המשימות שלך מהאתר בתוכנית האחרת שלך. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות עבור תהליך התקציב של הארגון שלך ולאחר מכן להציג ולעדכן אותה ב- Outlook יחד עם המשימות האחרות שלך. ראה יצירת רשימה.

פעילויות פרוייקט    אחסן מידע אודות פעילויות באמצעות תצוגת גנט ומייצגי התקדמות. באפשרותך לעקוב אחר המצב והאחוזים שהושלמו כאשר הפעילות עוברת לקראת השלמתה. אם אתה משתמש בדואר אלקטרוני או בתוכנית ניהול משימות התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את משימות הפרוייקט מהאתר שלך בתוכנית האחרת שלך. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת פעילויות פרוייקט באתר שלך כדי לזהות ולהקצות את העבודה כדי ליצור מדריך הדרכה ולאחר מכן לעקוב אחר התקדמות הארגון שלך מ- Project. ראה יצירת רשימה.

מעקב אחר הנושאים    אחסן מידע אודות בעיות ספציפיות, כגון בעיות תמיכה ועקוב אחר ההתקדמות שלהן. באפשרותך להקצות בעיות, לחלק אותן לקטגוריות ולקשר בעיות זו לזה. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת מעקב אחר בעיות כדי לנהל בעיות ופתרונות של שירות לקוחות. באפשרותך גם להגיב על בעיות בכל פעם שאתה עורך אותן, וליצור היסטוריה של הערות מבלי לשנות את התיאור המקורי של הבעיה. לדוגמה, נציג שירות לקוחות יכול לתעד כל שלב שנדרש כדי לפתור בעיה ואת התוצאות. באפשרותך גם להשתמש ברשימת מעקב אחר בעיות עם זרימת עבודה של שלושה מצבים כדי לעזור לארגון שלך לנהל בעיות או מעקב אחר פרוייקטים. ראה יצירת רשימה.

סקר    אסוף ואסוף משוב, כגון סקר שביעות רצון של עובד או בוחן. באפשרותך לעצב שאלות ותשובות בכמה דרכים שונות ולראות מבט כולל על המשוב שלך. אם מותקנים אצלך גיליון אלקטרוני או תוכנית מסד נתונים התואמים לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך לייצא את התוצאות שלך כדי להמשיך ולנתח אותן. ראה יצירת סקר.

מותאמת אישית    התחל רשימה מאפס. באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית המבוססת על גיליון אלקטרוני, אם יש לך תוכנית גליונות אלקטרוניים התואמת לטכנולוגיות של Microsoft. לדוגמה, באפשרותך לייבא רשימה מ- Excel שיצרת כדי לאחסן ולנהל חוזים עם ספקים. ראה יצירת רשימה בהתבסס על גיליון אלקטרוני.

רשימות חיצוניות    עבוד עם נתונים המאוחסנים מחוץ לרשימה, אך באפשרותך לקרוא ולכתוב בתוך Microsoft 365. מקור הנתונים עבור רשימה חיצונית נקרא סוג תוכן חיצוני. בניגוד לרשימה מקורית של Microsoft 365, רשימה חיצונית משתמשת ב- קישוריות למידע עסקי Services כדי לגשת לנתונים ישירות ממערכת חיצונית (כגון SAP, Siebel ו- Microsoft SQL Server), בין אם מערכת זו היא מסד נתונים, שירות אינטרנט או מערכת קו פעולה עסקי.

רשימה מותאמת אישית    בתצוגת גליון נתונים צור רשימה ריקה הדומה לרשימה מותאמת אישית, אך כדי להציג את הרשימה כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים. תצוגת גליון נתונים מספקת רשת נתונים להצגה ולעריכה של נתונים כשורות ועמודות. יש לך אפשרות להוסיף ולערוך שורות ועמודות, להחיל מסננים וסדרי מיון, להציג ערכים מחושבים וסכומים כוללים ולערוך נתונים בנוחות בתאי הרשת. תצוגת גליון נתונים מחייבת התקנה של Office במחשב לקוח של 32 סיביות ודפדפן התומך בפקדי ActiveX.

רשימת מצבים    הצג את יעדי הפרוייקט שלך ועקוב אחריהם. הרשימה כוללת ערכה של סמלים צבעוניים כדי להעביר את דרגת תם היעדים.

חוזרי ים    שלח מידע, כולל חותמות אישור, לחברי הצוות שלך.

רשימת מילונים של Microsoft IME    השתמש בנתונים ברשימה כמילון IME של Microsoft. באפשרותך להמיר את פריטי עמודת הקריאה לתצוגה באמצעות Microsoft IME ולהציג את התוכן בהערה בחלון הערת IME. ניתן לקושר את הנתונים לכתובת URL ספציפית.

רשימת תוכן של PerformancePoint    אחסן פריטי לוח מחוונים, כגון כרטיסי ניקוד, דוחות, מסננים, דפי לוח מחוונים ופריטים אחרים של לוח המחוונים שאתה יוצר באמצעות לוח המחוונים של PerformancePoint Designer.

שפות ומתרגמים    השתמש עם זרימת עבודה של ניהול תרגום בספריית ניהול תרגומים. זרימת העבודה משתמשת ברשימה כדי להקצות משימות תרגום למתרגם שצוין ברשימה עבור כל שפה. באפשרותך ליצור רשימה זו באופן ידני, או לבחור שרשימה זו תיווצר באופן אוטומטי בעת הוספת זרימת עבודה של ניהול תרגום לספריית ניהול תרגום.

רשימת KPI    עקוב אחר מחווני ביצועי מפתח שמאפשרים לך להעריך במהירות את ההתקדמות שבוצעה מול מטרות הניתנות למדידה. באפשרותך להגדיר רשימות KPI למעקב אחר ביצועים באמצעות אחד מארבעת מקורות הנתונים: נתונים שהוזנו באופן ידני, נתונים ברשימת Microsoft 365, נתונים מחוברות עבודה של Excel או נתונים מ- Analysis Services - רכיב של Microsoft SQL Server. לאחר יצירת רשימת ה- KPI, ניתן להשתמש בה כדי להציג את מצב המחוון בדף לוח מחוונים.

ייבוא גיליון אלקטרוני     השתמש בעמודות ובנתונים מגיליון אלקטרוני קיים. ייבוא גיליון אלקטרוני מחייב שימוש ב- Microsoft Excel או בתוכנית תואמת אחרת.

כדי להוסיף רשימה לדף מודרני של SharePoint:

1. אם הדף אינו נמצא כבר במצב עריכה, לחץ על ערוך בחלק השמאלי העליון של הדף. 

2. רחף עם העכבר מעל או מתחת ל- Web Part קיים. יופיע קו עם סימן + מוקף בעיגול, שנראה כך:

   

3. לחץ על + ולאחר מכן תראה רשימה של רכיבי Web Part לבחר. גלול מטה אל המקטע מסמכים, ספריות רשימות שלך.

4. בחר רשימה.

   שמות כל הרשימות הזמינות מוצגים.

5. בחר את הרשימה שברצונך להוסיף לעמוד שלך. 

6. אם אתה מרוצה, בחר שמור כטיוטה ליד הפינה הימנית העליונה. לאחר מכן, כדי להפוך את הדף המעודכן לזמין לאחרים, בחר פרסם ליד הפינה השמאלית העליונה. 

כדי להוסיף רשימה לדף קלאסי של SharePoint:

1. באתרים, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על תוכן אתר.

2. לחץ על סמל הוסף יישום .

   

3. גלול לאורך האפליקציה שבה ברצונך להשתמש ולחץ עליה. ייתכן שיש יותר מעמוד אחד.

4. תן ליישום שם ייחודי כדי שתוכל לאחזר אותו מאוחר יותר עבור דף, ולחץ על צור.

5. כשתחזור למסך תוכן אתר, תוכל לבצע שלושה פעולות:

   • סגור את החלון וחזור לדף. הוסף את היישום החדש לדף שלך באמצעות הוספת רכיבי Web Part.

   • לחץ על היישום והתחל להזין נתונים.

   • לחץ על שלוש הנקודות ... ולאחר מכן לחץ על שנה הגדרות. באפשרותך להוסיף עמודות, לשנות שמות ולבצע משימות אחרות כאן.

על אף שניתן להשתמש בתכונות של רשימות במגוון דרכים, אופן השימוש בהן תלוי בגודל ובמספר הרשימות שברשותך ובצרכים של הארגון שלך.

אחסון פריטים רבים ברשימה אחת

ייתכן שתרצה שרשימה אחת גדולה תגיש צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שיש לך מספר רב של בעיות טכניות שיש לעקוב אחריהן ברחבי הארגון, והבעיות עשויות לחול על פרוייקטים וקבוצות מרובים.

השתמש ברשימה יחידה כאשר:

• הקבוצה שלך צריכה לראות מידע סיכום אודות פריטי הרשימה או תצוגות שונות של אותה קבוצת פריטים. לדוגמה, ייתכן שמנהל מעוניין לראות את ההתקדמות בכל הנושאים הטכניים עבור ארגון או לראות את כל הבעיות שהוגשו במסגרת אותה פרק זמן.

• אנשים ברצונך לעיין או לחפש את הבעיות באותו מיקום באתר.

• ברצונך להחיל את אותן הגדרות על פריטי הרשימה, כגון גירסאות מעקב או דרישת אישור.

• הקבוצות שעובדות על הרשימה משתפות מאפיינים דומים, כגון אותן רמות הרשאה. ניתן להחיל הרשאה ייחודית על פריטי רשימה ספציפיים, אך אם רמות ההרשאה משתנות במידה מסוימת, שקול רשימות מרובות.

• ברצונך לנתח מידע אודות הרשימה או לקבל עדכונים מאוחדים עבור הרשימה. באפשרותך לקבל התראות כאשר פריטי הרשימה משתנים או לראות את השינויים ברשימה באמצעות טכנולוגיית RSS. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של מידע שהשתנה.

ייתכן שתרצה רשימות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין הפריטים שברצונך לנהל או בין קבוצות האנשים שאיתם אתה עובד.

השתמש ברשימות מרובות כאשר:

• אינך מצפה שאנשים יצטרכו סיכומי פריטים יחד.

• קבוצות האנשים שעובדים עם המידע הן נפרדות ויש להן רמות הרשאה שונות.

• עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על קבוצות מרובות של פריטים.

• אין צורך לנתח את הפריטים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הרשימה.

להלן כמה מהדרכים שבהן באפשרותך לארגן רשימות ופרטי רשימה:

הוספת טורים    עזור לקבוצה שלך לאתר בסיכות את הפריטים החשובים ביותר, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה. לדוגמה, באפשרותך להוסיף את העמודה Project לרשימה כדי לעזור לאנשים שעובדים על פרוייקטים ספציפיים להציג את הפריטים שלהם ולעבוד איתם ביתר קלות. מומלץ גם להוסיף עמודות נוספות אם ברצונך לאסוף מידע נוסף עבור כל פריט רשימה, כגון שם המחלקה או שם העובד.

אם יש לך פריטים מרובים ברשימה, מומלץ ליצור אינדקס של עמודות מסוימות כדי לשפר את הביצועים בעת הצגת כמה פריטים או מעבר בין תצוגות. תכונה זו אינה משנה את אופן הארגון של הפריטים, אך היא עשויה לאפשר לארגונים לאחסן בקלות רבה יותר מספר רב של פריטים ברשימה. עם זאת, יצירת אינדקס עשויה להוסיף שטח מסד נתונים. ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תצוגות    השתמש באפשרות זו אם אנשים בקבוצה שלך צריכים לעתים קרובות לראות נתונים באופן מסוים. תצוגות משתמשות בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג את הנתונים. באפשרותך גם לבחור כמה פריטים יוצגו בו-זמנית בכל תצוגה. לדוגמה, אנשים יכולים לעיין ברשימה בקבוצות של 25 או 100 פריטי רשימה בכל דף, בהתאם להעדפות שלהם למהירות החיבור שלהם.

תצוגות מספקות לך גמישות באחסון מספר רב של פריטים ברשימה, אך כדי לראות רק את ערכות המשנה הרצויות במועד מסוים, כגון רק הבעיות שפורסמו השנה, או רק את האירועים הנוכחיים בלוח שנה. באפשרותך ליצור תצוגות אישיות הזמינות עבורך בלבד, ואם יש לך הרשאה לשינוי רשימה, באפשרותך ליצור תצוגות ציבוריות הזמינות לכולם. ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תיקיות    הוסף תיקיות לרוב סוגי הרשימות, אם בעלי הרשימה שלך אפשר ליצור תיקיות. פעולה זו שימושית במיוחד אם ניתן לחלק את פריטי הרשימה שלך בדרך מסוימת, כגון לפי פרוייקט או לפי קבוצה. תיקיות עוזרות לאנשים לסרוק ולנהל בקלות רבה יותר את פריטי הרשימה. הטכנולוגיות של Microsoft מספקות תצוגת עץ המאפשרת לאנשים לנווט באתרים ובתיקיות שלהם בדומה לאיך שהם עובדים עם התיקיות בדיסק הקשיח שלהם. לדוגמה, לכל מחלקה יכולה להיות תיקיה משלה. ראה יצירת תיקיה ברשימה.