מבוא לערכות מסמכים

מהי ערכת מסמכים?

עבור סוגים רבים של פרוייקטים, אנשים לעתים קרובות להפיק קבוצה שלמה של מסמכים קשורים. במקרים מסוימים, ערכת מסמכים זו עשויה להיות התוצאה של פרוייקט, או "תוצר." לדוגמה, חברה שירותים מקצועיים עשויות ליצור תקן "pitch פנקס" כאשר הם להגיב לבקשה להצעת מלקוח אפשריות. הספר pitch עשויות להכיל תמיד חלקים אלה, עם כל קטע להתאים אישית בהתאם לדרישות ספציפי של פרוייקט מסוים:

• מבוא לחברת השירותים

• ניתוח חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים (SWOT)

• תוכנית עסקית

• ניתוח חברות השוואתי

במקרים אחרים, ערכת מסמכים זו עשויה פשוט לייצג סוגי מידע שונים התומכים בפרוייקט גדול יותר, שבסופו נוצר או ניתן דבר אחר. לדוגמה, חברת ייצור עשויה להפיק ערכת מסמכים סטנדרטית הקשורה לעיצוב, לבדיקות ולהכנה של כל אחד ממוצריה.

מסמכים אלה עשויים ייווצרו בבת אחת או בשלבים. ייתכן המסמכים שנוצרו או לסקור על-ידי אדם אחד או על-ידי אנשים רבים. כל המסמכים עשוי להיות באותה התבנית (כגון מסמכי Word). לחלופין, עשוי לכלול תבניות קובץ אחר (לדוגמה, מסמכי Word, מחברות OneNote, מצגות PowerPoint, דיאגרמות של Visio, חוברות עבודה של excel, וכן הלאה).

ערכות מסמכים יכולות לסייע לארגונים לנהל מצבים אלה בקלות רבה יותר. ערכת המסמכים מארגנת מסמכים קשורים מרובים בתצוגה בודדת, שבה ניתן לעבוד עליהם ולנהל אותם כישות יחידה. בעת יצירת ערכת מסמכים חדשה, אתה יוצר למעשה סוג תוכן חדש. סוג התוכן הופך לזמין בכל אוסף האתרים, ובאפשרותך לקבוע את התצורה של סוג תוכן חדש של ערכת מסמכים עבור כל תוצר עבודה מרובה מסמכים.

כאשר סוג תוכן של ערכת מסמכים נוסף לספריה, משתמשים יכולים ליצור מופעים חדשים של ערכת המסמכים באותו אופן שבו הם יוצרים מסמך יחיד.

מהן הפעולות שניתן לבצע באמצעות ערכת מסמכים?

סוג התוכן של ערכת מסמכים כולל כמה תכונות ספציפיות המקלות עליך ליצור ולנהל בהצלחה תוצרי עבודה מרובי מסמכים. בעת קביעת התצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים, באפשרותך לבצע כל אחת מהפעולות הבאות:

• התאמה אישית דף הפתיחה    של ערכת המסמכים המכילה את כל המידע הדרוש על-ידי משתמש אודות ערכת. דף הפתיחה הוא דף Web Part שבה ניתן להגדיר כדי להציג מידע אודות פרוייקט או משאבים כדי לעזור לחברי צוות שעובדים על ערכת מסמכים (לדוגמה, ציר זמן של פרוייקט, קישורים למשאבים וכן הלאה). בנוסף, הוא מציג רשימה של מסמכים שנוספו לקבוצה.

• ציון תוכן ברירת המחדל    שברצונך באופן אוטומטי שיצרת ולאחר הכלולות בכל מופע חדש של ערכת המסמכים. ניתן להתקין את מסמכים מסוימים נכללים באופן אוטומטי, וכן באפשרותך לשלוט התבניות המשתמשות אנשים. באפשרותך לוודא כי המסמכים המהווה ברירת מחדל הן סוגי התוכן הנכון. לדוגמה, אם הארגון שלך כולל למתג תבניות שבו אתה משתמש עבור סוגים ספציפיים של תקשורת, באפשרותך להעלות אלה בעת קביעת תצורה של סוג תוכן של ערכת מסמכים.

• ציון סוגי תוכן מורשים    שניתן להשתמש בהם בתוך ערכת המסמכים (לדוגמה, קבצי מסמכים, תמונות, שמע או וידאו).

• ציון מטה-נתונים משותפים    ועמודות מטה-נתונים שבהם ברצונך להשתמש עבור כל המסמכים בערכה. המטה-נתונים מוקצים למסמכי ברירת מחדל באופן אוטומטי בעת יצירת ערכת המסמכים, ובאפשרותך להציג את המטה-נתונים המשותפים בדף הפתיחה.

• הקצאת זרימות עבודה    שבה ברצונך להשתמש עבור ערכת המסמכים. באפשרותך להשתמש זרימות העבודה הרגילה סקירה ואישור עם ערכות מסמכים והמשך ערכת המסמכים כולה לאורך שלבי זרימת עבודה כאילו קובץ בודד. בנוסף, הארגון שלך יכול לפתח זרימות עבודה מותאמות אישית עבור ערכות מסמכים.

• שליחת ערכות מסמכים    לסדרן התוכן לצורך ניתוב לתיקיה, אתר או ספריה המהווים יעד.

לאחר הוספת סוג תוכן של ערכת מסמכים לספריה, משתמשי האתר יכולים להשתמש בתכונות ניהול מסמכים מוכרות ובתכונות ערכת מסמכים מיוחדות.

עורכים של ערכת מסמכים יכולים לבצע כל אחת מהמשימות הבאות:

• ליצור במהירות ובקלות תוצרי עבודה מרובי מסמכים חדשים באמצעות הפקודה מסמך חדש בספריית מסמכים.

• ללכוד תמונה של היסטוריית הגירסאות של המאפיינים והמסמכים הנוכחיים בערכת המסמכים.

• להפעיל זרימות עבודה בערכת המסמכים כולה או בפריטים בודדים בתוך ערכת המסמכים כדי לנהל משימות נפוצות כגון סקירה ואישור.

• לשלוח בדואר אלקטרוני קישור לערכת המסמכים.

• להשתמש בפקודה שלח אל כדי להעביר או להעתיק את ערכת המסמכים למיקום אחר (יש לקבוע את התצורה של היעד בניהול המרכזי).

• לנהל הרשאות עבור ערכת המסמכים.

למידע נוסף

יצירה וקביעת תצורה של ערכת המסמכים סוג תוכן חדש

יצירה וניהול של ערכות מסמכים

התאמה אישית של דף הפתיחה של ערכת מסמכים