מבוא לנתונים חיצוניים

מדוע להשתמש בנתונים חיצוניים?

כאשר אתה משתמש במוצרי SharePoint כדי לעזור לייעל את הפעילויות העסקיות שלך, ייתכן שתצטרך לשלב נתונים חיצוניים, כגון מסדי נתונים, יישומים של שורות עסקיות ושירותי אינטרנט. אך נתונים חיצוניים אלה הם לעתים קרובות אי מבודד המוגבל לאנשים מועדפים, או שפשוט קשה להגיע אליו. האם ישנה דרך להכניס את הנתונים החיצוניים בצורה חלקה למוצרי SharePoint, וכן למוצרי Office, כך שתוכל למנף ממשק מוכר ולשפר עוד יותר את העסק שלך?

זהו הנושא של שירותי קישוריות לעסקים. היא מאפשרת גישה מאובטחת, יעילה, לקריאה/כתיבה למגוון רחב של נתונים חיצוניים. פעולה זו מתבצעת במסגרת מסגרת מקיפה המספקת ממשקי משתמש ותיכנות רגילים. בנוסף, באפשרותך ליצור מגוון רחב של פתרונות עסקיים, שניהם ללא קוד, פתרונות מורכבים של SharePoint עבור פעילויות פשוטות עד ביניים ופתרונות מבוססי-קוד לצרכים מתקדמים. לדוגמה, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• צור רשימה חיצונית של SharePoint של נתוני צוות עובדים המאוחסנים במסד נתונים עורפי שהמשתמשים יכולים לקרוא ולכתוב, בדומה לרשימת SharePoint מקורית.

• חבר נתוני לקוחות מעודכנים במערכת תכנון משאבים ארגוניים (ERP) של הארגון שלך כקבוצה של אנשי קשר של Outlook ואף מספקים גישה לא מקוונת.

• צור פתרון תכנון אירועים המקשר ליישום קו-עסקי מבוקר, אך משתמש בלוח שנה של SharePoint להצגת הכל.

• צור יישום של Microsoft Silverlight עם ממשק משתמש חזותי מגניב שפועל עם נתונים חיצוניים מהאינטרנט.

בקיצור, שירותי קישוריות למידע עסקי מאפשרים לך להתחבר, לקיים אינטראקציה עם הערך של נתונים חיצוניים ולבטל את הנעילה שלו.

לראש הדף

שלושה תרחישים חיוניים

רוצה לשמוע עוד? להלן שלוש דוגמאות של פתרונות חיוניים המבוססים על שירותי קישוריות למידע עסקי.

מחלקת תמיכה    ארגון גדול כולל שולחן עזרה, המספק תמיכה טכנית פנימית. בקשות לתמיכה ומאגר הידע של התמיכה הטכנית מאוחסנים במסד נתונים חיצוני, אך משולבים באופן מלא באתר SharePoint באמצעות רשימות חיצוניות ורכיבי ה-Web part של נתונים עסקיים. עובדי מידע יכולים גם להציג את הבקשות הנוכחיות שלהם ב- Microsoft Outlook 2013 online. מומחי התמיכה הטכנית יכולים להציג בקשות שהוקצו להם בגישה Outlook 2013 מקוונת ובמצב לא מקוון. זרימות עבודה מנהלות באופן אוטומטי בעיות תמיכה בכל שלב: פתיחה, הקצאה, הסלמה, פתרון וסגירה. מנהלים בצוות התמיכה הטכנית, עם הרשאה מתאימה, יכולים להציג לוחות מחוונים שמציגים דוחות של מחלקת תמיכה המציינים את מספר בעיות התמיכה המוקצות לכל מומחה תמיכה, הבעיות העדכניות ביותר או הקריטיות ביותר, ומספר מקרי התמיכה המטופלים על-ידי כל מומחה תמיכה מנהלים יכולים גם לייצא את הנתונים לMicrosoft Excel 2013 לניתוח מפורט נוסף באמצעות עיצוב מותנה ותרשימים.

מעקב אחר אמנים    סוכנות כשרונות משלבת את מסד הנתונים של אמנים באתר הצוות הפנימי של SharePoint, הכולל רשימה מלאה של אמנים, פרטי הקשר שלהם ולוחות הזמנים של הביצועים. חוזי הקלטה בתבנית של תבניות מסמכי Word נוצרות ומלאות באופן אוטומטי בפרטי האמן העדכניים ביותר. זרימת עבודה מדריכה כל חוזה בשלבים השונים. הסוכנים יכולים להוסיף אמנים חדשים לרשימה חיצונית באמצעות טופס InfoPath. באמצעות פתרון זה, סוכני כשרונות תמיד מכילים את המידע הדרוש להם בקרבת מקום, והם יכולים לבצע משימות מרכזיות רבות באמצעות מוצרי Office מוכרים.

לוח מחוונים של מכירות    יישום של לוח מחוונים של מכירות מסייע למכירות שותפים למצוא במהירות הזמנות מכירה ומידע אודות לקוחות שמנוהל במערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). בהתאם לתפקידים ולהרשאות המתאימות, חברי הצוות יכולים להציג מידע של ניתוח מכירות, נתוני ביצועי מכירות של חברי צוות בודדים, הפניות למכירות ופרטי קשר והזמנות של לקוח. מומחי מכירות יכולים להציג את לוחות השנה היומיים שלהם, להציג משימות שהוקצו להם על-ידי המנהלים שלהם, לשתף פעולה עם חברי הצוות ולקרוא חדשות בתעשייה. דיאגרמת Visio של אזורי מכירות ממפה מכירות בכל חודש ומכילה נתונים חיים ממסד הנתונים העורפי שניתן לרענן בקלות. באמצעות מסמך Word, מנהלים יכולים לחבר במהירות דוחות מצב חודשיים הכוללים באופן אוטומטי נתונים מהמערכות החיצוניות.

לראש הדף

ההגעה לשם היא חצי מהכיף

שירותי קישוריות למידע עסקי דומה למטרייה גדולה הכוללת תכונות רבות של SharePoint ו-Office. אך היא אינה פועלת "מחוץ לתיבה" מכיוון שכל מקור נתונים חיצוני הוא ייחודי ולכל ארגון יש צרכים ספציפיים. לאחר שאתה מטיל את היסודות, באופן מקומי או בענן, באפשרותך לשטח את הנתונים החיצוניים בתוך מוצרי SharePoint ומוצרי Office. בעת עבודה עם נתונים חיצוניים, בדרך כלל אתה עובר על שלושה שלבים נפרדים:

שלב היסודות    בשלב זה, אתה מתכנן, מכין ומגדיר כיצד לגשת לנתונים החיצוניים. משמעות הדבר היא בדרך כלל לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם מנהל מערכת ולפעמים מפתח כדי להבין מה צריך לקרות. מטרות חשובות מזהות דרישות עסקיות וטכניות, ומכנות את מקור הנתונים החיצוני, ומבטיחות גישה מאובטחת לנתונים באמצעות שירות האחסון המאובטח ובחירת הפתרון הכולל. מטרה מרכזית היא יצירת סוג תוכן חיצוני, שהוא חבילה מפורטת של חיבורים, מטה-נתונים ומידע אחר המשמש לאחזור הנתונים החיצוניים.

שלב SharePoint    לאחר שהיסודות הונחו, באפשרותך להזרים את הנתונים החיצוניים במוצרי SharePoint במגוון דרכים, כולל רשימות חיצוניות, עמודות נתונים חיצוניות, רכיבי Web Part של נתונים עסקיים, זרימות עבודה, תוצאות חיפוש, דפי פרופיל, פעולות, יישומים עבור SharePoint ופתרונות או פתרונות של SharePoint מבוססי-קוד.

השלב של Office    לאחר שיצרת את הגישה לנתונים החיצוניים במוצרי SharePoint, באפשרותך להבליט את הנתונים במגוון מוצרי Office (כולל Excel, Word, Outlook, Visio, Access ו-InfoPath), יישומים עבור Office ורכיבי Office מבוססי-קוד, תוספות או פתרונות של Office.

תוכל למצוא פרטים נוספים אודות כל אחת מהתכונות הללו בהמשך מאמר זה.

לראש הדף

איזה כובע אתה לובש?

פיתוח פתרון המבוסס על נתונים חיצוניים הוא בדרך כלל מאמץ צוות והאופן שבו אתה עובד תלוי בתפקידך. הדיאגרמה הבאה מציגה תצוגה ברמה גבוהה של התפקידים והפתרונות המעורבים במחזור החיים הכולל של הפיתוח.

משתמשים    המשתמשים מרכיבים פתרונות פשוטים באמצעות היכולות הבסיסיות של מוצרי SharePoint ומוצרי Office. הנה כמה דוגמאות:

• יצירת רשימה חיצונית, תצוגות שונות של הרשימה והוספת מסננים ומיונים שונים.

• ייצוא הרשימה החיצונית לExcel 2013 לניתוח נתונים נוסף.

• חיבור רשימה חיצונית לOutlook 2013 לעבודה עם הנתונים החיצוניים באופן מקוון ובמצב לא מקוון.

Power Users    Power users צור פתרונות עסקיים פשוטים עד בינוניים, ללא קוד ולעתים קרובות דורשים מיומנויות של אנליסטים עסקיים להבין את מערכות מסד הנתונים ואת התהליכים העסקיים הכלליים בארגון. הם גם מעבירים את הדרישות למנהלי מערכת ולמפתחים, וכן מנהלים עסקיים ואולי מעצבי אתרים. הנה כמה דוגמאות:

• יצירת סוג תוכן חיצוני באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2013.

• יצירת עמודות נתונים חיצוניים בספריות וקישור העמודות לפקדי תוכן בתבנית Word מותאמת אישית, כגון חוזה או חשבונית.

• התאמה אישית של טפסי InfoPath כדי להחליף את טפסי ברירת המחדל של רשימת SharePoint.

• עיצוב דף אינטרנט המחבר רכיבי Web Part של נתונים עסקיים בדרך שימושית כדי ליצור סביבת עבודה של מידע.

• יצירת פתרון מבוסס-Outlook המספק טפסים, תצוגות, פקודות של רצועת הכלים, פעולות וחלוניות משימות מותאמות אישית.

• יצירת זרימת עבודה המשתמשת בנתוני רשימה חיצוניים.

מנהלי    מנהלי מערכת מנהלים הרשאות משתמש ואבטחה עבור מספר רכיבים שונים של SharePoint, כולל סוג התוכן החיצוני ומסד הנתונים החיצוני. פעילות קריטית כוללת הגדרת יישומי יעד של שירות אחסון מאובטח, מיפוי אישורים וקביעת שיטות האימות הטובות ביותר. דוגמאות אחרות של פעולות כוללות:

• ניהול והגדרה של הגישה, ההרשאות והשאילתות של הנתונים החיצוניים.

• ייבוא וייצוא של סוגי תוכן חיצוניים ממאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים.

• הגדרת דפי פרופיל מותאמים אישית, פעולות ותוצאות חיפוש.

מפתחים    מפתחים יוצרים מגוון פתרונות מותאמים אישית הנעים מרכיבים ממוקדים, הניתנים לשימוש חוזר בפתרונות מתקדמים המבוססים על קוד. הנה כמה דוגמאות:

• סוגי תוכן חיצוניים מתקדמים שפותחו ב-Microsoft Visual Studio, כגון סוגי שדות מותאמים אישית המשתמשים בנתונים הירארכיים מורכבים.

• נתונים מצטברים משירותים מרובים המוצגים כמודל BDC יחיד.

• רכיבים הניתנים לשימוש חוזר, רכיבי Web part מותאמים אישית, פעילויות זרימת עבודה מותאמות אישית וטפסי InfoPath מתחת לקוד.

• רכיבי נתונים חיצוניים מותאמים אישית עבור פתרונות של Outlook.

• יישומי Microsoft Silverlight ותוספות Office.

• התראות מותאמות אישית באמצעות מסגרת האירוע.

• חיבורים או פתרונות מותאמים אישית באמצעות קוד מנוהל.

לראש הדף

הכרת סביבת SharePoint שלך

בעת שימוש או יצירת פתרון נתונים חיצוני, קיימים הבדלים בתכונות ובפונקציונליות שעליך להיות מודע להם בהתבסס על סביבת SharePoint שלך:

• מקומי    אם אתה יוצר פתרון שבו המשתמשים והפתרון שלך ממוקמים באופן מקומי לחלוטין (מאחורי חומת האש), כל התכונות של ' שירותי קישוריות לעסקים ' נתמכות.

• ענן    אם אתה משתמש ב-SharePoint (תוכנית 2, E3 ו-E4) ב- Microsoft 365, קבוצת משנה של תכונות זמינות. לדוגמה, רשימות חיצוניות, רכיבי Web Part של נתונים עסקיים ומסגרת האירוע נתמכים, אך דפי פרופיל, פעולות ומסגרת המחבר אינם. בנוסף, באפשרותך להתחבר רק למקורות נתונים אלה: WCF Web Services, OData ו-SQL Server תכלת.

• היברידי    ייתכן שלארגון שלך יש כבר השקעות משמעותיות במקורות נתונים מקומיים, כגון יישומים ומערכות ERP של שורת העסק. אך הארגון שלך עשוי להיות גם בסביבת SharePoint היברידית, שבה עובדים מסוימים מוצגים באופן מקומי וחלקם בענן. בסביבה היברידית, באפשרותך גם ליצור פתרון נתונים משולב של נתונים חיצוניים כדי שמשתמשים בענן יוכלו לגשת למקור נתונים מקומי. לדוגמה, משתמש יכול להשלים דוח הוצאות במהלך נסיעת עסקים באמצעות SharePoint, וניתן ליישב את החיובים מיד באמצעות מערכת SAP מקומית. באפשרותך להתחבר לכל מקור נתונים מקומי נתמך, אך עליך להשתמש בשירותי OData ובפיתוח ובקביעת תצורה נרחבים, ייתכן שתידרש.

קבל את התוכנה המתאימה

התכונות של שירותי קישוריות למידע עסקי (BCS) מופצים בין מהדורות שונות של SharePoint. השתמש בטבלה הבאה כדי לעזור לך לבצע את הבחירה הנכונה.

* כולל פקדי טופס להצגת נתונים חיצוניים ופריסות להצגת נתונים בחלונית המשימות ובאזור הטפסים של Outlook. זמין רק ב-Microsoft Office Professional Plus 2013.

לראש הדף

הגדרת התוכנה כראוי

לאחר שתתקין את התוכנה המתאימה, הקפד להגדיר אותה כהלכה. בפרט:

הכנת מקור הנתונים החיצוני    ייתכן שיהיה עליך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלאנשים הנכונים תהיה גישה לנתונים ושהנתונים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, מנהל המערכת עשוי גם לרצות ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות וכדומה מסוימים כדי להגביל את התוצאות רק לצורך הדרוש ולסייע בשיפור הביצועים.

קביעת התצורה של שירותי SharePoint    מנהל מערכת צריך להפעיל שירותי קישוריות לנתונים עסקיים, שירות אחסון מאובטח ושירותי Visio.

קביעת התצורה של שירות האחסון המאובטח    מנהל מערכת חייב לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולהגדיר את האישורים עבור יישום היעד.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים    מנהל מערכת חייב לוודא שהמשתמש שיוצר את סוג התוכן החיצוני כולל הרשאה למאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים (BDC) ולמשתמשים מתאימים יש גישה לסוג התוכן החיצוני שבו מבוססת הרשימה החיצונית.

ודא שמוצרי Office מוכנים לשימוש    כדי לסנכרן נתונים חיצוניים עם מוצרי Office, דרושים לך Windows 7 ואילך ומוצרי התוכנה החינמיים הבאים, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ו-WCF Services 5.0 עבור OData V3 בכל מחשב לקוח (במידת הצורך, אתה מתבקש להוריד את התוכנה באופן אוטומטי). כמו כן, ודא שהאפשרות התקנת Office, שירותי קישוריות למידע עסקי זמינה (זוהי ברירת המחדל). אפשרות זו מתקינה את זמן הריצה של לקוח שירותי קישוריות למידע עסקי שעושה את הפעולות הבאות: מטמונים וסינכרון עם נתונים חיצוניים, ממפה נתונים עסקיים לסוגי תוכן חיצוניים, מציגה את בורר הפריטים החיצוניים במוצרי Office ומפעיל פתרונות מותאמים אישית בתוך מוצרי Office.

לראש הדף

בחר את הנתונים החיצוניים בתבונה

באפשרותך לעבוד עם מגוון רחב של מקורות נתונים חיצוניים, כולל מסדי נתונים, מערכות תכנון משאבים ארגוניים (ERP), OData ומחברים מתקדמים.

מסדי נתונים    הארגונים והחברות בכל הצורות והגדלים תלויים במסדי נתונים עבור הפעילות היומיומית שלהם. מסדי נתונים מכילים מגוון רחב של סוגי נתונים, כולל טקסט, מספרים, תמונות ומסמכים, ויש להם מטרות רבות הכוללות אתרי אינטרנט של חברה מונחי כספים, ייצור, ביטוח ונתונים. מסדי נתונים נתמכים נפוצים כוללים: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, וכל מסד נתונים התואם לתקני הממשק של ODBC או OLE DB.

מערכות ERP    מערכות ERP מאפשרות שילוב נתונים של קו העסקים ותהליכים בארגון כולו ולבצע פעולות רבות של הפעילות הבסיסית עבור כל עסק, כולל:

מערכות ERP נתמכות נפוצות כוללות SAP, דואט, Microsoft Dynamics, Siebel ו-JD אדוארדס.

OData    פרוטוקול Open Data (OData) מספק תקן מבוסס-מינוח ליצירה (פרסום), קריאה (קבל), עדכון (הצבה) ומחיקה (מחיקה) של פעולות גישה לשירותי אינטרנט. חשוב על OData כמקביל מבוסס האינטרנט של ODBC ו-OLE DB. הנתונים מוחזרים בתבנית של סימון אובייקט XML או JavaScript (JSON). מקורות OData נפוצים כוללים אתרי אינטרנט מוכרים (כגון אמזון, E-bay, תכולים Data Market ו-נטפליקס), מסדי נתונים ואפילו אתרי SharePoint אחרים.

מחברים מתקדמים    עבור מקורות נתונים אחרים, מפתח יכול לספק גישה מתקדמת לנתונים חיצוניים על-ידי:

• שימוש ב-ADO.NET, המאפשר גישה לכל מקור נתונים עם ספק ADO.NET.

• שימוש ב-WCF ו-Web services, המאפשר גישה לשירותי אינטרנט ולקרן תקשורת של Windows (WCF).

• שימוש בהרכבות קישוריות של .NET, המאפשרות גישה למקורות נתונים כאשר ספק ADO.NET או שירות אינטרנט אינם זמינים.

• המרת סוגי נתונים קנייניים שאינם נתמכים לסוגי נתונים נתמכים של .NET.

• יצירת פתרונות מותאמים אישית עבור מקורות נתונים בקנה מידה גדול יותר עם שינוי תכוף של מבני נתונים הדורשים חיבורי נתונים מותאמים אישית, שיטות העברה והתקנת מחברים.

לראש הדף

שקול ביצועים

כל פתרון עסקי חייב להתחשב בביצועים, והנתונים החיצוניים אינם יוצאי דופן. למרבה המזל, שירותי קישוריות למידע עסקי עוצבו כדי להקל על בעיות בצוואר וחששות רבים. באופן כללי, אחזור נתונים, החלפה, סינון ומיון מועברים למקור הנתונים החיצוני כדי לסייע בהפחתת זיכרון ומשאבי עיבוד הדרושים למוצרי SharePoint.

כמו כן, שירותי קישוריות למידע עסקי כוללים מטמונים מוכללים בשני השרתים (מטמון שירותי הקישוריות העסקית) ומחשבי הלקוח (מטמון זמן הריצה של לקוח שירותי הקישוריות העסקית) וייתכן שלא יציג את הערכים האחרונים ממערכת הנתונים החיצוניים באופן מיידי. עם זאת, באפשרותך להתאים את מרווחי הרענון בהתבסס על הצרכים של המשתמשים והפתרונות שאתה יוצר. לא כל המשתמשים צריכים לראות נתונים מעודכנים באופן מיידי, אך אם הם עושים זאת, הם יכולים, לדוגמה, לרענן את הרשימה החיצונית או את תיקיית אנשי הקשר של Outlook.

היכולת לעבוד במצב לא מקוון במחשב לקוח משמעותה גם שהמשתמשים יכולים לבצע עבודה מורחבת מבלי להיות מחובר לנתונים החיצוניים, אך כאשר הם חוזרים למצב מקוון, הנתונים מתעדכנים ומתאימים כראוי.

באופן כללי, תכונות ביצועים אלה עוזרות להאיץ את פעולות התצוגה, הרענון והנתונים של הנתונים החיצוניים בדף אינטרנט של SharePoint ובמוצר של Office.

לראש הדף

תרגול הבטיחות הראשונה

חיוני במיוחד לכך שפתרון נתונים חיצוני יהיה מאובטח מאחר שהנתונים חיוניים לעתים קרובות לעסק ואין להציג אותם או לשנות אותם על-ידי משתמשים שגויים. כמו כן, קיימות דרכים רבות לאבטחת נתונים וברצונך שהפתרון יהיה פשוט ובטוח. למרבה המזל, קיימות דרכים למזער את המורכבות, בעיקר באמצעות שירות האחסון המאובטח.

בקצה המזלג, אבטחת הנתונים החיצוניים שלך מחייבת לענות על שתי שאלות בסיסיות:

מי אתה?    פעולה זו נקראת גם אימות וזה תהליך האימות של הזהות שלך על-ידי קבלת האישורים שלך (שם המשתמש והסיסמה שלך).

מה מותר לך לעשות?    פעולה זו נקראת הרשאה וזהו תהליך קביעת המשימות שניתן לבצע על-ידי השגת רשימת ההרשאות שהוענקה לך.

תחילה, מנהל מערכת עוזר לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני. שים לב שהוא נפוץ מאוד לפתרונות עסקיים כדי לאמת את הגישה לנתונים חיצוניים שעבורם המשתמש הנוכחי מכיל חשבון אחר. אך כניסה תחת אישורים שונים עשויה להיות מסובכת ומסורבלת. שירות האחסון המאובטח מגיע לחילוץ על-ידי מתן אחסון ומיפוי של אישורים. פעולה זו מקלה עליך להשתמש במקור נתונים חיצוני על-ידי כניסה פעם אחת בלבד.

לדוגמה, אם אתה מחובר לאתר SharePoint שלך עם קבוצת אישורים אחת, אך ברצונך לגשת לרשימה חיצונית בהתבסס על יישום של Siebel המשתמש בקבוצת אישורים אחרת, מנהל מערכת יכול להגדיר את שירות האחסון המאובטח כדי למפות באופן אוטומטי את שתי קבוצות האישורים כך שלא תצטרך להיכנס שוב.

שירות האחסון המאובטח מסייע גם לנהל את הבעיה המפורסמת "כפולה הופ", שבה כל אימות דורש "דילוג" בין שני מחשבים, שניתן להתפשר עליהם, אלא אם כן השלבים מתבצעים כדי למנוע אותו.

בשלב הבא, מנהל מערכת יוצר כמה שכבות של אבטחה בהתבסס על הרשאות, בדומה לכמה שורות הגנה מסביב למבצר, כדי להבטיח הרשאה וגישה מתאימים ל:

• הנתונים במסד הנתונים או המערכת החיצוניים.

• סוג התוכן החיצוני במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים.

• הרשימה החיצונית או עמודת הנתונים החיצוניים.

לבסוף, מנהל מערכת יכול להוסיף שכבה נוספת של הגנה באמצעות הצפנה. אם פתרון הנתונים החיצוניים שלך משתמש גם ביישומי Office, מנהל מערכת יכול להגן על מטמון זמן הריצה של לקוח שירותי הקישוריות לעסקים באמצעות מערכת הקבצים המצפינה של Windows. מקורות נתונים חיצוניים מסוימים גם מספקים דרכים להצפנת הנתונים.

לראש הדף

הגדרת אבן הפינה: סוגי תוכן חיצוניים

סוגי תוכן חיצוניים נמצאים בלב כל פתרון נתונים חיצוני. הם כמו ברוקר בינך לבין מקור הנתונים החיצוני. סוג תוכן חיצוני טיפוסי הוא חבילת מידע מאורגנת המכילה את הפרטים הבאים:

• מידע חיבור למקור הנתונים, כגון המיקום, השם ומצבי האימות.

• הגדרה של טבלה, שדות, מפתחות ראשיים וזרים, אימותים וסוגי נתונים (הנקראים גם מטה-נתונים).

• פעולות הנתונים שבאפשרותך לבצע, כגון יצירה, קריאה, עדכון, מחיקה ושאילתה (נקראות גם CRUDQ).

• מידע והתנהגויות אחרות, כגון סוגי נתונים ממופים של Office או הפעלת סינכרון לא מקוון.

• מסננים שונים, המתשאלים את הנתונים ועוזרים לבודד את התוצאות ומגבלות לשיפור הביצועים.

• השדה identity והצגת עמודות עבור בורר תוכן חיצוני המשמש לאחזור נתונים חיצוניים לאורך ממשק המשתמש.

• שיוך המבוסס על מפתחות ראשיים וזרים בין שתי טבלאות קשורות, כגון הזמנות ולקוחות.

משתמש חזק אחד מגדיר את סוג התוכן החיצוני ולכן מגן על משתמשים אחרים מהמורכבות הטבועה של עבודה עם נתונים חיצוניים. בנוסף, כל המידע נשמר בקובץ ה BDCM מיוחד (. ה bdcm), בתבנית XML ומאוחסן במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים. גישה זו מקלה עליך לשמור, לעדכן, לאבטח ולעשות שימוש חוזר בסוגי תוכן חיצוניים באתרים שונים. לדוגמה, באפשרותך לייצא ולייבא בקלות את הקובץ כדי לפרוס אותו מתוך פיתוח לסביבת ייצור או לשתף אותם עם אוספי אתרים אחרים.

דרך אגב, המשתמש המיותר שלך אינו צריך להיות מומחה ב-XML. כדי לסייע ביצירת סוג תוכן חיצוני, ישנם שני כלים לבחירה:

• Microsoft Office SharePoint Designer 2013    באפשרותך להגדיר ולעדכן את סוג התוכן החיצוני באופן הצהרתי ולאחר מכן לפרסם אותו במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים.

• Microsoft Visual Studio 2012    אם הנתונים החיצוניים שלך מורכבים או שאינם נתמכים על-ידי SharePoint Designer 2013, באפשרותך להשתמש בעורך ה-XML ב-visual studio (המספק את Intellisense) כדי ליצור את מודל ה-xml שלך, או להשתמש במעצב מסוג התוכן החיצוני של visual studio כדי ליצור מכלול קישוריות של .net המספק לוגיקת שילוב מותאם אישית

לראש הדף

קריאה וכתיבה של נתונים ברשימות חיצוניות

רשימה חיצונית היא אבן בניין מרכזית עבור פתרונות SharePoint בהתבסס על נתונים חיצוניים. באפשרותך לקרוא ולכתוב נתונים חיצוניים באמצעות החוויה המוכרת של שימוש ברשימת SharePoint. רשימה חיצונית נראית ומתנהגת בדומה לרשימה מקורית, אך יש כמה הבדלים בהתנהגות. לדוגמה, באפשרותך ליצור תצוגות ולהשתמש בערכים מחושבים באמצעות נוסחאות, אך לא לצרף קבצים או לעקוב אחר גירסאות.

באפשרותך גם ליצור רשימה חיצונית באמצעות SharePoint Designer 2013.

לראש הדף

הוספת עמודות נתונים חיצוניים לרשימות ולספריות

באפשרותך לשלב עמודות נתונים חיצוניים עם עמודות אחרות ברשימה או בספריה מקורית. מכיוון שעמודת נתונים חיצוניים מתווספת לרשימה או לספריה מקורית, כל תכונות הרשימה או הספריה הקשורות פועלות, כולל ניהול גירסאות, אישורים, הכנסת הוראות והוצאה וקבצים מצורפים.

נניח שיצרת ספריית תמונות המכילה תמונות של המוצרים שהארגון שלך מוכר. באפשרותך להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לספריה הניגשת לשם המוצר, לקוד המוצר ולמחיר הנוכחי ממסד נתונים חיצוני. מאחר שכללי החברה והתהליכים שלך דורשים שינויים כלשהם במידע המוצר רק במערכת מסד הנתונים, עליך לציין שהנתונים החיצוניים מוחלים לקריאה בלבד בעת יצירת סוג התוכן החיצוני. אך כעת אנשים נוספים בארגון שלך יכולים לראות בקלות את כל מידע המוצר המשותף יחד בתצוגת ספריה אחת.

לראש הדף

יצירת פתרונות עם רכיבי Web Part של נתונים עסקיים

רכיבי ה-Web part של נתונים עסקיים מיועדים לפעול עם נתונים מתוך רשימה חיצונית ובאפשרותך לשלב רכיבי Web part אלה בדרכים שימושיות ליצירת סביבת עבודה או לוח מחוונים של אתר. לדוגמה, באפשרותך לחבר את רכיבי ה-Web part של רשימה ופריט כך שכאשר תבחר פריט דוח הוצאות ב-Web part של רשימה, כגון החיובים של יום חמישי, פרטי הפריט יוצגו ב-Web part של הפריט, כגון החיובים של המלון, הנסיעות והארוחות.

הטבלה הבאה מסכמת בקצרה כל Web Part של נתונים עסקיים.

לראש הדף

שימוש בנתונים חיצוניים בדף פרופיל, פעולה או חיפוש

דפי פרופיל, פעולות וחיפוש הם תכונות הקשורות היטב.

דפי פרופיל

כברירת מחדל, שירותי קישוריות למידע עסקי יוצרות באופן אוטומטי דף פרופיל בהתבסס על סוג התוכן החיצוני. דף פרופיל הוא דף אינטרנט המציג מידע משורה בודדת של נתונים חיצוניים, בהתבסס על שדה מזהה, כגון כל השדות הבודדים אודות לקוח ספציפי.

דף הפרופיל המהווה ברירת מחדל הוא למעשה דף אינטרנט המכיל את בונה פריטי הנתונים העסקיים ורכיבי Web Part של פריטי נתונים עסקיים המחוברים זה לזה. ה-Web part של בונה הפריטים מנתח את פרמטר מחרוזת כתובת ה-URL של דף הפרופיל, לדוגמה, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, ומעביר את הערך CustID אל ה-Web Part של פריט נתונים, ולאחר מכן מציג את כל שדות הלקוח המתאימים.

באפשרותך ליצור דף פרופיל משלך כדי להראות מידע מותאם אישית, או שמנהל מערכת יכול להתאים אישית את דף הפרופיל עבורך.

פעולות

באפשרותך גם לבצע פעולה בהתבסס על דף הפרופיל כדי לעשות משהו שימושי. לדוגמה, באפשרותך ליצור פעולה המשלבת מידע כתובות אודות הלקוח עם מפות Bing כדי להציג את מיקום הלקוח או לקבל הוראות הגעה. באפשרותך ליצור פעולה בהתבסס על פרמטר כתובת ה-URL של מחרוזת השאילתה של דף הפרופיל או באמצעות קוד מותאם אישית. לחלופין, מפתח יכול לכתוב קוד מותאם אישית המאפשר לך לעדכן את פרטי העובדים במסד נתונים עורפי.

כברירת מחדל, עליך להשתמש בפעולה בעת לחיצה על הפקודה ' הצגת פעולה של פרופיל ' ב-Web Part של רשימת נתונים עסקיים או ב-Web part של רשימת נתונים עסקיים. בעת שימוש בעמודת נתונים חיצוניים, באפשרותך גם לבצע את הפעולה מתוך פקודת תפריט.

חיפוש

לבסוף, אם תרצה, מנהל מערכת יכול לאפשר חיפוש של נתונים חיצוניים. ניתן לסרוק וליצור אינדקס של הנתונים החיצוניים בדיוק כמו נתוני SharePoint פנימיים, אך עם חיתוך אבטחה כדי להבטיח שרק המשתמשים המתאימים יוכלו ללחוץ ולראות את תוצאות החיפוש, המוצגות באמצעות דף פרופיל.

על-ידי שילוב חיפוש של SharePoint במערכות נתונים חיצוניות, משתמשים יכולים למצוא נתונים שאחרת לא יוכלו לאתר. לדוגמה, אם אתה מכיר את החברה שלקוח עובד בה, אך שכחת את שמו, באפשרותך לחפש לפי שם החברה כדי לעזור לך למצוא את דף הפרופיל של הלקוח.

לראש הדף

שימוש בנתונים חיצוניים בזרימות עבודה

זרימות עבודה מספקות כלי רב-עוצמה למודלים ולאוטומציה של תהליכים עסקיים בהתבסס על רשימה, ספריה או אתר של SharePoint. תהליכים עסקיים אלה יכולים להיות פשוטים כתהליך אישור מסמך עם מאשר בודד, או כמורכב כתהליך עסקי מובנה כלשהו. למרות שאין באפשרותך לשייך באופן ישיר זרימת עבודה לרשימה חיצונית, באפשרותך ליצור את הפרטים הבאים:

זרימות עבודה של רשימה מקורית    זרימת עבודה המשויכת לרשימה מקורית שקוראת או מעדכנת נתונים מרשימה חיצונית באמצעות האפשרות צור פריט רשימה, עדכן פריט רשימה ומחיקת פעולות של פריטי רשימה. לדוגמה, באפשרותך לעדכן פריט רשימה חיצוני בכל פעם שפריט רשימה או ספריה מקורית משתנה. באפשרותך להשתמש בפעולות אחרות עם רשימות חיצוניות, כגון המשתנה ' הגדרת זרימת עבודה ' כדי לשנות שדה ' רשימה חיצונית '. באפשרותך גם להשתמש בפריט רשימה חיצונית כיעד עבור תהליך פעילות, אך הקישור לפעילות אינו מציג כותרת עבור פריט הרשימה החיצונית.

זרימות עבודה של אתר    זרימות עבודה של אתר אינן מחייבות הפעלה של גורם מפעיל של אירועים וניתן להפעיל אותה באופן ידני. כדי למנוע גישה בלתי מורשית, זרימות עבודה שבהן גישה לרשימות חיצוניות מופעלות תמיד בחשבון שירות, אפילו במצב אימות המשתמש בהתחזות.

אירועים    מפתח יכול ליצור אירועים המפעילים את מקור הנתונים החיצוני ומשתמשים יכולים ליצור התראות שמגיבות לאירועים אלה. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של SharePoint כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לעובד כאשר חשבון לקוח מוקצה לעובד זה במקור הנתונים החיצוני.

מטעמי ביצועים, מומלץ לקרוא רק מספר קטן של עמודות ברשימה החיצונית, או ליצור, לעדכן או למחוק מספר קטן של פריטים ברשימה החיצונית.

לראש הדף

ניתוח נתונים חיצוניים ב-Excel

באפשרותך לייצא נתונים מרשימה חיצונית לExcel 2013 ולשמור על סינכרון הנתונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשמור על מלאי מוצר ברשימה חיצונית כך שיהיה קל לשתף ולעדכן, אך גם לבצע ניתוח מלאי תקופתי בExcel 2013. הנתונים החיצוניים שיוצאו לExcel 2013 נקבעים על-ידי תצוגת הרשימה החיצונית הנוכחית, המסננים המוגדרים בסוג התוכן החיצוני וברשימה החיצונית והגדרות השפה עבור אתר SharePoint. h

בעת ייצוא רשימה חיצונית, נוצרת טבלת Excel עם חיבור נתונים לרשימה החיצונית בהתבסס על קובץ שאילתת אינטרנט. כדי לראות שינויים נוספים שבוצעו ברשימת SharePoint בטבלת Excel, באפשרותך לרענן את הנתונים. שים לב שאין באפשרותך לבצע שינויים במקור של הנתונים החיצוניים ושפעולת רענון של Excel תחליף את כל השינויים שביצעת בטבלת Excel.

לראש הדף

הוספת נתונים חיצוניים למסמכי Word

על-ידי הוספת עמודות נתונים חיצוניים ותבנית Word עם פקדי תוכן לספריית מסמכים, באפשרותך גם להקל ולשפר את ההזנה של נתונים מדויקים ומעודכנים במסמך מובנה Microsoft Word 2013.

נניח שיש לך ספריית מסמכים המכילה חוזי לקוח. עם זאת, כל פרטי הלקוח שלך נשמרים ביישום של קו עסקי, כגון SAP. באפשרותך לעקוב אחר חוזי הלקוח בספריית המסמכים, אך לוודא שפרטי הלקוח הקשורים מעודכנים ושאינם בהכרח משוכפלים. כך ניתן לעשות זאת:

• תחילה, הוסף עמודות נתונים חיצוניים לספריה כדי לשייך את שם הלקוח, שם החברה ומספר הטלפון המתאימים לכל חוזה המאוחסן בספריית החוזים.

• לאחר מכן, צור תבנית Word המכילה את פקדי הטקסט והתוכן מותקנים מראש של הלקוח כדי להזין את שם הלקוח, את שם החברה ואת מספר הטלפון. Word 2013 ישתמש בבורר הפריטים החיצוניים כדי לעזור לך להזין או לעדכן את המידע הנכון על-ידי הצגה ואחזור של פרטי הלקוח הנכונים באופן אוטומטי.

• לבסוף, בכל פעם שאתה יוצר חוזה, מזין נתוני לקוח ושומר את החוזה בחזרה לספריה, ערכי נתוני הלקוח מקודמים לעמודות הנתונים החיצוניים המתאימות.

לראש הדף

סינכרון נתונים חיצוניים ב-Outlook

אם רשימה חיצונית מכילה לקוחות, משימות, פעילויות או רשומות, באפשרותך לחבר את הרשימה באמצעות Outlook 2013. לאחר ההתחברות, באפשרותך להציג, לערוך ולהדפיס את הנתונים באמצעות ממשק המשתמש המוכר של Outlook. אם הנתונים מהווים פרטי קשר, כגון לקוחות, באפשרותך גם להתקשר אליהם, לשלוח להם הודעות דואר אלקטרוני ולבצע בקשות לפגישה.

הסינכרון של הנתונים הוא דו-כיווני או דו-כיווני. שינויים שבוצעו בOutlook 2013 מסונכרנים באופן אוטומטי עם מקור הנתונים החיצוני. שינויים שבוצעו במקור הנתונים החיצוני מסונכרנים עם הפריטים ב- Outlook 2013, אך ייתכן שיהיה צורך בפעולת רענון.

כברירת מחדל, הנתונים מתרעננים באופן אוטומטי כל שש שעות, אך ניתן לשנות ערך זה. כדי לוודא שאתה רואה את הנתונים הנוכחיים ממקור הנתונים החיצוני, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ולאחר מכן לחץ על סנכרן שינויים של DB.

בעת יצירת סוג התוכן החיצוני, בצע את הפעולות הבאות:

• אם אתה מעוניין בגישה לא מקוונת, הפוך את אפשרות התמיכה הלא מקוונת לתומכת בסינכרון .

• הגדר את השדה סוג פריט Office לאחת מהאפשרויות הבאות: איש קשר, פעילות, משימה או רשומה.

• מפה את השדות הבודדים בסוג התוכן החיצוני, כגון שם פרטי של לקוח, שם משפחה של לקוח, כתובת לקוח וטלפון לקוח, לשדות המתאימים לסוג הפריט של Outlook, כגון שם פרטי של איש קשר, LastName, BusinessAddress ו-BusinessPhone.

בנוסף, באמצעות קוד מסוים שנכתב על-ידי מפתח, באפשרותך ליצור פתרון Outlook שמבצע את הפעולות הבאות:

• הצג חלקי נתונים מקוריים או מותאמים אישית בחלוניות משימות מותאמות אישית כדי להציג נתונים חיצוניים למשתמשים.

• כלול פקודות מותאמות אישית ברצועת הכלים לביצוע פעולות מותאמות אישית.

• צור הגדרת תצוגה מותאמת אישית כדי להציג עמודות ספציפיות של נתונים חיצוניים.

• עיצוב אזורי טפסים מותאמים אישית כדי להציג נתונים חיצוניים.

לראש הדף

העצמת גישה לנתונים חיצוניים באמצעות טפסי InfoPath

יש כמה סיבות לכך שMicrosoft InfoPath 2013 שימושית לשימוש עם נתונים חיצוניים:

עבודה עם סוגי נתונים מורכבים    אם שדה של נתונים חיצוניים הוא הירארכי, כגון שדה כתובת המכיל את הרחוב, העיר והמיקוד כדות, אין באפשרותך לעבוד עם שדה זה בטופס SharePoint עבור רשימה חיצונית, ולמעשה הוא אינו נוצר אפילו. עם זאת, באפשרותך להמיר את טופס SharePoint לטופס InfoPath כדי ליצור ולעדכן את השדות באמצעות InfoPath 2013.

הטבעת פקד בורר פריטים חיצוניים    באפשרותך לגרור ולשחרר את פקד בורר הפריטים החיצוני בטופס InfoPath, לקשר אותו לרשימה החיצונית כמקור נתונים משני, ולהקל על משתמש לבחור פריט המבוסס על שדה ייחודי, כגון שם לקוח או מזהה מוצר.

בנוסף, אם תגדיר שיוך עבור סוגי תוכן חיצוניים, כגון לקוחות והזמנות, וטופס InfoPath עבור הרשימה החיצונית מכיל מפתח זר, כגון מזהה לקוח, פקד בורר הפריטים החיצוניים נוסף באופן אוטומטי לטופס. פעולה זו מאפשרת למשתמשים למצוא בקלות את הלקוח הרצוי בעת עבודה עם הזמנות.

יצירת תצוגות מרובות של טופס    לעתים, ייתכן שתרצה שהטפסים יוכלו ליהנות מתצוגות מרובות של הנתונים החיצוניים שלך, במיוחד אם יש שדות רבים ורשימה חיצונית או טופס SharePoint אינו יעיל. תצוגות מרובות שימושיות גם בתרחישים של כתיבה אחת שבהם המערכת החיצונית אינה מאפשרת עדכון שדה לאחר יצירתו. במקרים אלה, באפשרותך ליצור שתי תצוגות, אחת עבור פעולת היצירה והשניה עבור פעולת העדכון.

הוספת כללים או קוד מאחור לטפסים    באפשרותך להוסיף כללי הצהרתי או מספר קודים לביצוע לוגיקה עסקית נוספת, כגון אימות וחישובים. לדוגמה, באפשרותך להבטיח שקידומת מדינה/אזור חוקית באמצעות כלל, או שמיקוד ארה"ב תקף באמצעות שירות אינטרנט.

לראש הדף

הוספת נתונים חיצוניים לדיאגרמות Visio שפורסמו

באמצעות Microsoft Visio 2013, באפשרותך לקשר נתונים מרשימה חיצונית לדיאגרמה ולצורות שלה. לאחר מכן תוכל לפרסם את הדיאגרמה בספריית מסמכים של SharePoint כציור אינטרנט אינטראקטיבי כדי שהמשתמשים יוכלו להציג את הדיאגרמה ולהציג את הנתונים החיצוניים המשויכים. קיימות שלוש דרכים לקישור שורות נתונים לצורות בציור שלך. באפשרותך לקשר שורות לצורות קיימות בזו אחר זו, לקשר את השורות לצורות באופן אוטומטי, או ליצור צורות מהנתונים.

לראש הדף

ייבוא ורענון של נתונים חיצוניים ב-Access

Microsoft Access 2013 הוא לוח נחיתה עבור כל סוגי הנתונים והנתונים החיצוניים אינם יוצאים מהכלל. באפשרותך לייבא רשימה חיצונית למסד הנתונים של Access במחשב הלקוח ולרענן את הנתונים באופן תקופתי. הנתונים הם לקריאה בלבד.

השלבים הבסיסיים שעליך לבצע הם:

1. יצא את סוג התוכן החיצוני מSharePoint Designer 2013 או ישירות מתוך מאגר מטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים כקובץ ה bdcm.

2. ב- Access 2013, צור חיבור נתונים של שירות אינטרנט באמצעות הקובץ ה bdcm.

3. ב- Access 2013, צור טבלה מקושרת בהתבסס על חיבור הנתונים של שירות האינטרנט.

שים לב שבמקרה זה, מטמון זמן הריצה של לקוח שירותי הקישוריות למידע עסקי אינו משמש לסינכרון עם הרשימה החיצונית בעת רענון הנתונים.

לראש הדף