הקדמה ל- Excel Services ול- Excel Web Access

במאמר זה

• מהו Excel Services?

• מהו Microsoft Office Excel Web Access?

• כיצד פועלים Excel Services ו- Office Excel 2007 יחד?

• אינטראקציה עם חוברת עבודה של Excel ב- Excel Services

• תרחישים של Excel Services

• יצירת "גירסה אחת של האמת"

• חיבור אל נתונים בצורה מאובטחת

• Excel Services וניהול זכויות מידע

• שימוש ב- Excel Services עם תכונות אחרות של מודיעין עסקי

מהו Excel Services?

ישנם שלושה רכיבים בסיסיים של Excel Services שפועלים זה עם זה ויוצרים יחד את העיצוב המבני הכולל של Excel Services.

1. Excel Calculation Services (ECS)‎ הוא ה"מנגנון" של Excel Services שטוען את חוברת העבודה, מחשב בנאמנות מלאה עם Microsoft Office Excel 2007, מרענן נתונים חיצוניים ומתחזק הפעלות.

2. Excel Web Access (EWA)‎ הוא רכיב Web Part שמציג ומאפשר אינטראקציה עם חוברת עבודה של Microsoft Office Excel בדפדפן באמצעות Dynamic Hierarchical Tag Markup Language (DHTML)‎ ו- JavaScript בלי צורך להוריד פקדי ActiveX למחשב הלקוח שלך, ואפשר לחבר אותו אל רכיבי Web Part אחרים בלוחות מחוונים ובדפי Web Part אחרים.

3. Excel Web Services (EWS)‎ הוא שירות רשת שמתארח ב- Microsoft Office SharePoint Services אשר מספק מספר שיטות שמפתחים יכולים להשתמש בהן כממשק לתכנות יישומים (API) כדי לבנות יישומים מותאמים אישית המבוססים על חוברת עבודה של Excel.

מכיוון ש- Excel Services הוא רכיב של Microsoft Office SharePoint Server 2007, באפשרותך גם להנות מהיתרון של תכונות רבות של טכנולוגיית SharePoint, כמו שליטה, אבטחה וניהול גישה אל גליונות אלקטרוניים, ביצועים מבוססי-שרת, ויכולת לשנות גודל בצורה מיטבית בעת הוספת משתמשים.

לראש הדף

מהו Microsoft Office Excel Web Access ?

Excel Web Access הוא רכיב Web Part שמציג נתונים ותרשימים מחוברת עבודה של Excel, בעל "מראה ותחושה" דומים ל- Microsoft Office Excel, כמו כרטיסיות של גליונות, לחצני חלוקה לרמות וחצים נפתחים, ומספק מספר דרכים להתאים אישית את רכיב ה- Web Part.

1. המקטע העליון מכיל את הכותרת וסרגל כלים עם מספר תפריטים, פקודות ורשימה נפתחת.

2. החלון הראשי מציג גליון עבודה אחד או יותר בתצוגת גליון עבודה, פריט בעל שם, כמו תרשים או טבלת Excel בתצוגת פריט בעל שם, וייתכן גם אזור חלוקה לרמות.

3. חלונית המשימות פרמטרים מכילה תוויות של פרמטרים, תיבות טקסט עבור הזנת נתונים, ותיאורי כלים שנותנים מידע נוסף אודות כל פרמטר.

4. המקטע התחתון מציג הודעות הודעות נתונים לרענון.

לראש הדף

כיצד פועלים Excel Services ו- Office Excel 2007 יחד?

ראשית עליך ליצור חוברת עבודה של Excel באמצעות Office Excel 2007, ולאחר מכן לשמור את חוברת העבודה ב- Excel Services. למעשה, Office Excel 2007 הוא כלי העריכה ו- Excel Services הוא כלי הדיווח.

1. עורך של חוברת עבודה, לרוב מנתח עסקי, משתמש ב- Office Excel 2007 כדי ליצור את חוברת העבודה של Excel, ובאפשרותו לציין פריטים בעלי שם להצגה ולהגדיר פרמטרים.

2. עורך חוברת העבודה שומר את חוברת העבודה לספריית מסמכים (או לתיקיית אינטרנט או רשת) ב- Excel Services, שם היא מנוהלת ומאובטחת על-ידי מנהל מערכת של SharePoint.

3. באפשרות עורך חוברת העבודה ומשתמשים אחרים ליצור דוחות, דפי Web Part ולוחות מחוונים של מודיעין עסקי שמשתמשים בחוברת העבודה.

4. באפשרותם של משתמשים עסקיים רבים לגשת אל חוברת העבודה על-ידי הצגתה בדפדפן, ואף לרענן את הנתונים אם חוברת העבודה מחוברת אל מקור נתונים חיצוני.

5. באמצעות הרשאות מתאימות, יכולים משתמשים עסקיים להעתיק את המצב הנוכחי של חוברת העבודה עם כל האינטראקציות שנעשו במהלך ההפעלה הנוכחית, כמו מיון וסינון, אל מחשב לקוח לצורך המשך ניתוח כחוברת עבודה של Excel או כתמונה.

לראש הדף

שילוב עם חוברת עבודה של Excel ב- Excel Services

אמנם אין באפשרותך לערוך את התאים בחוברת העבודה של Excel ב- Excel Services, אך באפשרותך לעבוד עם הנתונים במספר דרכים. כדי לענות על תשובות ספציפיות, שאלות בלתי צפויות שייתכן ויש לך אודות הנתונים, לעתים קרובות באפשרותך לחפש ולהציג מידע באמצעות התכונות האינטראקטיביות הבאות:

• הצגת התוצאות האחרונות של נוסחה על-ידי חישוב מחדש של נתונים בחוברת העבודה.

• רענון נתונים חיים ממקור נתונים חיצוני, כגון מסד נתונים או קובייה של עיבוד אנליטי מקוון (OLAP).

• ניווט אל גליונות עבודה שונים, חלקים של גליונות עבודה, או פריטים נבחרים בעלי-שם בחוברת העבודה, כגון תרשים או טבלת Excel.

• מיון וסינון נתונים

• הרחבה או כיווץ של רמות נתונים ושימוש במסנן דוחות בדוח PivotTable.

• שינוי זמני של הערכים בתאים על-ידי הזנת פרמטרים לעדכון תוצאות הנוסחה או ביצוע של ניתוח מה-אם פשוט.

• השגת תוצאות או תצוגות שונות על-ידי בחירת נתונים מרכיב Web Part מחובר אחר, כמו Web Part של מסנן או Web Part של תצוגת רשימה, בלוח מחוונים או דף Web Part אחר.

לראש הדף

תרחישים של Excel Services

כמובן, קיימות אין ספור דרכים שבהן אפשר להשתמש ב- Excel Services. הרשימה הבאה מייצגת תרחישים ודוגמאות כדי לעזור לך להבין טוב יותר כיצד באפשרותך להשתמש ב- Excel Services.

לוחות מחוונים של מודיעין עסקי    לוועדת מנהלים יש גישה אל מספר לוחות מחוונים של החברה שפועלים כלוח תוצאות פיננסי מעודכן של החברה. כדי להעריך באופן רצוף את ביצועי החברה, לוח המחוונים הראשי מסכם מדדי מפתח של ביצועים (KPI), כמו יעדי מכירות, יעדי הכנסה ושולי רווח, על בסיס חודשי. לוחות מחוונים נוספים מסכמים חדשות של השוק כדי לעזור בניתוח סיכונים פיננסיים עבור פרוייקטים קיימים וחדשים, ולהציג תרשימים של נתונים פיננסיים קריטיים שמסייעים להעריך תיקי השקעות שונים.

מערכת מידע של ניתוח שווקים    מחלקת שיווק בחברה שמוכרת ביגוד וציוד ספורטיבי מחזיקה דף של פורטל מידע שמסכם נתוני מפתח דמוגרפיים, כמו מין, גיל, אזור, רמת הכנסה ופעילות פנאי מועדפת. רוב העובדים במחלקת השיווק יכולים לפתוח את חוברות העבודה של Excel במחשבים שלהם ולבצע ניתוח "מה-אם" של כל הנתונים, או להדפיס דוחות מעוצבים. במשך הזמן, באפשרות המשתמשים גם להוסיף בקלות דוחות לשיתוף על-ידי אחרים.

סטטיסטיקות מקצועיות של שחקני ספורט    ארגון של ליגת ספורט משתף סטטיסטיקות של העבר וההווה לגבי כל הביצועים והמשכורות של השחקנים. נתונים אלה משמשים למסחר ומשא ומתן על חוזי שכר. בעלי הקבוצות יוצרים, משפרים ומשתפים דוחות וניתוחים חדשים, בייחוד בתקופה שלפני תחילת העונה.

כלי לקבלת החלטות של חנויות קמעונאיות    רשת חנויות מסכמת נתונים קריטיים של נקודת מכירות על בסיס שבועי ומשתפת אותו עם ספקים, מנתחים פיננסיים ומנהלי אזורים. דוחות כוללים פריטים שלא נמצאים במלאי, 20 הפריטים הנמכרים ביותר לפי קטגוריות מכירות, נתונים עונתיים חשובים וספירות של טרנזקציות לפי חנות.

מערכת דוחות לניהול חשבונות של מכירות    קבוצת מכירות ניגשת אל מערך של דוחות תדרוך יומיים שכוללים נתוני מפתח כמו אנשי המכירות הבכירים, התקדמות לקראת יעדי מכירות חודשיים, תוכניות מכירות מוצלחות, וערוצי הפצה בעלי ביצועים נמוכים. דוחות נוספים מסכמים מכירות לפי משתני מפתח, כמו אזור, קו ייצור וחודש, שיחות מכירה בשבוע, ומספר השיחות הסגורות. כאשר אנשי מכירות בודדים מציגים דוחות אלה, באפשרותם לראות אוטומטית את מספרי המכירות שלהם שכן המערכת מזהה אותם על סמך שם המשתמש שלהם.

סיכום יומי של פרוייקט הנדסי    קבוצת הנדסה מפתחת דף Web Part שמסכם נתוני מפתח של תזמון פרוייקטים כמו ספירת באגים, מצב מפרטים, תרשימי התקדמות, מגמות מאפיינים וסדרי עדיפויות, וקישורים אל משאבי מפתח ואנשי קשר. הנתונים נלקחים ממספר מקורות נתונים חיצוניים, כמו מסדי נתונים של פרוייקטים ורשימות מפרטים.

מודל חישוב של ניתוח פיננסי קנייני    מוסד פיננסי גדול חקר ופיתח מודל תמחור שהוא קניין רוחני פרטי. עליו לשתף את תוצאות הנוסחה עם מספר מנהלי השקעות, אך הנוסחה המשמשת לחישוב מודל התמחור חייבת להיות מאובטחת ולא להיחשף לעולם לציבור. מודל תמחור זה הוא מורכב ביותר וזמן החישוב שלו הוא ארוך. בכל לילה, מחושב דוח מודל התמחור והוא נוצר בשרת מהיר, נשמר למיקום אמין, ומוצג בדף Web Part, אך ורק לאותם אנשים שהם בעלי הרשאה מתאימה.

לראש הדף

יצירת "גירסה אחת של האמת"

ברוב הארגונים, לעתים קרובות עליך ליצור חוברות עבודה קריטיות בזמן ספציפי, לרוב בזמנים קבועים. לדוגמה, ייתכן שתיצור חוברת עבודה מאובטחת בתאריך ושעה מוסכמים מראש בכל רבעון פיסקלי כדי להשוות באופן בטוח בין מכירות, ספירות מלאי, הכנסות ורווחים של רבעונים פיסקליים. אינך רוצה לדאוג שהמידע בחוברת העבודה שונה על-ידי משתמש אחר ושהבדלים בלתי צפויים בחישובים ובתוצאות מסבכים את קבלת ההחלטות שלך. הדבר נקרא לעתים יצירת "גירסה אחת של האמת", שפירושה שבזמן שאתה משווה אותו דוח של חוברת עבודה עם משתמשים אחרים, באפשרותך לסמוך על נקודה ייחודית בזמן (התאריך והשעה שבהם נוצרה חוברת העבודה) כדי לוודא תצוגה עקבית של הנתונים.

1. חוברת עבודה ראשית מכילה נתונים פיננסיים מצטברים שמעודכנים באופן שוטף.

2. חוברת עבודה מפורסמת בסוף כל רבעון פיסקלי.

3. "גירסה אחת של האמת" מפשטת קבלת החלטות והשוואות בין קבעונים פיסקליים.

לראש הדף

חיבור לנתונים בדרך מאובטחת

עבור מספר חוברות עבודה של Excel שנשמרו אל Excel Services, כל הנתונים מאוחסנים בחוברת העבודה. כדי לעדכן את הנתונים ב- Excel Services, יש לשמור את חוברת העבודה של Excel שוב. עבור חוברות עבודה אחרות, קיים חיבור אחד או יותר אל מקורות נתונים חיצוניים, כמו מסד נתונים או קוביית OLAP. חיבורים אלה מכילים מידע אודות הדרך לאתר, להיכנס, לתשאל ולגשת אל מקור הנתונים החיצוני. אמנם אפשר לאחסן מידע זה של חיבורים בחוברת העבודה, אך לרוב הוא מאוחסן בקובץ של חיבורי נתונים של Office ‏(‎.odc), בייחוד כאשר הנתונים משותפים על-ידי משתמשים רבים ויש לעדכן את המידע של החיבורים. באפשרותם של עורך חוברת העבודה או מנהל המערכת ליצור את המידע של החיבורים באמצעות Excel 2007 כדי לערוך את החיבור, ולאחר מכן לייבא את המידע של החיבורים אל קובץ ‎.odc.

ספריית חיבורי נתונים (DCL) היא ספריית מסמכים מיוחדת של SharePoint שאפשר להגדירה כספריית מיקום אמינה ואשר מקלה על אחסון, אבטחה, שיתוף וניהול של קבצי ‎.odc. לדוגמה, ייתכן שמנהל מערכת צריך להעביר מסד נתונים משרת בדיקות אל שרת ייצור, או לעדכן שאילתה שניגשת אל הנתונים. באמצעות קובץ ‎.odc אחד שנשמר ב- DCL, ניהול של מידע זה של חיבורים הוא קל בהרבה וגישת המשתמשים אל נתונים היא נוחה יותר שכן כל חוברות העבודה משתמשות באותו קובץ חיבורים ופעולת רענון, בין אם במחשב הלקוח או השרת, ומקבלות שינויים מעודכנים של קובץ חיבורים זה. באפשרותך אף להגדיר ש- Office SharePoint Server ומחשב לקוח של משתמש יזהו אוטומטית שינויים בקובץ החיבורים וישתמשו בגירסה המעודכנת ביותר של קובץ חיבורים זה.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Office Excel 2007 ובמערכת העזרה של הניהול המרכזי של Office SharePoint Server.

לראש הדף

Excel Services וניהול זכויות מידע

ניהול זכויות מידע (IRM) הוא דרך לספק הגנת פרטיות עבור מסמך של Microsoft Office ולהבטיח שמידע רגיש ניתן להצגה על-ידי משתמשים מתאימים בלבד. לדוגמה, ייתכן שברצונך לדווח על נתונים פיננסיים רבעוניים לחברים נבחרים בלבד של ועדה מנהלית חודש אחד לפני שהנתונים מפורסמים לציבור בהצהרה פיננסית, כך שיהיה להם זמן להכין תגובות של יחסי ציבור ולקבל החלטות עסקיות מתאימות.

Windows SharePoint Services (גירסה 3.0 או עדכנית יותר) תומך ב- IRM בספריית מסמכים וכל המסמכים בספריה זו (בין אם המסמכים הבודדים זמינים ל- IRM או לא). ברגע שמסמך נטען לספריית מסמכים שזמינה ל- IRM, המסמך נעשה למעשה זמין ל- IRM.

Excel Services אינו תומך בטעינת חוברות עבודה של Excel שהן זמינות ל- IRM, והוא אינו טוען חוברת עבודה של Excel אם היא זמינה ל- IRM או מגיעה מספריית מסמכים שזמינה ל- IRM. עם זאת, אם ברצונך להנות מהיתרון של IRM, באפשרותך לטעון חוברת עבודה של Excel ללא IRM לתוך Excel Services, לפתוח את חוברת העבודה כתמונה ולאחר מכן לשמור את התמונה אל ספריית מסמכים שזמינה ל- IRM.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Office Excel 2007 ובמערכת העזרה של הניהול המרכזי של Office SharePoint Server.

לראש הדף

שימוש ב- Excel Services עם תכונות אחרות של מודיעין עסקי

Excel Services הוא חלק מאוסף תכונות של Office SharePoint Server הנקראות מודיעין עסקי שבו יכולים להשתמש אדם אחד, צוות או הארגון כולו. תכונות אלה מיועדות לפעול יחד ולתמוך בפיתוח מהיר וחזק של כלים מותאמים אישית לקבלת החלטות שמסוגלים לגשת אל מגוון של מקורות נתונים— לרוב ללא שימוש בקוד.