יצירה וניהול של רשימת פעילויות של פרוייקט

חשוב לחזור לרשימת פעילויות הפרוייקט עם התקדמות הפרוייקט ולעדכן את העמודות הקשורות למצב של כל אחת מהפעילויות. פעולה זו מסייעת לדווח למשתמשים אחרים - שאינם מעודכנים בפרטים היומיומיים של פעילויות הפרוייקט שלך - על המתרחש בפרוייקט שלך.

ברשימת פעילויות הפרוייקט, השלם את העמודות הבאות עבור כל פעילות כדי לספק עדכון לפרוייקט שלך:

• % ביצוע    הקלד את ההערכה הטובה ביותר לגבי כמות העבודה שהושלמה בפעילות, באמצעות אחוז. לדוגמה, אם פעילות כלשהי מתבצעת באמצע הדרך, הקלד 50% בעמודה % ביצוע . אחוז זה משמש לשרטוט שכבת-על של התקדמות במייצג הפעילות של הפעילות.

• מצב פעילות    בחר את המתאר המשקף בצורה המדויקת ביותר את המצב הנוכחי של פעילות זו.

בנוסף, אתה עשוי להיתקל בשינויים אחרים בפרוייקט הדורשים עדכונים ברשימת פעילויות הפרוייקט שלך. לדוגמה, תאריך ההתחלה או תאריך היעד של פעילות מסוימת עשויים להשתנות אם פעילות מתחילה לפני המתוכנן, או מתעכבת. באפשרותך לעדכן עמודות אלה בחלק הטבלה של התצוגה, כפי שהיית עושה בכל עמודה אחרת. במקרים מסוימים, האדם שמבצע כעת את הפעילות אינו זמין עוד לביצוע הפעילות. ניתן גם לעדכן את הקצאת הפעילות לאדם מסוים על-ידי עדכון העמודה מוקצה ל. לקבלת מידע נוסף, ראה הקצאת אנשים לפעילויות ברשימת פעילויות פרוייקט.

לראש הדף

לאחר הוספת הפעילויות לרשימת פעילויות של פרוייקט, השלב הבא הוא להקצות אותן לאנשים בארגון שלך. בעת הקצאת אדם לפעילות, עליך לזהות מי אחראי להשלמת העבודה בפעילות זו.

1. לחץ פעם אחת בעמודה מוקצה ל עבור הפעילות שאתה מקצה.

   

2. הזן את פרטי השם או הכניסה של האדם שאתה מקצה, באחת משלוש הדרכים הבאות:

   • לחץ על עיון, שמופיע לצד העמודה מוקצה ל, כדי לחפש את האדם שאתה מקצה בפנקס הכתובות של הארגון שלך.

   • הקלד את פרטי הכניסה עבור האדם שאתה מקצה בארגון שלך, כולל את התחום, בעמודה מוקצה ל. לדוגמה, הקלד contoso\noah, כאשר "contoso" הוא התחום ו- "noah" הוא שם המשתמש.

   • הקלד את שם האדם שאתה מקצה בעמודה מוקצה ל. פעולה זו שימושית אם אתה מקצה קבלן או אדם אחר שאין לו חשבון בארגון שלך.

3. הודע לאנשים שהוקצו לפעילויות על הקצאות הפעילויות שלהם, ציין בפניהם את רשימת פעילויות הפרוייקט והודע להם על העבודה שנמצאת כעת באחריותם.

בעת יצירת פעילויות ברשימת פעילויות פרוייקט, חשוב לתכנן אילו פעילויות עשויות להיכלל בפעילויות נרחבות יותר. לדוגמה, ייתכן שהפרוייקט יושלם בשלבים, כאשר בכל שלב מתרחשות כמה פעילויות. ייצוג השלבים הללו ברשימת פעילויות הפרוייקט מספק מבט נחמד ברמה גבוהה לגבי העומד להתרחש בפרוייקט שלך.

1. בכרטיסיה פריטים, בקבוצה חדש , לחץ על החץ תחת פריט חדש ולאחר מכן לחץ על פעילות ערסל.

2. השלם את הטופס כדי ליצור פעילות ערסל חדשה, תוך מילוי הפרטים הבאים, בהתאם לצורך:

   • שם    הקלד את שם פעילות הערסל.

   • פעילויות קדם    בחר את פעילויות הערסל ו/או את תת-הפעילויות שיש להשלים לפני שפעילות ערסל זו תוכל להתחיל. כאשר אלה נבחרות בתיבה הימנית, לחץ עלהוסףכדי להעביר אותן לתיבה השמאלית. לקבלת מידע נוסף אודות פעילויות קדם, עיין בסעיף הבא במאמר זה.

     עצה: אם אתה חושש שלא הבנת היטב את פעילויות הקדם, או אם התכנון שלך לא התקדם מספיק והוא אינו כולל את כל פעילויות הקדם של פעילות הערסל שהוספת לרשימת פעילויות הפרוייקט שלך, ניתן להשאיר תיבה זו ריקה לעת עתה ולהוסיף את קשרי הגומלין בין פעילויות הקדם במועד מאוחר יותר, באמצעות חלק הטבלה הימני של התצוגה של רשימת פעילויות הפרוייקט.

   • עדיפות    בחר את רמת העדיפות המשקפת באופן המדויק ביותר את החשיבות של פעילות ערסל זו, כפי שהיא מתייחסת לפעילויות הערסל האחרות בפרוייקט זה.

   • מצב פעילות    בחר את המתאר שמשקף בצורה המדויקת ביותר את המצב של קבוצת המשימות הנמצאות בתוך פעילות ערסל זו. אם אתה רק מתכנן פרוייקט ואף אחת מהמשימות בפעילות ערסל זו לא החלה, בחר לא הופעל.

   • % ביצוע הקלד אחוז המייצג בצורה הטובה ביותר את כמות העבודה שהושלמה בקבוצת הפעילויות הנמצאות בתוך פעילות הערסל. אם אתה רק מתכנן פרוייקט ואף אחת מהמשימות בפעילות ערסל זו לא החלה, השאר שדה זה ריק, או הקלד 0%.

   • הוקצה ל השתמש בשדה זה כדי לזהות את האדם האחראי לפעילות ערסל זו. לקבלת מידע נוסף אודות הקצאת משימות, ראה הקצאת אנשים לפעילויות ברשימת פעילויות פרוייקט.

   • תיאור    הקלד תיאור קצר של פעילות הערסל.

   • תאריך התחלה    הזן את התאריך שבו יש להתחיל את תת הפעילות הראשונה בתוך פעילות ערסל זו.

   • תאריך יעד    הזן את התאריך שבו יש להשלים את תת-הפעילות האחרונה בפעילות ערסל זו.

3. לחץ על שמור כדי ליצור את פעילות הערסל.

לאחר יצירת פעילות הערסל, באפשרותך ללחוץ על השם של פעילות הערסל בחלק הטבלה הימני של התצוגה כדי לפתוח את פעילות הערסל בתצוגה של רשימת פעילויות פרוייקט חדשה. בתצוגה זו, תוכל להוסיף את הפעילויות הכלולות בפעילות ערסל זו. כדי לחזור לתצוגה המציגה את פעילות הערסל, בכרטיסיה רשימה, בקבוצה ניהול תצוגות, לחץ על נווט למעלה.

לראש הדף

ברשימת פעילויות פרוייקט יחידה, ייתכן שקיים סדר מסוים שבו יש להשלים פעילויות, לרבות פעילויות ערסל ותת-פעילויות. לדוגמה, אם אתה בונה בית, עליך להשלים את הקמת היסודות לפני הצבת הקירות, ולסיים את הקירות לפני הצבת הגג. ניתן לייצג סדר זה באמצעות העמודה פעילויות קדם.

1. בשורת פעילויות, לחץ על התא בעמודה פעילויות קדם ולאחר מכן לחץ על החץ בצד השמאלי של התא כדי להציג רשימה של כל הפעילויות בתוך הרשימה הנוכחית של פעילויות הפרוייקט. זה כולל את כל פעילויות הערסל ותת-הפעילויות בתוך הרשימה.

2. לחץ על תיבת הסימון מימין לכל פעילות שיש להשלים לפני התחלת פעילות זו.

   עצה: קל להיסחף כאן ולבחור כל פעילות שנמצאת לפני הפעילות הנוכחית. אולם עליך לבחור רק את הפעילויות המופיעות מיד לפני הפעילות הנוכחית. לדוגמה, נניח שרשימת פעילויות הפרוייקט שלי מכילה שלוש פעילויות: פעילות 1, פעילות 2 ופעילות 3. לאחר השלמת פעילות 1, ניתן להתחיל את פעילות 2 ולאחר השלמת פעילות 2, ניתן להתחיל את פעילות 3. בעת הזנת פעילויות הקדם עבור פעילות 3, קל לחשוב שיש להשלים הן את פעילות 1 והן את פעילות 2 לפני שניתן להתחיל את פעילות 3. עם זאת, מאחר שפעילות 1 כבר מופיעה כפעילות קדם של פעילות 2, אין צורך להציג אותה גם כפעילות קדם של פעילות 3.

3. התאם את התאריכים בעמודות תאריך התחלה ותאריך יעד כדי לשקף את קשרי הגומלין בין הפעילויות. לדוגמה, נניח שיש לך שתי פעילויות שידוע לך כי כל אחת מהן תימשך יומיים עד להשלמתה. עליך להגדיר את הפעילות הראשונה כפעילות קדם עבור הפעילות השניה. יהיה עליך להתאים את העמודה תאריך התחלה עבור הפעילות השניה כך שהתאריך יופיע לאחר תאריך היעד עבור הפעילות הראשונה, וכן להתאים את העמודה תאריך יעד עבור הפעילות השניה כך שתתרחש יומיים לאחר תאריך ההתחלה החדש.

   עצה: רוצה שתהליך זה יהיה אוטומטי יותר? שקול להשתמש בפתרון ניהול פרוייקטים ארגוניים התואם ל- SharePoint Foundation 2010, כגון Microsoft Project 2010 ו- Microsoft Project Server 2010.

לאחר שזיהית את פעילויות הקדם המתאימות עבור כל פעילות, תוכל לראות את קשרי הגומלין הללו מיוצגים בתרשים גנט. כאשר פעילות קדם מזוהה עבור פעילות, תראה חץ שצויר בין מייצג הפעילות בתרשים גנט של סיום הפעילות הקודמת ובין מייצג הפעילות בתרשים גנט של תחילת הפעילות הבאה.

לראש הדף

רשימות פעילויות פרוייקט משתמשות באותן תכונות תצוגה ב- SharePoint שבהן משתמשות רשימות אחרות. לקבלת מידע נוסף, ראה התאמה אישית של התצוגה של רשימת פעילויות הפרוייקט