מאמר זה מספק סקירה קצרה אודות מסדי נתונים – מהם מסדי נתונים, מדוע כדאי להשתמש בהם ואילו פעולות מבצעים החלקים השונים של מסד הנתונים. המינוח מתאים למסדי נתונים של Microsoft Access, אך המושגים חלים על כל מוצרי מסד הנתונים.
במאמר זה
מהו מסד נתונים?
מסד נתונים הוא כלי לאיסוף ולארגון של מידע. מסדי נתונים יכולים לאחסן מידע אודות אנשים, מוצרים, הזמנות או כל דבר אחר. מסדי נתונים רבים מתחילים כרשימה בתוכנית עיבוד תמלילים או בגיליון אלקטרוני. ככל שהרשימה גדלה, כפילויות וחוסר עקביות מתחילים להופיע בנתונים. קשה יותר להבין את הנתונים בצורת רשימה, וקיימות דרכים מוגבלות לחיפוש או למשיכה של ערכות משנה של נתונים לצרכי סקירה. לאחר שבעיות אלה מתחילות להופיע, מומלץ להעביר את הנתונים למסד נתונים שנוצר על-ידי מערכת ניהול מסדי נתונים (DBMS), כגון Access.
מסד נתונים מחשבי הוא גורם מכיל של אובייקטים. מסד נתונים אחד יכול להכיל יותר מטבלה אחת. לדוגמה, מערכת מעקב אחר מלאי המשתמשת בשלוש טבלאות אינה שלושה מסדי נתונים, אלא מסד נתונים אחד המכיל שלוש טבלאות. מסד נתונים של Access מאחסן את הטבלאות שלו בקובץ יחיד, יחד עם אובייקטים אחרים, כגון טפסים, דוחות, פקודות מאקרו ומודולים, אלא אם הוא תוכנן במיוחד להשתמש בנתונים או בקוד ממקור אחר. מסדי נתונים שנוצרו בתבנית Access 2007-2016 (המשמשת גם את Microsoft 365 של Access, Access 2021 ו- Access 2019) הם בעלי סיומת הקובץ .accdb, ומסדי נתונים שנוצרו בתבניות קודמות של Access כוללים את סיומת הקובץ .mdb.
באמצעות Access, ניתן לבצע את הפעולות הבאות:
-
הוספת נתונים חדשים למסד נתונים, כגון פריט חדש במלאי
-
עריכת נתונים קיימים במסד הנתונים, כגון שינוי המיקום הנוכחי של הפריט
-
מחיקת מידע (לדוגמה, אם הפריט נמכר או בוטל)
-
ארגון והצגה של הנתונים בדרכים שונות
-
שיתוף הנתונים עם אנשים אחרים באמצעות דוחות או הודעות דואר אלקטרוני, באינטרא-נט או באינטרנט
החלקים של מסד נתונים של Access
הסעיפים הבאים הם תיאורים קצרים של חלקיו של מסד נתונים טיפוסי של Access.
טבלאות
לקבלת גמישות מרבית במסד נתונים, הנתונים צריכים להיות מאורגנים בטבלאות, כדי למנוע יצירת כפילויות. לדוגמה, אם אתה מאחסן מידע אודות עובדים, יש להזין כל עובד פעם אחת בטבלה המוגדרת לשמירת נתוני עובדים. נתונים אודות מוצרים יאוחסנו בטבלה נפרדת, ונתונים אודות סניפים יאוחסנו בטבלה אחרת. תהליך זה נקרא נרמול.
כל שורה בטבלה נקראת "רשומה". רשומות הן המקום שבו מאוחסנות פיסות מידע בודדות. כל רשומה כוללת שדה אחד או יותר. השדות תואמים לעמודות בטבלה. לדוגמה, נניח שיש לך טבלה בשם "עובדים", שבה כל רשומה (שורה) מכילה מידע אודות עובד כלשהו, וכל שדה (עמודה) מכיל סוג אחר של מידע, כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת וכן הלאה. יש לייעד את השדות כסוג נתונים מסוים: טקסט, תאריך או שעה, מספר או סוג אחר.
דרך נוספת לתיאור הרשומות והשדות היא כקטלוג כרטיסים של ספריה. כל כרטיס בארונית תואם לרשומה במסד הנתונים. כל פיסת מידע בכרטיס יחיד (מחבר, כותר וכן הלאה) תואמת לשדה במסד הנתונים.
לקבלת מידע נוסף אודות טבלאות, עיין במאמר מבוא לטבלאות.
טפסים
ניתן לתכנת לחצני פקודות כדי לקבוע אילו נתונים יופיעו בטופס, לפתוח טפסים או דוחות אחרים או לבצע מגוון משימות אחרות. לדוגמה, נניח שיש לך טופס בשם "טופס לקוח" שבו אתה עובד עם נתוני לקוחות. טופס הלקוח עשוי לכלול לחצן הפותח טופס הזמנה, שבו ניתן להזין הזמנה חדשה עבור לקוח זה.
בנוסף, טפסים מאפשרים לך לשלוט באופן שבו משתמשים אחרים מקיימים אינטראקציה עם הנתונים במסד הנתונים. לדוגמה, באפשרותך ליצור טופס שמציג שדות מסוימים בלבד ומאפשר ביצוע של פעולות מסוימות בלבד. פעולה זו עוזרת להגן על הנתונים ולהבטיח שהנתונים יוזנו כראוי.
לקבלת מידע נוסף אודות טפסים, עיין במאמר מבוא לטפסים.
דוחות
ניתן להפעיל דוח בכל עת, והוא תמיד ישקף את הנתונים הנוכחיים במסד הנתונים. דוחות מעוצבים בדרך כלל לצורך הדפסה, אך ניתן גם להציג אותם על המסך, לייצא אותם לתוכנית אחרת או לשלוח אותם כקובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני.
לקבלת מידע נוסף אודות דוחות, עיין במאמר מבוא לדוחות ב- Access.
שאילתות
שאילתות מסוימות "ניתנות לעדכון", כלומר שבאפשרותך לערוך את הנתונים בטבלאות המשמשות כבסיס דרך גליון הנתונים של השאילתה. אם אתה עובד בשאילתה הניתנת לעדכון, זכור שהשינויים שלך מתבצעים בטבלאות עצמן, ולא רק בגליון הנתונים של השאילתה.
לשאילתות יש שני סוגים בסיסיים: שאילתות בחירה ושאילתות פעולה. שאילתת בחירה פשוטה מאחזרת את הנתונים והופכת אותם לזמינים לשימוש. ניתן להציג את תוצאות השאילתה על המסך, להדפיס אותן או להעתיק אותן ללוח. לחלופין, תוכל להשתמש בפלט השאילתה כמקור רשומה עבור טופס או דוח.
שאילתת פעולה, כפי שמשתמע משמה, מבצעת משימה עם הנתונים. ניתן להשתמש בשאילתות פעולה כדי ליצור טבלאות חדשות, להוסיף נתונים לטבלאות קיימות, לעדכן נתונים או למחוק נתונים.
לקבלת מידע נוסף אודות שאילתות, עיין במאמר מבוא לשאילתות.
פקודות מאקרו
לקבלת מידע נוסף אודות פקודות מאקרו, עיין במאמר מבוא לתיכנות ב- Access.
מודולים
לקבלת מידע נוסף אודות מודולים, עיין במאמר מבוא למודולים ב- Access.
