ייבוא נתונים או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel

תרחישים נפוצים עבור ייבוא נתוני Excel לתוך Access

• אתה משתמש ותיק ב- Excel, אך מעתה ואילך ברצונך להשתמש ב- Access כדי לעבוד עם נתונים אלה. ברצונך להעביר את הנתונים שבגליונות העבודה של Excel לתוך מסד נתונים חדש אחד או יותר של Access.

• המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך אתה מקבל מדי פעם נתונים בתבנית Excel שיש למזג אותם עם מסדי הנתונים של Access. ברצונך לייבא גליונות עבודה אלה של Excel לתוך מסד הנתונים בעת קבלתם.

• אתה משתמש ב- Access כדי לנהל את הנתונים שלך, אך הדוחות השבועיים שאתה מקבל משאר חברי הצוות שלך הם חוברות עבודה של Excel. ברצונך לייעל את תהליך הייבוא כדי להבטיח שהנתונים ייובאו מדי שבוע בשעה מסוימת לתוך מסד הנתונים שלך.

אם זו הפעם הראשונה שאתה מייבא נתונים מ- Excel

• אין דרך לשמור חוברת עבודה של Excel כמסד נתונים של Access. Excel אינו מספק פונקציונליות ליצירת מסד נתונים של Access מנתוני Excel.

• בעת פתיחת חוברת עבודה של Excel ב- Access (בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, שנה את תיבת הרשימה קבצים מסוג לקבצי Microsoft Office Excel ובחר את הקובץ הרצוי), Access יוצר קישור לחוברת העבודה במקום לייבא את הנתונים בחוברת העבודה. יצירת קישור לחוברת עבודה שונה באופן מהותי מייבוא גליון עבודה לתוך מסד נתונים. לקבלת מידע נוסף אודות קישור, עיין בסעיף קישור לנתונים ב- Excel, בהמשך מאמר זה.

הכנת גליון העבודה

1. אתר את קובץ המקור ובחר את גליון העבודה המכיל את הנתונים שברצונך לייבא ל- Access. אם ברצונך לייבא רק חלק מגליון עבודה, באפשרותך להגדיר טווח בעל שם הכולל רק את התאים שברצונך לייבא.
   
   הגדרת טווח בעל שם (אופציונלי)   

   1. עבור אל Excel ופתח את גליון העבודה שכולל נתונים שברצונך לייבא.

   2. בחר את טווח התאים המכילים את הנתונים שברצונך לייבא.

   3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתוך הטווח שנבחר ולאחר מכן לחץ על תן שם לטווח או הגדר שם.

   4. בתיבת הדו-שיח שם חדש, ציין שם עבור הטווח בתיבה שם ולחץ על אישור.

      זכור כי באפשרותך לייבא גליון עבודה אחד בלבד בכל פעם במהלך פעולת ייבוא. כדי לייבא נתונים מגליונות עבודה מרובים, חזור על פעולת הייבוא עבור כל אחד מגליונות העבודה.

2. בחן את נתוני המקור ובצע פעולה כלשהי, כמתואר בטבלה זו.

   רכיב	תיאור
   מספר העמודות	מספר עמודות המקור שברצונך לייבא אינו יכול להיות גבוה מ- 255, שכן Access אינו תומך ביותר מ- 255 שדות בטבלה.
   דילוג על עמודות ושורות	מומלץ לכלול רק את השורות והעמודות שברצונך לייבא בגליון העבודה או בטווח בעל השם המשמשים כמקור. שורות    אין באפשרותך לסנן שורות או לדלג על שורות במהלך פעולת הייבוא. עמודות    אין באפשרותך לדלג על עמודות במהלך הפעולה אם בחרת להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת.
   תבנית טבלה	ודא כי תבנית התאים היא תבנית טבלה. אם גליון העבודה או הטווח בעל השם כוללים תאים ממוזגים, תוכן התא ימוקם בשדה המתאים לעמודה הראשונה ושאר השדות יישארו ריקים.
   עמודות, שורות ותאים ריקים	מחק את כל השורות הריקות והעמודות הריקות המיותרות בגליון העבודה או בטווח. אם גליון העבודה או הטווח מכילים תאים ריקים, נסה להוסיף את הנתונים החסרים. אם בכוונתך לצרף את הרשומות לטבלה קיימת, ודא כי השדה המתאים בטבלה מקבל ערכי Null (ערכים חסרים או לא ידועים). שדה יקבל ערכי Null אם מאפיין השדה נדרש המשויך לו מוגדר ל- לא והגדרת המאפיין ValidationRule שלו אינה מונעת שימוש בערכי Null.
   ערכי שגיאה	אם תא אחד או יותר בגליון העבודה או בטווח מכילים ערכי שגיאה, כגון ‎#NUM ו- ‎#DIV, תקן אותם בטרם תפעיל את פעולת הייבוא. אם גליון עבודה או טווח המשמשים כמקור מכילים ערכי שגיאה, Access ימקם ערך Null בשדות המתאימים בטבלה. לקבלת מידע נוסף אודות דרכים לתיקון שגיאות אלה, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים, בהמשך מאמר זה.
   סוג נתונים	כדי למנוע שגיאות במהלך הייבוא, ודא כי כל אחת מעמודות המקור מכילה את אותו סוג נתונים בכל שורה. Access סורק את שמונה שורות המקור הראשונות כדי לקבוע את סוג הנתונים של השדות בטבלה. אנו ממליצים בחום לוודא ששמונה שורות המקור הראשונות אינן משלבות ערכים מסוגי נתונים שונים באף אחת מהעמודות. אחרת, ייתכן ש- Access עשוי לא יקצה את סוג הנתונים הנכונים לעמודה. בנוסף, מומלץ לעצב כל אחת מעמודות המקור ב- Excel ולהקצות תבנית נתונים מסוימת לכל עמודה לפני הפעלת פעולת הייבוא. העיצוב מומלץ בייחוד במקרים שבהם עמודה כוללת ערכים מסוגי נתונים שונים. לדוגמה, העמודה 'מספר טיסה' בגליון עבודה עשויה להכיל ערכים מספריים וערכי טקסט, כגון 871, AA90 ו- 171. כדי למנוע ערכים חסרים או שגויים, בצע את הפעולות הבאות: לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת העמודה ולאחר מכן לחץ על עיצוב תאים. בכרטיסיה מספר, תחת קטגוריה, בחר עיצוב. עבור העמודה 'מספר טיסה', קרוב לוודאי שתבחר את התבנית טקסט. לחץ על אישור. אם עמודות המקור מעוצבות, אך מכילות עדיין ערכים מעורבים בשורות אחרי השורה השמינית, פעולת הייבוא עשויה עדיין לדלג על ערכים או להמיר ערכים באופן שגוי. לקבלת מידע אודות פתרון בעיות, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים.
   שורה ראשונה	אם השורה הראשונה בגליון העבודה או בטווח בעל השם מכילה את שמות העמודות, באפשרותך לציין ש- Access יטפל בנתונים בשורה הראשונה כשמות שדות במהלך פעולת הייבוא. אם גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור אינם כוללים את השמות, מומלץ להוסיף אותם למקור לפני הפעלת פעולת הייבוא. הערה: אם בכוונתך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת, ודא כי שם כל עמודה זהה לחלוטין לשם של השדה המתאים. אם שם עמודה שונה משם השדה המתאים בטבלה, פעולת הייבוא תיכשל. כדי לראות את שמות השדות, פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב ב- Access.

3. סגור את חוברת העבודה המשמשת כמקור, אם היא פתוחה. השארת קובץ המקור פתוח עלולה לגרום לשגיאות בהמרת נתונים במהלך פעולת הייבוא.

הכנת מסד הנתונים המשמש כיעד

1. פתח את מסד הנתונים של Access שבו יאוחסנו הנתונים המיובאים. ודא כי מסד הנתונים אינו לקריאה בלבד ושיש לך הרשאות לבצע שינויים במסד הנתונים.

   - או -

   אם אינך מעוניין לאחסן את הנתונים באחד ממסדי הנתונים הקיימים, צור מסד נתונים ריק. כדי לעשות זאת:

   לחץ על הכרטיסיה קובץ, לחץ על חדש ולאחר מכן לחץ על מסד נתונים ריק.

2. לפני הפעלת פעולת הייבוא, החלט אם ברצונך לאחסן את הנתונים בטבלה קיימת או בטבלה חדשה.

   יצירת טבלה חדשה    אם תבחר לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, Access ייצור טבלה ויוסיף את הנתונים המיובאים לטבלה זו. אם כבר קיימת טבלה בשם שצוין, Access יחליף את תוכן הטבלה בנתונים המיובאים.

   צירוף לטבלה קיימת    אם תבחר להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, השורות בגליון העבודה של Excel יצורפו לטבלה שצוינה.

   זכור כי רוב הכשלים במהלך פעולות צירוף מתרחשים מאחר שנתוני המקור אינם תואמים למבנה ולהגדרות השדות של טבלת היעד. כדי למנוע בעיה זו, פתח את טבלת היעד בתצוגת עיצוב וסקור את הפריטים הבאים:

   • שורה ראשונה    אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח בעל השם המשמשים כמקור אינה מכילה כותרות עמודות, ודא כי המיקום וסוג הנתונים של כל אחת מהעמודות בגליון העבודה המשמש כמקור תואמים למיקום ולסוג הנתונים של השדה המתאים בטבלה. אם השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות, הסדר של העמודות והשדות אינו חייב להתאים, אך השם וסוג הנתונים של כל אחת מהעמודות חייבים להיות זהים לחלוטין לשם ולסוג הנתונים של השדה המתאים.

   • שדות חסרים או מיותרים    אם שדה אחד או יותר בגליון העבודה המשמש כמקור אינם קיימים בטבלת היעד, הוסף אותם לפני הפעלת פעולת הייבוא. עם זאת, אם הטבלה מכילה שדות שאינם קיימים במקור, אין צורך למחוק שדות אלה מהטבלה אם הם מקבלים ערכי Null.

     עצה: שדה יקבל ערכי Null אם המאפיין נדרש שלו מוגדר ל- לא והגדרת המאפיין כלל אימות שלו אינה מונעת ערכי Null.

   • מפתח ראשי    אם הטבלה מכילה שדה מפתח ראשי, גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מוכרחים לכלול עמודה המכילה ערכים התואמים לשדה המפתח הראשי וערכי המפתח המיובאים חייבים להיות ייחודיים. אם רשומה מיובאת מכילה ערך מפתח ראשי שכבר קיים בטבלת היעד, פעולת הייבוא תציג הודעת שגיאה.

   • שדות סדורים באינדקס    אם המאפיין אינדקס של שדה בטבלה מוגדר לכן (ללא כפילויות), יש צורך כי העמודה המתאימה בגליון העבודה או בטווח המשמשים כמקור תכיל ערכים ייחודיים.

     עבור לשלבים הבאים כדי להפעיל את פעולת הייבוא.

הפעלת פעולת הייבוא

1. המיקום של אשף הייבוא/הקישור משתנה במקצת בהתאם לגירסת Access שברשותך. בחר את השלבים המתאימים לגירסת Access שלך:

   • אם אתה משתמש בגירסה העדכנית ביותר של גירסת המנוי של Microsoft 365 של Access, Access 2021 או Access 2019, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה קישור &, לחץ על מקור נתונים חדש >מתוך קובץ > Excel.

   • אם אתה משתמש ב- Access 2016 או ב- Access 2013, בכרטיסיה נתונים חיצוניים, בקבוצה ייבוא & קישור, לחץ על Excel.

   הערה: הכרטיסיה נתונים חיצוניים אינה זמינה, אלא אם מסד נתונים כלשהו פתוח.

2. בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel, בתיבה שם הקובץ, ציין את שם קובץ Excel המכיל את הנתונים שברצונך לייבא.

   - או -

   לחץ על עיון והשתמש בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ כדי לאתר את הקובץ שברצונך לייבא.

3. ציין כיצד ברצונך לאחסן את הנתונים המיובאים.

   כדי לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, בחר את האפשרות יבא את נתוני המקור לתוך טבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי. תתבקש לתת שם לטבלה זו בשלב מאוחר יותר.

   כדי להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, בחר את האפשרות צרף עותק של הרשומות לטבלה ובחר טבלה מהרשימה הנפתחת. אפשרות זו אינה זמינה אם מסד הנתונים אינו מכיל טבלאות.

   כדי לקשר למקור הנתונים על-ידי יצירת טבלה מקושרת, עיין בסעיף קישור לנתונים ב- Excel, בהמשך מאמר זה.

4. לחץ על אישור.

   אשף ייבוא גיליונות אלקטרוניים יופעל ויוביל אותך בתהליך הייבוא. עבור לקבוצת השלבים הבאה.

שימוש באשף ייבוא גיליונות אלקטרוניים

1. בעמוד הראשון של האשף, בחר את גליון העבודה המכיל את הנתונים שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על הבא.

2. בעמוד השני של האשף, לחץ על הצג גליונות עבודה או הצג טווחים בעלי שם, בחר את גליון העבודה או את הטווח בעל השם שברצונך לייבא ולאחר מכן לחץ על הבא.

3. אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מכילה את שמות השדות, בחר את השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות ולחץ על הבא.

   אם אתה מייבא את הנתונים לטבלה חדשה, Access ישתמש בכותרות העמודות האלה כדי לתת שם לשדות בטבלה. באפשרותך לשנות שמות אלה במהלך פעולת הייבוא או במועד מאוחר יותר. אם אתה מוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, ודא שכותרות העמודות בגליון העבודה של המקור תואמות בדיוק לשמות השדות בטבלת היעד.

   אם אתה מצרף נתונים לטבלה קיימת, דלג ישירות לשלב 6. אם אתה מוסיף את הנתונים לטבלה חדשה, בצע את השלבים הנותרים.

4. האשף יציג בקשה לסקור את מאפייני השדה. לחץ על עמודה במחצית התחתונה של העמוד כדי להציג את מאפייני השדה המתאימים. תוכל לבחור לבצע אחת מהפעולות הבאות:

   • סקור ובצע שינויים, לפי רצונך, בשם ובסוג הנתונים של שדה היעד.

     Access בוחן את שמונה השורות הראשונות בכל אחת מהעמודות כדי להציע את סוג הנתונים עבור השדה המתאים. אם העמודה בגליון העבודה מכילה סוגי ערכים שונים, כגון טקסט ומספרים, בשמונה השורות הראשונות של עמודה, האשף מציע סוג נתונים התואם לכל הערכים בעמודה — ברוב המקרים, סוג הנתונים טקסט. למרות שבאפשרותך לבחור סוג נתונים שונה, זכור כי המערכת תתעלם מערכים שאינם תואמים לסוג הנתונים שתבחר או תמיר אותם באופן שגוי במהלך תהליך הייבוא. לקבלת מידע נוסף אודות אופן התיקון של ערכים חסרים או שגויים, עיין בסעיף פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים, בהמשך מאמר זה.

   • כדי ליצור אינדקס בשדה, הגדר את אינדקס ככן.

   • כדי לדלג לחלוטין על עמודת מקור, בחר בתיבת הסימון אל תייבא שדה (דלג).

     לחץ על הבא לאחר שתסיים לבחור אפשרויות.

5. במסך הבא, ציין מפתח ראשי עבור הטבלה. אם תבחר את אפשר ל- Access להוסיף מפתח ראשי, Access יוסיף שדה מספור אוטומטי כשדה הראשון בטבלת היעד ויאכלס אותו באופן אוטומטי בערכי מזהה ייחודיים, החל ב- 1. לחץ על הבא.

6. במסך האחרון של האשף, ציין שם עבור טבלת היעד. בתיבה ייבא לטבלה, הקלד שם עבור הטבלה. אם הטבלה קיימת כבר, Access יציג הודעה השואלת אם ברצונך להחליף את התוכן הקיים של הטבלה. לחץ על כן כדי להמשיך או על לא כדי לציין שם שונה עבור טבלת היעד ולאחר מכן לחץ על סיום כדי לייבא את הנתונים.

   אם Access הצליח לייבא חלק מהנתונים, או את כולם, האשף מציג עמוד המראה את מצב פעולת הייבוא. בנוסף, באפשרותך לשמור את פרטי הפעולה לשימוש מאוחר יותר כמפרט. לעומת זאת, אם הפעולה נכשלה לחלוטין, Access מציג את ההודעה אירעה שגיאה בעת ניסיון לייבא את הקובץ.

7. לחץ על כן כדי לשמור את פרטי הפעולה לשימוש מאוחר יותר. שמירת הפרטים מסייעת לך לחזור על הפעולה במועד מאוחר יותר ללא צורך לבצע את שלבי האשף כל פעם.

ראה שמירת הפרטים של פעולת ייבוא או ייצוא כמפרט כדי ללמוד כיצד לשמור את פרטי המפרט.

ראה הפעלת מפרט ייבוא או ייצוא שמור כדי ללמוד כיצד להפעיל מפרטים שמורים של ייבוא או קישור.

ראה תזמון מפרט ייבוא או ייצוא כדי ללמוד כיצד לתזמן משימות ייבוא וקישור להפעלה במועדים ספציפיים.

מחרוזות שגיאה ורמזים לפתרון בעיות

לראש הדף

תרחישים נפוצים עבור קישור לגליון עבודה של Excel מתוך Access

בדרך כלל, יש לבצע קישור לגליון עבודה של Excel (במקום ייבוא) מהסיבות הבאות:

• ברצונך להמשיך לשמור את הנתונים שלך בגליונות עבודה של Excel, אך להשתמש בתכונות השאילתות והדיווח העוצמתיות של Access.

• המחלקה או קבוצת העבודה שלך משתמשות ב- Access, אך הנתונים ממקורות חיצוניים שאתה עובד איתם נמצאים בגליונות עבודה של Excel. אין ברצונך לשמור עותקים של נתונים חיצוניים, אך אתה מעוניין שתהיה לך אפשרות לעבוד עליהם ב- Access.

אם זו הפעם הראשונה שאתה מבצע קישור לגליון עבודה של Excel

• אין באפשרותך ליצור קישור למסד נתונים של Access מתוך Excel.

• בעת קישור לקובץ Excel,‏ Access יוצר טבלה חדשה, שנקראת לעיתים קרובות טבלה מקושרת. הטבלה מציגה את הנתונים בגליון העבודה או בטווח בעל השם המשמשים כמקור, אך למעשה אינה מאחסנת את הנתונים במסד הנתונים.

• אין באפשרותך לקשר נתוני Excel לטבלה קיימת במסד הנתונים. פירושו של דבר שאין באפשרותך לצרף נתונים לטבלה קיימת על-ידי ביצוע פעולת קישור.

• מסד נתונים יכול לכלול טבלאות מקושרות מרובות.

• כל השינויים שתבצע בנתונים ב- Excel ישתקפו באופן אוטומטי בטבלה המקושרת. עם זאת, התוכן והמבנה של טבלה מקושרת ב- Access הם לקריאה בלבד.

• בעת פתיחת חוברת עבודה של Excel ב- Access (בתיבת הדו-שיח פתיחת קובץ, שנה את תיבת הרשימה קבצים מסוג ל- Microsoft Excel ובחר את הקובץ הרצוי), Access יוצר מסד נתונים ריק ומפעיל באופן אוטומטי את אשף קישור גיליונות אלקטרוניים.